写好商业信函在生意场上很重要

第五十一封信：写好商业信函在生意场上很重要

在写商务信时，首先需要注意的是，内容的表达应该绝对清楚和明白，每一段话都应该十分清晰，不可以模棱两可。

你现在已经进入了生意场，我希望有朝一日你能成就伟业。在这个世界上，只要你小心行事、审慎行动，做任何事都能获得成功。

学会写更好的商业信函在生意场上十分重要。在写商务信时，首先需要注意的是，内容的表达应该绝对清楚和明白，每一段话都应该十分清晰，不可以模棱两可。所谓好的商业信函，要力求即便世界上最笨的家伙读了，也不会误解其意；更不应该让人读了第一遍不解其意而需要重读一次。必需的清晰中隐含了正确的意思，但并不排斥文风的优雅和格调的高雅。比喻、对照法及短诗警句等书写形式用在平常的私人信函中（如果审慎使用的话），非常恰当，也令人愉快。但如出现在商务信中，则是一种误用，十分不恰当。商业信函讲求的是一种优雅的简洁，最好是行文工整、语句通顺，并注重文中的每一个细节。在生意场上必须真诚，不能太做作，也不可以道貌岸然；但这并不意味着可以粗心大意。在写商业信函时，你首先应该考虑的是清晰。当你写完信后，必须以第三者的眼光，认真地读每一段所写的文字，尤其是对一些主要的观点，要检查是否可能引起其他任何人的误解和歧义。如果有，则必须适时地加以立即改正。

在使用人称代词时，如果使用不当，经常会造成一些模糊或模棱两可的现象，因此在使用时必须加以特别小心。对一些特殊的人称代词关系应该小心地、清晰地将其指代出来，以免搞混，招致误解。下面我举个例子加以说明，有这样一段话：约翰先生认识我，他已经见过了史密斯先生，史密斯先生已经答应他，同克拉克先生讲，将那些他（史密斯先生）早些时候放在他（指克拉克先生）那里的纸张还给他（约翰先生）。在这段话中多次使用了人称代词，容易让人产生误解。有时候重复姓名，尽管不是很必需，但重复10遍，总比误用一次更好。你知道，“who（谁）”这个代名词只同人有关，不可以将其用来指代事物；“which（关系代词）”和“that（关系代词）”主要同事物有关，但也不是绝对不能用在人物上。因为一个人可以说，“the man that robbed and killed such-a-one（那个男人抢劫并杀死了一个人）”，这句话中就用“that”作了人称代词。但如果这句话改成“the man who robbed or killed”可能会更好些。人们从来不会将一个男人或一个女人用“which”来指代。“which”和“that”，尽管主要是与事物有关，但也不总是只与事物相关。有时关系代词决定了其所处的位置。例如，“The letter which I received from you，which your eferred to in your last，which came by Lord Albemarle's messenger，which I showed to such-a-one（我收到的你的来信，在这封信的最后你提到的，它是由LordAlbemarle的信差送来的，我将这封信给such-a-one看了）”。然而如果是我，会将这句话改成：“The letter that I received from you，which your eferred to in your last，that came by Lord Albemarle's messenger，and which I showed to such-a-one”。

在写商业信函时，并不排斥礼貌、教养等我们常用的词汇，相反，对这方面的要求更为严格。比如，“I have the honour to acquaint our Lordship；Permit me to assureyou，If I may be allowed to give my opinion（我很荣幸认识你这个贵族，如果给我发言的机会，那么允许我向你保证。）”当驻扎在海外的外交官，写信给国内的大臣、给他的后援或至少他希望成为其后援的人时，就应该更加注意语气的恭敬和礼貌了。

商务信不但只认可某种固定的格式，而且采用某种固定的形式确实更好。但另一方面，必须用你那灵巧的手加以撒播修饰；词藻不必太华丽，但要恰到好处；你必须体面地毫无保留地加以修饰；直至其散发出温和的并不耀眼的光芒。但这是对商务信达到最高境地的要求，因此在你打好扎实的基本功之前，我不会要求你尝试去作这样的修饰。

威廉姆先生的信读起来非常令人愉快，但是恐怕太虚假；小心避免使用希腊或者拉丁语中的引言，因为这些引言没有从公正的斯巴达克人、礼貌的雅典人及勇敢的罗马人处获取惯例，而是将所有这一切留给了无用的书呆子。在商业信中，不需要夸夸其谈，也不需要进行慷慨激昂的演说。但（我再次重申）一个优雅、简洁的文风对好的商务信来说，绝对是需要的。你应该认真地朝着这方面去努力。句点要协调，不要在外表上花费过多的精力；信也不要写得过长，因为那样反而会引起模糊。我不应该提到缀字法，但确实你在这方面经常犯错误，这会使你显得可笑，因为拼写上的错误是不能令人原谅的。

我实在想象不出你的字为什么会写得如此潦草，但也许我不该这么去想，因为每一个人无疑可以按他喜欢的方式进行书写，我这样说只是希望你的书写能练得更好些。

在书信的折叠、信封的封法以及将信装进信封时，应该注意整洁，这一点决不能忽视。尽管我敢说，你肯定认为这一切都是小节，但一些外表上的事情，如信封是否平整，可能会给收信人良好的印象或恶劣的印象，因此还是应该引起重视的。

你说你过得很充实，真是这样就好！尽管至今你了解的只是商业的轮廓，所处理的也还只是一些商业上的小事情。作为一个生意人，事先有必要知道如何利用才华和敏捷去扫清障碍。做生意不要去祈求，也不需要超自然的天才，只有不谙此道的人才会这么去想。合适的方法、勤奋以及谨慎结合在一起，给人以强大的一致感，这种一致感甚至超过了最优秀的才华，以至于在缺乏才华的情况下，也能实现想要做的一切。

保持高度警惕，避免在生意上卖弄学问及弄虚作假，在这一点上年轻人由于年轻的关系，比较容易犯类似的错误。他们看问题富有思考，但常抱怨生意上的负担，将有用的暗示丢在一边，喜欢追求巨大但不可捉摸的事情。你呢，应该相反，除了生意伙伴，决不应该同别人谈论生意上的事。当你在商场上处久了，就要学会从外表上去判断，对方是在装疯卖傻还是真正的傻瓜。

所有我对你讲的这一切，都是十分必需的，希望你能付之实践。