组织生活会会议方案的总体目标

一、计划职能的概念

所谓计划，就是为了实现既定的目标，对未来行动进行规划、安排以及组织实施的一系列管理活动的总称。

计划职能是管理的首要职能，它贯穿于管理的全过程。具体来讲，计划职能是为实现一定目标而科学预计和制订的未来行动方案。换言之，计划就是一个组织要做什么和怎么做的行动指南。对于计划职能含义的理解有以下几点。

第一，计划是管理工作的一项首要职能。

第二，计划是在调查、分析、预测的基础上形成的。

第三，计划是对未来一定时期内的工作安排，是现实与未来目标间的一座桥梁。

第四，计划也是一种管理协调的手段。

第五，我们用“5W2H”来清楚地描述计划工作的任务和内容:

What——为什么。目标与内容。要明确组织的使命、战略、目标以及行动计划的具体任务和要求，明确一个时期的中心任务和工作重点。例如，企业在未来五年要达到什么样的战略目标;企业年度经营计划主要是确定销售收入、销售哪些产品、生产哪些产品、生产多少，合理安排产品投入和产出的数量和进度，使企业的资源和能力得到尽可能充分地发挥和利用。

Why——为什么做。原因。要论证组织的使命、战略、目标和行动计划的可能性和可行性，也就是要提供制订计划的依据。

Who——谁去做。人员。计划不仅要明确规定目标、任务、地点和进度，还应规定由哪个部门、哪个人负责。比如，开发一种新产品，要经过市场调查、产品设计、样品试制、小批量试制和正式投产几个阶段。在计划中要明确规定每个阶段由哪个部门参加、哪个人具体负责、哪些部门协助配合，各阶段的接口处由哪些部门和哪些人员参加鉴定和审核等。

Where——何地做。地点。规定计划实施的地点或场所，了解计划实施的条件和限制，以便合理安排计划实施的空间组织和布局。

When——何时做。时间。规定计划中各项工作的开始和完成的进度，以便进行有效的控制和对资源及能力进行平衡。

How——怎么做。方式、方法、手段。制定实施计划的措施以及相应的政策和规则，对资源进行合理分配和集中使用，对人力、生产能力及各类资源进行平衡，对各派生计划进行综合平衡。

How much——多少成本。资金、费用。制订计划，必须有较科学的资金使用、分配方案。

二、计划职能的基本特征

计划工作的基本特征可以概括为五个主要方面:目的性、首位性、普遍性、效率性和创新性。

(一)目的性

计划工作为实现组织目标服务，任何组织都是通过有意识地合作来完成群体的目标而得以生存的。计划工作旨在有效地实现某种目标。

(二)首位性

由于计划、组织、人员配备、领导和控制等方面的活动，都是为了支持实现组织的目标，管理过程中的其他职能都只有在计划工作确定了目标以后才能进行。因此，计划工作是管理活动的桥梁，是组织、领导、人员配备和控制等管理活动的基础，计划职能在管理职能中居首要地位。

例如，对于是否要建立新厂的计划研究工作，如果得出的结论是新厂建设在经济上不合理，也就没有筹建、组织、领导和控制一个新厂的必要了。图3-1概略地描述了这种相互关系。

图3-1　计划工作领先于其他管理职能

(三)普遍性

虽然各级管理人员的职责和权限各有不同，但是他们在工作中都由计划指导，计划工作在各级管理人员的工作中是普遍存在的。

(四)效率性

计划工作要追求效率。计划的效率是指对组织目标所作贡献扣除制定和执行计划所需要的费用后的总额。如果在计划的实现过程中付出了太高的代价或者是不必要的代价，那么这个计划的效率就是很低的。因此，在制订计划时，要时时考虑计划的效率，不但要考虑经济方面的利益，还要考虑非经济方面的利益和损耗。

(五)创新性

计划工作是针对需要解决的新问题和可能发生的新变化、新机会而做出决定，因而它是一个创新过程。计划工作实际上是对管理活动的一种设计，正如一种新产品的成功在于创新一样，成功的计划也依赖于创新。

三、计划职能的重要意义

一个组织要在复杂多变的环境中生存和发展，就需要科学地制订计划，协调与平衡各方面的关系，不断地适应变化了的形势，寻找新的生存与发展的机会。因而，计划在管理中的地位日益提高。计划作为管理的基本职能，在管理中具有重要的作用。

(一)计划有利于管理者进行协调和控制

计划确定了组织的活动方向，明确了具体的目标和任务，便于管理者协调各部门的工作，指导管理活动按计划有步骤地进行;另外，计划介于决策与组织、控制之间，有其独特的地位。管理者可以通过计划对管理活动进行控制，从而保证决策目标的实现。

