根据记账凭证登记日记账步骤

(一)普通日记账的设置与登记

普通日记账是逐日逐笔序时登记全部经济业务的账簿。它是根据日常发生的经济业务所取得的原始凭证逐日逐笔顺序登记的,把每一笔经济业务转化为会计分录登记在账,然后再转记列入分类账中,因此普通日记账也称分录簿,它起到记账凭证的作用。普通日记账账页格式一般只设两个金额栏,即“借方金额”和“贷方金额”两栏,用来登记每一分录的借方账户和贷方账户及金额,这种账簿不结余额。因此,这种格式又称“两栏”式。普通日记账的账页格式如表7-1所示。

表7-1　普通日记账　第　页

普通日记账的登记方法如下:

(1)日期栏,按照经济业务发生时间的先后顺序逐项登记,并指明分录的日期。

(2)摘要栏,简单摘录经济业务事项的内容。

(3)将应借账户记入“账户名称”栏第一行,并将金额登入借方金额栏;将应贷账户名称记入“账户名称”栏第二行(缩进一格),并将金额登入贷方金额栏。

(4)过账栏,根据普通日记账登记总账后,在该账户对应行内“过账”栏划“√”,或注明总账账户所在页数,表示已登过总账,以备查考。

采用普通日记账,可以逐日反映全部经济业务的发生和完成情况。但由于只有一本日记账,不便分工记账,也不可能反映各类经济业务的发生或完成情况。由于要逐笔记账,记账工作量比较繁重,因此,目前我国企业很少采用。

(二)特种日记账的设置与登记

为了加强对货币资金的管理与监督,各单位一般应设置现金日记账和银行存款日记账。

1.现金日记账的设置与登记

现金日记账是记录和反映库存现金收付业务的一种特种日记账,必须采用订本式账簿,其账页格式有三栏式和多栏式两种。

三栏式现金日记账,是指现金的收入和付出同在一张账页上,相应的对方科目不设专栏反映,其账页格式如表7-2所示。多栏式现金日记账,把收入栏和付出栏分别按照对方科目设专栏进行登记,其账页格式如表7-3所示。

表7-2　现金日记账(三栏式)

表7-3　现金日记账(多栏式)

表7-4　现金收入日记账(多栏式)

如果涉及的会计科目较多,现金日记账表格就会太大,为了解决这个问题,可将上述格式一分为二,即将现金的收入和付出分别反映在两本账簿中,称为“现金收入日记账”和“现金支出日记账”,并按现金收入和付出的对应账户设置专栏进行登记。其账页格式如表7-4、表7-5所示。

表7-5　现金支出日记账(多栏式)

现金日记账由出纳人员根据审核无误的现金收款凭证、现金付款凭证和银行存款付款凭证,按照业务发生的时间先后顺序,逐日逐笔顺序进行登记。其具体登记方法如下:

(1)日期栏。登记现金实际收付日期。

(2)凭证号栏。登记所根据的收付款凭证的种类和编号。其中,种类是指收款或付款凭证。如现金收款凭证,可简写为“现收”;现金付款凭证和银行付款凭证(从银行提取现金),可简写为“现付”、“银付”等。编号按规定的编号登记。

(3)摘要栏。简要概括登记入账的经济业务的内容。一般根据凭证中的摘要栏填写。

(4)对方科目栏。登记现金收入的来源科目或现金付出的用途科目,一般根据凭证中的对方科目填写。

(5)收入栏。登记现金实际收入的金额。根据现金收款凭证和银行付款凭证中(从银行提取现金)所列金额填写。

(6)付出栏。登记现金实际支出的金额。根据现金付款凭证所列金额填写。

(7)结余栏。登记现金的余额。通常每笔现金收入或支出后,都要随时计算出一个余额。

采用收入和支出分设账本的多栏式现金日记账时,由于现金借方与贷方分别记录在两本账上,每日终了,还应将本日现金支出日记账中的支出合计,转记到现金收入日记账中“支出”合计栏内,以便结出当日余额,再与库存现金余额核对。

2.银行存款日记账的设置与登记

银行存款日记账是记录和反映银行存款收付业务的一种特种日记账,必须采用订本式账簿,其账页格式有三栏式和多栏式两种,如表7-6、表7-7、表7-8和表7-9所示。

表7-6　银行存款日记账(三栏式)

表7-7　银行存款日记账(多栏式)

表7-8　银行存款收入日记账(多栏式)

表7-9　银行存款支出日记账(多栏式)

银行存款日记账由出纳人员根据审核无误后银行存款收款凭证、银行存款付款凭证及现金付款凭证,按照业务发生的时间先后顺序,逐日逐笔顺序进行登记。其具体登记方法与现金日记账基本相同。只不过,由于银行存款的支付都是根据特定的结算凭证进行的,为了反映结算凭证的种类、编号,特开设“结算凭证”栏。结算凭证栏分为“种类”和“编号”两个专栏,分别登记结算凭证的种类和编号。其中“种类”栏登记结算凭证的种类,如“现金支票”、“转账支票”、“普通支票”等;“编号”栏登记结算凭证的号码,现金支票登记现金支票号码,转账支票登记转账支票号码,普通支票登记普通支票号码。这样做的目的是便于和银行对账。