群决策支持系统

5.3　群决策支持系统

前面所讨论的决策支持系统主要是针对个人决策的制定。然而，现代企业中的重大决策往往不是由一位高层主管单独作出，而是群体活动的结果，需要决策机构成员在充分交换意见的基础之上作出决定。而在大多数的群体决策过程中，由于会议数量的爆炸性增长，会议时间的延长，以及会议人数的增加，群体决策往往非常费时、费事。同时，会议所讨论问题的复杂性、决策成员知识结构的差异、彼此之间的了解信任程度的不同，也给群体决策带来了更大的挑战。一些调查结果显示:30%的会议都是低效的。群决策支持系统(group decision support system，GDSS)就是在此背景下应运而生。

群决策支持系统是一种在DSS基础上利用计算机网络与通信技术，供多个决策者为了一个共同的目标，通过某种规程相互协作地探寻半结构化或非结构化决策问题的解决方案的信息系统。从20世纪80年代中期以来，GDSS的研究便受到了IT业的重视，并开发出了许多实用性产品，在企业决策活动中逐渐发挥了重要的作用。

本书第4章所讲过的群件和基于万维网的工具(如电视会议和电子会议)也能支持一些群组决策，但是它们与群决策支持系统的区别在于:前者主要是支持群组的沟通，而后者的工具及技术能明确地配合群组做决策，其开发的主要目的是为了提高会议质量与效果。下面我们详细介绍群决策支持系统的主要构成和常用软件工具。

群决策支持系统的构成

典型的GDSS由硬件资源、软件资源和决策者三部分组成。

硬件指的是电子器材，例如电子白板、公共屏幕、音响、计算机和网络设备等。它也必须包含一些会议设施，包括房间和桌椅。GDSS在房屋的结构、桌椅的布置、计算机屏幕的摆放等方面都有相关的设计要求，这些设施必须以能够支持群组协同工作的方式来摆设。

除了这些硬件支持外，GDSS还提供一些特定的软件工具来帮助群体决策。如电子问卷可以帮助进行会议前的规划，电子头脑风暴工具允许个人以同步和不记名的方式针对会议的主题提出自己的意见，而意见整理软件可以帮助整理头脑风暴期间所产生出来的意见。常用的GDSS软件工具如表5-3所示。

表5-3　　　　　　　　常用的GDSS软件工具

续表

此外，GDSS还有一个重要组成元素——人。这里的人员不仅仅是会议参与者，还包括受过训练的主持人，以及支持硬件和软件的幕后工作人员。

将这些元素结合在一起，可以设计出不同种类的群组决策支持系统，从简单的电子会议室到复杂的协作实验室。通过提供各种工具，GDSS就可以帮助规划、产生、组织和评估构想，并将构想方案建立优先级，将会议内容编成文档以供组织内其他人使用，从而使得会议更有效率。这些系统使得群体中的每一个成员都可以方便地与其他成员进行讨论。同时，随着网络技术的发展，GDSS也有专门设计的通信库。这不但对于在时间和空间上分离的群体决策活动来说十分有用，对于在同一时间同一地点的决策活动来说，提供与会者彼此之间的即时信息交换功能也是十分必要的。

群决策支持系统下的会议流程

GDSS主要通过提供各种工具来帮助规划、产生、组织和评估构想，并将构想方案建立优先级，将会议内容编成文档以供组织内其他人使用，从而使得会议更有效率。

在会议前，会议准备人员会使用电子征询或电子问卷等工具将会议问题或是关心的议题发给有关与会者，以保证与会者在会前对重要的计划信息有所了解和准备。在此阶段，准备人员主要做好会议的规划工作。

在会议中，每一个与会人员都有一个自己可以完全控制的工作站。这些工作站连上网络，并且连接到协调人员的控制台。这个控制台由协调人员控制使用。它既是协调人员的工作站和控制面板，也是会议的文件服务器。协调人员在开会时通过投影仪放映计算机影像图片以使会议成员了解相关会议情况。依据会议前的规划，与会人员通过使用头脑风暴和观点组织等工具来组织观点、提出方案。而后与会者对方案进行优先级设置，并投票表决，最终形成群体意见。

在会议期间，所有输入到整合屏幕的数据会被储存在文件服务器中，而且与会者的工作可以保密。所以当会议结束时，一个完整的会议记录(包括原始数据和会议记录输出)可以供与会人员阅读，并且可以供其他需要者取用。

在了解了群决策支持系统的构成与群决策支持系统下的会议流程之后，最后我们总结一下，为什么群决策支持系统能够加强群体决策的制定。

首先，群组决策支持系统提高了会议的效率。研究显示在没有群组决策支持系统的传统决策制定会议中，适当的会议规模是3～5个与会人员。超过这个规模，会议的程序就开始失去控制了。使用群组决策支持系统软件，研究发现当会议规模增加时生产力也会增加。原因是与会人员在这段时间内，能同步而非一次一个地贡献意见，因此使开会更有效率。

其次，群组决策支持系统提高了讨论者的地位和结论的客观公正性。系统保证与会者的匿名性，从而提供了一个更合作的气氛，因此出席者可以真实客观地评估构想，而不需要害怕被批评，或害怕因为自己的身份而使构想被拒绝。

最后，群组支持决策系统遵循结构化的方法来组织或评估构想，对可行的决策方案进行分析计算和解释。系统能保留会议的结果，从而使未出席者可以在会议后找到他们需要的信息。一个群组在某地点制作的会议文档也可以被用作另一个地点为相同项目所举行的另一个会议的输入信息。