(二)计划有利于提高工作效率

计划可以使组织各部门的工作统一协调、井然有序地展开，消除不必要的活动所带来的浪费;计划可以减少各部门工作的重复和闭门造车的现象，使组织的各种资源能够得到充分的利用，产生巨大的组织效应;由于有计划，可以把组织成员的注意力集中于目标，形成一种协同力量。有了计划还必须有行动，必须使组织的各项活动都围绕着组织的目标来进行。在组织未来的行动方案中，要把组织的整体目标分解成各个部门、各个环节的目标，以在组织中形成目标体系。同时还要根据各个部门、各个环节的目标制订各部门、各个环节相应的计划方案。这些计划方案之间要相互配合、协调，以保证组织整体目标实现。

(三)计划能够弥补情况变化所造成的损失

计划是面向未来的，而未来在时间和空间上都具有不确定性和变动性。计划作为预测未来变化并且设法消除变化对组织造成不良影响的一种有效手段，可以帮助管理者对未来有更清醒的认识。

(四)计划有利于实施控制

组织的各项活动都是围绕着计划方案进行的。组织各项活动的结果可能是实现了预期目标，也可能是与预期目标存在一定的偏差。这时，组织就要发挥管理的控制职能来消除这种偏差。要进行控制就要有标准，组织实施控制的标准就是计划工作所确定的计划目标。如果没有计划目标，就无法测定控制活动，也就无所谓控制，所以说计划为组织实施有效控制提供了根据。

四、计划的种类

计划的种类很多，可以按不同方式进行分类。不同的分类方法有助于我们全面地了解计划的各种类型。一般较为普遍的是按照管理层次、时间跨度、计划的约束力、计划的对象、企业职能、计划的表现形式来分类。

(一)按照管理层次来划分

按照制订计划的组织在管理系统中所处的层次来划分，可以分为高层计划、中层计划、低层计划。

高层计划是由高层领导机构制订并下达到整个组织执行和负责检查的计划，一般是总体性的，是整个组织的战略构思和长时期的行动纲领。高层计划一般具有构思宏大、眼光深远、认识超前等特点，同时也较为抽象和稳定。

中层计划是中层管理机构制订、下达或颁布到有关基层执行并负责检查的计划，从属于高层计划，并指导低层计划。

低层计划是基层机构制订、颁布和负责检查的计划，一般是执行性计划，低层计划的制订必须以高层、中层计划的要求为依据，保证高层、中层计划目标的实现。低层计划具有构思细微、认识实在的特点，一般较为具体和易变。

高层、中层、低层计划是相对而言的，后者一般是前者分解的结果，前者则是后者的纲领和综合。较低层级的计划是较高层级计划的落实和保证。

(二)按照时间跨度来划分

按照时间跨度来划分，可分为长期计划、中期计划和短期计划。

长期计划的期限一般在10年以上，是组织在较长时间内的发展目标和方向，属于纲领性和轮廓性的计划。

中期计划的期限一般为5年左右，它来自长期计划，并且按照长期计划的执行情况和预测到的具体条件变化来编制。

短期计划的期限一般在1年左右，以年度计划为主要形式。它是在中期计划的指导下，具体规划组织本年度的工作任务和措施的计划。

三者的关系:长期、中期、短期计划在时间上的要求是相对的，在不同单位可能不同。前者是制订后者的原则和框架，后者是前者的具体化和实施。长期、中期、短期计划有机协调和相互配套，是计划目标得以实现的保证。

(三)按照计划的约束力来划分

按照计划对执行者的约束力来划分，可分为指令性计划和指导性计划。指令性计划是由上级部门下达的具有行政约束力的计划。它具有强制性、权威性、行政性和间接市场性的特点。指导性计划是由上级主管部门下达的起导向作用的计划。它具有参考性、灵活性和调节性的特点。

(四)按照计划的对象来划分

按照计划的对象来划分，可以分为综合计划、局部计划和项目计划。

综合计划是指具有多个目标和多方面内容的计划。

局部计划是指限于指定范围内的计划，它是在综合计划的基础上制订的，是综合计划的一个子计划。与综合计划相比，局部计划涉及的对象比较单一，计划的内容专一性强。

项目计划是为完成某一特定任务而制订的计划，内容专业性较强，目标比较明确。项目计划既可以包括在局部计划之中，又可以单独设立。作为局部计划的一个组成部分，项目计划是局部计划的进一步分解和落实;作为单独设立的项目，其又往往与综合计划相关。

(五)按照企业职能来划分

计划还可以按企业职能进行划分。例如我们可以将某个企业的经营计划按企业职能分为新产品开发计划、供应计划、生产计划、销售计划、财务计划、人力资源计划、设备维修计划、安全计划、后勤保障计划等。由此看来，这些职能计划通常就是企业相应的职能部门编制和执行的计划。按职能分类的计划体系，一般来说是与组织中按职能划分管理部门的组织结构体系相对应的。

