的功能与优势

7.1.2　ERP的功能与优势

从上面的案例中，我们可以发现，A公司引进的ERP系统首先将公司的销售模块、会计模块、生产管理模块、产品库存等数据库进行了集成，并从流程的角度对公司整个的供货过程进行优化。公司的各部门不仅可以对集成之后的数据库进行查询，还可以根据现实的销售生产等情况对其实时更新，提高了数据的共享性和有效性。更重要的是，通过ERP系统，A公司实现了对销售、生产、库存、会计财务等活动的流程化管理。

ERP的功能:支持企业主要的活动与流程

了解ERP，首先要了解企业的主要活动与流程。结合上面的案例，将企业主要的活动与流程总结如图7-1。企业的活动通常以供应商和客户为边界。一般情况下，客户向企业提出订货申请，企业根据自身的库存、生产和财务等信息决定是否接受订单。接受订单之后，企业将制订或修改相应的生产计划。然后从供应商那里采购物料，经本企业生产制造之后提供给客户，从而完成订单，实现客户的需求。

在这个过程中，企业内部需要销售部门、生产部门、仓库管理部门、客户服务部门、会计部门等按流程协作完成任务，而企业外部又联系着供应商和客户，客户是企业活动的起端也是终端，供应商则作为整个过程的中间一环，为企业提供生产材料。

在这个过程中，客户的订单信息传递给企业，企业内部的信息在各职能部门流转，最终将采购订单传递给供应商，这就是信息流，一般而言，它的方向是从顾客到供应商。供应商为企业提供原材料等物料，企业进行生产制造，由半成品到成品，最终将产品或服务提供给客户，形成物流，一般而言，物流的方向是从供应商到顾客。此外，客户向企业支付费用，企业向供应商支付费用，形成了资金流动。由此可见，企业活动的过程，就是信息流、物流、资金流在供应商到客户之间流动的过程。

ERP是一个集成化的系统，它不但支持企业内所有职能部门的工作，而且，在ERP系统的支持下，企业的运作流程是根据市场的需求决定生产什么和生产多少，根据生产的需要决定采购什么和采购多少，从而可以减少库存成本，并减少因生产计划制定不周而引起的资源浪费。

图7-1　ERP的功能与流程

什么是ERP?

在了解了ERP的功能就是支持企业内部的主要活动与流程之后，我们看到底什么是ERP?ERP有什么优势?

德勤咨询公司认为:ERP就是“一个允许公司对其业务流程的主要环节进行自动化和集成化，让公共数据和业务活动在企业内外得到共享，以及在一个实时环境里生成和访问有关信息”的套装商业软件系统。对于ERP的理解可以从以下几个方面着手，这也是ERP区别于职能级的信息系统的主要优势。

(1)ERP是一个企业级的系统，ERP最大的特点就是集成。ERP以企业与客户和供应商的接触面为边界，支持销售与营销、生产与运营、会计与财务、人力资源以及其他部门的业务处理。一个ERP系统可服务于企业内几乎所有的职能部门，这就是企业级的系统的含义。

企业级系统区别于职能级系统的关键就是集成。那么，ERP是如何实现集成的呢?ERP的解决方案就是不改变职能部门，将企业的运营、财会、营销、销售和人力资源系统通过一个共同的中央数据库进行整合。图7-2表示了ERP系统中各模块同中央数据库连接起来的关联关系，ERP系统的各模块将在7.3节详细地介绍。

图7-2　ERP中的中央数据库与各功能模块

那么，通过中央数据库将各职能系统相连会带来什么好处呢?我们知道，由于实际的业务流程往往跨越若干职能领域，而职能级的信息系统的业务信息不能在各部门间顺畅流动，进而延误了订单或者降低了客户服务质量。而ERP有了中央数据库以后，首先，实现了数据的共享，各职能部门看到的是一致的、准确的数据;其次，ERP系统就能对业务进行全程跟踪，一个职能部门做出决策，其他部门能很清楚地看到该决策，并在信息系统中予以反馈，这样就实现了公司内部的沟通、合作和控制。

因此，ERP在一个集成框架中实现了数据共享，允许企业跨越不同职能领域共同完成业务流程。信息系统的集成使企业的各职能部门能以其企业总体的利润目标作为运作的目标，而不是以职能部门的片面的指标为目标，如避免了销售部门为了追求销售量可能开出过低的销售价格。

(2)业务流程自动化。在第1章中，我们曾经讲到，集成就是要达到实现1+1＞2的效果。ERP集成各职能级系统的功能所取得的效果就是实现了业务流程的自动化。ERP实现了物流、信息流和资金流的集成，通过信息的共享与自动传递，为物料的流动提供依据，而物料的流动则会与发生的成本以及产生的应收、应付账款相关联，也就是说，通过集成实现了流程处理的自动化。

例如，一个客户服务代表获得订单的同时，需要从中央数据库中获取完成订单的所有必要信息，如客户信誉度、订购历史、企业库存水平和送货安排等。当销售部门确认了该订单，ERP系统将订单存储在中央数据库中并继续追踪。之后，计划部门从中央数库中获取该订单，生成采购和生产的计划建议;而采购、生产部门则将根据该计划建议进行采购、生产……最后，会计部门根据订单数据准备发票。在整个业务过程中，所有的文档，如采购单、加工单、发票等都是与销售订单关联的，终端用户只需要进行少量操作，ERP系统可以自动地安排、跟踪和完成流程的进行。

(3)业务流程再造。ERP系统的本质在于它将企业的业务流程以软件为应用平台固化下来。为此，在实施ERP时，可能首先要对企业过去的流程进行改造和优化，才能导入ERP系统。由于大多数ERP系统供应商往往已经将行业内最优的业务流程模式，即“最佳实践”固化到软件当中，因此，企业导入ERP的同时，也就导入了“最佳实践”。实施ERP项目可以强化组织内业务流程的规范化并对其进行改善、优化，使得IT和商业目标更加趋于一致。