计划的作用与作用机制

（一）计划的作用

计划具有很多种作用，但是最主要的作用是保证组织目标的实现。孙子在《孙子兵法》中说：“夫未战先而庙算胜者，得算多也，未战而庙算不胜者，得算少也。多算胜，少算不胜，而况于无算乎。吾以此观之，胜负见矣。”这段话有三层意思，它们充分说明了计划的作用。其一，做任何事情都要先做计划，如果在计划中预测到形势对自己有利则可取胜，不利则难以取胜（但也不一定会败），所以计划十分重要；其二，计划要反复多次进行，多次修订计划就能胜利，少了就不能胜利，不计划就根本没有什么胜利可言了，所以不断地修订计划十分重要；其三，必须通过计划去预知事情的成败，所以计划能够使人们更好地认识事物和取得胜利。

另外，孙子有关“胜兵先胜而后求战，败兵先战而后求胜”的至理名言，更能说明计划的重要性。这句话的意思是说，胜利者都是先作好了计划再去作战，所以胜利者胜在计划安排上，失败者总是先开战然后再去安排计划，所以他们永远是“败兵”，可见计划具有决定成败的至关重要性。通常，经过科学而周密的分析和研究，所制定出的科学计划具有下述几方面的作用：

1．计划是管理者开展领导职能的依据

管理者在计划制定出来之后才可以依据计划去领导工作，所以计划是管理者开展领导职能的依据。管理者要依据计划向组织中的部门或人员分配任务，进行授权和分配职责，并领导人们按计划开展行动。在这一领导的过程中，管理者必须依照计划去指挥和协调。

2．计划是管理者制定控制标准的出发点

组织在计划的实施过程中，要求管理者必须开展控制工作。管理的控制职能就是按照计划规定的时间、任务和要求的指标，不断对照检查活动的结果与计划是否存在偏差，必要时采取纠偏措施去消除偏差，从而保证能够按时、按质、按量地完成计划。在这种控制工作中，控制标准是根据计划来制定的，所以没有计划作依据就无法开展控制，因为制定不出来管理控制的标准。

3．计划是降低未来不确定性的手段

世界的变化是永恒的，社会在变革，技术在进步，观念在更新，一切都处在变化之中。计划是面向未来的，因此在计划编制过程中必须对未来的各种变化进行合理的估计和预测，预测各种发展变化对组织和计划带来的影响。计划工作中的这些预测和分析可以使人们更好地认识未来的发展变化，从而降低未来的不确定性。计划编制者在编制计划时，依据历史和现状信息对未来发展变化所做出预测与推断，从而制定出更加符合未来发展变化的计划。所以，计划编制中的这些工作能够大大地降低未来不确定性所带来的风险。

4．计划是提高效率与效益的工具

在计划编制过程中，有一项很重要的工作是进行综合平衡。目的是要使未来组织活动中的各个部门或个人的工作负荷与资源占用都能够实现均衡或基本均衡。这种计划综合平衡工作可以消除未来活动中的许多重复、等待和冲突等各种无效活动，从而消除或减少无效活动所带来的浪费。同时，综合平衡工作还会增进资源有效配置和活动的合理安排，从而提高组织的工作效率。

5．计划是激励下属士气的方法

计划中包括目标、任务、时间安排、行动方案和资源配置等，由于目标具有激励下属士气的作用，所以包含目标的计划也具有激励下属士气的作用。心理学有关研究发现，当人们在接近完成某项任务的计划时就会出现一种“终末激发”效应，即在工作中已经出现疲劳的情况下，当看到计划将要完成时会受到一种激励，使工作效率又重新上升，从而一直会坚持到完成计划和实现组织目标。

（二）计划的作用机制

计划的作用机制是指计划如何发挥作用的过程和办法，计划是通过计划目标的激励作用、行动方案的行为规范作用和计划的行为指导作用等形成其独特的作用机制的。计划的作用机制的最高要求就是使用计划管理去最终保障和实现组织既定的目标。所以，任何计划要发挥其作用机制，就必须做到以下几个方面的要求，从而才能保障计划的作用机制和结果。

