销售过程涉及原始单据

第一节　销售与收款循环的特性

根据会计报表项目与业务循环的相关程度，销售与收款循环涉及的资产负债表项目主要包括应收票据、应收账款、长期应收款、预收账款、应交税费;所涉及的利润表项目主要包括营业收入、营业税金及附加、销售费用等。而该循环对增值税的销项税额、企业所得税的收入类项目均有影响。

销售与收款循环的特性主要包括两部分的内容:一是该循环所涉及的主要凭证和会计记录;二是该循环中的主要业务活动。

一、主要凭证和会计记录

在内部控制制度比较健全的企业，处理销售与收款业务通常需要使用很多凭证和会计记录。典型的销售与收款循环所涉及的主要凭证和会计记录有以下几种:

(一)顾客订货单

顾客订货单即顾客提出的书面购货要求。企业可以通过销售人员或其他途径，如采用电话、信函和向现有的及潜在的顾客发送订货单等方式接受订货，取得顾客订货单。

(二)销售单

销售单是列示顾客所订商品的名称、规格、数量以及其他与顾客订货单有关资料的表格，作为销售方内部处理顾客订货单的依据。

(三)发运凭证

发运凭证即在发运货物时编制的，用以反映发出商品的规格、数量和其他有关内容的凭据。发运凭证的其中一联寄送给顾客，其余联(一联或数联)由企业保留。这种凭证可用做向顾客开票收款的依据。

(四)销售发票

销售发票是一种用来表明已销售商品的规格、数量、销售金额、运费和保险费的价格、开票日期、付款条件等内容的凭证。销售发票的其中一联寄送给顾客，其余联由企业保留。销售发票也是在会计账簿中登记销售交易的基本凭证。

(五)商品价目表

商品价目表是列示已经授权批准的、可供销售的各种商品的价格清单。它是用来证明商品价格的证据。

(六)贷项通知单

贷项通知单是一种用来表示由于销售退回或经批准的折让而引起的应收销售款减少的凭证。这种凭证的格式通常与销售发票的格式相同，只不过它不是用来说明应收账款的增加，而是用来说明应收账款的减少。它跟增值税的红字专用发票有关系。

(七)应收账款明细账

应收账款明细账是用来记录每个顾客的各项赊销、现金收入、销售退回及折让的明细账。各应收账款明细账的余额合计数应与应收账款总账的余额相等。

(八)主营业务收入明细账

主营业务收入明细账是一种用来记录销售交易的明细账。它通常记载和反映不同类别的销售总额。

(九)折扣与折让明细账

折扣与折让明细账是一种用来核算企业销售商品时，按销售合同规定为了及早收回货款而给予顾客的销售折扣和由于商品品种、质量等原因而给予顾客的销售折让情况的明细账。当然，企业也可以不设置折扣与折让明细账，而将该类业务记录于主营业务收入明细账。关于折扣销售与销售折扣应注意以下几点:

(1)税法只承认折扣销售，并且强调在同一张专用发票上反映出来，否则不承认。

(2)税法不承认销售折扣，即销售折扣不得从销售额中减除。

(3)税法承认销售折让，可以通过红字专用发票进行处理。

(十)汇款通知书

汇款通知书是一种与销售发票一起寄给顾客，由顾客在付款时再寄回销售单位的凭证。这种凭证注明顾客的姓名、销售发票号码、销售单位的开户银行账号以及金额等内容。如果顾客没有将汇款通知书随同货款一并寄回，一般应由收受邮件的人员在开拆邮件时再代编一份汇款通知书。采用汇款通知书能使现金立即存入银行，可以改善对资产的保管。

(十一)库存现金日记账和银行存款日记账

库存现金日记账和银行存款日记账是由出纳人员用来记录应收账款的收回、现销收入以及其他各种现金、银行存款收入和支出的日记账。

银行存款日记账的格式与现金日记账的格式相同。

(十二)坏账审批表

坏账审批表是一种用来批准将某些应收款项注销为坏账的，仅在企业内部使用的凭证。

(十三)顾客月末对账单

顾客月末对账单是一种定期寄送给顾客的用于购销双方定期核对账目的凭证。顾客月末对账单上应注明应收账款的月初余额、本月各项销售交易的金额、本月已收到的货款、各贷项通知单的数额以及月末余额等内容。

(十四)转账凭证

转账凭证是指记录转账业务的记账凭证，它是根据有关转账业务(即不涉及现金、银行存款收付的各项业务)的原始凭证编制的。

(十五)收款凭证

收款凭证是指用来记录现金和银行存款收入业务的记账凭证。

二、销售与收款循环中的主要业务活动

了解企业在销售与收款循环中的典型活动，对了解该业务循环的稽查非常必要。这里我们简单地考察一下销售与收款循环中的主要业务活动。

(一)接受顾客订单

顾客提出订货要求是整个销售与收款循环的起点。从法律上讲，这是购买某种货物的一项申请。

顾客的订单只有在符合管理当局的授权标准时，才能被接受。管理当局一般会列出已批准销售的顾客名单。销售单管理部门在决定是否同意接受某顾客的订单时，应追查该顾客是否被列入这张经批准销售的顾客名单。如果该顾客未被列入顾客名单，则通常需要由销售单管理部门的主管来决定批准销售与否。

