会议主持的方法

二、会议主持的方法

会议主持的方法是指会议主持人在主持会议的过程当中，为使会议尽快地达到预期的目的，更迅速地取得成果而使用的一些特定的技巧，其中包括如何优化会议时间和会议议题的技巧；如何合理控制会议节奏的技巧；如何使与会者充分发表意见的技巧；如何激发与会者创造性思维的技巧；如何改变会议沉默现象的技巧；如何向与会者提问的技巧等。会议技巧是专门为会议活动而设计并专门用于会议活动的技能，是管理科学、行为科学和领导艺术在会议活动中的具体运用，它的全部意义和价值，就是通过会议主持人对会议过程的有效控制，使会议的形式、过程与会议目标之间形成一种最佳的时空组合，使会议在规定的有限的时间内取得最有成效的成果。因此，主持会议也是一门艺术。

1.会议主持方法的种类

下面，我们针对一些有效的会议主持方法来作详细的分析、探讨。

（1）“头脑风暴”法

“头脑风暴”法简称BS法（Brains Sudden），是一种会议主持形式。BS法原来的意思是指精神病患者，精神错乱时的胡言乱语，这里转用它的意思是无拘无束、自由奔放地思考问题，会议在非常融洽和轻松的气氛下进行，在搞改进方案方面不受任务条条框框限制，主持者一般不发言，或是很少发言，以免影响会议的自由空气。国外经验证明：采用BS法提出方案的数量要比同样的人单独提方案多70％。“头脑风暴”法会议有四条原则：不互相批判，无人身攻击；自由发言；欢迎提出大量的可行性方案；每个人在提出自己的方案时都要善于结合别人的意见。从上述四条原则中可以看出，其主要特点是互相启发。

“头脑风暴”法最具有特色的地方就在于让与会者无任何顾忌地自由发表自己的理论观点。首先将会议议题告知与会者，然后让大家自由地陈述，不要审视自己的观点，也不要顾虑重重。这样可以使与会者的潜在创意得到合理有效地充分地释放。当与会者提出自己的观点时，其他与会者不要审查他的观点，更不要打断或提出任何对立或是反对的观点，可以在别人已经提出的观点上，汲取灵感，提出自己更有创意的见解。

（2）“名义小组”法

名义小组法的好处是要求每个人都有机会陈述自己的观点，实际上就是变相地逼迫每个与会者都把自己的观点贡献出来。其突出特点是：背靠背，独立思考。

名义小组法的主要步骤是罗列想法，即将与会者关于议题的想法全部穷尽。程序为：每次循环，每位与会者都要根据议题独立地将自己的想法提出，一次只能提出一个观点，依次提出，直到每个人都提出了自己的观点；由会议主持人将这些观点罗列出来，然后继续刚才的循环，直到与会者穷尽自己所有的想法为止。

将所有的观点都罗列出来之后，就需要对这些观点进行筛选。当所有的与会者都提出了自己的观点之后，需要给与会者再一次独立思考的机会，主要是对会议中提出的所有观点都分别进行思考。然后让每个与会者再将思路拉回至开头，各自从所有的观点中挑出5个或10个最好的观点，并将其按优先次序进行排列，并将这些经大家选出来的观点全部罗列出来。

将所有的观点进行筛选，并罗列出来之后，就要根据大家选择的分布集中程序而确定最后的观点。如果其中有两三个观点的意见集中度相差不多，那么可以就这几个观点进行讨论。利用名义小组法可以令与会者有更充裕的时间进一步发表自己的观点。

“名义小组”法与“头脑风暴”法的最重要的区别就是在会议这个过程中，除非是请求解释观点或是就某个想法提简短的问题，使观点更显得清楚，否则，与会者不可以和其他人交谈和交流观点。

“名义小组”法与“头脑风暴”法的相同之处在于，与会者都绝对不允许对其他人提出的观点加以反驳，只能尽可能多地罗列观点。

（3）反向讨论法

反向讨论法是发动与会人员以逆向思维的方式，取得对特定讨论对象的进一步完善的会议讨论方法。使用此种方法，会议主持人要做以下工作：会议开始时，会议主持人对此次会议的背景、目的及希望取得的成果等清楚地向与会人员作出详细说明，并就解决某个问题较完整地谈出自己的想法或拿出一个已基本成形的方案（也可以是该组织就某个问题所作出的决定等）。之后，要求与会人员对主持人的意见和方案充分发表意见，“横挑鼻子竖挑眼”，以分析和指出原方案的不足之处为主，对方案赞同的意见则可以不谈，或是少谈。

