经济行政公文的特殊要求

第一节　经济行政公文的特殊要求

撮要

1.了解经济行政公文的特性，明确经济行政公文与一般文章的区别。

2.掌握经济行政公文的格式，树立公文行文的规范意识。

3.领会经济行政公文的写作要求，为写作合格公文做好准备。

行政机关的公文，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是传达贯彻党和国家的方针、政策，发布行政法规和规章，施行行政措施，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。通知、通报、报告、请示、批复、意见和会议纪要等是在经济领域中应用广泛的公文，因而可称之为经济行政公文。

经济行政公文不仅为行政机关所用，也为依法成立的企事业单位、社团组织所用。经济行政公文的收发也由专门的文秘部门（如办公厅、秘书处、办公室等）负责办理。经济行政公文与一般文章有很大的区别，下面分别从文种特性、特殊格式、语言风格和写作要求四方面阐述经济行政公文的特殊要求。

一、经济行政公文的特性

（一）鲜明的政治性

经济行政公文是国家进行经济建设和管理的一种重要工具。在我国，经济行政公文具有传达党和国家有关经济工作的方针政策、处理单位公务的重要职能，它的内容与党和国家的政治、政策密切相关。各级政府和各有关单位通过公文执行、贯彻党和国家的方针、政策，维护和体现国家和人民的利益。显然，经济行政公文具有鲜明的政治色彩。

（二）高度的权威性

经济行政公文的制作者和一般文章的作者身份有所不同，必须是依法成立的机构组织及其代表人，非法定的组织或个人均不能制作印发公文。因此，经济行政公文具有高度的权威性和行政约束力。有关政策、法规一经制定并发布，受文单位及相关人员都必须严格遵守，做到有令必行，有禁即止，不得违反。

（三）严格的程式性

经济行政公文有统一的格式和行文规则等。每种公文只适用于一定的范围，表达一定的内容，使用一定的格式，不能任意混用。如经济行政公文的格式（下文将详细述及），每一部分的写法都有一定的要求，任何单位、任何个人在撰写时都必须严格遵守。另外，它还有严格的使用范围和特定的处理程序。

（四）明显的时效性

任何一份经济行政公文都具有一定的时效，一般公文都以“成文日期”为生效时间，也有的则另注明生效、实施日期。公文的时效有长有短，短则数周、数月，如一些请示、批复、会议通知等；长则一年、数年，如一些法规性的文件。显见的时效，有利于相关单位或人员在有效期内执行、遵守或办理、解决有关事项，以达到行文的目的。

二、经济行政公文的特殊格式

经济行政公文的格式，是指经济行政公文的各组成部分在文面上所占的位置、相互关系及排列的规定。经济行政公文的格式，包括结构格式和外观形式两部分。

结构格式指的是经济行政公文的各个组成部分。一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、上行签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送报机关、印发机关和时间等部分组成。下面分文头、主体、文尾三大部分，对经济行政公文各组成要素作一简介。

（一）文头部分

文头又叫眉首，由文件名称、发文字号、秘密等级、紧急程度、文件份数号码等内容构成。

1.文件名称

经济行政公文的首页上方一般都印有发文机关的名称，它是公文制发机关单位的标识。发文机关名称应当写全称或规范化的简称。联合行文，主办机关应排列在前。发文机关名称通常用大号红字，下行文的发文机关名称后常加“文件”两字，如“××公司文件”。

2.发文字号

即发文单位的代号和文件的登记编号，又称发文号。发文字号由“机关代字”、“年份”、“序号”三部分组成。机关代字是发文机关的代称，年份是发文的年度，序号是发文的顺序号，如“沪府办发［2007］1号”，其中“沪府办”即“上海市人民政府办公厅”的代称。发文字号置于公文名称之下正中位置。

3.秘密等级

对于保密性强的经济行政公文应当在首页右上角标明秘密等级。秘密等级分为三等：绝密、机密和秘密。绝密性的公文，是指具有国家核心秘密内容的文件，如泄密，将会严重损害国家的安全和利益。机密性的公文，是指具有国家重要秘密内容的文件，如泄密，将会使国家的安全和利益受到较大的损害。秘密性的公文，是指具有国家一般性秘密内容的文件，如泄密，会使国家的安全和利益受到一定程度的损害。绝密、机密公文的制发，还应当标明份数和序号。

4.紧急程度

对一些急须处理的经济行政公文，应当在首页的右下角（秘密等级之下）标明紧急程度。紧急程度分“特急”和“急件”两种。其中，电报应当分别标明“特急”、“加急”、“急件”、“平急”，有的则在公文的标题中加以表示，如“××市关于严禁××××的紧急通知”。

