向上级汇报工作时的语言技巧

在人类社会中，语言是交际的工具，语言能力是决定事业优劣成败的重要因素。特别是作为一个领导者，要通过语言传达上级的指示、为公司制定规章制度讨论实施方案、协调上下级关系、向上级汇报工作等，这些都离不开语言。在这些工作当中，其中向上级汇报工作，是非常需要语言技巧的。

向上级汇报工作，是与领导沟通的一种常用形式，不能简单地理解为让上级了解某一方面的工作情况，而是要通过汇报工作让上级对你有所了解，给上级留下一个好印象，从而达到同上级沟通的目的。

在职场上，语言表达能力强的人往往被委以重任，如果一个人有才干但没有良好的语言表达能力，虽然也可以成功，但相对于那些既有才又有良好的语言表达能力的人来说，成功来之不易。因为领导的才干，要通过言语谈吐充分地表露出来，有了良好的表达，才会让上级进一步了解你，并给予你重任。而让上级了解你的才干最为便捷也最为直观的途径，就是你抓住他汇报工作的时机。

在工作中，我们经常会看到有些人向上级汇报工作时，先讲自己多么辛苦，做这项工作克服了多少困难，最后才完成了这项工作。工作结果汇报可能只占了一分钟，但工作过程却占了半个多小时。

范阳刚从专业人员晋升为人事经理，在管理技能方面尚有欠缺，特别是沟通技能上。老总对范阳最大的不满，是范阳向他汇报工作的时候，不知其所云。

这一天，又到范阳汇报工作，老总决定帮他改掉那种浪费时间又讲不清楚重点的毛病，当他进入办公室后，总经理就对他说道：“范阳，我一会儿有事得出去，你汇报工作时尽量简短一些。”

范阳会意地点点头，说道：“今天我就向您讲三件事。第一个是关于公司最近人员变动情况，最近公司人员变动比较频繁，就说生产车间吧，这几天电工走了1个，机修工走了1个，行车工走了3个，包装工走了2个，仓储走了4个。昨天财务部的会计小严，向我无意中透露了她也打算离职了。第二个是关于绩效考核的事情，上个月的绩效考核结果已经出来了，汇总表也出来了，您有空看看，总体来看，上个月的考核结果还是不理想，大家打分都没有拉开差距，最多也就差6分。而且各部门经理在对待考核工作的态度上也不太好，他们虽然把人力资源部下发的表格填满了，写得也密密麻麻的，可是没有真正履行辅导的职责，确切地说，是没有帮助员工进一步认识到绩效考核指标的内涵，也没有投入更多的精力帮助员工来提升技能。我觉得这些问题的存在，会影响到公司绩效考核工作的推进，时间久了有可能又会流于形式了，所以先跟您汇报一下，希望您能抽时间也关注一下这个问题。第三个事情是关于本月对中层管理人员的培训工作，前段时间您让我找几家培训机构，我遵照您的吩咐，已经找了好几家，也列了一些培训科目，现在请您过目。”

老总听后皱着眉头说道：“听你一下子讲这么多，说实话，我真没记住多少。现在我有几个问题想问问你，你说的第一个事情是员工离职问题吧，你作为人事经理，应该早就分析出这么多员工离职的原因了吧。”

范阳回答：“我最近是太忙了，虽然对这事很着急，但还没和相关部门经理沟通，我下去调查一下，再和您汇报。”

老总十分不满地说：“既然这个问题已经这么严重了，你为什么不腾出时间调查原因？你知道吗？我要的是答案，而不是事实的陈述。所以，请你抓紧时间对这个事情进行研究，赶快提出解决方案，明天就给我。你说考核效果不理想，这个事情好像不是最近才发生的吧，有什么应对策略吗？是经理的态度问题还是能力问题？要求你们做培训，你们做了吗？”

听着老总一连串的问题，范阳额头开始冒汗了，只得搪塞：“这些事情挺复杂的，我和他们沟通过好几次，但是他们总是找各种理由和借口推脱逃避，恐怕还得您亲自出面来解决呢。”

老总火气更大了：“我出面，我出面，什么事情都让我出面，我有那么多时间吗？如果什么事情都我亲自去做，我还花那么多钱请你们这些职业经理人干什么？就像你，连汇报工作都这么没有主次。你知道什么叫汇报工作吗？就是让你们告诉我工作结果，而不是把一些困难推给我帮你们处理？行了，今天就到这里吧。我有事还要出去，你赶快去解决以上问题，解决完了再向我汇报。”

范阳汇报工作之所以惹恼老总，就是因为他不懂得向上级汇报工作的技巧。相信没有一个上级，会喜欢这样啰唆的汇报方式。那向上司汇报时应该怎样呢？应把握好以下六个关键点：

1.汇报时要明确目的

汇报前，要做充分的准备，切忌啰啰唆唆、拉拉杂杂地汇报。如果没有汇报前的准备，就无法有组织地叙述，有重点地表达，有逻辑地推论。这样就会影响汇报水平以及上司对你个人工作能力的评价。最好事先思考：这次汇报应该达到什么目的。这是一个带有根本性、方向性的问题，也是要汇报的主题思想。最好能对一个问题提出几种不同的解决方案供领导参考。可以说，这个问题解决好了，你的汇报就成功了一大半。

2.汇报时要抓住重点

根据汇报目的和上级的要求，选择重点内容，并找准切入点。有的人其实也非常重视汇报工作，总想抓住机会把所有工作都一股脑地倒出来，唯恐上司对自己了解得少，汇报时不分主次，面面俱到，结果适得其反。选择重点要从三个方面考虑：一是领导最想听、最关心的内容。二是自己认为最能表现成绩的内容，或者说最出色的工作。三是有自己特点的内容。如果说汇报的目的是“主线”，那么汇报的重点就是“主干”。

3.汇报时要表达得体

这需要你根据汇报的要求和重点，首先做认真准备，列出提纲或形成文字材料。汇报时如果没有特殊问题，就不要过多解释。特别是有时间限制时，更要严格把握，充分利用有效时间把该汇报的内容都说出来。其次尽量使每句话都有分量，繁简适度，表达得体，既不过时，也不浪费机会，让人听后有一种新鲜感和透亮感。

4.汇报时灵活把握

有时在你汇报当中，上级会提出一些要求，比如汇报内容的增减、对一些问题的关注程度、汇报时限的变化等。遇有这类情况时就要调整汇报思路，这也是应变能力的考验。其对策有二：一是如没有排列顺序，要注意抢占“最佳点”，即选择最好时机汇报。一般来说，先说比后说强，既能“先入为主”，给人留下深刻印象，又有时间保证，免得“白准备”。二是如被排列到靠后而又面对新要求时，一定不要再照本宣科，要选准重中之重，用最佳切入点、最精练的语言，把最重要的问题汇报好，在被动中求主动，若处理得好也能收到事半功倍之效。

5.汇报时要实事求是

在向上级汇报工作时，你无论怎么切入，怎么加工润色，都要本着认真负责的态度和实事求是的精神，尽量把要汇报的工作，建立在事实清楚的基础之上，一定不能凭主观想象来随意编造，更不能弄虚作假欺骗上级。这既是一个领导的职业道德问题，也是个人的人格问题。

6.汇报时要全面阐述观点

上级与下级之间，不可能总是水乳交融。当你汇报工作，遇到与上级观点不一致时，要正面阐述自己的观点，必要时也可以坚持己见，但一定要注意，不能对上级的意见指责或攻击，更不能当面反驳，这容易与上级造成冲突。你可以说：“这件事我是这样看的……”，“我认为我的看法可能是正确的，希望您考虑一下”等。