信息对于我们每个人来说，并不陌生。很多国家的词汇中都有信息这一词，比如，“信息”一词在英文、法文、德文、西班牙文中均是“information”，日文中为“情报”，我国台湾称之为“资讯”，我国古代用的是“消息”。在实际生活中，每个人每时每刻都在不断地接收信息、加工信息和利用信息，都在与信息打交道。现代管理者在管理方式上的一个重要特征就是: 他们很少同“具体的事情”打交道，而更多的是同“事情的信息”打交道。管理系统规模越大，结构越复杂，对信息的渴求就越加强烈。实际上，任何一个组织要形成统一的意志、统一的步调，各要素之间必须能够准确快速地相互传递信息。管理者对组织的有效控制都必须依靠来自组织内外的各种信息。信息，如同人才、原料和能源一样，被视为组织生存发展的重要资源，成了管理活动赖以展开的前提，一切管理活动都离不开信息，一切有效的管理都离不开信息的管理。
一、信息的概念
信息是一个非常古老的词汇，早在南唐，诗人李中就在他的《暮春怀故人》诗中写道:“梦断美人沈信息，目穿长路倚楼台。”宋朝的陈亮在《梅花》一诗中写道: “欲传春信息，不怕雪埋藏。”这里的信息都是消息、音信的意思。周密少年成名之作—— 《木兰花慢·西湖十景》之三中更有: “觅梅花信息，拥吟袖，暮鞭寒。”这里的信息是痕迹的意思。
随着现代科学技术的发展，信息进入了很多不同的学科领域，与此同时，信息的概念变得多元化。信息作为一个科学术语被提出和使用，可追溯到1928年R.VHartly在《信息传输》一文中的描述，他认为: 信息是指有新内容、新知识的消息。而关于信息，就有多种定义。现代科学指出信息是事物发出的消息、指令、数据、符号等所包含的内容。人通过获得、识别自然界和社会的不同信息来区别不同事物，得以认识和改造世界。在一切通信和控制系统中，信息是一种普遍联系的形式。
在社会语言学中认为，按物理学的观念，信息只不过是被一定方式排列起来的信号序列。在社会交际活动中，这个定义还不够，信息还必须有一定的意义，或者说信息必须是“意义的载体”。
20世纪联合国教科文组织曾经组织人员对信息的定义进行调查，通过研究发现，在收集的37种定义中出现了81个高频实义词汇。由此，足可以说明信息的定义在不同学科中是不同的。下面介绍几个比较具有代表性的定义。
1948年，信息论的创始人申农 (C.E.Shannon) 博士在《通信的数学理论》中，给出信息的数学定义，认为信息是用以消除随机不确定性的东西 (信息是肯定性的确认、确定性的增加)。
1948年，控制论的创始人诺伯特·维纳 (Norbert Wiener) 教授在其专著《控制论——动物和机器中的通信和控制问题》中，阐述信息是“我们在适应外部世界、控制外部世界的过程中，同外部世界交换内容的名称”。“信息就是信息，既非物质，也非能量。”信息是物质、能量、信息及其属性的标识。
1956年，英国学者Ashby提出“信息是集合的变异度”。认为信息的本性在于事物本身具有变异度。
1975年，意大利学者G.Longo在《信息论: 心得趋势与未决问题》中指出: 信息是反映事物构成、关系和差别的东西，它包含在事物的差异之中，而不在事物的本身。电子学家、计算机科学家认为“信息是电子线路中传输的信号”。
我国著名的信息学专家钟义信教授认为“信息是事物存在方式或运动状态，以这种方式或状态直接或间接地表述”。
美国信息管理专家霍顿 (F.W.Horton) 给信息下的定义是: “信息是为了满足用户决策的需要而经过加工处理的数据。”简单地说，信息是经过加工的数据，或者说，信息是数据处理的结果。
