经济信息组织的内容与方法

二、经济信息组织的内容与方法

经济信息组织的基本要求是:准确、及时、精炼、系统、经济和适用。要达到这些要求，就要遵循上述原则、明确信息组织工作的内容、采用各种技术与方法来开展信息组织活动。当前，经济信息组织的工作内容具有规律性，技术手段具有发展性，方式方法具有多样性。

(一)经济信息组织的内容与技术

每一项经济信息组织工作都具有个性化特征，但它们的基本内容及采用的技术手段大体相同。

1.经济信息组织的基本内容

组织经济信息时，首先，要明确信息组织工作的目的和要求，以便根据具体的目的与要求，采用相应的信息组织方法、技术和操作规范。要明确信息组织成果的载体类型:编制工具书、创建数据库或网络检索系统，如编制检索型的工具书;还要进一步明确工具书的类型:书目、文摘、索引等。在明确了目的和具体的要求之后，就可以进入下列工作环节。

(1)信息分析

信息分析是指对筛选过的信息进行浏览、仔细研究信息的内容和形式，并从中选择出具有揭示与检索价值的特征。它是信息组织工作的第一步。

信息分析要按照一定的逻辑关系，从语义、语用和语法方面，对信息内容特征和形式特征进行剖析、比较、挖掘、概括等一系列的研究。

分析信息的内容特征应充分、准确。信息的内容特征是指其知识内容。信息内容的分析要明确信息的研究对象、研究范围、研究方法、研究的主题，还要进一步分析信息主题的组成要素以及各要素之间的相互关系，等等。

分析信息的形式特征应全面、细致。信息的形式特征是指信息的实体形式，它主要包括两个部分:一是外表文字记载，如题名、责任者、版本、特殊细节、出版发行、丛编名、标准号、价格、出处(来源)等，二是物质形式，如文献类型和载体形式、包装、装订、颜色、尺寸、声音、图表等。此外，对于电子资源而言，还包括文件特征、系统细节、获取和检索的日期、网络资源的定位与检索方面的信息，等等。

分析信息的各种特征，把对信息组织的对象认识与识别作为信息组织工作的起点，是信息组织中的重要任务，也是信息揭示的前提。信息分析的程度，将直接影响到信息组织的质量。只有全面、深入地进行分析，才能对信息特征正确地选择、客观而准确地揭示，使信息组织的成果能够反映信息最本质的特征及其相互的关系，满足用户的基本需要。

(2)信息揭示

信息揭示是指依据特定的规则与方法，对信息进行形式特征描述与内容主题标引的方法与过程。它是信息组织工作的第二步。

信息揭示要依据信息组织的具体要求，采用相应的揭示方法。如目录、题录、文摘、索引等检索工具的编制，都要采用著录法。著录法是指按照一定的规则对信息特征进行分析、选择和记录的方法。它通过描述著录，揭示信息的形式特征;通过检索点的标引和著录，提供分类、主题、题名、责任者排检点;通过撰写提要，概述信息的内容特征。撰写提要可以采用多种类型的体例，如叙述型、推荐型、评介型、罗列型、辑录型、传录型、考证型等。

选择了特定的揭示方法，就必须严格遵循其所规定的各种信息揭示规范或标准。例如，选择采用编目法揭示信息，就要依据特定的信息组织工具——文献著录规则、文献分类法、主题词表、标引规则、机读目录格式、机编手册等。目前，揭示信息所依据的工具文献成龙配套、日趋成熟，在不同范围的多个方面，已经实现了规范化、标准化，甚至是国际化。这使得信息揭示的成果能够在一国或世界范围内共享。

信息揭示的目的就是为了客观、准确、精炼地反映信息，使人们在未见到信息本身时就能了解信息的基本特征。因而，在揭示过程中，要充分反映信息的各方面特点，言简意赅地概述信息内容，并尽可能地提供多种检索点，以便于用户确认特定的信息、了解信息的概况、方便地检索利用信息。