很多企业在批准了顾客订单之后，下一步就是编制一式多联的销售单。销售单是证明管理当局有关销售交易的“发生”认定的凭证之一，也是此笔销售的交易轨迹的起点。

(二)批准赊销信用

对于赊销业务，赊销批准是由信用管理部门根据管理当局的赊销政策以及对每个顾客的已授权的信用额度来进行的。信用管理部门的职员在收到销售单管理部门的销售单后，即将销售单与该顾客已被授权的赊销信用额度及至今尚欠的赊款余额加以比较。执行人工赊销信用检查时，还应合理划分工作职责，以切实避免销售人员为扩大销售而使企业承受不适当的信用风险。

企业应对每个新顾客进行信用调查，包括获取信用评审机构对顾客信用等级的评定报告。无论批准赊销与否，都要求被授权的信用管理部门人员在销售单上签署意见，然后再将已签署意见的销售单送回销售单管理部门。

设计信用批准控制的目的是为了降低坏账风险，因此，这些控制与应收账款净额的“计价和分摊”认定有关。

(三)按销售单供货

企业管理当局通常要求商品仓库只有在收到经过批准的销售单时才能供货。设立这项控制程序的目的是为了防止仓库在未经授权的情况下擅自发货。因此，已批准销售单的其中一联通常应送达仓库，作为仓库按销售单供货和发货给装运部门的授权依据。

(四)按销售单装运货物

将按经批准的销售单供货与按销售单装运货物的职责相分离，有助于避免装运部门职员在未经授权的情况下装运产品。此外，装运部门职员在装运之前，还必须进行独立验证，以确定从仓库提取的商品都附有经批准的销售单，并且，所提取商品的内容与销售单一致。

装运凭证是指一式多联的、连续编号的提货单，可由电脑或人工编制。按序归档的装运凭证通常由装运部门保管。装运凭证提供了商品确实已装运的证据，因此，它是证实销售交易“存在或发生”认定的另一种形式的凭据。而定期检查以确定在编制的每张装运凭证后均已附有相应的销售发票，则有助于保证销售交易“完整性”认定的正确性。

(五)向顾客开具账单

开具账单包括编制和向顾客寄送事先连续编号的销售发票。这项功能所针对的主要问题如下:(1)是否对所有装运的货物都开具了账单(即“完整性”认定问题);(2)是否只有实际装运才开具账单，有无重复开具账单或虚构交易(即“存在或发生”认定问题);(3)是否按已授权批准的商品价目表所列的价格计价开具账单(即“计价或分摊”认定问题)。

为了降低开具账单的过程中出现遗漏、重复、错误计价或其他差错的风险，应设立以下的控制程序:

(1)开具账单部门的职员在编制每张销售发票之前，应独立检查是否存在装运凭证和相应的经批准的销售单;

(2)依据已授权批准的商品价目表编制销售发票;

(3)独立检查销售发票计价和计算的正确性;

(4)将装运凭证上的商品总数与相对应的销售发票上的商品总数进行比较。

上述的控制程序有助于确保用于记录销售交易的销售发票的正确性。因此，这些控制与销售交易的“发生”、“完整性”以及“准确性”认定有关。销售发票副联通常由开具账单部门保管。

(六)记录销售

在手工会计系统中，记录销售的过程包括区分赊销、现销，按销售发票编制转账记账凭证或现金、银行存款收款凭证，再据以登记销售明细账和应收账款明细账或现金、银行存款日记账。

记录销售的控制程序包括以下内容:

(1)只依据附有有效装运凭证和销售单的销售发票记录销售。这些装运凭证和销售单应能证明销售交易的发生及发生的日期。

(2)控制所有事先连续编号的销售发票。

(3)独立检查已处理的销售发票上的销售金额同会计记录金额的一致性。

(4)记录销售的职责与前面说明的处理销售交易的其他功能相分离。

(5)对记录过程中所涉及的有关记录的接触予以限制，以减少未经授权批准的记录的发生。

(6)定期独立检查应收账款的明细账与总账的一致性。

(7)定期向顾客寄送对账单，并要求顾客将任何例外情况直接向指定的未涉及执行或记录销售交易循环的会计主管报告。

以上这些控制与“发生”、“完整性”以及“计价和分摊”认定有关。

对这项职能，稽查人员主要关心的问题是销售发票是否记录正确，并归属适当的会计期间。

(七)办理和记录现金、银行存款收入

这项功能涉及的是有关货款收回，现金、银行存款的记录以及应收账款减少的活动。在办理和记录现金、银行存款收入时，最关心的是货币资金失窃的可能性。货币资金失窃可能发生在货币资金收入登记入账之前或入账之后。处理货币资金收入时最重要的是保证全部货币资金都必须如数、及时地记入现金、银行存款日记账或应收账款明细账，并如数、及时地将现金存入银行。在这方面，汇款通知单起着重要的作用。

(八)办理和记录销售退回、销售折扣与折让

顾客如果对商品不满意，销售企业一般都会同意接受退货，或给予一定的销售折让;顾客如果提前支付货款，销售企业则可能会给予一定的销售折扣。处理此类事项时，必须经授权批准，并应确保与办理此事有关的部门和职员各司其职，分别控制实物流和进行会计处理。在这方面，严格使用贷项通知单无疑会起到关键的作用。

(九)注销坏账

不管赊销部门的工作如何主动，顾客由于宣告破产、死亡等原因而不支付货款的事仍时有发生。销售企业若认为某项货款再也无法收回，就必须注销这笔货款。对这些坏账，正确的处理方法应该是获取货款无法收回的确凿证据，经适当审批后及时作会计调整。

(十)提取坏账准备

坏账准备提取的数额必须能够抵补企业以后无法收回的本期销售款。