根据对信息的研究成果，科学的信息概念可以概括如下: 信息是对客观世界中各种事物的运动状态和变化的反映，是客观事物之间相互联系和相互作用的表征，表现的是客观事物运动状态和变化的实质内容。而信息最广义的定义为信息就是关于客观事实可通信的知识。
信息是客观事物状态和运动特征的一种普遍形式，客观世界中大量地存在、产生和传递着以这些方式表示出来的各种各样的信息。信息是物质运动规律总和，信息不是物质，也不是能量! 信息是有价值的，就像不能没有空气和水一样，人类也离不开信息。因此人们常说，物质、能量和信息是构成世界的三大要素。所以说，信息的传播是极其重要与有效的。信息是事物的运动状态和过程以及关于这种状态和过程的知识。它的作用在于消除观察者在相应认识上的不确定性，它的数值则以消除不确定性的大小或等效地以新增知识的多少来度量。虽然有着各式各样的传播活动，但所有的社会传播活动的内容从本质上说都是信息。
对于读者来说，如何通俗地了解和接受所谓信息的概念，来得更加重要。信息，假如使用数学表达的话，很难理解。
举个例子，有十个人，两两传递一句话—— “我告诉你一句话!”到第十个人那里的时候，可能听到的是这样的: “火车什么时候出发?”这说明什么问题呢? 耳提面命，两两传递，语言失真! 一句同样的话，经过十个人，九次传递，面目全非。
再举个例子，别人告诉你一件事，说:
“前面有个人!”——非常含糊!
“前面有个男人!”——更具体!
“前面有个老人，是个男的!”——更具体!
“前面有个老头，是个盲人!”——更具体!
“前面有个老头，是个盲人! 迷路了!”——更具体!
“前面有个老头，是个盲人! 迷路了! 需要帮助!”——更具体!
“前面有个老头，是个盲人! 迷路了! 有个警察把他送回家了!”——更具体!
在大多数情况下，我们听到的和事情的本质，是存在非常大的差异的! 我们听到的是消息! 而不是信息!
再举个例子，单位通知作息时间:“下周开始，延长白班: 上午上班时间8: 00—12: 00，下午上班时间14: 00—18: 00，即日生效。”这就是信息应用的一个具体事例。信息能够提供一个精准数据来供传播执行。
二、信息的特征
当今已经处在信息时代，每个人要对信息的认知、表达有充分的认识，能够正确地辨别、分析、描述信息，做到这一点，必须了解一些信息的特征。信息的基本特征如下。
1. 事实性
信息最广义范畴的概念是“关于客观事实的可通信的知识”，事实是信息的中心价值。不符合事实的信息不仅没有价值，而且可能价值为负，不仅害别人也害自己，所以事实性是信息的第一和基本属性。事实性是信息收集时最应注意的性质。
2. 普遍性
信息是事物运动的状态和方式，只要有事物存在，只要有事物的运动，就会有其运动的状态和方式，就存在着信息。无论是在自然界、人类社会，还是在人类思维领域，绝对的“真空”是不存在的，绝对不运动的事物也是没有的。因此，信息是普遍存在着的。
3. 等级性
管理是分等级的，一般来说，管理分为高、中、低三个层次 (也叫做决策层、管理层、作业层)。不同级别的工作人员所使用的信息也会有范围和精度上的差别，所以从这个角度上说，信息也具有等级性，等级性是我们在建立管理信息系统时应该格外注意的属性。
4. 表征性
信息不是客观事物本身，而只是事物运动状态和存在方式的表征。一切事物都会产生信息，信息就是表征所有事物属性、状态、内在联系与相互作用的一种普遍形式。宇宙时空中的事物是无限的，表征事物的信息现象也是无限的。
5. 时效性
客观事物本身都在不停地运动变化，信息也在不断发展更新。特别是从语用信息的观点来看，事物运动状态及方式的效用是会随时间的推移而改变的。因此，在获取与利用信息时必须树立时效观念，不能一劳永逸。
6. 不完全性
