建立高效的沟通体系

现代社会是信息化的社会，巨大的信息量迫使企业必须具有快速有效的信息处理和反馈的渠道，这渠道对外则是收集信息，对内则是处理信息。而要做到快速有效的信息处理，企业必须具有一条有效的上下沟通渠道。

——清华大学博士生导师、教授 马 力

每一个优秀的企业必然有一套非常高效率的信息传递体系，它保证了企业能够对快速变化的环境作出迅速的反应。

在河南濮阳有一家生产石油装备的机械厂，工厂有200多人，在2010年10月，老板连续的发了几次火，因为他好不容易接下的订单都延期两次了还是生产不出来。他责问生产部长，生产部长很委屈的说他已经安排加班了，而且按照往常的进度应该能够按时完成的，这次工人们抱怨说是零件不齐。他又把采购部的主任叫到办公室训了一顿，采购部主任更委屈的说，他每次知道零件缺货了就立马向生产副总打报告，而且也安排人进货了，可是还是经常缺货。于是老总亲自去库房找原因。

原来，公司的流程是这样的：首先老总安排生产任务给生产副总，生产副总安排任务给生产部主任，生产部主任安排给车间组长，组长拿到任务之后根据图纸安排人去库房领第一道工序所需要的零件，拿到零件后第一道工序开始，在第一道工序快要结束的时候去领第二道工序的零件，如果零件缺货，则由库房管理员上报给采购部，采购部下单需要生产副总签字并报给老总签字，然后返回采购部采购，再下发给车间，如此直到产品生产结束。这次出现问题的原因是最近一批订单的数量过大，需要采购的零件增多。而一次领料只能领本工序的料，对下一批的料是否缺货并不了解，等到发现缺货的时候，需要三级领导签字，而时常三个领导不在同一时间上班，于是大大的减缓了采购速度。

老总在了解了这次事件的原因之后，决定在公司引入库存管理系统，建立了公司内部局域网，并且把每种产品所需要的零部件进行了分类。在老总把生产任务下达给副总的时候，会同时给库房一份生产计划，库房通过查询发现任务中所缺的零部件，列成清单发给生产副总，生产副总决定采购顺序并报给老总批示，批示的结果直接传给采购部和生产副总处。

通过这次库存系统改革，后因零部件短缺而影响生产的事情再也没发生过。

上面这个案例是库存系统发挥优良作用的典型案例，也是快速有效的沟通体系优化团队执行力的成功案例。有效的沟通体系，能降低企业的运营成本，提高生产效率，减少内部成员之间误会的发生，为企业的良性运转提供软件保障。

企业的沟通体系出了问题的时候，也会导致部门与部门之间消息不畅和部门与上级部门之间沟通不畅，进而导致信息不能够及时正确的传输，使企业坐失良机。要建立有效的沟通体系需要做到以下几点:

(1)以内部扁平化的原则建立沟通体系。尽可能的减少信息发送者到信息接收者之间的环节。例如在有的企业中，员工发现了一个安全隐患，他需要把问题报给组长，组长报给安全员，安全员检查后报给车间主任，车间主任报给生产部长，生产部长报给管安全的副总，副总再报给老总，老总做出批示并且把批示下发给副总，副总再发给车间主任以此类推最终到达安全员的手中。如果以扁平化为原则，则是:员工报给安全员，安全员报给副总，副总决定上报还是自己决策，然后直接下发给安全员。安全员消除隐患后报给车间主任，车间主任再上下通报。另外建立特殊的通道以保证特别紧急的消息可以快速的到达老总的手中。而且横向的沟通渠道以保证部门之间的协同合作也是必须的。

(2)在企业中营造一个有利于沟通的氛围。在企业文化中加入打造良好沟通心态的部分，教会员工主动的沟通和以客观公正的心态进行沟通。客观公正的心态能够保证信息以其原意进行传输，不被接受者个人的想法影响。对于一些需要大量沟通的岗位进行沟通冲突处理的培训，使他们能够掌握处理沟通冲突的技巧，避免一些因为沟通本身带来的不利影响。

(3)在企业中建立共同的沟通语言。对常用的易产生分歧的词语建立通用术语表，把这些术语进行规范，并且把这些词语的含义宣传到相关的每一个员工。当企业业务和管理中出现新的内容的时候，要把一些非常用的易误解的词语进行集中整理，为这些新的工作的顺利展开奠定沟通基础。

管理箴言》》》

“管理者的最基本功能是发展与维系一个畅通的沟通管道。”这是巴纳德的名言，为世界上优秀的管理者所推崇。管理的核心是对信息作出正确的处理，那么一个通畅的沟通管道就是管理的基础。