专题活动的原则和要求

第二节　专题活动的原则和要求

社会组织举办的各种类型的公关专题活动，有利于协调组织与各方面公众的关系，有利于树立良好的组织形象和产品形象，所以社会组织会经常举办各种公关专题活动。举办专题活动有一定的原则和要求。

一、专题活动的原则

专题活动的形式多样，规模也不同，但是无论其形式、规模有什么差别，以下原则是必须遵循的。

（一）针对性原则

公关专题活动总是以市场反馈的信息为依据，根据组织的某种需要，具体针对某一特殊公众来传播信息，沟通情感，改变其态度，引导其行为，从而达到协调公众关系、树立组织形象的作用。

（二）全局性原则

这一原则要求专题活动要从社会组织的整体利益和整体目标出发，对具体活动、内容方式做出周密、全面、细致的安排。专题活动还应具有长远性和持续性考虑。

（三）适用性原则

在专题活动的策划中，既要考虑现存的环境和现实条件，又要考虑适应形势发展出现的新趋势、新潮流。良好的适用性表现在专题活动的方案目标、程序的可行性、策略手段的可行性、实现能力的可行性上。

（四）协调性原则

公关专题策划可控制的因素主要是内部环境因素，因此，要运筹帷幄，调动内部组织的积极性，使内部各要素协调一致。策略手段与目标的协调，主观意愿与客观条件的协调，子系统与总系统的协调，是实现协调性原则的基本要素。

（五）信息反馈的原则

信息、能源、物质被人们喻为现代社会发展的三大支柱，及时掌握信息是公关专题活动策划的基础条件。信息应包括外部环境信息与内外公众信息。成功的专题活动，实际上是组织内外部信息交流的全过程。

二、专题活动的要求和实施要点

专题活动的组织影响到社会组织的美誉度和知名度，因此在专题活动开展中一定要符合既定的要求，抓住实施要点。

（一）公共关系专题活动的形式多样，内容繁多。要成功组织公共关系专题活动，形成一定的影响力，具体来说，要做到以下四点。

1.确定明确的活动目的。

任何公共关系专题活动都要有明确、特定的目的。在活动中要努力达成目的实现，比如，如果要开展纪念活动，使人们不忘历史事件、历史人物对今人的影响，从而达到激励、教育人们的目的。美国通用汽车组织的历代汽车“进步大游行”就是选在汽车发明周年纪念时举行，车队悠悠地开出纽约，连续“走访”了几个城市，所到之处吸引了成千上万的观众，意在让人们了解汽车的发展史，宣传通用汽车公司的不朽贡献、可靠信誉、经营宗旨和最新技术成果。再比如，通过发布信息，解惑释疑；通过专题活动联系感情，提高信誉等。

2.确定鲜明的活动主题。

任何一项专题活动都必须有鲜明的活动主题。它是专题活动目的的具体化，是公关专题活动的中心思想。任何一项专题活动都是围绕某个既明确具体又针对性很强的主题而开展的，如记者招待会、产品展示会、智力活动等。主题的表达方式可以是一个简短的陈述，也可以是一个简短的口号。主题要根据组织面临的主要问题，人们共同关心的问题和主客观条件来确定。

3.要认真策划，周密安排。公共关系专题活动的主题确定之后，就要着手制定活动计划。包括确定活动的时间、地点、形式及规模，选定主持人、报告人、参加人员等等。另外，还要安排与专题活动相联系的一些辅助活动。同时，还要组织一支筹备队伍分工明确、密切合作，安排好活动的各项事宜，这是举办专题活动的组织保证。

4.努力实施，确保成功。公共关系专题活动一般来说都是很直接的，效果也是明显的，但是，一项专题活动成功与否的评价是客观的。因此，要求对每一项专题活动都必须认真实施。

（二）公共关系专题活动实施要点

不论多么好的活动策划方案，在没有付诸实施之前都是纸上谈兵，所以，正确地实施公共关系专题活动方案也是非常重要的。尤其是公共关系专题活动的形式多样，掌握基本的实施要点是非常有用的。在这里主要介绍活动实施中的三个要点。

