随着科技的发达、互联网时代的到来，现在很多公司都在使用电子客户档案，我们也应该与时俱进，这都没有问题。但我除了在公司的系统上录入相关的信息外，我还会坚持在纸质档案上、我的个人电脑上也同步录入相关的信息。为什么？因为我觉得公司有系统，那很好，是锦上添花，但万一哪天系统需要维护的时候，或者在没有网络的情况下，我恰恰需要拜访客户，需要查阅档案怎么办？所以，我觉得自己的手上也必须备份一个。
我的客户档案本总共可以分为四类：
（一）记录客户基本资料的档案
这类档案我记录了6本，主要记录的是客户保单相关的内容。
记得刚进保险公司时没有经验，根本不懂什么是续期、什么叫继续率。所以那时候整理客户档案比较简单，就是今天做的保单，就按照日期填写在对应的纸张上，比如说：1月份的保单就填写在第一页纸上，2月的保单就填写在第二页纸上。这样做开始很轻松，而且，头两年也感觉不到有什么不妥，因为客户数量不多嘛。等到第三年以后就发现有问题了，比如，随着客户渐渐多起来，我第三年要去查阅哪些客户是1月份生效的保单，就得翻阅好多本档案，感觉很麻烦。
所以我就要想办法整合这些档案的资料，于是，我就让助理帮我把所有的客户档案做一个分类整理：第一部分全是1月成交的客户；第二部分全是2月成交的客户……这样，不管是2000年的1月，还是2008年的1月，只要是1月做进来的客户，他的信息全在第一部分。这样做有两方面的好处：对客户来说，能够做到及时提醒，保护客户的保单利益不受损；对代理人来说，便于提醒客户续缴保费，确保我们的业务品质不受影响。比如，可以让助理提前一个月提醒下个月要缴费的客户，提醒他们做好交费银行卡的转账等，所有的信息都在同一个部分，查阅起来的效率就会高很多，而且不会遗漏。
（二）记录客户生日的档案
关于客户生日，按照客户缴费能力的不同，分为两个层面：一是特别客户生日；二是一般客户生日。
特别客户：在我总的2128位客户里面，年缴保费1万以上的客户有1119位，我把他们全部都列为特别客户，这样的客户档案我整理了2本。这里要说明一下，因为我做的大部分都是健康险，之前年缴保费1万的客户，绝大部分都做了家庭保单，年缴保费已经达到了5万、10万了。
一般客户：年缴保费在1万以下的客户，都暂时列为一般客户。当然，这是一个动态调整的过程，我会不断地更新相关的信息，一旦这个档案本中的客户年缴保费达到1万以上，我就会立即把他转移到“特别客户”中去，这样的档案我也记录了2本。
对于一般客户，在客户生日到来时，我会发送一条祝福短信，并让助理寄去一张手写的生日祝福卡片，让客户感受到他始终在我的心中。
对于特别客户，尤其是很高端的客户的生日维护，并不一定要花多少钱，而更多地体现在我们是不是用心上面。比如，我会在客户生日的时候给客户做一个电子相册，把客户平时工作、和家人在一起的照片，点点滴滴放进去，客户会很感动，这个不花钱，但需要用心。
当然，特别客户的生日，祝福短信也是一定要发送的。大家千万别小看生日的祝福信息，小小一条短信，如果运用得当，有时候能收到经营客户的奇效。
比如，有一次通过梳理客户档案，我发现有一位高端客户的太太马上要过生日了。我们常规的做法是到客户太太生日那一天给她发个祝福短信，但我肯定不会这么做，我在给客户太太发祝福短信之前，一定会先给客户发一条提醒他太太过生日的短信。为什么？因为高端客户一般都比较忙，有时候真的可能会忽略太太的生日。所以，我们需要做的是提醒一下他，所以在客户太太生日当天的早上，我先给客户发了这么一条短信：
我和央视法律讲堂主讲人徐阳老师
“李总，您好，非常感谢您一直对夏老师工作的信任和支持，温馨提醒您，今天是您太太的生日，希望您在百忙之中一定要发一条短信，祝贺一下您的太太，您也是她生命中的贵人。夏老师祝福你们幸福快乐。”
这条短信刚过去，客户就回复了一条信息：
“夏老师，太感谢你了，你太用心了，这么多客户还记得我。我已经把这件事情给忘了，感谢你的提醒，我马上就给太太打电话。”
接到他的这个信息以后，我给客户回复一个笑脸的表情，再给客户的太太发一条祝福的短信。这样客户太太的感觉就会非常好：在我生日的时候，先生会记得我，代理人也来祝福我；客户的感受也会非常好，本来已经忘记了，代理人的一个信息提醒了他，对吧？
你看，即使是发送一条短信，专业的做法都能给我们代理人加分不少。当然，对于特别客户的经营服务，我相信每个人都有自己的心得体会，这里我就不赘述了。
（三）提醒春节贺卡寄送的档案
一般情况下，对年缴保费3万以上的家庭，我会坚持每年都寄送一份特别的春节贺卡。这样的家庭，我的客户中有869个，整理记录在2本客户档案中。当然，这个数据也是在不断地增加的，只要有客户达到家庭年缴保费3万以上，就会立刻补充进这个档案本中来。
可能很多伙伴会觉得，这都什么年代了？生日啊、春节啊干嘛一定要寄送纸质的贺卡呢？发条祝福的短信、微信不是一样吗？要学会借助高科技的手段嘛。
我是这样想的，重要的节假日等关键时间点我也会发短信、发微信。但我不知道大家在节假日接到祝福短信时的感觉是怎么样的，反正我是没有感觉的，因为这样的祝福短信太多了。
所以我觉得传统的东西不一定就不好，尤其在网络化的今天，比如在生日的时候、过年的时候，您要是接到一封手写的信、一张手写的贺卡，感觉会怎么样？你一定会特别开心，一定会觉得寄卡片的人特别用心，特别把你放在心上，对吧？
我的属员在一起
（四）记录拜访客户具体情况的档案
这个最多，足足记录了16本。前面三类档案的功能，更多的侧重在已成交的客户的服务和维护；这第四类客户档案，其主要功能侧重于销售展业。所以，这类档案里的客户，我是按照拜访的状况进行分类的，共分为三类：
A类客户：现在就会购买保险的客户；
B类客户：需要后续跟踪加温才会购买保险的客户；
C类客户：短期内购买保险可能性不大，需要持续跟进才可能购买保险，甚至不愿意购买保险的客户。比如那些保险意识不强、思想比较固执、经济条件较差的客户。
不同类别的客户，我会用不同的颜色把他标记下来。
这个纸质的档案整理完毕后，我还让助理进行编辑汇总，同步到我的电脑和手机上；另外，这个客户类别也是在动态调整的过程中，比如，经过沟通，原来是B类的客户可能下次见面就要购买保险了，我就会把他移到A类客户名单中来。这样方便自己随时了解不同类别客户的情况，让自己的工作更有计划、更高效。
现在，对于我营业区的业务伙伴，我要求他们都要认真填写这个客户档案，而且我要求主管每天都要检查这个材料。你会发现，很多时候这个客户档案整理记录的详细程度，和你属员的阶段性业绩表现是高度相关的。如果那个阶段记录得密密麻麻，可以肯定地说他的业绩不错；如果打开来一看光光的、干干净净的，不用说，绩效表现一定不理想。
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