会议现场协调服务

任务概述

通过现代化的电子签到设备，会议入场协调服务变得容易了许多，会议现场的协调服务则成为重中之重。学习会议现场协调服务有助于会议现场服务的顺利开展。在本任务中，我们将知道会议现场协调服务的程序是怎样的，会议现场协调的重点内容有哪些。

任务目标

●能够理解会议现场协调程序

●能够熟悉会议现场协调重点内容

学习内容

一、会议现场协调程序

1.任务分解，设置预案

会议组织方需要把会议环节、物料准备环节、任务分工环节等进行全面分解，并尽可能细化每一个环节，做到没有大环节、只有小步骤的程度。如主持人穿的服装、进场时间、上场时间、走场方位、需要配合的注意事项等等，这些都要分解开来。再如大的会场布置、舞台搭建、设备调试等等也要进行详细落实。这样去做，等同于把会议筹备的事情脑中、笔下全部演练一番。同时，设想好其他紧急预案，有备无患。

2.落实责任到人，共同推演全程

一个人不可能完成所有细节性工作，需要组织方指定人员分别处理，组织方总调度协调人员只需对2～3个人调度就可以。这2～3人再去监督和协调每一版块的工作。责任到人，关键是任务落实的沟通理解程度，注意解决每一个人的疑问，共同去推演会议全程。

3.现场彩排，确保无偏差

这个是必经的环节，组织方必须对设备所用的各种道具、物料进行现场查看、调试，确定要求，确保无偏差。熟悉舞台，熟悉会场，做到每个人都心中有数。如果确实不能现场彩排，那也应与会场负责人进行全面沟通、确定，后进行内部排练。

4.临场应变，按预案行事

会议进行时会出现很多意外情况，比如临时有演员来不了、麦克不出声、突然断电等等。作为总的调度协调人员应该临危不乱。如果事前有预案一般不会出现重大失误，应当掌握好主要会议顺序，而后对各种突发情况进行处理，处理的原则是不能拖延，必须立刻去解决，并指定好负责人。不能拖了一件事再去处理另一件，这样极易出现问题。

5.严谨思想，推进到底

全程都紧抓不放，直到最后一刻，同时将这个思想传达给每一个组织会议人员，不然在我们放松警惕的时刻，意想不到的问题就会发生。

二、会议现场入场协调重点服务内容

1.检查协调进出车辆、周边交通要道、场入进出口情况，及时协调疏导车辆入场;组织协调治安管理人员，对进入场及周边区域车辆、人员、设备等进行监控。

2.随时检查机场、车站、会场接待情况，餐饮、住宿等布置情况，以及酒店会议室相关欢迎幅、欢迎牌、指示牌是否出现问题。

3.检查确定出席人员就坐排列方式，安排专人管理嘉宾签字、贺词、签约书，做好发言过程中的应急稿与应急演讲设备，如话筒、摄影设备、照明设备，提前安排好录音、拍照、摄影、同传人员。

4.做好茶歇安排。通常茶歇的准备包括点心要求、饮品要求、摆饰要求、服务及茶歇开放时间要求等，一般不同时段可以更换不同的饮品、点心组合。

5.与酒店餐饮部门协调确定备餐人数、标准、饭菜内容。根据参会人员的喜好，预定各种形式的餐会包括西餐、中餐、自助餐、宴会。餐饮安排通常有自助餐或者围桌餐两种形式。自助餐一般可以发餐券控制，很多酒店对于自助餐的开设有就餐人数的要求，可以事先制订餐标及餐谱，严格区分正式代表与随行人员、家属，特殊要求者，可以和餐厅协商。围桌式餐饮安排比较复杂，特别是召开大型会议时，围桌式餐饮安排需要考虑的问题有:开餐时间、每桌人数、入餐凭证、同桌者安排、特殊饮食习惯者、酒水种类及付款等。

