会计信息的加工原理和方法

五、会计信息的加工原理和方法

传统会计学的精髓是复式簿记原理，这种思想最早来源于500多年前的意大利数学家卢卡·帕乔利，而后虽经人们多次改进，但其本质仍然没有改变。复式簿记原理是以会计平衡式和会计循环为设计基础的。复式簿记原理用一套科学的核算方法，把一个企业资金运动（价值运动）进行分类管理，按其运动的表现形式分为静态三要素：资产、负债、所有者权益，和动态三要素：收入、费用、利润，并且根据资金运动的规律从理论上找到了这些要素在经济活动过程中保持它们的静态与动态相结合的平衡式。而根据复式簿记原理所编制的会计报表能较客观地反映企业的财务状况和经营成果。

（一）会计平衡式

会计平衡式又叫会计方程式，它是一切会计方法的出发点和基础。

1．静态会计三要素与基本会计方程式

基本会计方程式是对静态会计三要素：资产、负债、所有者权益之间一般关系的表述：

资产=负债+所有者权益

方程式左边的资产表示企业拥有或者控制的，能以货币计量的经济资源，是有货币价值的财物或权利。一项资产必须具有给予业主未来经济效益的能力。企业只有具备有一定的资产才能进行经济活动。方程式右边表示了企业资产的来源及其所体现的所有者的权益。通过举债获得的资产称为负债，也称债主权益；通过业主投资的资产称为所有者权益。上述方程式之所以能恒成立是因为等式两边所描述的是同一事物的两个方面：一方面为企业提供了资产，另一方面也必然同时获得了对资产的求偿权（即权益）。资产与权益形影相随，互相依存，有资产就有权益，资产丧失权益也就自然丧失，资产增加权益也就相应增加，两者永远互相对应彼此相等。这就是贯穿于财务会计始末的一根主线，是会计中设置账户、复式记账、编制会计报表的理论依据。基本会计方程式反映了企业某一时点资金运动的静态截面情况，即企业任何特定时点资产的价值量永远等于其相应来源（即权益）的价值量。

2.动态会计三要素与基本会计方程的扩充

企业的经营目标之一是取得利润。当企业进入持续生产经营的动态情况下，企业一方面生产商品和提供劳务会产生相应的现金流入或现金要求权的增加（会计上称之为“收入”，当然企业也会有其他方面的收入），另一方面生产商品和提供劳务又会发生各种经济资源的耗费（包括现金的流出，即发生所谓的“费用”）。企业在一定的动态期间所获得的收入与所消耗的费用之间是可以进行价值量比较的，当前者大于后者时企业便获得了利润，反之则为亏损。这三个要素在一定期间可以表述为这样的价值量关系：

收入−费用=利润

根据这个公式编制的损益表反映了企业一定期间的经营状况。企业资金运动的静态与动态是一种辩证的统一，它们总是处在一种相对静止—显著变动—新的相对静止—新的显著变动……的不断交替过程。因此，资产、负债、所有者权益、收入、费用和利润的数量关系存在着一种内在有机的联系，它们的关系可以表示为这样的扩充会计方程式：

资产+（收入−费用）=负债+所有者权益+利润（分配前）

这一公式说明，在企业生存的任何一个时点上（通常在期初测算），资产、负债、所有者权益之间都存在着一种静态的平衡关系。企业经过一段时间的动态经营后将会打破这种平衡结构：收入增加了资产，费用减少了资产，如果收入大于费用，则获得的利润增加所有者权益，否则减少所有者权益。这样就在一个新的时点上（期末），资产、负债和所有者权益又出现一种新的平衡。这个公式说明了资产负债表和损益表之间存在着勾稽关系。

扩充的会计方程式揭示了企业资金运动中六项会计要素之间的价值量关系以及动静结合的平衡式，它用一种科学量化的方法归纳了客观世界中纷繁复杂的经济业务之间的一种内在规律性。然后通过设置账户、复式记账等一系列专门的方法，把反映企业经济活动的大量杂乱的原始数据通过分类、记录、汇总而浓缩到易于理解的会计报表中，传递给信息使用者。正是这些独特的理论和方法使会计成为一门独立的科学和技术。

可以说，会计平衡式是组织的经济模型之一，但是这个等式本身并不能保证组织在经济上可行或收支平衡。它仅仅提供了一个看问题的角度，使人们能从财务的观点来看待组织的活动与资产。