由于反向讨论法表现的是与会人员对会议主持人提出的意见和方案的逆向思维，是以提不同意见为主，所以，该方法的使用需要具备必要的条件，在组织内部要有良好的群体关系（特别是领导和下属的关系），否则此反向讨论法难以使用和被人接受。

（4）会前预约法

会前预约法的使用规则是：在会议召开之前，会议主持人把会议的内容及本人的意图向预定参加会议的有关人员做个别介绍，请有关人员就有关问题提前准备，并在会上做重点发言。由于会前通过预约有人提前作出准备，所以，这样的发言对其他与会人的思考和发言可以起到很好的引导作用。在使用此方法的过程中，会议主持人要注意以下两点：第一，要重视预约发言对会议讨论的引导作用，对即席发言中有价值的内容要及时给以敏锐的捕捉和高度的重视。第二，要根据会议进行的情况，灵活调整原有的安排，以最大限度地集中群体的智慧，使会议收到预期的效果。

（5）各抒己见法

使用各抒己见法主持召开的会议，一般不安排具有较高职位或德高望重的人参加会议。会议开始时，会议主持人根据本次会议的主题提出一个没有严格限制的议题。然后，与会人员则可各抒己见，自由发言。发言既可以是直接针对会议议题，也可以是针对某一个人的发言；既可以同意某人的发言，也可以就某人的意见提出相反的观点。会议主持人的责任只是使与会人员充分地、自由地发表意见，对各种意见只是听取，不作结论。各抒己见法强调自由发言，创造宽松的会议气氛，使与会人员在没有任何约束的情况下发表意见。各抒己见法适用于一些学术性、征询性和论证性会议。

（6）列宁开会法

列宁开会法是指列宁在主持人民委员会会议时所使用的方法。列宁开会法包括以下七个方面的内容：

①只请与讨论问题有关的人员出席会议。

②在向会议提交议题时，必须同时附带有以下材料：对议题的简要说明；拟定好的人民委员会决议的草案；与议题相关的部门的反映和提出的反对意见。

③禁止迟到。无故迟到半小时罚款5卢布；半小时以上罚款10卢布，任何人不得例外。

④在会议进行过程中，与会人员有事只许递纸条，禁止私语。

⑤报告人做报告的时间限制为10分钟。

⑥发言人的发言时间第一次是5分钟，第二次是3分钟。发言不得多于两次。

⑦对议题赞成或反对的每次表决，只占1分钟。

列宁在主持会议时，一律严格按照以上方法进行，使会议表现出了很快的节奏和很高的效率。每次开会，如遇报告人或发言人请求有所例外将时间有所变动时，列宁总是摇摇头，对他们说：“这不符合我们的会议规则，是违反纪律的，绝对不能给予考虑。”

（7）“德菲尔”法

“德菲尔”法最初是一种预测方法，又称专家预测法，是利用专家对调查进行评估后得出结论的方法。

“德菲尔”法的主要特点是匿名性，也就是相关的与会者不能相互直接沟通，甚至可能是从未谋面的人。相关的与会者并不是完全依靠个人意见的发挥来进行判断，而是通过会议组织者对大量反馈信息的沟通，使与会者的意见得到充分交流和相互影响。

使用“德菲尔”法首先要设计与主题相关的问卷，然后将问卷发给与这一主题或问题相关的与会者，由其独立、不记名地作答。

第一轮调查

将调查问卷回收，并开始初步的处理，将其中相同的意见分别集中起来，排除个别和极特别的意见，将这些意见汇总，得出第二轮调查表。

第二轮调查

把第一轮调查汇总的调查表再寄给每一位相关人员，并向他们提供参考资料，要求与会者根据新的调查表和新的信息再次作出新的判断，提出更加明确的意见。

第三轮调查

依照第二步的方法，将第二轮调查的意见进行整理，汇总成新的调查表，再反馈给每位相关的与会者，进行第三轮调查。

第四轮调查

在前三轮调查的基础上，每位相关人员对各种意见作最后的评价，并提出自己最后的意见及依据，进行第四轮的调查。会议主持人根据第四轮回收的调查表中的材料进行分析整理，若此时取得的意见比较一致，就可以结束调查；若意见仍不集中，则再继续进行调查，如此反复多次，直到取得满意的一致意见为止。

“德菲尔”法要求会议组织者积极地收集、统计、分析和处理全体与会成员的意见，并通过多轮次的循环，最终获得一个较为一致的结论。在使用“德菲尔”法主持会议时，要注意两点：