6.要对会议过程进行控制，需要制定意外事件处理预案以应对会议过程中的突发事件、紧急事件。会议中最可能出现的情况，可能是参会人员或重要嘉宾缺席，预定场地无法按时提供，突发安全事故等。针对参会人员或重要嘉宾缺席情况，要提前做好准备，会前提前与重要嘉宾保持联系，若提前得知与会人员无法出席，需及时快速安排其他人员出席;若会场突发状况与会人员不能出席或发言，则及时调整会议议程，例如增加提问时间，以应对嘉宾缺席。针对大型场地无法供给情况，则需要提前准备好后备方案。

案例分析

释永信缺席泰国少林功夫展演 主办方临时修改屏幕背景

由中泰友好组织举办的“华夏名门少林功夫”展演定于2015年8月2日下午17时在曼谷皇家海军会议中心开幕。中国嵩山少林寺方丈释永信作为重要嘉宾缺席本次会议，导致开幕式前主办方紧急修改即将播放的背景屏幕内容，删除显示有释永信照片的页面和视频。

按照计划，少林寺方丈释永信定于当日出席在泰国曼谷举行的“华夏名门少林功夫”展演开幕式。按照活动计划，释永信泰国之行将持续一周，主要在泰国曼谷、清迈进行交流。此前，少林寺网络部负责人曾向媒体证实，释永信赴泰国的日程安排没有变化，将如期赴泰国。然而，8月1日组织方在少林寺代表团下榻的湄南酒店确认少林寺方丈释永信未能随团如期抵达曼谷，而是由少林寺首座释永福大师率团抵泰。

8月2号，记者提前三个小时赶到开幕式现场看到，工作人员正修改即将播放的屏幕背景内容，删除一些显示有释永信照片的页面和视频。泰国华人青年商会总干事黄成先生表示，“此次活动已经筹备数月，8月1日获悉释永信法师无法来泰参会，现在要临时修改背景视频，将所有显示释永信影像的内容删除”。

请思考:会议现场工作人员是如何进行现场协调的?

拓展提高

会议组织的一般程序

会议的组织程序有多种多样，根据会议的规模、形式、所要达到目的采用不同的组织程序。

一、会前的准备工作

（一）制定会议方案

制定会议方案就是根据会议要解决的问题和会议目标，对计划召开的会议所做出的总体性规划。

（二）会议经费预算

会议经费预算是会议主办者就计划召开的会议活动的支出（和收入）情况所做出的计划。

（三）会议报批

会议报批是会议组织者对计划召开的会议办理请示和批准手续的过程。

（四）组建会议机构

在实际工作当中，有两种形式的会议工作机构，即会议常设工作机构和会议临时工作机构。

（五）制定会议筹备方案

会议筹备方案是会议组织者合理安排会议各项筹备和组织的依据。会议筹备方案制定出来以后，经会议领导人员或领导机构批准，在会议工作机构和负责人的组织、协调之下，参与会议筹备和组织的各个方面的工作人员都应按会议筹备方案的安排和规定，共同遵照执行。

（六）确定会议议题

会议议题是提交会议讨论和拟决定的问题，属会议活动的基本要素之一。

（七）拟定与会人员建议名单

拟定与会人员建议名单就是会议秘书人员根据会议议题的需要所提出的、供会议主持人确定出席会议人员时所参考的名单。

（八）发出会议通知

发出会议通知就是由会议组织者将即将召开的会议的基本情况、需与会人员提前了解的事宜告知有关方面或个人的行为过程。

（九）会议报名

会议报名是拟参加会议者在接到会议通知以后，通过特定的方式向会议组织者表示同意参加会议的行为过程。

（十）进行会议编组

在实际会议中，为方便会议活动与会人员交流，一般将与会人员进行编组。编组方法有按地域编组，按行业编组与综合编组。（为了便于与会人员之间的交流，便于取长补短，有意打破地域和行业的界限，将不同地域、不同行业和不同社会身份的人员编入同一组。总之，不管是哪一种编组方法，作为会议编组所应遵循的原则主要有两个:第一，便于会议的活动，便于交流;第二，便于与会人员相互之间的“互补”。）

