采购商业软件包

10.3.1　采购商业软件包

近年来，越来越多的企业趋向于采用现成的商业软件包(commercial offthe-shelf，COTS)来构成企业的信息系统，大部分CRM、SCM和ERP等解决方案都是COTS。这些软件包的共同特点是针对企业典型的业务模式，通用性强。

采购商业软件包进行系统建立的过程是，软件开发商首先是汇总一些企业信息化应用软件的共同特点，针对其中最典型的业务，开发出一些通用的软件模块。这些模块可根据企业的要求拼接为整体的系统。企业也可根据自身的情况购买所需要的软件模块，例如只购买生产、财务和采购模块。然后，软件厂商再根据企业的特定业务，对这些软件模块进行改造和定制，使之成为符合企业要求的系统。但是，企业并不完全根据软件开发商的软件包直接进行应用，因为一个软件包通常并不能完全适合企业的所有需求，这就要求企业也要对自己的工作方法进行改造。因而，在应用商业软件包的同时，也需要将企业的管理模式加以改造，使之标准化，符合软件包中所设计的管理模式，从而实现企业的信息化。

这种基于软件包的信息系统开发方法受到重视的原因主要是采用软件包的方法迅速便捷。更重要的是，在软件开发商开发软件包的过程中已经对管理模式进行了深入的研究，软件包中所体现的管理思想也是许多企业管理经验的总结，称为“最佳实践”。这一点对于提高企业的管理水平也有所帮助。

从开发成员来看，与传统的软件开发显著不同的是:传统的信息系统开发是以IT技术人员如系统分析师、系统设计师等为主，先学习企业的业务知识再进行开发。而利用软件包开发时，则是由懂得管理知识的顾问人员为主，以信息技术人员为辅，同时在整个开发过程中需要最终用户的紧密配合。

值得注意的是，虽然多数软件包都可以为顾客进行定制，但是，如果有大量的定制化需求，额外的程序设计与定制化工作可能变得昂贵及耗时，从而丧失了软件包的许多优点。随着定制化程度的增高，系统实现的总成本也相应地不断增大。如果厂商发行新版的软件包，定制化的总费用将会增加，因为这些改变必须与未来版本的软件同步进行。而且，许多商业软件包，如ERP已经包含了“最佳实践”，对其进行修改在多数情况下并非明智的做法。

许多被采购的应用软件包(例如ERP、DSS之类的系统)是企业级的信息系统，目的在于处理复杂的业务功能。因此，我们必须仍然使用SDM，但开发阶段有所调整:(1)系统规划，(2)系统分析，(3)报价请求，(4)报价评估，(5)实施，(6)维护。可见，传统SDLC和采购商业软件包的前两个阶段相同。这允许我们在决定是构建新系统，还是购买新系统之前完成系统分析。同时，最后两个阶段也相同，即系统的实现和维护仍然需要遵循10.1节中提到的要求。

报价请求

一旦决定购买新系统，系统分析员或CIO的工作就是开发RFP(报价请求)了。RFP是指企业向软件开发商详细描述新系统要求，并邀请有兴趣的各方提交报价的文档。详细地说，报价公司需要开发新的信息系统，他们就会向供应商，也就是软件开发商们提出报价请求，请相关的开发商进行报价，通过他们的报价来确定最终的供应商。典型的RFP包含如下部分:(1)对于现有系统的总结，(2)对于新系统必须包含的功能的具体说明，(3)报价评估标准，(4)预算限制，(5)可交付使用的时间表，(6)其他混杂信息的细节。

RFP中包括对现有系统的总结，因此，计划提交报价的公司需要首先了解新系统工作的一般环境。例如，生产专门为商用计算机编写的软件的公司可能不会响应只使用个人计算机的RFP报价公司。同样，此部分还可能规定新系统必须与现有组件交互作用。例如，考虑一个想要购买新库存软件的公司。它可能在RFP中规定任意的解决方案都必须使用现有的条形码扫描仪。

功能说明是RFP的核心。这项说明通常非常详细，它包括对于硬件、软件、数据库和网络的要求。例如，它可能规定系统每分钟必须能够处理的事务数量。

除了功能说明之外，一些RFP包含项目预算，而另一些RFP则把成本估计的责任留给了供应商。在RFP中提供预算信息的主要优点是不能在预算范围内完成项目的公司不用提交报价，这可以减少评估申请者的大量工作;而它的主要缺点在于，即使公司实际上能够使用较少的钱来完成项目，它也鼓励公司报出接近预算金额的价格。

接下来是可交付使用的时间表。它应该包括报价的具体约定日期和公司选择供应商的日期。另外，许多RFP还包含关于项目需要花费多长时间的信息。

最后，RFP还可能要求许多其他信息，公司需要根据这些信息来评估供应商。例如，许多RFP要求供应商提交证明他们能够完成项目的证据。作为回应，供应商通常会提交一份列举已完成项目、客户参考和概述将执行这项工作的员工的列表。

报价评估

在收集来自于供应商的RFP之后，公司通常会使用一个分数系统根据对新系统的要求对这些RFP进行评估。通常，进行评估的公司会按重要性分配各要求分数的权重。

在评估报价时，不同的公司使用不同的方法。但是，最常用的评估方法包括:(1)具体要求，(2)示范，(3)基准。

在采用一种“具体要求”方法时，公司会进行初始检查，这只是为了确保供应商的每项报价都满足RFP中的具体要求。假设RFP规定所有的计算机都必须包含最小容量为2GB的RAM。那么，公司就会排除所有不符合这项标准的报价，排除这些不符合标准的报价可以帮助公司减少不必要的评估程序。

另外，RFP可能要求供应商必须提供对于他们所推荐的解决方案的示范。示范可以在供应商处进行，也可以在客户站点进行。供应商示范可以形象地向公司介绍方案，使公司更容易对供应商的报价进行评估。但示范存在的问题是，供应商可能使用虚假数据来操作这些示范，从而使它的产品看起来比实际的要好。这时候，基准的确定便可以帮助公司解决供应商使用虚假数据的问题。

确定基准的过程如下:使用抽样数据运行系统，从而了解系统如何执行。有时由独立的第3方确定基准，然后他们会将这些结果提交给行业杂志。例如PC Magazine为常用的硬件和软件执行基准测试，并将这些测试结果公布出来，供应商可以在他们的报价中引用这些结果。许多RFP都要求供应商的系统符合客户的基准。例如，考虑一个正在寻找新订单处理系统的股票经纪公司。这个公司将系统每分钟能够处理的订单数量看作重要的评估标准。它为各个供应商提供了一组过去的事务，以在他们的系统中运行，以便它能够测定每个系统每分钟能够处理的事务数量。公司将设定一个基准(每分钟处理事务的最少数量)，这个基准将作为一项系统要求。

一般来说，具体要求、示范和基准这三个方法并不是完全独立使用的，它们相互结合。