（二）设置科目账户与复式记账

1．设置科目账户

企业的经济业务纷繁复杂、性质各异，要把所有发生的经济业务记录下来，上述六大会计要素的划分太粗了，无法对原始数据进行登记和处理。设置科目账户是复式簿记系统中的一种专门方法，是对经济业务的原始数据进行分类记录的手段。通过设置科目账户，可以对经济业务进行科学分类，将杂乱无章的经济信息变成有规律的、易识别的经济信息，并为其从一般经济信息转换为会计信息准备条件。

账户的名称即为会计科目，它是账户的标志。账户的记录结构一般采用“丁”字或“T”型结构。这个结构分为左右两边，可以分别表示相应会计要素的增加或减少。而从价值量上看，企业任何经济活动的发生，无非就是会计要素的增加和减少两种情况，所以通过设置账户并在账户中记录，就可以对企业所发生的经济业务进行连续、系统、分类反映。

企业会计核算体系的基本结构就是它的账户体系，设置账户体系需要满足以下要求：

（1）满足会计报表信息揭示的需要。会计的最基本职能就是反映职能，它通过一系列专门的会计方法对企业经济业务进行分类、记录、汇总，最后将结果编制成报表对企业的经营情况进行反映。所以，账户的设置必须要与会计报表的项目相吻合，即报表反映的内容，除了从其他系统得到外，基本应包括在所设置的账户体系内。

（2）满足企业内部管理的需要。会计的另一项基本职能就是管理职能，即支持企业的管理决策需要。不同的企业其业务经营范围、经营方式及企业经营者对财务信息的需求程度各有差别，因此设置账户要结合企业的具体情况，名称要恰如其分，内容要一致。

（3）满足国家宏观经济管理的需要。企业是国家经济的细胞，为了满足国家宏观经济管理的需要，我国现行的行业会计准则规定了全国统一的一级（总账）会计科目，它可以使行业内的会计核算规范化，使财务指标具有可比性。企业可以根据自身管理的需要，在准则允许的范围内，增减相应的科目。

（4）账户体系内部的勾稽关系要完整。首先是总账科目设置要完整，总账科目是对六项会计要素的进一步细化，因此企业发生的任何一项经济事项都必须能够归入到相应的总账科目，并且账户体系中的总账科目应该存在相互关联、相互依存的内在平衡关系，这种平衡关系集中体现在根据总账科目余额编制的资产负债表上；其次是上、下级科目之间必须满足统驭与被统驭的逻辑关系。下级明细科目的设置是对总账科目所反映的会计要素的进一步细化，因此明细账户体系必然也存在相互关联、互相依存的内在平衡关系。这种平衡关系集中体现在总账科目的余额、发生额与其下级明细科目的余额、发生额的合计等量关系上，以及各级科目的余额、发生额与其下一级明细科目的余额、发生额合计的等量关系上。

2．复式记账原理与借贷记账法

（1）复式记账原理

企业在生产经营过程中所发生的经济业务（也称会计事项）种类繁多、千变万化，但是任何会计事项必然表现为价值的增减变动，影响到会计所反映的对象上的变化可以抽象地概括为以下三类四种基本情况：

①资产间的会计事项。即一种资产交换另一种价值相等的资产。这类会计事项使得一项资产减少，另一项资产等量增加。反映到会计方程式上则为：影响等号左边要素发生等额的增减变化，会计平衡关系不变。

②权益间的会计事项，即一种权益交换另一种价值相等的权益。这种会计事项使一项权益减少，另一类权益等量增加。反映到会计方程式上则为：影响等号右边的要素发生等额的增减变化，会计平衡关系不变。

③资产与权益间的会计事项。这类会计事项使得一项资产减少，权益发生等量减少，或一项资产增加，权益也发生等量增加。这类会计事项使企业财务状况随时发生变化。它们反映到会计方程式上则为：影响等号两边要素发生等额的同时增减的变化，会计平衡关系不变。

以上三类四种基本情况揭示了经济活动的变化与被反映对象之间的内在规律性。每一项经济业务都至少影响到两项会计要素的变化，这样对每一项经济业务的发生就可以记录在反映会计要素具体内容的相应账户上，这种存在着对应关系的账户叫做对应账户。

复式记账是指对每一项发生的经济业务，同时在两个或两个以上相对应的账户中以相等的金额进行登记，以便能全面、系统地反映各个会计要素具体内容的增减变动情况及其结果。通过复式记账和对应账户能够反映出各会计要素具体内容增、减变化的来龙去脉，就能把企业各项经济业务全面、真实地反映在账户上。这样，不仅可以通过账户的对应关系观察各会计要素具体内容来龙去脉及增减变化，而且能通过试算平衡原理来检验账户记录的正确性。

