记账凭证与原始凭证的核对方法

第一节　会计凭证的种类

记账必须有凭有据。会计凭证是记录经济业务发生和完成情况，明确经济责任的书面证明，也是登记账簿的依据。

在企业和行政事业单位里，为了保证会计资料的客观性、全面性和系统性，严格要求在处理每一项经济业务时都必须办理会计凭证手续，由执行和完成该项经济业务的有关部门和人员取得或填制会计凭证，记录经济业务的内容、数量和金额，并在凭证上签名或盖章，对业务的合法性、真实性和正确性负完全责任。所有会计凭证都要由会计部门审核无误后才能作为经济业务的证明和记账的依据。

会计凭证多种多样，按其填制的程序和用途不同可以分为原始凭证和记账凭证两种。

一、原始凭证

原始凭证是用来记载和证明有关经济业务实际执行和完成情况，明确经济责任的书面文件。原始凭证是进行会计核算的原始资料，也是填制记账凭证的重要依据。原始凭证可以按照不同的标志进行分类。

(一)自制原始凭证和外来原始凭证

原始凭证按其来源不同，可以分为自制原始凭证和外来原始凭证。

1.自制原始凭证

自制原始凭证是由本单位有关部门或人员，在执行或完成某项经济业务时填制的凭证，如仓库保管员验收材料时填制的收料单、内部职工在领料时填制的领料单、支付职工工资所填制的工资单等。

2．外来原始凭证

外来原始凭证是由业务经办人员在业务发生或者完成时从外单位取得的凭证，如购入材料和商品时由供应单位出具的发货票、银行为企业代收款项的收款通知等。

(二)一次性原始凭证、累计凭证、汇总原始凭证和记账编制凭证

原始凭证按其填制方法不同，可分为一次性原始凭证、累计凭证、汇总原始凭证和记账编制凭证。

1．一次性原始凭证

一次性原始凭证是指一次记录一项或若干项同类经济业务的原始凭证。凭证填制手续一次完成。所有的外来原始凭证和大部分的自制原始凭证都属于一次性原始凭证，如收料单、领料单、发票等。

2．累计凭证

累计凭证是指在一定时期内连续记录若干项同类经济业务，并将期末累计数作为记账依据的自制原始凭证。这种凭证是把经常发生的同类业务连续登记在一张凭证上，填制手续不是一次完成，需在期末才能完成。其特点是可以随时计算发生额累计数，便于同定额、计划和预算进行比较，达到控制费用支出的目的。工业企业使用的限额领料单就是一种典型的自制累计凭证。

3．汇总原始凭证

汇总原始凭证是指将一定时期内反映同类经济业务的若干张同类原始凭证加以汇总，编制成一张原始凭证，故称汇总原始凭证。如根据一定期间反映同类经济业务的许多原始凭证，按照一定的管理要求，汇总编制的收入或发出材料汇总表;根据一定期间有关账户记录汇总整理而成的工资分配汇总表等。

4．记账编制凭证

记账编制凭证是指会计人员根据账簿记录加以整理后重新编制的原始凭证。记账编制凭证属于自制原始凭证。如固定资产折旧计算表、制造费用分配表、更正错账记录等。记账编制凭证与上述其他原始凭证主要不同点在于，其他原始凭证一般都是依据实际发生的经济业务编制的，而记账编制凭证则是根据账簿记录加以整理后重新编制的。

原始凭证是证明经济业务已经执行或完成情况的书面证明。对于那些不能证明经济业务已经实际执行或完成的文件，如材料请购单、车间的派工单等，由于它们只反映预期的未来经济业务，而这些业务尚未实际执行，这些文件也就不属于原始凭证范畴，不能单独作为登记账簿的依据。

二、记账凭证

记账凭证是会计人员根据审核后的原始凭证编制的，用来确定会计分录，作为登记账簿的依据。进行会计核算，有了原始凭证为什么还要编制记账凭证呢?这是因为一个会计单位经济业务是多种多样的，反映经济业务原始凭证的格式和内容也是各不相同的，加之原始凭证一般都不能明确具体表明经济业务应计入的账户及其借贷方向，直接根据原始凭证登记账簿容易发生差错。因此，为了分类归纳原始凭证和便于记账，在记账之前需要对原始凭证加以归类整理，编制记账凭证，确定会计分录，据以登记账簿。

(一)专用记账凭证和通用记账凭证

记账凭证按其使用范围不同，可分为专用记账凭证和通用记账凭证。

1．专用记账凭证

专用记账凭证是指按照经济业务的某种特定属性定向使用的凭证。该类记账凭证按其是否反映货币资金收付业务，分为收款凭证、付款凭证和转账凭证三种。

(1)收款凭证。是指专门用于登记现金和银行存款收入业务的记账凭证。收款凭证分为现金收款凭证和银行存款收款凭证。

(2)付款凭证。是指专门用于登记现金和银行存款支出业务的记账凭证。付款凭证分为现金付款凭证和银行存款付款凭证。

(3)转账凭证。是指专门用于登记现金和银行存款收付业务以外转账业务的记账凭证。

2．通用记账凭证

通用记账凭证是指各类经济业务共同使用、具有统一格式的记账凭证，亦称做标准凭证。此类记账凭证适用于那些业务比较单纯、业务量也较少的单位。

(二)复式记账凭证、单式记账凭证和汇总记账凭证

记账凭证按其填制方法不同，可分为复式记账凭证、单式记账凭证和汇总记账凭证。

1．复式记账凭证

复式记账凭证是指将一项经济业务所涉及的会计科目都集中填列在一张记账凭证上。复式记账凭证能够集中反映会计科目之间的对应关系，便于了解有关经济业务的全貌，还可以减少凭证的数量，但不便于汇总每一会计科目的发生额和进行分工记账。

2．单式记账凭证

单式记账凭证是指按一项经济业务所涉及的每个会计科目分别填制的记账凭证。由于一张凭证只填列一个会计科目，因此使用单式记账凭证便于汇总每个会计科目的发生额和进行分工记账，但填制工作量大，在一张凭证上反映不出经济业务的全貌，不便于查账。

3．汇总记账凭证

汇总记账凭证是将许多同类记账凭证逐日或定期(3天、5天、10天等)加以汇总后填制的凭证。如将收款凭证、付款凭证或转账凭证按一定的时间间隔分别汇总，编制汇总收款凭证、汇总付款凭证和汇总转账凭证;又如，将一段时间的记账凭证按相同会计科目的借方和贷方分别汇总，编制的记账凭证汇总表(又称科目汇总表)等。

记账凭证是由会计人员根据审核无误的原始凭证为依据填制的。与原始凭证相比，两者主要区别表现在:第一，原始凭证能证明经济业务已经发生或已经完成情况，而记账凭证不具备此项功能;第二，原始凭证一般不要求具备登记账簿的要素，即不必运用规定的会计科目按复式记账要求做成会计分录，而记账凭证必须具备这个内容。