客观上信息是无限的，但相对于认知主体来说，人们实际获得的信息 (实得信息) 总是有限的。并且，由于不同主体有着不同的感受能力、不同的理解能力和不同的目的性，因此，从同一事物中获取的信息 (语法信息、语义信息和语用信息) 肯定各不相同，即实得信息量是因人而异的。
7. 依存性
信息本身是看不见、摸不着的，它必须依附于一定的物质形式 (如声波、电磁波、纸张、化学材料、磁性材料等) 之上，不可能脱离物质单独存在。我们把这些以承载信息为主要任务的物质形式称为信息的载体。信息没有语言、文字、图像、符号等记录手段便不能表述，没有物质载体便不能存储和传播，但其内容并不因记录手段或物质载体的改变而发生变化。
8. 可传递性
信息可以通过多种渠道、采用多种方式进行传递，我们把信息从时间或空间上的某一点向其他点移动的过程称为信息传递。信息传递要借助于一定的物质载体，实现信息传递功能的载体称为信息媒介。一个完整的信息传递过程必须具备信源 (信息的发出方)、信宿 (信息的接收方)、信道 (媒介) 和信息四个基本要素。
9. 可干扰性
信息是通过信道进行传递的。信道既是通信系统不可缺少的组成部分，同时又对信息传递有干扰和阻碍作用。我们把任何不属于信源原意而加之于其信号上的附加物都称为信息干扰。例如，噪声就是一种典型的干扰。产生噪声的因素很多，有传输设备发热引起的热噪声、不同频率的信号相干扰产生的调制间噪声、不同信道相干扰产生的串扰噪声、外部电磁波冲击产生的脉冲噪声等。
10. 可加工性
信息可以被分析或综合，扩充或浓缩，也就是说人们可以对信息进行加工处理。所谓信息加工，是把信息从一种形式变换成另一种形式，同时在这个过程中保持一定的信息量。如果在信息加工过程中没有任何信息量的增加或损失，并且信息内容保持不变，那么就意味着这个信息加工过程是可逆的，反之则是不可逆的。实际上信息加工都是不可逆的过程。
11. 可共享性
信息区别于物质和能源的一个重要特征是它可以被共同占有、共同享用，也就是说信息在传递过程中不但可以被信源和信宿共同拥有，而且还可以被众多的信宿同时接收利用。物质交换遵循易物交换原则，失去一物才能得到一物; 信息交换的双方不仅不会失去原有信息，而且还会增加新的信息; 信息还可以广泛地传播扩散，供全体接收者共享。
信息看不见也摸不着，它似乎与一切实有的存在都不同。例如，不同于拿在手上的工具，不同于吃入嘴中的食物。但是人们越来越意识到信息的重要性，它的价值甚至远远超过了许多看得见、摸得着的东西。如果把人类发展的历史看作一条轨迹，按照一定的目的向前延伸，那么就会发现它是沿着信息不断膨胀的方向前进的。信息量小、传播效率低的社会，发展速度缓慢，信息增长的停滞，就是社会的停滞，甚至可以千年、万年不变; 而信息量大、传播效率高的社会，发展速度就快，它可以一日千里，一年的发展超过以往的百年。信息的爆炸，使人类社会加速度地向前迈进，达到了难以估测的程度。人类正在迈入信息化社会的大门。
三、信息与数据和知识的关系
1. 信息与数据的关系
信息是以数据为基础，在数据的基础上，根据用户的需要经过加工之后才可能成为信息，信息和数据有时是可以相互转换的。它们最大的区别就在于: 信息会对用户的行为产生一定的影响，而数据不会。
2. 信息与知识的关系
知识是以信息为基础，所谓知识，就是反映各种事物的信息进入人们大脑，对神经细胞产生作用后留下的痕迹。知识是由信息形成的。
四、信息的分类
信息广泛存在于自然界、生物界和人类社会。信息具有多种多样、多方面、多层次的特性，信息的类型也可根据不同的角度产生不同的标准来划分。了解信息的分类不仅有助于我们加深对信息内涵及其特征的认识，也有助于丰富信息检索的知识。