（2）借贷记账法

复式记账原理阐明了科学记录经济活动的方法，而这一方法所表述的增减含义目前使用国际上通用的“借”、“贷”专门符号。其具体意义要视账户的性质而定。通常把以“借”和“贷”作为记账符号的复式记账法简称为借贷记账法。借贷记账法要求对任何一项经济业务都至少要登记在一个账户借方的同时必须登记在另一个账户的贷方，而且记入借方的金额必须和记入贷方的金额相等。记账规则为：有借必有贷，借贷必相等。将“借”和“贷”符号与“丁”字形格式的会计账户相配合，每一类会计账户的借记或贷记的增减含义表示如下：

设置账户与复式记账使动态繁杂的经济业务变为对应关系清晰、规范和有条理的静态数据记录，这是会计核算方法的核心。

（三）会计的数据结构

复式借贷记账法解决了经济业务记录的原理和方法，而会计凭证、会计账簿和会计报表则是这一方法记录和反映实施的载体和工具。

1．记账凭证

会计凭证分为原始凭证和记账凭证。原始凭证是一种经济契约，表明经济业务已经发生或已经完成，作为明确经济责任，进行记账的最初书面证明文件，具有法律效力。原始凭证反映了企业与企业、企业与消费者或不同部门、不同工序之间的物资或资金交换、转移关系，它是企业经营活动中物质流的信息描述，是信息流的表现形式。典型的原始凭证有：商品销售发票、原材料收发货单、工资发放单等等。

由于原始凭证类型很多，格式大小不一且很不规范，如果直接依据原始凭证进行记账，容易发生差错，因此会计人员通常要根据原始凭证所反映的经济业务内容，按复式记账法和设置的会计账户加以归类整理以编制确定会计分录的记账凭证，来作为直接登记账簿的书面依据。记账凭证是对经济业务的原始数据进行最初加工后的载体，它的本质是将一项经济业务中资源变化、转移后形成的拥有状态依据变动前、后资源的经济性质，描述为多个账户之间的关系，为最终反映企业资源的分布情况进行分类。从形式上讲，它规范了记录和表述经济业务的格式和要求。由原始凭证制作成为记账凭证，涉及了会计人员一定的职业判断。

2．会计账簿

会计账簿是以会计凭证为依据，全面、系统、连续、综合地反映经济业务的簿籍，它的本质是对企业资源分布状况进行的反映。记账凭证和会计账簿都起到了分类、整理、记录、存储经济业务数据的目的。记账凭证是以每笔经济业务为对象进行分类记录和存储，会计账簿是按会计科目进行分类、记录、存储和汇总，它们分类记录的数据源是一致的。

为了对会计账簿有一个更深刻的了解，我们下面对其按照不同的分类进行归纳。

（1）会计账簿的分类

①按经济内容分类。即按账户所反映经济资源的具体内容分类，这是账户分类的基础，具体分类结构如表1-1所示。

表1-1　会计账户按经济内容分类

（续表）

②按用途分类。这是在按经济内容分类的基础上，对用途基本相同的账户进行适当的归类。账户用途说明了账户能提供什么指标。账户的用途取决于账户的经济内容。账户按用途分类如表1-2所示。

表1-2　会计账户按用途和结构分类

（续表）

③其他分类方法。按经济内容和用途是会计账户最主要的两种分类标准。此外，账户还可按其他标准进行分类，如按账户期末是否有余额，可分为实账户和虚账户；按账户与报表之间的关系，可分为资产负债表账户和利润表账户。

用于编制资产负债表的账户就是资产负债表账户。资产负债表反映了企业某一时点的资产分布状态及其相应的来源，即负债和所有者权益。除非企业停业清算，将所有的财产分配完毕，否则就必然会拥有一定数量的财产，对这些财产的要求权也自然会存在。一般在期末结账后，资产负债表账户都会有余额，该余额随着经营活动的延续递延至下一个会计期间。这类账户也称为“实账户”或“永久性账户”。它包括资产、负债和所有者权益三大类账户。