1．计划目标必须是先进的

计划目标是人们努力的方向和组织想要取得的成果，如果计划目标不具有先进性，那么计划就会失去激励作用，甚至可能出现人们无视目标而没有人完成任务的现象。另外，如果计划目标的先进性不足，则意味着会给组织带来资源的浪费，这样组织就没有办法取得更大成就，就没有办法实现人尽其才和物尽其用的目标。当然，组织的计划目标也不能过高，那样同样会伤害计划的作用机制，而使组织的目标难以实现。

2．计划必须具有可行性

虽然计划目标要求必须有一定的先进性，但是计划的安排必须具有可行性，即计划方案必须能够具有实现的可能性。因为任何不可实现的计划都会给组织行动带来灾难性的后果，所以只有可行的计划方案才能够真正起作用，这是计划作用机制中最为重要的一条。计划的可行性在某些时候又取决于计划目标的先进性程度，由于过高的计划目标人们无论如何努力也无法实现，所以按照过高计划目标确定的计划方案是没有作用的。这样不仅会严重地挫伤人们的积极性，而且会浪费大量的组织资源。因此在计划目标和计划方案的制定过程中，二者之间存在着一种传递的作用机制而相互影响，人们必须全面地分析组织自身的条件与组织所处的外部环境，以及这些条件与环境可能会出现的变化，然后确定出相对先进的组织目标并据此制定出可行的计划方案。

3．计划的资源配置必须科学合理

在实现了组织的计划目标先进性和计划方案的可行性之后，还必须根据计划安排做好资源的科学配置。具体地说，如果只有目标和方案而没有资源配置的保障，任何目标与计划方案都是没有办法实现的，这也是计划作用机制的核心内容之一。在一般情况下，人们需要根据组织所拥有的资源情况去确定计划目标和计划方案，再在确定了计划目标和计划方案之后根据计划方案进行资源的具体配置。如果这种计划作用的传递机制没有做好，就会出现“巧妇难为无米之炊”的局面，从而破坏整个计划的作用机制。所以在计划的作用机制中，还有一个十分重要的条件就是计划资源的配置必须科学合理，这种资源的配置不但要有明确的指标，而且还应有十分具体的数量指标和质量指标。否则人们无法确保科学合理的资源配置关系，结果就会损害计划的作用机制。

4．计划必须有真实有效的控制标准

计划要能够起作用就必须能够控制，而要开展对于计划的控制就必须为计划设定真实有效的控制指标。因为如果计划不能够控制就会不断出现计划失控的情况，那样计划的作用机制就没有办法实现了。人们都知道“计划赶不上变化”，这说明计划总要随着时间的推移而做出变更，但是这并不等于人们可以放弃对于计划的控制。相反，必须通过设定真实有效的控制指标来指导人们对于计划工作的控制，以便及时发现各种变化和计划所必须进行的变更，否则计划就失去了指导工作的意义。实际上从管理的角度上说，计划是组织对于自己在一定时间内所需活动的安排，如果没有计划活动的控制标准，就无法开展有组织的活动了。所以，设足计划的控制标准也是计划作用机制的一个必要条件和内容。

5．计划实现中必须有严格的控制

在计划的实施过程中必须有严格的控制工作作为根本保障，因为这种控制能够衡量和矫正组织的实际工作是否是在按照计划进行，从而能够确保组织计划和目标得以实现。具体地说，这种控制就是根据前面提到的控制标准进行的，因此计划的作用机制是从目标到计划方案，然后根据计划制定控制标准，最后根据既定控制标准去监督和实施计划。这种计划实施中的控制工作的主要作用是发现计划实施中的偏差，积极采取纠偏措施而确保计划的实现，或者在计划的确不能够实现的情况下修订计划方案。这也是计划作用机制中十分重要的一环，它使得人们能够及时地发现计划实施中的差异和问题，并积极采取纠偏措施而最终完成计划和实现组织目标。