信息揭示工作的结果，是编制出各种信息单元，如目录、索引、文摘中的款目或(机编的)记录，辞典、百科全书中的词条等。它们是下一步排序工作的对象。

(3)信息排序

信息排序是指按照一定的规则与方法，将揭示工作的成果——信息单元——排列组合成有序化系统的过程。它是信息组织工作的第三步。

信息排序主要按信息揭示的内、外特征与效用特征来进行。信息排序也需要以特定的排序规则为依据，如具体的书目组织规则、文摘组织规则、索引组织规则等。这些规则明确规定了排序的要求与特定的排序法，如字顺法(形序法、音序法)、号码法、时序法、地序法等。严格遵循这些规则，才能将信息单元组织成科学的、适用的检索系统。

信息排序是信息组织必不可少的工作内容，也是检索工具或检索系统质量的保障。

(4)信息存储

信息存储是指将经过揭示、序化的信息按照一定的格式与顺序存储在特定载体或空间的方法与过程。它是信息组织的最后步骤。

经过分析、揭示和排序的信息加以存储，就形成了信息组织的最终产品——信息存取系统，也即有序化、系统化的信息检索工具或系统。各类型工具书、数据库、网络信息检索系统等，都是信息存储的成果。

信息存储的目的是为了便于信息管理者管理各类信息，而最主要和最终目的是为利用信息提供方便，使用户得以快速、准确的识别、定位和检索信息。

信息系统地存储于各种载体或空间，就意味着信息组织过程的终结，也意味着信息检索有了良好的物质基础、适用的查询工具。

2.经济信息组织的技术手段

信息组织的方式、手段等随着信息技术的发展而不断进步，从早期的手工操作发展到半自动化、自动化处理阶段，并开始了向集成化、智能化方向发展的进程。

在传统的信息组织工作中，信息组织对象主要是文献。组织文献检索的各类工具书，如目录、索引、文摘等，都采用手工揭示、手工排序。信息组织工作的效率难以提高。

随着信息量剧增，传统的手工组织方式已无法满足各种信息组织的需要，自动化的信息组织手段逐渐发展起来。采用计算机技术后，信息组织对象仍然主要是文献。组织文献检索的各类工具书，也需要事先进行人工标引、著录，但信息排序的工作可以由计算机来完成。

在网络环境下，信息资源多以数据库、信息库的形式存在，数字化信息占主导地位。信息网络中，除文本信息之外，还包含大量的非文本信息，如图形、图像、声音信息等，全文信息的比重也在逐渐增大。信息组织的对象的多样化，就要求信息组织的自动化。如自动搜集、自动分类、自动标引、自动编制分类表、词表，目录、索引、文摘编制和管理的自动化。信息揭示不再停留于读文献特征的描述，而深入到知识单元、信息单元。网络信息组织的共建共享要求信息组织标准化、兼容化。

现代信息组织技术以计算机技术和网络为基础。除前面所提到的自动分类等技术外，现代信息组织技术还包括元数据技术、数据挖掘、数据仓库、知识发现、标记语言、数据库技术、智能代理技术、多媒体技术、人工智能技术、数字图书馆技术等。应用这些新技术，使信息组织转向自动化、功能全、速度快的方式，能够更好地处理各类信息、特别是网络信息。

目前，信息组织正向着更高级的形式——知识组织的方向发展。知识组织是指为促进或实现主观知识客观化和客观知识主观化而对知识客体所进行的诸如整理、加工、引导、揭示、控制等一系列组织化过程及其方法。知识组织的目标是对知识存储进行整序和提供知识。它继承并发展了信息组织的技术与方法，以分类法和主题法为客观知识组织的基本工具，以数据仓库和知识挖掘为主观知识组织的基本工具，具有自动化、集成化和智能化的特征。知识组织揭示知识单元，挖掘知识关联的过程或行为，系统分析用户的需求，直接提供给用户直观的、可操作性强的系统化知识。