用于编制利润表（或损益表）的账户是利润表账户。利润表反映了企业一定期间内生产经营的成果。无论过去取得的成果如何，它只代表过去，上个会计期间的成果不能带到下个会计期间，每一个会计期间开始时，经营成果的计算都要从零开始，也就是说，利润表账户期末的余额不能递延到下个会计期间。本会计期间结束时，与该期间相关的利润表账户应该被结平，到下个会计期间开始时，再重新开设。所以这类账户也被称为“虚账户”或“暂记性账户”。它包括收入（收益）类和费用（损失）类账户，即损益类账户。

将账户划分为实账户和虚账户、资产负债表账户和利润表账户，对进一步了解账户的经济内容、用途和结构，对于正确进行期末结账和编制会计报表有一定的作用。

除上述分类方法外，还可以根据经营管理的需要。将账户分为总分类账户和明细分类账户。它是根据经营管理中所需会计指标的详细程度来分类的。

（2）会计账户内容的规范

会计账户常常按经济性质来使用，称作五类会计科目，即资产类、负债类、所有者权益类、成本类和损益类科目。为在各种会计核算中统一和规范。会计制度对会计科目进行了标准化规范，在划分五类科目的基础上，一般将其细分为85个一级科目。在一级科目下还可以设置二级、三级等明细科目。而在会计信息系统中，为了便于计算机的识别和处理，对科目又进行了标准化编码。

3．会计报表

会计报表是指根据日常核算资料，运用货币信息，以一定的表格形式，定期综合反映企业财务状况和经营成果的书面文件。它是会计核算工作的总结，是满足各有关方面对会计信息需求的关键工序。会计报表是对会计账簿数据进一步归类、汇总计算和浓缩，用一种简明扼要并且集中的形式反映企业财务状况和经营成果。关于会计报表的结构、内容和具体项目、编制的方法、原则、报送时间和报送的部门都有具体的会计准则加以规范。目前对外报送的会计报表主要有：资产负债表、利润表和现金流量表，其中资产负债表描述了企业在特定时点的财务状况，利润表描述了企业在一定期间内的经营成果，而现金流量表（又称为账务状况变动表）则反映了在一定期间内企业的现金（包含现金等价物）的增减变动情况。

（四）会计循环

记账凭证、会计账簿、会计报表都是彼此孤立、互不联系的。为确保账簿记录能够产生管理所需要的会计信息，需要把它们有机地组织起来，构成一个完整的整体。基本会计循环体现了传统会计核算的数据处理程序。它表现为一系列的顺序步骤，这些步骤最终生成财务报表。会计循环重复发生于每个会计报告期（通常为1年）。这些步骤如下：

1．识别所需记录的会计事项

识别所需记录的会计事项，即识别哪些业务事件是会计事项，并收集与会计事项有关的经济数据。会计事项是指那些导致组织的资产、负债或所有者权益变动的业务事件，包括：报告公司与外部当事人之间资产或债务的交易；发生在公司内部且影响公司资产或债务的事件。如折旧计提，长期资产摊销和将存货用于生产等。通常也要求在日记账中对这类事件做记录；超越公司控制范围的经济或环境事件。如资产或负债的市值变动和偶然损失等。在日记账中只需要对这类事件中的某些事件做记录。

传统会计循环通常忽略掉那些非会计事项的业务事件。即那些难以从财务角度计量的会计事项不在会计分录中反映，但在财务报表的附注中给予说明。

会计事项通常伴随着由非会计人员提供的原始凭证。在手工环境下，这些凭证通常是纸制的，用以记录会计事项的数据包括：当事人、日期、金额，以及事项的其他方面。销售发票、运费单和现金收据都属于原始凭证。人们对这些原始凭证顺序编号，以唯一确定各项会计事项。原始凭证既用于交易的初次记录，也在法律程序和财务报表审计中用来追踪和核实交易。

2．根据会计事项数据记日记账

根据会计事项数据记日记账，即识别、评估、序时记录交易对公司产生的经济影响。并以一种与会计科目表相一致的方式把它记录下来。记录形式应有利于将其转到账户中去。日记账分录以借贷记账法记录了会计事项的日期、账户号和账户名称、金额以及经济业务的简单说明。日记账分录只是一个临时性记录，它并不改变账户余额，直到步骤3过账时才导致账户余额改变。日记账通常分为普通日记账和专用日记账两类。非经常发生的分录与涉及非常用账户的分录记录于普通日记账中。重复发生的分录记录在专用日记账中。专用日记账有助于组织把会计事项按类型分组。如果不使用专用日记账，那么所有会计事项都必须在普通日记账中记录。

