制定会议的秩序

第51章　制定会议的秩序

“哦，不，又是一个营销研讨会！我们必须开始另一个新的议题。”这是一个企业的呼声，营销研讨会正变得频繁而司空见惯，这在金融服务行业是十分泛滥且一直在持续的现象。

●满足需要

今天的金融服务机构，发现自己处于一个日益杂乱、竞争异常激烈的环境当中。为了在这种多变的环境中获得竞争优势，许多企业都建立了专门的队伍，采取一切可能带来增长的举措，如开发自主的新产品和服务、拓展新的目标市场并开拓新的分销渠道。随着营销项目变得更加包罗万象，营销的成功越来越依赖一个有效团队的专业以及不同职能部门之间的共同跨界努力。

不幸的是，尽管有其他很多通讯形式（例如电子邮件、传真和PDA），企业依旧被一个持续的传统支配着，依旧把通过会议进行沟通和协调任务作为最主要的沟通手段。公司需要召集更多的力量以应对企业所面对的广泛挑战，因此公司小组会议的数量成倍地增加。许多人在抱怨，这些不必要的会议对于帮助人们发挥创造性和生产力来说，毫无用处。

●一种新型会议

一些最先进的金融服务营销部门，已经开始使用另一种方法，使时间和人才更加富有成效，而这是那些马拉松式的会议很少能够达成的。他们放弃了经常无休无止和徒劳无功的传统会议，转而支持多部门的项目团队会议，促进沟通、参与和做出可靠的决策。

取代那种只为再三讨论雷同问题的一连串会议，企业的先锋们以主题为中心召开便利的沟通会议，这些会议有着更加显著的潜力去推动更快、更好的生产。高度结构化的过程中，在一个训练有素的主持人的领导下，与会成员进行专业的交流，从而最大程度地推动团队的创造力、互动和相互承诺。经验丰富的主持人利用专业的工具和技巧，进行成功的团队引导。他们系统地帮助团队去生成、管理、组织和评估多种相关概念、思想和数据，然后发展出相对应的策略去解决问题、提出方案。这个主持人的其他职责还包括：

·主持召开一个结构良好、任务驱动型的会议；

·帮助建立团队精神和团结意识；

·管理冲突；

·确保团队发展出结论、共识和有说服力的下一步。

经验丰富的主持人知道，在会议开始之初，就需要创建一个团队环境和不断灌输一种团队成就感。为了实现这个，他们——

·让整个团队都认同会议的任务与目标；

·确保人人参与，并作为团队努力的一分子；

·使用能够解决问题和实践方案的工具和技巧去增加整个团队的生产力；

·设定一个鼓励创新思维的基调；

·建立一个论坛去辨别目标的差异并提供解决冲突的友好途径；

这些以市场为导向的便利会议创造了一个全新的活力团队。这些会议让不同职能部门的小组成员协同工作，去计划项目、去做出决策、去解决问题并指导他们自己的工作。

●本质内容

营销部门应该很高兴有机会可以结束冗长、无意义的会议，集中更多力量去获得更具创造性和生产力的结果。利用便利有效的工具，将营销人员组装成为一个多元化、多职能的团队，把重点放在开发解决某一特定项目的方案上，然后在实现目标后尽快解散它。当出现下一个目标，具有对应技巧的新成员组成新的多职能团队，去集中精力迎接任务挑战。这种注重实效的会议一定可以替代传统会议，它提供了一个灵活的方法，能提高营销的有效性，推动生产力和组织效能。