(二)经济信息组织的基本方法

由于信息类型、信息组织要求、信息组织者等的多样化，加之划分角度各异，经济信息组织的方式方法也是多种多样的。

通常，可以按信息重组方式的不同，将信息组织方法分为编目法、索引法、摘要法、综述法、汇编法、时空法、超文本、搜索引擎法等。此外，还可以按其功能的不同，将信息组织方法分为两大类，即:揭示法——包括分类法、主题法、著录法等;排序法——包括字顺法、号码法、地序法、时序法等。实际上，对于信息组织方法进行严格的区分难度较大，现有的各种划分方法，都难以避免交叉和重复的问题。

从信息组织方法发展的角度来看，有传统的信息组织法和网络信息组织法。

1.传统的信息组织方法

传统的经济信息组织，可以依据具体的目的与要求，选择使用各种方法。

对信息进行重组，可以采用编目法、摘要法、索引法、辑录法、综述法、汇编法等，编纂出各种类型的经济类工具书。

(1)编目法

编目法是指为揭示、报道与检索的目的，依据特定的规则和方法，对信息的形式特征与内容特征进行描述、标引并使其有序化的方法。编目法以各种类型的文献，如印刷型的图书、期刊、报纸、地图、标准等，非印刷型的录音资料、影像资料、缩微资料、电子资源等为揭示对象。在目录编制时，采用分类法、主题法、著录法等方法及其所依据的工具文献，既揭示文献的内容特征，也详细揭示文献的形式特征，为快速查找文献信息线索提供方便。应用编目法组织信息，可以编制出书目、目录等文献信息检索工具。

(2)摘要法

摘要法是指用简略、准确的文字，对信息的主要内容客观概述的方法。文摘法多以学术论文与著作为摘要对象，依据特定的规则等，主要揭示文献内容、简明扼要地报道科学研究信息，为快速查找文献信息线索提供方便。应用摘要法组织信息，可以编制出报刊论文文摘、学位论文文摘、标准文献文摘等文献信息检索工具。

(3)索引法

索引法是指为提供文献信息线索，将一种或多种文献信息中的事项或知识单元按易于查找的方式编排，并注明出处的方法。索引法通常不提供信息或知识内容本身，只是指引线索，以便读者能够快捷地从信息集合中找到所需信息。应用索引法组织信息，可以编制出书籍索引、报刊论文索引、名称(机构、人物、商品等)索引、主题索引、引文索引等文献信息检索工具。

(4)辑录法

辑录法是指汇集一批有关的信息，通过分析、归纳、加工、整理，编纂成集的方法。辑录法以各类型文献信息为对象，汇集有关某一学科主题、某一行业、某一时间范围等的信息，并对它们进行研究、浓缩、提纯的处理，从更深的层次揭示信息的内容，为快速检索特定的信息提供方便。辑录法组织的信息成果直接解答读者的查询问题。应用辑录法组织信息，可以编制出各种专题辞典、手册、指南、名录、百科全书、数据集等参考工具。

(5)综述法

综述法是指在对某一特定学科专题、特定范围的有关文献信息群进行系统研究的基础上，撰写出具有客观性、概述性、评价性文献的方法。综述法也是从深层次揭示文献信息内容的方法。它以一批文献的内容为研究对象，概述其研究特点、现状、问题及未来的发展趋势等。应用综述法组织信息，可以编制出报道型、叙述型、评论型、预测型等多种综述文献，有助于读者快速地了解一批相关文献的内容，获取大量信息。

(6)汇编法

汇编法是指将一批有关的文献汇总，按特定排序法组织在一起的方法。这种方法组织文献，并不对收集到的文献个体(篇、章)内容作任何加工，只是将它们按特定的排列法重组。应用汇编法组织信息，可以编纂出各种资料集，如法规汇编、史料汇编等。

采用上述各种重组方法组织信息时，大多可以进一步采用信息揭示和排序的方法。即:分别或混合使用分类法、主题法、著录法(包括题录、提要、评价、注释法)、时空法来揭示信息特征，进而采用字顺法、号码法、地序法、时序法等方法来排列信息单元，组成井然有序的信息检索体系。总之，无论采用哪种方法，都必须体现出科学性、系统性、层次性、稳定性和简便实用性。