3．过账

过账即将日记账中序时记录的会计事项数据按账户分类记入分类账。分类账通常也分为两类，即总分类账和明细分类账。总分类账按账户类型分组。明细分类账对总分类账提供明细数据。如应收账款明细分类账、应付账款明细分类账、职工工资登记簿、存货明细分类账和固定资产明细分类账等。明细分类账按照某一相关标准对业务数据分类，如应收账款明细账将交易数据按赊销客户分组，应付账款明细分类账将交易数据按供货商分组。通常，明细分类账的更新（过账）频率比总分类账高。

每隔一个特定时间段（一周或一月），各个专用日记账的总额被过入相应的总分类账账户。总分类账又称之为控制账户。在编制财务报表时，仅需考虑控制账户。

手工条件下，由于日记账分录最终既要过入明细分类账，也要过入总分类账。所以可以通过比较控制账户余额与对应的各明细分类账余额之和来保证账户记录的正确性。

4．编制调整前试算平衡表

会计期末，在所有会计事项都已记入日记账并过入总分类账后，编制调整前试算平衡表。调整前试算平衡表是总分类账账户及其余额的列表。它提供了一个便捷的手段来检查账户余额的借贷平衡，是编制调整分录、结账分录和转回分录的起点。编制试算平衡表时，先对控制账户的余额和其下属各明细账户余额进行对账，然后将对账后的控制账户余额反映在调整前试算平衡表中。

5．编制调整分录并过账

编制调整分录的目的是记录应计的、递延到期的、估计的以及其他通常未由原始凭证记录的事项。通常，当用于确认会计事项的原始凭证不存在或无法及时取得时，要求编制调整日记账分录。调整日记账分录也用于纠正错误和当获取新信息时记录会计估计的变动。调整日记账分录通常记录资产或负债的变动，既涉及永久性账户，也涉及暂记账户。以前发生的会计事项的原始凭证是编制调整分录的主要依据。其他一些年度末调整分录包括记录递延的收入与费用，发生在费用发生或收入确认前的现金流量；记录应计的收入与费用，发生在费用发生或收入确认后的现金流量；账户余额的再分类；确认存货损失等。

权责发生制会计要求做这些调整以根据收入确认原则和配比原则来反映资产和负债的变动。调整日记账分录在会计期间的最后一天记录。它们被记入普通日记账并过入对应的分类账账户。在调整分录入账前是不能编制企业财务报表的。调整分录过账后，需要编制调整后试算平衡表。

6．编制调整后试算平衡表

编制调整后试算平衡表的目的是在综合考虑所有调整分录后验证借贷平衡。调整后试算平衡表的账户余额反映了调整日记账分录的影响。而且由于调整过程的作用，一些没有出现在调整前试算平衡表中的账户有可能出现在调整后试算平衡表中。另外，编制调整后试算平衡表也可以起到简化财务报表编制的作用。

7．编制财务报表

财务会计的主要目标是为决策者提供有用的会计信息。财务报表是会计循环的巅峰。财务报表可基于任意长的一个时间段编制。但月报、季报和年报最为常见。暂记账户的余额过入利润表，永久性账户的余额过入资产负债表。利润分配表说明了企业净利润分配过程或亏损弥补情况。现金流量表以现金及现金等价物为编制基础，以收付实现制为原则，反映企业的现金流量情况。财务报表附注为财务报表读者提供了可能有用的附加信息。有些会计事项的数据来自主观估计，但这些数据又严重影响财务报表使用者对组织财务状况进行评估。附注可能为此提供一些信息。

8．编制结账分录并过账

本步骤的目的是结清临时性账户并将净收入额转入留存收益。结账分录将暂记账户（如收、支、股利等）的余额结转为零。结账分录在会计期末记入普通日记账并过入对应的分类账户。永久性账户期末余额是下个会计期间资产、负债和所有者权益的期初余额。

9．编制结账后试算平衡表

本步骤的目的是在结账后检查试算平衡。它仅列出结账后永久性账户的余额（暂记账户的余额为零）。

10．编制转回分录并过账

在下个会计期初，会计人员可能会编制一些转回分录并将其过账，以消除经济业务实际发生时间与入账时间的差异。这种转回分录的金额与原始分录金额相同，但借贷方向相反。转回分录将上个会计期末的调整分录冲回，以便处理下个会计期间的业务。如某公司每两个星期支付一次工资，有一笔工资是在1月6日支付，即这笔应付工资是跨会计期间的。会计人员需要在12月31日（上一个会计期期末）编制调整分录，以正确反映本会计期间的工资费用和应计工资。若在1月1日编制转回分录以抵消这部分应计工资和工资费用，那么会计人员就可以在1月6日直接将这两个星期的工资记入工资费用。编制转回分录可能有助于减轻下一个会计期间某些会计分录的编制工作，但具体效果如何取决于公司的会计系统和会计政策的具体情况。本步骤属于可选步骤。