比如，从产生信息的客体的性质来分，可分为:
1. 自然信息
自然信息包括瞬时发生的声、光、热、电、形形色色的天气变化、缓慢的地壳运动、天体演化等。
2. 生物信息
生物信息是指生物为繁衍生存而表现出来的各种形态和行为，如遗传信息、生物体内信息交流、动物种群内的信息交流等。
3. 机器信息
机器信息是指自动控制系统所产生的信息。
4. 社会信息
社会信息就是指人与人之间交流的信息，既包括通过手势、身体、眼神所传达的非语义信息，也包括用语言、文字、图表等语义信息所传达的一切对人类社会运动变化状态的描述。
又如按照人类活动领域，社会信息又可分为科技信息、经济信息、政治信息、军事信息、文化信息等; 按照地位，信息可分为客观信息和主观信息; 按作用，信息可分为有用信息、无用信息和干扰信息; 按应用部门，信息可分为工业信息、农业信息、军事信息、政治信息、科技信息、文化信息、经济信息、市场信息和管理信息等; 按携带信息的信号的性质，信息还可以分为连续信息、离散信息和半连续信息等; 按事物的运动方式，还可以把信息分为概率信息、偶发信息、确定信息和模糊信息; 按空间状态，信息可分为宏观信息、中观信息和微观信息; 按信源类型，信息可分为内源性信息和外源性信息; 按照主体的认识层次，信息可分为语法信息、语义信息和语用信息。
在众多的分类标准中，最难理解的就是我国著名的信息管理学者钟义信教授提出的按照主体认识层次划分的分类标准。按照认识主体的认识层次划分，可分为语法信息、语义信息、语用信息。语法信息是指只考虑事物运动的状态与状态改变的方式本身，而不考虑信息的内容及效果的信息，是最抽象、最基本的层次; 语义信息是指事物运动的状态和方式的逻辑含义，是信息认识过程的第二个层次; 语用信息是指事物运动状态及状态改变方式的效用、价值与目的，是信息认识过程的最高层次。
五、信息管理的概念
整个人类的进化史，同时也是一部人类信息活动的演进史。在人类的整个历史发展中，经历了几次巨大的信息变革。每一次信息变革都对人类社会的发展产生巨大的推动力，带来飞跃式的进步。这些信息革命依次为: 语言的诞生、文字的诞生、印刷术的诞生、利用电磁波和计算机技术。它们将人类历史划分成几种不同的信息时代。人类社会在向前演进，不同的时代将面临不同的问题，而与之相关的信息，就成为人们特别予以关注的题目。
随着人类社会信息化的进程不断在前进，人们能够收集到的信息也越来越多，于是信息管理学渐渐地进入了人们的视野。信息管理学是一门研究人类信息管理活动的规律及应用的学科，它以数学、管理科学、信息科学与技术为基础，是一门涉及多学科、多领域的综合性交叉学科。它研究的是人类社会信息管理基本规律、基本原理和通用方法。
信息管理是指在整个管理过程中，人们收集、加工和输入、输出的信息的总称。信息管理的过程包括信息收集、信息传输、信息加工和信息储存。
信息收集就是对原始信息的获取。信息传输是信息在时间和空间上的转移，因为信息只有及时准确地送到需要者的手中才能发挥作用。信息加工包括信息形式的变换和信息内容的处理。信息的形式变换是指在信息传输过程中，通过变换载体，使信息准确地传输给接收者。信息的内容处理是指对原始信息进行加工整理，深入揭示信息的内容。经过信息内容的处理，输入的信息才能变成所需要的信息，才能被适时有效地利用。信息送到使用者手中，有的并非使用完后就无用了，还需留做事后的参考和保留，这就是信息储存。通过信息的储存可以从中揭示出规律性的东西，也可以重复使用。
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