2.网络信息组织方法

网络信息资源的组织，继承与发展了传统的组织方法，如各种信息重组法、信息揭示法、信息排序法等。此外，还采用了下列方法。

(1)文件方法

文件(File)方法是指将信息以文件单元进行存取的一种组织方法。它首先要采用特定的方法与技术将信息按照统一的规则组织成“文件”，再应用计算机文件管理系统来处理。这种方法简单易行，能够利用计算机现有的文件处理技术与方法，将计算机处理信息的所有最终结果都以文件的形式保留下来，特别便于组织图形、图像、音频、视频等非结构化的信息。文件方法目前在网络信息的组织中应用较广泛。

(2)数据库方法

数据库方式是指对大量的规范化数据进行组织的一种方式。它将收集到的信息以固定的记录格式存储，提供关键词及其组配等查询方式，指引有关信息的线索(即相关站点链接)，并通过信息线索直接连接到相应的网络信息资源。这种方式既可以采用数据模型对信息进行规范化处理，也可以利用数学理论(如关系代数理论等)进行信息特征的排序与组织，灵活性较强。数据库方式具有对大量结构化数据处理效率高、便于用户从“可检字段”查询等优点。一些著名的网络信息查询工具，如Alta Vista、Archie、Open Text等，都是以数据库方式来组织网络信息资源的。

(3)自由文本方法

自由文本(Free Text)方法是指对非结构化的文本信息进行组织的一种方法，主要用于全文数据库的信息组织。它根据文献中的自然语言揭示信息所含的知识单元，按文献全文本身的特征直接设置检索点，通过计算机自动抽取、排序处理，完整地反映出一次文献信息的全貌，使用户可以直接采用自然语言检索全文信息。

(4)网页网站方法

网页网站方式是指类似于信息汇集、档案卷宗的一种信息组织方式。它利用网页制作语言、主页开发工具等，将特定机构或个人的有关信息集中在一起，进行全面介绍。这是一种简便的信息组织方式，也是Internet上应用最为广泛的信息组织方式。

(5)超文本方法

超文本(Hypertext)方法是指依托计算机的超链接技术形成的一种非线性的信息组织法。其基本结构由节点(node)和链(link)组成，其中，节点是相对独立的信息单元，用于存储各种信息;链则用于连接各个节点，组成信息网络。“链接”是超文本的特色所在，其本质是两个或者更多相关文本单位之间的联系，为用户提供非顺序性的浏览功能。读者在检索信息时，可以方便地从一个文本单位跨越到另一个文本单位。随着多媒体技术的兴起和发展，超文本组织法的处理对象从纯文本扩展到多媒体，便于用户查找各类媒体的各种信息。以超文本方式组织文字、图像、声音、视频等多媒体信息，也称为超媒体组织方法。超文本组织方法，是组织网络信息资源的主要方法。

(6)搜索引擎方法

搜索引擎方法是指对网络信息资源建立查询服务工具的一种方法。它利用Robot、Spider、Worm等自动代理软件，定期或不定期地在网上搜索，通过访问网上公开区域的站点来收集网络信息;进而利用索引软件对收集到的信息进行自动标引，创建出按关键词、分类目录等查询的Web页索引数据库。在这种数据库中，对每一种网络信息都进行了简要描述，其内容包括:标题、简介、摘要、关键词、URL、文件大小、语种及词出现的频率和位置等，以便用户选择自己所需的网络信息。搜索引擎方法是目前Internet上对二次信息进行组织的主要方式之一，网上著名的Google、百度、新浪等搜索引擎，都采用这种方法组织而成。

(7)主题树方法

主题树方法是指采用树型目录结构组织网络信息的一种方法。它将信息按照某种事先确定的概念体系结构，分门别类地逐层加以组织，用户通过浏览的方式逐层加以选择，直至找到所需信息线索(即相关站点链接)，再通过信息线索连接到相应的网络信息资源。这种方法使网上庞杂的信息具有严密的层次性和良好的可扩充性，为用户提供了一个逐级查阅、一路点击的友好检索界面。主题树方法广泛应用于专业性网络信息组织，网上许多著名的网络检索工具，如Yahoo!、Sohu、Info Seek等，都采用了这种方法组织信息资源。