电子公文发文系统

电子公文发文系统_文书学教程

第二节　电子公文发文系统

电子公文发文系统往往具有不同的形式。不论形式如何，其拟稿、核稿、审稿、签发等功能要求是一致的。本书以Wanve OA 5.0为例，对电子公文发文系统进行简要说明。

一、拟稿

拟稿由文书工作人员、秘书人员或者业务部门有关人员进行。拟稿在拟稿单上进行。为方便发文，也可以将发文做成模板，直接通过模板进行文稿撰拟。

拟稿时，点击“拟稿编辑”，打开拟稿模板。编辑拟稿内容与平时用Word处理文件相同，见图5-1。

由于发文拟稿可能会经过若干个经办人进行处理，发文拟稿会自动记录修改痕迹并以不同的颜色显示。当鼠标移动到修改痕迹处时，文稿会提示修改情况。

文稿编辑完毕，点击“保存”，关闭文稿，见图5-2。

上传发文拟稿，直到系统提示拟稿上传成功。必须点击“上传并返回”按钮把刚才编辑的拟稿文件上传到系统。如果不执行此操作，发文拟稿将被锁定且可能出现拟稿内容的丢失。

拟稿编辑完毕，点击办理情况对拟稿文件进行流转处理。

二、核稿和审稿

由机关领导授权的专、兼职人员进行核稿，审核是否确实需要发文、发文是否符合党和国家的方针和政策、文中措施或意见是否切实可行、文件格式、文中选择是否规范等。一旦核稿人认可，需要在发文处理单上进行数字签名。在此过程中，如果系统发出不合格提示，则需要将文稿发给拟稿客户端，提示拟稿人修改。

图5-1　拟稿界面

图5-2　拟稿完毕界面

审稿在核稿完成后，文件转给有关领导进行审核。领导可以在发文处理单审稿意见栏中签署意见，也可以对文件进行修改。如果文件反复修改，系统自动注明“一稿”、“二稿”、“三稿”字样并自动记录各种修改版本，存于日志中，成为文件生成的背景信息。一旦文件定稿，文件可以进行签发了。

三、签发与会签

审稿通过的文件将报送本机关主管领导进行呈批，由该领导进行审批签发。在设置签发时，设置有“签发”、“不予签发”两个功能键按钮。点击“签发”按钮，文件自动进行签名、盖章;对于“不予签发”的文件，需要附上处理意见。

有时候文件是由两个或两个以上机关联合发出，拟稿完成后需要将文稿提交相关机关会签。各相关单位收到拟稿文件后，需要在发文处理单会签栏中提出会签(包括修改)意见。

四、注发

标明注发范围(主送、抄报或抄送部门和机关)、紧急程度(特急件、加急件)、密级(绝密、机密、密码、非密)。

五、编号制发

编号制发包括编制发文字号、文件版面设计与校对等。其中，发文字号由计算机自动生成编号，文件版面设计是在系统内预先设计生成的规范格式的文件模板，包括文件红头、主题词、印章等。编号一旦确定，便可以形成文件正文。根据具体公文选择收文单位，并设定每一个收文单位可打印的文件份数。

六、发文登记

发文登记界面列出所有文件记录，列表中显示出文件的基本信息，如文号、标题、拟稿人、文件种类等，见图5-3。

上述发文登记界面的主要功能有:

刷新:刷新页面，跳回第一页记录。

相关查询:弹出查询条件输入框，输入条件组合进行记录检索。

添加:添加一条新的发文记录。

图5-3　发文登记列表界面

文件标题中的链接:可查看发文文件的具体内容。

文件标题中的:点击此图标可打开该发文文件的电子原文。

操作栏中的修改:选定记录打开修改记录界面。

操作栏中的删除:删除该选定的发文记录。

点击其中任一条记录，可以看到发文登记的基本情况，见图5-4。

图5-4　发文登记界面

点击“添加新建发文拟稿”，录入发文的基本信息，选定合适的文种，保存记录后即可进行拟稿编辑。

拟稿模板会根据选定的文种而导入对应的模板(模板可在基本设定—发文设定—设定发文文种上传拟稿模板)。

发文信息录入界面功能描述:

制定文号:根据文号顺序自动计算文件文号。

拟稿编辑:打开拟稿模板，编辑发文文稿内容。

拟稿预览:打开拟稿文件，不显示编辑痕迹的干净文档。

删除拟稿:删除拟稿文件，此操作不可恢复。

办理情况:把发文拟稿转发给经办人办理。

打印稿纸:打印发文稿纸。

保存记录:保存当前录入信息。

一般地，发文系统在发文登记填写完毕后，系统自动在该界面左侧生成文种、发文日期、密级、登记、签发人、发文字号、会签单位、会签人、拟稿人、拟稿日期、文件标题等。同时，文件发出后，系统自动生成“发文列表”，在文件总目录中自动形成一条记录。

七、发文办理

发文办理情况可以根据需要设定固定流程，也可以自设流程。其中，固定流程是按预设的流程模板进行发送(基本设定—发文设定—设定发文流程模板)，而自设流程是自定义发送选项，见图5-5。

图5-5　发文办理流程选择

按固定流程发送，点击“固定流程”按钮，弹出固定流程模板列表，选定适合的流程模板，如果流程中出现会签情况的，可在会签经办人下拉菜单中选定会签经办人，按下确定使用模板按钮发送，见图5-6、图5-7。

自设流程发送，点击“自设流程”按钮，弹出发送选项框，选定合适的内容发送。注意发送时的办理方式和办理顺序。办理方式分为顺序处理及并行处理，办理顺序设定为适合该发文流程的处理的顺序，见图5-8。

一旦进入发文办理列表界面，点击首页界面待办提示或点击“公文管理”项目中发文办理均可打开发文办理列表界面。其中，“全部”列出所有办完和待办文件，“未办文件”列出待办文件。点击“文件办理”按钮，进入填写发文办理意见界面。发文办理过程见图5-9、图5-10、图5-11、图5-12。

图5-6　流程模板的选择

图5-7　流程与办理情况列表

图5-8　自定义发文流程界面

图5-9　提示发文办理情况

图5-10　进入发文办理界面

图5-11　发文办理界面

图5-12　发文办理操作

八、发文检索

发文检索界面提供完整的文件信息检索，见图5-13。

图5-13　发文检索界面

上述发文检索界面中，按“刷新”，系统刷新页面，跳回第一页记录;按“相关查询”，弹出查询条件输入框，输入条件组合进行记录检索。通过文件标题中的链接，可查看发文文件的具体内容。

九、发文督办

发文督办查看发文拟稿处理情况，及时了解拟稿的处理状态，见图5-14。

图5-14　发文督办界面

十、报表打印

报表打印提供各类收发文常用报表打印输出。报表可以按照时间、文种、密级、单位等分别设置打印，见图5-15。点击“收文报表”或“发文报表”按钮切换报表类别，输入设定列印行数，自定义报表记录输出，见图5-16。

图5-15　报表打印选择

图5-16　报表记录行数设定

十一、公文检索

公文检索界面见图5-17。

图5-17　公文检索界面

通过输入标题关键字、文号，检索符合的记录，见图5-18。

公文综合检索必须输入任意一项或多项条件进行查询。发文/收文常用检索，点击名称，弹出标题对话框，即可打开对应的查询结果，见图5-19。

图5-18　发文检索

图5-19　检索结果显示

点击记录列表操作栏查看，查看对应的文件内容，见图5-20。

图5-20　查看文件内容

复习与思考

1.发文处理的原则是什么?

2.为什么要核稿?

3.拟办与批办之间有何区别?

4.询办在什么情况下使用?

5.如何理解注发?

6.公文签发过程中需要注意什么?

7.如何认识电子公文发文系统?

8.电子公文发送过程中如何保证其真实性?

9.制作一份归档电子公文登记表。

10.制作归档电子公文移交登记表。