①会议主持人要对每次收回的调查表再次进行统计分析，而且要征求与会人员的意见，并得到与会人员的同意，任何时候都要切忌显露出自己的倾向。

②调查表中的问题数量不宜太多，一般情况下在两个小时内能完成为宜。

（8）无主持人法

无主持人开会法是指不专门设立会议主持人的会议召开方法。其会议进行过程如下：

会议组织者在会议召开之前即将有关本次会议的目的、议题、有关文件的讨论稿和辅助性材料分发给即将与会的人员，并附带提出有关的要求，使与会者对会议的内容有充分的了解，并有充分的时间准备。会议召开时，会议组织者并不派出具有特定身份的人员做会议主持人，而只派少量的工作人员做些具体的工作。在会议进行过程中，与会人员或按照既定的次序，或按照座位的顺序，或按照自愿的原则进行发言，就实质性问题发表和交换意见。会议工作人员在这时只做记录或服务，不言其他。

由于没有会议主持人，这样便可以消除与会者可能存在或多或少的恐慌、顾虑、拘谨和其他类型的心理障碍，可以使与会人员的精神极度放松，使每个人的意见的表达和交换能够变得更加充分和彻底。

（9）日式开会法

日式开会法是指日本效率协会对各界成功的会议进行广泛的调查和归纳后所提出的会议方法。日本效率协会经过调查和归纳后指出：作为一个会议主持人，要想成功地主持一个会议，必须注意并遵守以下12点：

①会前要使自己和每一个与会人对会议的目的及讨论方式做到心中有数；

②不可随意无目的地开会，即使会议是有目的的，在会议过程中，也不要开得漫不经心，只要决定召开会议，就应该高度引起重视。

③控制参加会议的人数，与会议无关者一律不要参加；

④严格控制时间进程，一般情况下，一次会议不超过两个小时为宜；

⑤主持人有维持讨论秩序和作出明确决定的责任；

⑥在会议进行过程当中，要绝对避免插入与会议无关的议题；

⑦要尽可能把会开得生动活泼，会场氛围达到轻松状态；

⑧主持人每隔3～5次对发言做一次小结；

⑨发言要简明扼要，每次不超过一分钟为宜；

⑩一次谈一件事，做到从容有序；

会议结束时，主持人要与全体与会者确认会议的最终结论；

必要时，主持人应在会后写出简明的会议报告发给每一位与会者。

2.对会议主持人的要求

会议主持人要学会主持会议的科学方法和应变技巧。会议主持人成功主持会议，对于开好会议具有举足轻重的作用。因此，讲究和具备主持会议的技巧，十分重要。一般来说，会议主持人主持经验越丰富，工作越有才干，教育水平越高，主持会议的技巧就会愈精湛。因此，主持人成功主持会议的技巧还有如下要求：

（1）饱满的激情

一个会议主持人的主持“形象”与整个会议都有很重要的关系。如果他面容憔悴，衣衫不整，显得疲惫不堪，说话有气无力，甚至连离他最近的人都需仔细倾听，这样的表现很容易打击与会人员的士气。尽管大家都是士气高昂、精神抖擞地走向会场，一旦看到会议主持人萎靡不振的情绪，他们的热情也会被挫伤的。

所以，有经验的会议主持人总是在开会之前有充足的休息，以保证第二天自己能以饱满的热情出现在会场上。

（2）独创新意，形成自己的风格

如若一次会议像影印机复印出来的一样，丝毫没有加入新颖、生动的内容，参加会议的人对这样的会议，往往将采取沉默不语的与会态度，坐等会议结束是他们必然的选择。

如若会议主持人能够对会议进行精心的设计，虽然与会者很可能对会议的某个环节看不惯，但是，往往这种打破常规的做法，用新颖的形式抓住每一位与会者的心，能够使与会者以极度的热情投入到会议之中。那些呆板老套的形式早就应该淘汰了，每一次会议都能开出新意来，而且要富有成效。

幽默风趣的主持风格会使会议在比较轻松、活泼的氛围中进行。与会者一般认为自然而然的幽默不会破坏会议的主要目的，它会发挥促进作用。因此，主持人要善于培养幽默风趣的品质和性格，只需几句妙语就可以使郁闷的人们眉头舒展，笑声不断。

有时，主持人的微笑也同样可以产生调节会场氛围，缓解矛盾的作用。笑容能给怯于发言的人以鼓励，也能使心焦气躁的人冷静下来。所以，主持人除了要学会幽默、风趣、热情外，还要让脸上时常充满笑容。这也是形成独特风格所不可或缺的。