（十一）撰制会议材料

会议材料是指整个会议过程中所需要的有关文字材料，这里所说的会议材料的撰制，主要是指会前所做的材料起草工作。

（十二）安排会议日程

会议日程是会议的各项活动在会期以内的每一天中的具体安排。在会议日程当中，会议组织者将会议的各项活动按上午、下午和晚上逐日列出，使会议期间的所有活动都有准确的时间相对应。有文字形式和表格形式两种，并以表格的形式最为多见。

（十三）会议的宣传工作

在会议计划中应明确安排好有关的宣传报道工作。使会议达到举行一次、影响四方的效果。这也是现代会议的一个特别功能。

（十四）购买会议用品

所谓会议用品，一般是指在会议进行过程中供与会人员和会议工作人员使用的办公用品。如文具、纸张、簿册、记录材料（录音带、录像带、胶卷等）、布置会场用品、纪念用品和接待会议来宾的用品等。

（十五）预定会议场所

（十六）会场布置

会场布置就是根据会议的形式和内容，在会场现有条件的基础上，对会场做出必要和适当调整的工作。

为了会议主题要进行主题性布置。会场的主题性布置的内容包括会标、会徽、台幕、会场标语及主席台和会场布局等。

在实际的会议活动中，凡大型会议和一些具有特别内容及要求的会议，在对会场进行了一些主题性的布置之后，还要对会场内的扩音、录音、照明、投影、幻灯等设备和器材进行安装、调试和布置。

为装饰会场，渲染特定的气氛所进行的布置，通常是指用旗帜、花卉、灯饰、工艺品陈设等，对会场所施加的装饰。

（十七）会场布局

在设计会场的布局时，在从场地的实际情况出发的前提之下，应尽量做到与会议的主题相一致。在安排会议时，会场布局因会议的形式、内容、会议场所的实际条件不同而有各种各样的可供采用的方案。

（十八）会场座区

为便于会议进行及与会人员识别，在会场内为不同的与会人员划定的不同的就坐区。常见的有以下三种:（1）以参加会议的人员所在的区域、组织、部门及所组成的代表团（组），来划定坐区;（2）按照与会人员在会议中的不同身份来划分坐区，如将不同的坐席分作“正式代表席”、“列席代表席”、“特别代表席”等;（3）将会场分作前区、中区、后区或1区、2区、3区等，甚至还可以根据入场券的颜色来划定坐区，如将会场分作“红票区”、“绿票区”、“黄票区”等。

（十九）主席台座次

主席台座次排列规律是以台上就坐的最高领导人居中，然后，依先左后右的次序向两边顺延。如果主席台上有多排坐位，后排坐位也是如此排列。

（二十）制作会标

会标是显示会议名称的标志，在会场中布置于与会议主席台处于同一方位的适当位置，属于会议场所的主题性布置项目之一。

（二十一）制作坐签

会议坐签一般是为主席台就坐人员、为一些有较高级别的领导人员参加的会议及各种宴会、招待会标明坐次、引导与会人员就坐时使用。

二、会间的组织和调度工作

（一）会议报到

会议报到是会议组织工作和与会人员参加会议活动的一个必要程序。人员在办理报到时，应出示会议所规定的身份证明、报到凭证一类的材料（书面通知等），并按照会议组织者的要求进行相应的登记。会议组织者在证实了报到者的身份之后，即可向其发放会议文件、会议证件和会议所需的票券、用品等。

