制定会议规范

四、制定会议规范

会议规范指的是与会者在会议期间共同遵守的会议守则，应在会议期间严格执行。针对会议规范的制定可以参考以下几点建议：

①准时召开和结束会议。所有与会者都应在会议开始前到场，并把可能打断开会的所有因素尽量排除。另外，会议也在规定时间内结束。

②所有与会者应将每日及每周的工作表提交给会议安排人，以找出最适合开会的时间。

③所有与会者都要准备在会中做简报。简报内容可以通过电话、传真或电子邮件来议定。

④较为正式的会议，应有正式的书面会议通知、清楚的议程表以及相关的议事资料。

⑤讨论中意见不同是允许的，这样才能面面俱到从而集思广益。与会者应以批判性的角度思考每一提案。对重大提案的讨论，可以根据需要指定某些人“扮黑脸”，从而得出真知灼见。

⑥所有与会者都应知道：会议桌上应维持他人的尊严，不允许任何人在会中羞辱他人。

⑦会议中的最高职位者即会议主持人，对决议是否能达成，负有不可推卸的直接责任。决策能在无异议的情况下达成为最佳。

⑧会议结束两三天后，与会者应该拿到会议纪要，或者将会议纪要在众所周知的地方张贴以让所有与会者知晓。

⑨所有与会者应每隔一年，通过公司内部的评估表，检查所属单位的会议是否有效率，并提出改进的建议。如有缺陷，应立即改善。

⑩各人在会议中的表现也应列入会议评估的范围之内。主持人的领导能力及与会者的参与度都要予以监督。

各个企业因其管理理念和企业文化的不同，而有各自的会议规范。会议规范不应太简单，但也不能癇嗦冗长。好的会议规范也应把良好的惯例书写成文，以供新加入的与会者参照执行。

会议规范的制定是一项需要有耐心和全局观的工作，规范的制定通常不能一蹴而就，而是需要在多次组织会议的过程中不断总结，提炼而成。