在上述基本会计循环中，前3个步骤贯穿于整个会计期间并连续发生，属于期中业务；步骤4～9仅在财务年度末发生一次，属于期末业务；步骤10，转回分录，是可选的，仅发生在下一个会计期间的开始。

上述传统的会计循环，显然蕴藏着减少人员差错并保持组织业务数据平衡的机制。因为受人的记忆力及组织和处理细节的能力所限，所以在手工条件下，需要努力分割汇总的细节，这是很有必要的。

在手工条件下，上述会计循环仅需要少数几个会计人员就可以维护组织的会计过程。在以前数百年间，它经历了历史的考验，但随着经济环境不断变化，组织规模不断扩大，业务日趋复杂，手工会计越来越暴露出其不足之处：一是容易出错。无论人在工作中如何认真负责，手工处理总是不及计算机处理准确可靠。实际上，帕乔利所设计的会计循环的重要特色之一就是利用数据内部的勾稽关系，通过数据的多次汇总和核对来检测并纠正错误；二是效率低下。手工处理不仅没有计算机处理可靠，而且效率也不及后者。因此，手工处理信息的成本高于使用计算机处理信息的成本；三是信息存储量有限。手工会计是使用纸张来记录、保存和交流信息的。它不仅容量小，而且成本昂贵、易毁损、备份难。

（五）会计核算工作的计算机化反思

上面分析我们看到，会计的基本原理揭示了一个企业纷繁复杂、千变万化的经济活动及其资金运动的规律，用货币计量的方法，从会计方程式、复式记账入手，提供了一套科学完整的技术方法，对企业的资金运动进行有序的分类、汇总、记录。并通过提供会计信息反映企业财务状况和经营成果，以达到实施会计监督、提高企业经济效益的目的。会计的基本原理是会计核算软件设计和开发的理论依据。会计核算工作运用设置账户、复式记账、会计报告等一整套科学化、条理化的专门方法，以及采用格式规范的记账凭证、会计账簿和会计报表，为计算机应用于会计核算工作提供了基础条件。计算机非常适合处理结构化程度高的数据，这也是企业管理中能够最早从会计入手应用计算机的原因。

但是我们还应该看到，在长期的手工会计实践中形成的一套较完整的会计核算工作程序、方法和步骤中，有很多内容并不是会计数据处理本身所要求的，而是源于手工处理的局限性。例如在账务处理过程中，记账凭证是账务处理程序的数据源，由于手工处理要求同时平行登记总分类账和明细分类账，使得记账凭证数据被多次转抄，既要转抄到相应科目的明细账上，同时某些数据项还要转抄到总分类账上。同一数据的重复转抄与存放，不仅造成存储浪费，转抄过程中也容易出现账证不符、账账不符现象，所以月末要做总账与明细账的核对工作。由于手工计算繁琐，不便随时提供各会计账户当前发生额合计和当前余额数据，不便随时提供会计报表数据，因此规定到会计期末时才进行报告。通过分析会计账簿的记录，可以看出：本月某科目的会计分录（流量数据）完全是从记账凭证上转抄；本月合计等于本期会计分录的借方以及贷方发生额分别求和，本期余额计算方法如下：

资产类账户本期余额=期初余额+本期借方合计−本期贷方合计

负债、权益类账户本期余额=期初余额+本期贷方合计−本期借方合计

即会计账簿中的信息是由期初余额数据、记账凭证的分录数据和通过按相应账户的期末余额计算公式，对前两类数据计算的结果组成。或者说有了账户的期初余额数据和本期记账凭证数据，以及掌握了账户的期末余额计算公式就有了本期会计账簿数据。

用计算机处理会计数据，不仅计算速度成千上万倍地提高，而且计算机不会由于工作时间过长或疲劳引起计算和抄写错误，所以手工处理中的某些步骤在计算机中就可能成为多余的。会计信息系统设计一定要从系统的目标出发，才能突破长期手工处理所形成的定式，构建出既适合于计算机处理又满足管理要求的系统。