1.方案讲解与人员培训。

公共关系活动方案是靠工作人员去实施的，如何让每一个实施方案的工作人员都理解方案的策略及要求并且准确地操作，是公共关系专题活动中的重要组成部分。因为只有每一位参与公共关系专题活动的工作人员知晓自己的职责，了解情况，才能出力。因此，培训实施方案的工作人员就成了保障公共关系专题活动成功必不可少的工作之一了。

（1）全面讲解方案。一个完整的专题活动方案包括：公关专题活动目的、意义，活动的时间、地点，活动参加人员、活动的内容和形式，活动的程序、准备工作的要求、经费开支计划及有关重点工作的提示等，都应一一表达清楚。通过全面讲解方案，让工作人员看懂策划方案，树立全局观念。

（2）明确责任。讲解专题活动方案和培训工作人员的过程也是一个工作分工安排的过程。一项公共关系专题活动，就是一个组织工作的系统工程。培训的目的就是建立分工、协调、综合的工作体系。

（3）研讨细节。讲解方案和人员培训的过程，也是一个激发人们讲究实效、提出问题、研讨实施过程操作的过程。工作任务已经制定，这时就该鼓励参与人员对实施操作的过程再三分析和酝酿，这样做的结果不仅有利于公共关系专题方案的细化，发现细节问题，另一方面也有利于引导工作人员进入角色。

（4）内部激励。讲解方案和人员培训的过程从本质上说是一种内部公共关系行为。在培训的过程中，除了信息的共享，其次就是接受鼓励，增加信心和团体凝聚力。作为公共关系专题活动开展工作的前提，讲解方案和人员培训工作是相当关键的。

2.方案实施。

方案实施是公共关系专题活动中最重要的中心工作，包括三个步骤的工作。

（1）深刻领悟方案。在培训的基础上，公共关系工作人员还要进一步理解方案精神，熟悉每一项工作的要求和标准，掌握实施方案的工作方法、步骤和技巧。

（2）列出时间节点表。执行每一个公共活动策划方案，就像是执行任务，所以，方案实施的负责人要列出一份统筹全局的时间进度表。把方案分割为一项一项独立的项目，规定工作细节，确定完成任务的时间节点，明确时间、工作人员和负责人。例如，举办一次庆典活动，在具体执行的时间节点表上必须清楚列出何时落实场地，何时发邀请，何时准备新闻稿，请谁主持等等。这样就使得一个专题活动划分成具体事项。

（3）检查验收。确立一个计划执行的检查验收制度，定期检查各项计划执行的情况，并及时根据检查的结果，调节进度，通报工作质量，及时发现存在的问题，并着力解决，以保障活动的实施。

3.活动场地布置的原则和程序。

活动场地是公关专题活动必不可少的基本要素之一。活动场地不仅是专题活动赖以存在的要素之一，而且对专题活动的传播起着重要作用。所以，任何公共关系活动都会涉及场地布置问题。

在场地布置的过程中要遵循几个原则：场地布置要与专题活动的主题相一致；场地布置要与活动所在地人文习惯相一致；充分利用地形地物；安全性原则。

在以下原则下，场地布置可以以如下工作程序进行：

（1）领会策划方案意图和了解人文习惯是场地布置的基础工作，一般来说，策划方案基本都有场地布置的要求，关键是要能深入领会。比如，组织一次冷餐会，就必须根据冷餐会的要求布置场地。

（2）场地考察。这一环节十分重要，场地布置不能想当然，必须深入现场，认真考察，充分观察地形、地物的特色。

（3）绘制布置图。场地布置图是场地布置的实施工作图，掌握场地布置图的绘制是一个公关从业人员的基本技能。常用的场地布置图有两种：一种是平面布置图，主要是从空中俯视场地布置的平面效果；另一种是立体效果图，立体效果图是主见图，主要展示场地布置的实际效果。

（4）准备现场布置物。现场布置物是指场地布置的物品。当布置方案确定以后，就可进入场地，进行布置物品的准备工作。

（5）现场布置。这时候要注意的是按照场地布置图要求落实布置方案。

（6）安全检查。这是极其重要的一个环节，场地布置必须注意安全，因为公关专题活动有许多公众参加，一定要做好安全工作。

总之，想要成功地组织各种公关专题活动，不仅要进行策划，还要认真实施。