5.文件份号

这是指同一文稿印制出来的若干份正本，一份一份地编排出来的顺序号码，也叫“编号”。如果一个文件印发1 000份，份号就是从1号到1 000号。其目的是便于发文和查对。份号位为文头的左上角，一般的写法是：“编号：00028”或“No：00028”。

6.上行签发人

上行签发人是指在核准公文文稿后同意发文的机关单位负责人的签名。上行文应当注明签发人姓名，签发人姓名印在发文字号的同行右端。

（二）主体部分

主体部分是公文的核心部分，由公文的标题、主送机关、正文、附件、发文机关、印章、发文日期、发文范围等内容构成。

1.标题

公文的标题一般由发文机关、发文事由及文种三部分组成，如《国务院办公厅关于印发全国打击传销专项行动方案的通知》（国办发［2006］60号）。其中，“国务院办公厅”是发文机关，“关于印发全国打击传销专项行动方案”是发文的事由，“通知”是文种。发文事由一般由介词“关于”引出，并应当准确、简要地概括公文的内容。标题中除法规、规章名称加书名号以及并列的几个机关名称之间可加顿号外，一般不用标点符号。

2.主送机关

主送机关是指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范的简称、统称。又称受文机关，也称文件的“抬头”、“上款”。上行文和非普发性的下行文一般只写一个主送机关。而普发性的下行文，如通知、通报等则可写若干个主送单位。主送机关的名称通常置于标题之下正文之上，顶格写。

3.正文

正文是经济行政公文的主要部分，它叙述文件的内容，表达发文机关的意图。一般由三部分组成：一是发文缘由，即因何而发，或者是强调目的，或者是引用依据，或者是说明原委，或者是概述情况等；二是发文的事项，即这份公文主要解决什么问题，或是提出请求，或是提出建议，或是交代布置任务，或是直陈意见、要求，或是商洽有关事情等；三是结尾部分，不同的文种有不同的结束用语，如请示常用“当否，请批示”、“妥否，请批准”等，通知常用“特此通知”、“请遵照执行”等，也有的公文直接在正文最后一段收结，不另写结束用语。

4.附件

附件是随主文一起附送的文件材料，是整个公文的重要组成部分。附件有两种：一种是用于补充说明或证实正文的文件材料，包括一些图表、凭据及有关资料；另一种是随通知等发布、批转或转发、印发的文件材料。公文如有附件，应当在正文之下（间隔一行，空两格）、成文日期之上标明附件的顺序和名称，或在正文相关处用括号注明“见附件”等字样。如正文标题中已标明所批转、转发、印发、发布的文件的，则在正文之下不加附件说明，文中也不用标注“见附件”等字样。

5.发文机关

发文机关也称“落款”、“下款”，其名称位置在正文的右下方，日期上方。发文机关落款时当写全称或规范简称。以领导人名义行文的落款要注明其职务和姓名。有些下行文件可不写发文机关名称，而盖以发文机关的公章取代。

6.发文日期

发文日期是经济行政文件的生效日期。发文日期以领导人签发日期为准；会议通过的决定、决议等以会议通过日期为准；法规性文件则以文件批准日期为准；联合行文的，以最后签发机关领导人的签发日期为准。成文日期位于发文机关名称之下，并应用汉字书写，如“二〇〇七年五月九日”，不能写成“2007年5月9日”，也不能简写成“〇七·五·九”。

7.印章

经济行政公文上的印章是经济行政公文生效的一种标志。公文上的印章有两种：一种是发文机关的印章，亦称公章；另一种是机关单位负责人的印章，亦称签名章。公文中除会议纪要和以电报发出的文件以外，都须加盖印章。用印应当端正、清晰，要做到骑年压月，上大下小。

8.发文范围

一般用来确定文件的发送范围和阅读对象，如“此件发至县团级”、“此件可登报”等。位置一般在文件末成文日期之下，主题词之上，加括号注明。

（三）文尾部分

文尾部分是文件附加部分，对文件印发情况加以说明，包括主题词、抄送机关、印发机关、印发日期、印发份数等项的内容；函件只包括主题词、抄报送机关、份数等项；会议纪要要用“分送”，以示不分机关大小和职务高低。

1.主题词

经济行政公文的主题词是指从文件中抽象出来，能够概括文件基本内容并经过规范化处理的名词或名词性的词组。公文的主题词是为适应办公室自动化的需要及方便文件检索归类的需要而设立的。主题词置于公文末页抄送栏之上，词目之间应当有一个字的空格。上报的经济行政公文应当按规定的主题词表标注主题词。一件公文所标注的主题词一般为三至五个，最多不超过七个。主题词的标引顺序为先标类别词，再标类属词，最后标上该份公文的文种词。如《上海市人民政府办公厅关于调整上海市公积金管理委员会组成人员的通知》，其主题词为“机构任免通知”。其中“机构”为类别词；“任免”为类属词；“通知”是文种词。类属词可有若干个，范围由大到小。

