要会写机关公文

要会写机关公文

依靠文件指导工作，是领导实施管理的重要方法之一。领导者的最主要的写作就是机关文书。通过机关文书传达上级精神、政策指导，布置和安排工作，请示和答复问题等。

从现实情况看，大多数领导对公文写作还是很重视的，但也有的只是口头工夫，一切文字工作由秘书代劳。现代的机关公文还有很多毛病，比如文件多而不精，简报繁而不简，文字长篇累牍，落实不能立竿见影……提起机关公文，写的人认为没写头，看的人认为没看头，这样就起不到文件真正的作用，而且它还使领导苦于案牍之劳，浪费了大量人力、物力、财力，影响领导的工作效率。因此，对领导实施机关公文的相关培训迫在眉睫。

机关公文是机关处理公务的重要工具和行使职能的重要手段，它不同于一般的文章和文学作品。机关公文具有以下几个特点：

一、权威性强。这是机关公文区别于一般文章的重要标志。任何一份公文，都是上级据其权限和职能而制发的，或要求传达，或要求执行，或要求处理，无不体现发文机关的意志，不是任何单位、任何个人可以随意制发的。

二、规范性强。机关公文对行文体式有明确、规范的要求，内容上融会着各行各业的业务范畴，有一定的规定性，不是随意能写得来的。公文不鼓励别出心裁，进行所谓的“创新”。

三、时效性强。制发公文的目的，是为了指导工作、解决问题。要写得快、写得及时，否则写得再好也没有任何意义。时效性是公文的生命力。

四、逻辑性强。机关公务一般用逻辑思维方式，着重于系统地分析论述，通过综合、归纳、分析、判断形成公文材料。

五、直接性强。公务文书开门见山，简明精练，减少曲折文字，更不必用影射手法。

此外，有的机关公文还有保密性要求。机关公文渠道不同于媒体渠道，时空是受限制的，什么时间发，需要哪些人了解，都有明确的规定。有的公文是知道的人越多越好，范围越大越好，而有些公文的知情范围仅限于高级领导层。

公文的基本格式包括：标题、主送机关、正文、发文机关（或机关用章）、发文时间、抄报抄送单位、文件版头、公文编号、秘密等级、紧急程度、阅读范围、附件等项。

一、标题。公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般还应当标明发文机关。由发文机关、事由、公文种类三部分组成，称为公文标题“三要素”。公文标题除法律、法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。如：《市环卫局关于购买专用车辆的请示》这一文件标题中，“市环卫局”是发文机关，“关于购买专用车辆”是发文事由，“请示”是公文种类。

二、主送机关。上级机关对下级机关发出的指示、通知、通报等公文，叫普发公文，凡下属机关都是受文机关，也就是发文的主送机关；下级机关向上级机关报告或请示的公文，一般只写一个主送机关，如需同时报送另一机关，可采用抄报形式。主送机关一般写在正文之前、标题之下，顶行写。

三、正文。正文内容要求准确地传达发文机关的有关方针、政策精神，写法力求简明扼要，条理清楚，实事求是，合乎文法，切忌冗长杂乱。请示问题应当一文一事。作为公文的主体，正文是公文最重要的部分。

四、发文机关。写在正文的下面偏右处，又称落款。发文机关一般要写全称。也可盖印，不写发文机关。机关印章盖在公文末尾年月日的中间，作为发文机关对公文生效的凭证。

五、发文日期。公文必须注明发文日期，以表明公文从何时开始生效。发文日期位于公文的末尾、发文机关的下面并稍向右错开。发文日期必须写明发文日期的全称，以免日后考察时发生困难。发文日期一般以领导人签发的日期为准。

六、主题词。一般是将文件的核心内容概括成几个词组列在文尾发文日期下方，如“人事任免通知”、“财务管理规定”等，词组之间不使用标点符号，仅用空格隔开，用醒目的黑体字标出，以便分类归档。