（3）激发与会者的思维活力

我们清楚地明白，前来与会的人员都是在某些方面有专长的人才，有能力或有特殊的贡献。他们的头脑灵活，思维敏捷，勤于思考。不过，那是在他们独处的时候。与会时很多人坐在一起，他们不但要熟悉会场气氛，而且还要在人际关系上考虑到如何与人相处得更融洽。因此，有些人的思路往往会因自己的信息传递得不到大家的理解而马上中断，有些人可能欲言又止。所以主持人要有出色的判断力，哪些人的发言对会议有建设性的意见，哪些人的观点很好而证据不足，哪些人整个发言很平常，没多大效果等。这些都需要主持人能准确地判断，并注意激发发言人的思维活力，善于启发他们朝着积极的方向思考。

（4）不偏离会议主题

在会议进行过程中最忌讳大家坐在一起漫无目的地聊天，聊的都是与主题无关的事情。这不但浪费了宝贵的时间，还会使人心涣散。作为主持人，会议一开始，就应该使会议的进程紧紧围绕会议的主题，倘使有人试图将话题引到一边，主持人应立即出来制止。但是，主持人切记既要不使会议主题偏离方向，又不能伤害与会人员的感情，任何生硬的语言都会伤害与会人员的感情，同时，也有损主持人的形象。如若主持人发觉有与会者偏离主题的现象，会议主持人可以适当地对这位与会者提出忠告（而不是尖刻地批评），而且要恰到好处地提醒他注意他的发言已经跑题了。这样既保住了这位与会者的面子，又能进一步抓住要害，使话题深入下去。

（5）不追加会议任务

会议环境中能给人强烈感觉的，是一种热烈愉快的气氛，严肃认真的气氛，奋发进取的气氛，团结、互相尊重的气氛。

所以，主持人要随时引导和调整会议气氛，要严格按会议议程来主持会议，切不可随意追加或更改会议任务，应该给与会人员适当的休息与娱乐时间。

（6）不以个人的喜好评断、引导他人

主持人在主持会议时在心里牢记这样一个观点：那就是要把自己当成绿叶，而红花则是坐在会场的每一位与会人员。毕竟主持人一个人的能力有限，看问题也不如大家全面，所以主持人要摆正自己在会议中的真正位置。整个会场不是主持人一个人表演的舞台，主持人不要自命不凡，轻视别人的观点。为了激发大家群策群力，集思广益，主持人不要急于表白自己的观点，这样做，很容易会让与会人员以为你已经在做总结了。

（7）保持中立

有个很形象的比喻说，主持会议就像驾车，你想往哪个方向开就往哪个方向开。如果会议结果对会议主持者个人有影响，会议主持者肯定会有意无意地引着会议朝他希望的方向发展，以使之产生他期望的结果。

但事实上，谁都难以做到真正中立，每个人都有个人偏好和价值取向。因此，一个可行的做法是保持“操作中立”。意思是说，就与会者而言，作为主持人，他不能让自己的思想影响会议进程。会议主持人和与会者之间有一种无形的约定：每个与会者都有责任告诉会议主持人他是否对一个观点表现出了偏向。如果大家在开会过程中没有对会议主持者的行为提出质疑或异议，这就达到了操作中立。

在大多数会议上，主持人的角色可以由本部门的人轮流担任。可以定期选出一个人来做这项工作，这样每个人可以每隔几周或几个月主持一次。对于与每个人都息息相关的重要会议，应该从部门或其他组织请人担任主持。

如果会议主持人按照这些指导去做，他就能够实现所要求的操作中立。如果会议主持人抑制住自己，不为某个观点争辩，他就可能会帮助与会者团结合作，积极创新，获得双赢方案。

（8）有效地控制会议

有些与会者的发言，常常发生使思维的火车出轨的现象。通常，这些与会者发言的开场白是这样的：“我还没有听到任何人提到……”，“首先，我认为我们必须考虑……”，“你们似乎都忘了……”。紧接着是离题转入那些猎奇者特别喜欢的轶事。

这种情况的出现不能不说是主持人的失误，那么，这就需要会议主持人认真反省一下自己了。较好的解决办法是说明会议议题的重要性，及时让发言者回到会议的议题。有效地控制会议，这是每位主持人所必备的。

（9）成功地驾驭会议

作为一名会议的主持人，在会议开始时应对会议目的做简要介绍，并为会议定出基调。会议主持人要善于自己作出思考，更要善于用集体创造的新观点，要广泛吸收，不要受局限。

在会议结束后，主持人应再次强调会议的目的，告诉并通知与会者会议已经在某种程度上达到了预期目的。这些都是一个成功的会议驾驭者所应该做的。

总之，主持会议的技巧无定规，追求无止境，需要会议主持人自己去创造和积累，要学会运用各种技巧，使会议在轻松愉快的气氛中达到目标。