信息分类与编码标准化的作用

4.5.1　信息分类与编码标准化的作用

国际标准化组织ISO对“标准化”的定义是:为了在一定范围内获得最佳秩序，为制定(有关各方)共同重复使用的规定进行的活动，其目的是在给定的范围内达到最佳有序化程度。

《标准化基本术语》GB3935中对标准化的定义是:为在一定范围内获得最佳秩序，针对现实的或潜在的问题制定共同使用和重复使用的规则的活动，主要包括制定发布及实施标准的过程。

因此，标准化就是一项制定条款的活动，所制定的条款应具备的特点是共同使用和重复使用，条款的内容是现实问题或潜在问题，制定条款的目的是在一定范围内获得最佳秩序。这些条款将构成规范性文件，即标准化的结果是形成条款，一组相关的条款就形成规范性文件。而标准是标准化的结果。

针对具体的标准化对象，标准化的直接目的通常有适用性、相互理解、接口、互换性、兼容性、品种控制性、安全性、环保性等。

在人类的活动中，每天都有许多活动在进行，这其中有一种活动就是“标准化”活动。国际标准化组织ISO曾经统计过，每天有十几个ISO会议在各有关国家举行，这些会议大多是为制定ISO标准而举行的。

信息分类与编码标准化就是把信息数据分类与编码的原则、方法、结构、编码规则、分类项、分类项代码等内容制定成标准。

标准化工作在信息分类与编码工作中发挥着越来越重要的作用。信息分类与编码朝着跨行业、跨领域的方向发展，信息分类与编码的标准化在其中发挥着关键性的推动作用。信息分类与编码标准化是进行信息交换和实现物品信息资源共享的重要前提，是实现管理工作现代化的必要条件。

搞好信息分类与编码标准化，具有巨大的经济效益和社会效益。以市场为主导，引导行业、企业积极参与，共同制定和维护作为公共基础的物品分类与编码标准，已成为国际物品编码标准化发展的方向。越来越多的企业逐渐倾向于使用ISO、GS1、ANSI等一些国际标准化权威机构所制定的标准。相应地，具备一定实力的企业往往通过评定程序被吸纳参与国际编码标准的制定和维护。国际编码标准化组织更加注重标准的开放性和透明度，同时，企业的实际应用需求也在标准中得到了很好的体现。

进行信息分类与编码体系标准化，是从源头促进国家信息化建设工作的重要途径。“信息化”要求“数字化”，即信息的分类化与编码化，物品的分类与编码是信息化的源头。信息分类与编码标准化的作用主要表现在以下几方面。

1.信息分类与编码是信息系统建设的基础性工作

随着科学技术的发展，各种各样的信息积累越来越多。面对浩如烟海的信息，人类对它们的管理和利用感到越来越困难。为了对付“信息爆炸”的挑战，人们建立了各种信息系统来管理和利用信息。

信息系统建设的基础性工作之一就是信息的分类与编码。信息分类与编码就是对信息进行分类并编制代码。实际上就是将具有某种共同特征的信息归并在一起，同不具有共性特征的信息区分开来，然后设定以某种符号体系进行编码，供计算机或人工识别和处理。

信息是对客观事物的描述，信息主要是通过对事物特征的描述来达到对整个事物的描述。分类是人们认识事物的基础，对事物分类特征的描述是信息的重要组成部分。

建设信息系统，需要确定信息的组织模式，而基于事物分类、信息结构和形式的信息分类与编码是信息组织的重要依据。

2.有利于实现信息的共享和系统之间的互操作

各信息系统之间传输和交换的信息具有一致性是实现信息共享和系统之间互操作的前提和基础，即当使用同一个代码或术语时，所指的是同一信息内容。这种一致性是建立在各信息系统对每一信息的名称、描述、分类和代码共同约定的基础上的，信息分类与编码标准作为信息交换和资源共享的统一语言，它的使用不仅为信息系统间的资源共享创造了必要的条件，而且还使各类信息系统的互通、互联、互操作成为可能。

3.减少重复浪费，降低开发成本

标准化的重要作用就是对重复发生的事物尽量减少或消除不必要的劳动耗费，并使以往的劳动成果重复利用，以节省费用。通过直接采用相应的物品分类编码标准，可以节省编制编码目录的费用;通过实施信息分类编码标准，可以统一协调各职能部门的信息收集工作，使之既符合系统整体的要求，又满足各单位的要求，可以减少对信息的重复采集、加工、存储的费用。

4.改善数据的准确性和相容性，降低冗余度

通过信息分类编码标准化，最大程度地消除信息分类与编码对象命名、描述、分类和编码过程中的不一致所造成的误解和分歧;减少一名多物、一物多名，对同一名称的分类和描述的不同以及同一信息内容具有不同代码等现象，做到事物或概念的名称术语统一化、规范化;并确立代码与事物或概念之间的一一对应，以改善数据的准确性和相容性，消除定义的冗余和不一致现象。

5.提高信息处理的速度

首先，信息分类与编码标准化有利于简化信息的采集工作，由于有统一的信息采集语言，综合信息便可直接取自相应的信息系统，系统内所需的通用信息可由主管部门采集，提供相关的部门单位使用，使原始信息保持一致，这样既充分利用了各部门各类分散的信息，又简化了信息的采集过程。

其次，信息分类与编码标准化是信息格式标准化的前提，通过统一信息的表示法，可以减少数据变换，转移所需的成本和时间。

最后，通过物品分类标准化，达到对信息的命名、描述、分类与编码的统一，有利于建立通用的数据字典，优化数据的组织结构，提高信息的有序化程度，降低数据的冗余度，从而提高信息的存储效率。