某会议服务方案练习

第三节　某会议服务方案练习

根据以下背景材料并在进一步调研的基础上就“××市公共关系协会成立大会”进行相关模拟练习，撰写各服务项目的执行方案，教师可以设定所熟悉的会议地区和城市，该练习帮助学生了解并熟悉会议服务的流程和执行细节。

（一）情景设置

（1）项目背景

××市公共关系协会由在××市的50余位企业家和部分省级机关公务员在省市两级有关领导的大力支持下联合发起，并经××市社会科学界联合会批准，××市民政局核准成立的一级法人社团组织。协会宗旨：搭建政企、社团间及社会各界交流平台，以服务政府、企事业单位，服务地方经济。

协会将于2008年4月18日正式成立，并举办较为隆重的成立大会，通过论坛和慈善文艺晚会的形式，高调亮相，彰显协会的社会影响力。

（2）大会概况

时间：2008年4月18日

地点：某会议厅

规模：共计约300人

（3）主要内容

××市公共关系协会成立大会、小型论坛、晚宴以及慈善晚会

（4）参会人员

①出席贵宾：

·省市有关领导，主管单位领导（其中社科联7名），××市民政局2名，××重点大学领导

·协会顾问18名

②出席嘉宾：

·协会会长1名、常务副会长6名、副会长2名

③嘉宾：

·协会理事（15）

·协会发起人（50）

·社科联所属79个协会的会长和秘书长（100）

·本省各大商会会长及秘书长（全省各地）

·××大学企业家同学会总会及各分会领导（25）

·××大学企业家经理人同学会××城市分会同学干部（20）

·各省市在××城市办事处及商会会长、秘书长

·××省清华学子总裁经济合作发展促进会的部分领导（10）

·北京大学（××省）总裁同学会（5）

·大型国企董事长、总裁（20）

·北京及省内各市的公共关系协会会长、秘书长（15）

·某军区××城疗养院（5）

（5）媒体邀请

·电视媒体：××卫视、××经视、××电视台综合频道

·平面媒体：《××日报》、《××晚报》、《××快报》、《××新闻》

·广播媒体：××城交通台、××城经济之声、××电台新闻台、××电台新闻综合台

·网络媒体：若干

（6）日程安排

①会议代表报到

时间：2008年4月17日全天、18日上午

地点：某酒店

②××市公共关系协会成立大会

时间：2008年4月18日13：30～15：00

地点：某会议厅

参加人员：300人左右。

会议议程：另附

③论坛

时间：2008年4月18日15：00～17：00

地点：某会议厅

参加人员：300人左右。

会议议程：由协会确定

④欢迎晚宴

时间：2008年4月18日晚17：30～19：00

地点：某会议中心三楼宴会厅

参加人员：约300人

⑤慈善晚会

时间：2009年4月18日晚19：30～22：00

地点：某会议中心会议大厅

参加人员：约3 000人

（二）情景练习题

（1）根据上述的背景资料，模拟完成该项目会务服务执行方案的提纲。

（2）模拟完成该项目的交通组织方案，其中需涉及机场的人员接送、车辆配置等要素。

（3）模拟完成该项目的报到接待方案，其中需涉及报到的流程。

（4）模拟完成该项目的会务服务方案，其中需涉及会场服务的具体项目。

（5）模拟完成该项目的宣传推广方案。

（6）模拟完成该项目的环境布置方案。

（7）模拟完成该项目会务组的分工和职责。