（二）会议服务

1.会议生活服务

主要包括:住宿服务;膳食服务;交通服务;个人卫生及环境卫生服务;医疗保健服务;邮政通信服务;文化娱乐服务;购物服务等。

2.会议特别服务

会议的特别服务通常有以下各项:向具有特别需要的与会人员提供特别的接送服务;对在饮食方面有特别要求的与会人员提供特别用餐服务;对具有特别需要的与会人员提供特别购物服务;对特别与会人员的随员和家属提供观光游览服务;对特别与会人员寻亲访友提供查询和接待服务;为与会人员在会间临时商定的洽谈活动提供场地和相关服务;为与会人员提供会议材料邮寄服务;对个别与会人员的会后暂住提供代办服务等。

3.会议现场服务

会议现场服务是与会人员到达会议场所后，到会议正式开始之前，会议组织者所应向与会人员提供的各项服务。

（三）会议安全保卫

（四）会议入场凭证

（五）会议签到

会议签到是与会的特定人员以特定的方式向会议组织者显示自己已进人会场正式参加会议的行为过程。

（六）会议记录

任何会议活动都需要进行记录，都应该把会议的过程和成果利用适当的形式记录下来。

（七）会议简报

编制会议简报不是所有的会议活动都要进行的一项工作，而只有在一些比较重要的、会期较长、会议人员分组较多的情况下才被使用。

三、会后的整理服务工作

（一）编写会议纪要

（二）整理有关会议文件

（三）会议善后工作

（四）会后新闻报道工作

（五）会务总结思考练习

一、判断题

1.会议组织方需要把会议环节，物料准备，任务分工等进行全面分解，并尽可能细化每一个环节，做到没有大环节，只有小步骤的程度。（ ）

2.组织协调参展商入场布展，注意协调各展商与场馆之间的配合，协调缓解各展商之间可能发生的摩擦。（ ）

3.现场协调小组的组建最好在开展前一个月的协调会之前，方便协调会时将应急处理小组主要负责人介绍给各个部门，以便应急处理小组在现场工作中得到各个部门的必要支持。（ ）

4.现场彩排是会议现场组织的必经的环节，组织方必须对设备所用的各种道具、物料进行现场查看、调试，确定要求，确保无偏差。（ ）

5.根据参会人员的喜好，预定各种形式的餐会包括西餐、中餐、自助餐、宴会。餐饮安排通常有两种形式自助餐或者围桌餐。（ ）

二、案例分析

数年前，首届香港潮流商品(广州)展览会在广州锦汉展览中心举行。数万广州市民闻讯

前来疯抢低价港货，展会成了集贸市场，现场窘况不断。展会伊始，凡出示一张名片即可免费获得一张“专业买家证”，短短半个小时就“无门槛”地发放了300多张买家证。加之第一批持票入场的数千名参观者，因此刚一开展，馆内人流量就意外封顶，不得不暂停买家登记，并停止办理新证。

中午12时30分，2000多人排队候场，人龙变得焦躁不安、抱怨声不绝于耳。突然，一阵骚动，人龙变作人浪，2000人你推我我挤你地随着人流向展馆入口方向快速涌动，犹如决堤的洪流以排山倒海之势，顿时人浪冲断了隔离带，夹杂着此起彼伏的尖叫声、呼喊声破门而入。

现场维持秩序的保安人员眼睁睁望着，无力阻拦也顾不上阻拦，扭头往边门处逃。身在现场的香港主办方工作人员惊呆了，缓过神后大呼“始料未及”。据了解，昨日展会开幕不到一小时，即涌入了超过5000人，主办方出于安全因素考虑，一度采取“限时分流”方式进场。香港贸发局传媒及公共事务经理关永祥昨日告诉记者:“人气太旺，让我们既惊又喜!”他表示，特卖展位多分布在展馆门口区域，这是导致人流过于集中的主要原因。为此，主办方决定于今天起启用二楼展厅，把特卖商品分流上去，这样参观人流会相对分散。同时，会增加一倍安保人员，并在展馆门口增设两倍分流铁码，以加强保安方面的力量。

请思考:

1.香港潮流商品（广州）展览会为何会出现现场混乱现场?

2.主办方是如何进行现场协调的?

单元要点归纳