七、抄报抄送单位，是指需要了解此公文内容的有关单位。送往单位是上级机关列为抄报，是平级或下级机关列为抄送。抄报抄送单位名称列于文尾，即公文末页下端。为了整齐美观，文尾处的抄报抄送单位、印刷机关和印发时间，一般均用上下两条线隔开，主题词印在第一条线上，文件份数印在第二条线下。

八、文件版头。正式公文一般都有版头，标明是哪个机关的公文。版头以大红套字印上“菖菖（机关）文件”，下面加一条红线（党的机关在红线中加一五角星）衬托。

九、公文编号。一般包括机关代字、年号、顺序号。如：“国发[1997]5号”，代表的是国务院1997年第5号发文。“国发”是国务院的代字，“[1997]”是年号，（年号要使用方括号“[]”）“5号”是发文顺序号。几个机关联合发文的，只注明主办机关的发文编号。编号的位置：凡有文件版头的，放在标题的上方红线与文头下面的正中位置；无文件版头的，放在标题下的右侧方。

十、签发人。许多文件尤其是请示或报告，需要印有签发人名，以示对所发文件负责。签发人应排在文头部分，即在版头红线右上方，编号的右下方，字体较编号稍小。一般格式为“签发人：菖菖菖”。

十一、秘密等级。公文应根据秘密程度划分秘密等级，分别注明“绝密”、“机密”、“秘密”等字样。秘密等级由发文机关根据公文内容所涉及的秘密程度来划定，并据此确定其送递方式，以保证秘密的安全。密级的位置：通常放在公文标题的左上方醒目处。带有密级的公文还要按份数编上号码，印在文件版头的左上方，以便查对、清退。

十二、紧急程度。这是对公文送达和输时限的要求，分为“急件”、“紧急”、“特急”几种。标明紧急程度是为了引起特别注意，以保证公文的时效，确保紧急工作问题的及时处理。紧急程度的标明，通常也是放在标题左上方的明显处。

十三、阅读范围。根据工作需要和秘密程度，有些公文还要明确其发送和阅读范围，通常写在发文日期之下，抄报抄送单位之上偏左的地方，并加上括号。如：“（此件发至县团级）”。行政性、事务性的非秘密性公文，下级机关对上级机关的行文，都不需特别规定阅读范围。

十四、附件。这是指附属于正文的文字材料，它也是某些公文的重要组成部分。附件不是每份公文都有，它是根据需要一般作为正文的补充说明或参考材料的。公文如有附件，应当在正文之后、发文机关之前，注明附件的名称和件数，不可只写“附件如文”或者只写“附件×件”。

十五、其他。公文文字一般从左至右横写、横排。拟写、誊写公文，一律用钢笔或毛笔，严禁使用圆珠笔和铅笔，也不要复写。公文纸一般用16开，在左侧装订。

根据《中国共产党机关公文处理条例》规定，党的机关公文主要有14种：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函和纪要。各种公文都有各自的特点和格式，具体情况还应参照有关要求办理。

总的来说，公文的行文应该确有需要，注重实效，坚持少而精。可发可不发的公文不发，可长可短的公文要短。具体做到：做好调查研究；正确选用文种，一文一事，避免多头请示和越级请示；做到观点鲜明、看法明确、语言清晰，便于下级机关正确执行；缘由要开门见山、简明扼要、高度概括；事项要具体详细、条理清晰；措辞要分寸得体，语气要平和礼貌，如，对上级机关，用语要谦恭、谨慎，对同级或不相隶属机关，用语要友好、诚恳，对下级机关，用语要尊重、平和，不能在公文中使用过于生硬、盛气凌人或恭维逢迎、庸俗陈腐的语言；结束语另起段写上惯用语“请即复函”、“此致敬礼”等。

每天思考一分钟：

托尔斯泰说：“仅仅文章的思想正确是不够的，还应当善于把这些思想表达得大家都能明白。”机关公文要以理统篇，防止就事论事；分列陈述，防止要点不明；全局着眼，防止角度不准。