(六)按照计划的表现形式来划分

按计划内容的表现形式划分，可将计划分为宗旨、目标、战略、政策、程序、规则、规划和预算等内容。

第一，宗旨(Mission)。各种有组织的活动，都具有或者至少应该有目的或宗旨。这种目的或宗旨是社会对该组织的基本要求，反映的是组织存在的社会价值。

第二，目标(Objective)。目标是在宗旨指导下提出的，它具体规定了组织及其各个部门的经营管理活动在一定时期要达到的具体成果。目标不仅仅是计划工作的终点，而且也是组织工作、人员配备、领导以及控制等活动所预期的结果。

第三，战略(Strategy)。战略是组织面对激烈变化的市场环境，为求得长期生存和不断发展而进行的总体性谋划，是指对确立组织的长期目标，如何采取行动，分配必需的资源，以实现目标。

第四，政策(Policy)。政策是指在决策或处理问题时，指导及沟通思想活动的方针和一般规定。政策指明了组织活动的方向和范围、鼓励的对象和限制的对象，以保证行动同目标一致，并有助于目标的实现。

第五，程序(Procedure)。它规定了处理那些重复发生的问题的方法、步骤。程序就是办事手续，是对所要进行的行动规定时间顺序。程序是行动的指南。因此，程序详细列出了完成某类活动的准确方式。

第六，规则(Rule)。规则是对在具体场合和具体情况下，允许或不允许采取某种特定行动的规定。规则也是一种计划。规则容易与政策和程序相混淆，应特别注意区分。规则不像程序，因为规则指导行动，而不说明时间顺序，可以把程序看做一系列规则的总和。政策的目的是要指导决策，并给管理人员留有酌情处理的余地。虽然规则有时也起指导作用，但是在运用规则时，没有自行处理的权力。

第七，规划(Programs)。规划是综合性的计划，它是实现既定方针所需要的目标、政策、程序、规则、任务分配、执行步骤、使用资源以及其他要素的复合体。因此，规划工作的各个部分的彼此协调需要系统的思考方法。

第八，预算(Budget)。预算作为一种计划，是一份用数字表示预期结果的报表。预算又被称为“数字化”的计划。例如，财务收支预算，可称为“利润计划”或“财务收支计划”。预算计划可以促使上级主管对预算的现金流动、开支、收入等内容进行数字上的整理。预算也是一种控制手段，又因为预算是采用数字形式，所以它使计划工作更细致、更精确。有关预算的详细情况将在本书关于控制职能的内容中详细讨论。

五、计划工作的程序

组织的计划过程是一个复杂的过程。就是计划目标的制订和实现的过程。具体而言，计划工作包括六个步骤，如图3-2所示。

(一)分析环境，预测未来

运用科学的分析方法(如SWOT分析)对组织环境进行综合分析，看清组织自身的优势和劣势、外部环境的机会和威胁。在此基础上，才能确定组织所要达到的目标。

(二)确定目标

组织要在环境分析的基础上制订其目标。计划工作的目标是指企业在一定时期内所要收到的效果。它指明所要做的工作有哪些，重点在哪里，以及通过战略、政策、程序、规划和预算等所要完成的是什么任务。

图3-2　计划工作的程序

(三)拟订可供选择的方案

确定目标之后，就要拟订各种可行的计划方案供评价和选择。这一步是一个创新过程，因为一个计划往往有几个可供选择的方案。拟定方案时，不是找可供选择的方案，而是减少可供选择方案的数量，以便对最有希望的方案进行分析。当然，方案不是越多越好;拟定可行性方案应做到既不重复又不遗漏，拟定若干个比较有利于预期目标实现的可行性方案，借助数学方法和计算机进行选优，排除希望最小的方案。

(四)评价、选择方案

计划工作的第四步是评价备选方案并选择最佳方案，这是计划的关键一步，也即决策。本步骤是根据环境分析和组织目标来权衡各种因素，对各个方案进行评价。在比较各个方案的利弊的前提下选择最合适的方案。有时候，对可供选择方案的分析和评估表明两个或两个以上的方案都是合适的。在这种情况下，管理者应在确定首选方案的同时，把其他几个方案作为后备的方案，这样可以增加计划工作的弹性，使之更好地适应未来的环境。

(五)编制计划

做出决策之后，就要根据计划目标和最佳方案，按照计划工作的要求，采用科学的方法编制计划。总体计划要靠辅助计划来支持，而辅助计划又是总体计划的基础。所以，一方面，要编制总体计划，另一方面，还要编制辅助计划。

(六)反馈计划执行情况

为了保证计划的有效实施，要对计划执行情况进行跟踪检查，及时反馈计划的实施情况，分析计划执行中出现的问题并采取相应的措施。