2.抄送机关

抄送机关是指除主送机关以外须执行的或知晓公文的其他机关，应使用全称或规范的简称、统称，如向下级机关的重要行文，应同时抄送给主管上级。抄送机关一般只了解公文的内容而不负责答复和办理。抄送机关名称置于主题词栏之下。

3.印发机关和印发日期

印发机关是指负责印发文件的机关，一般是发文机关的办公部门，例如，市政府的文件印发机关是市政府办公室。印发日期指办公部门接稿后送往印刷的时间。印发机关栏置于抄送栏下，左端署公文印发机关的全称，右端署印发日期。如“二〇〇七年三月十八日印发”。翻印文件在印发机关栏下署名翻印机关名称和翻印日期，用横线与原印发机关及日期栏隔开。

4.印刷份数

印刷份数是指该份文件的总印数，置于印发机关及日期栏横线右下一行。如，“共印××份”。翻印文件份数置于翻印机关日期栏横线右下一行。函件、会议纪要的共印份数放抄送、分送栏右下一行，不用横线隔开。

公文的外观形式，包括公文的纸张尺寸、规格、书写形式和公文各组成部分的排列顺序、区域划分、字体字号等。各机关单位都应按照国家统一标准制发公文，不得任意改变。

（1）公文用纸一般用16开型，长260 mm、宽184 mm、左侧装订。也可使用长297mm、宽210mm的国际标准A4型纸张。

（2）公文的文头、正文和文尾三大部分，每一部分的项目内容和区域位置，都必须按规定的标准安排。机关正式文件用固定的套红版头，标明机关的全称或通用简称，后面加上“文件”二字，并用间隙红线（有的在红线中间加五角星）将文头与正文部分隔开。

（3）文字从左至右横写、横排。少数民族文字按其习惯书写、排版。公文印刷时，各部分项目选用固定的不同型号的字体印刷。公文标题使用二号宋体，小标题使用三号宋体。正文一般用三号或四号仿宋体字。

三、经济行政公文的语言风格

经济行政公文有其语言材料和表述方法的特殊要求，形成了独特的语言风格。

经济行政公文的表达方式以记叙为基础、议论为手段、说明为目的，三者综合运用。其语言要求周密规范，简明扼要，符合逻辑，能准确地表达公文的政策性和思想性，更好地传达政策法令和办理公文。

（一）庄重得体的语言要求

经济行政公文写作要以规范的书面语言为基础，一般不用口语、方言、俗语俚词。语词的概念要清楚，概括性要强，词义准确，理解划一。经济行政公文一般不用描绘性、比喻性语词，不追求辞藻华丽、声调节律。同时，要十分注意准确使用标点符号。

（二）约定俗成的习惯用语

由于经济行政公文的写作必须开门见山，鲜明突出，所以在用语上形成了若干固定的习惯用语。如公文标题的事由部分一般都用介词“关于”和表达中心内容的动宾短语或偏正短语组成介词结构作公文文种名称的定语。又如，在不少文件的开头常用“根据”、“为了”、“鉴于”、“现将”等习惯用语。经济行政公文中适当运用专用语词，可以使公文显得严谨平实。如敬语：请、承蒙、谨遵；雅语：妥否、欣悉、业经；强调语：须即、应当、要、务必，等等。

（三）体现特色的专业术语

经济行政公文涉及的面很广，如财政、金融、保险、税务、外贸等领域，这些领域各有其专用术语。比如资金、净资产、利润、负债、损益、信托、抵押、索赔、免税、预算、投资、费用等。只有熟悉、掌握本系统范围内的专业用语，才能更好地反映本行业情况，写好经济行政公文。

（四）言简意赅的文言词语

经济行政公文为实用而写，讲求时效，注重语言的简洁、典雅，这在客观上使它保留了某些文言词语。如“业经、兹将、顷奉、谨悉、惠鉴、接洽、定夺、稽迟、函达、此复、尚希、恕不、查照、洽商”等词语。经济行政公文中适当使用一些文言词语，可以起到白话文不能起到的语言效果。

四、经济行政公文的写作要求

根据国务院2000年8月24日发布、2001年1月1日施行的《国家行政机关公文处理办法》第五章第二十五条规定，草拟经济行政公文应当做到如下事项：

1.符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定。如提出新的政策规定，要切实可行，并加以说明。

2.情况属实，观点明确，表达准确，结构严谨，条理清楚，直述缘由，字词规范，标点准确，篇幅力求简短。

3.人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。日期应当写具体的年、月、日。

4.结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”。

5.必须使用国家法定的计量单位。

6.用词用字准确、规范。文内使用非规范化的简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

7.公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，其余均应使用阿拉伯数字。