翻译和秘书服务

任务2　出租会议室、翻译和秘书服务

【任务目标】

1.按客人要求布置会议室；

2.学会出租会议室程序及操作步骤；

3.提供翻译、打字等秘书服务。

【前置作业】

【任务准备】

1.将学生编成2人的工作学习小组；

2.学生将展示出租会议室的服务程序和翻译、秘书服务。

【相关知识】

一、会议室的出租

1.会议室预订

（1）接到会议室的预订电话后，要了解下列内容并做好记录：预订人姓名或公司名称，联系电话或房间电话，会议的日期、起始及结束时间、人数、音响、布置等要求。

（2）告知客人租用会议室的费用（包括免费提供的服务项目），有可能的话带客人参观会议室。

（3）确认付款方式，并要求对方预付50%的定金。

（4）填写会议室预订单。

（5）做好布置、鲜花等的准备工作。

2.会议前准备

（1）按参加会议人员备好饮具、文具用品，按要求摆放好。

（2）做好会议的宣传布置、音响、灯光等准备。

（3）领班检查会议的准备情况。

3.会议接待及结束工作

（1）服务员在会议室门口做好迎接工作，并引至客人到座位。

（2）会议的过程中做好续茶水工作。

（3）会议结束后在门口热情地送客。

（4）客人离开会议室后，迅速检查会场是否有客人遗留的物品，最后打扫会场。

二、租用秘书服务程序

1.了解客人的要求

（1）需要什么秘书服务。

（2）要求什么时候服务。

（3）在什么地方工作。

（4）估计多长时间。

2.告知客人收费标准

3.弄清客人身份（姓名、房号、付款方式）4.道谢

三、翻译服务的服务程序

1.笔译

即资料翻译，借助互联网，辅以传统方式，通过邮件、QQ、MSN、电话、传真、面谈等实现高效合作。笔译要求保证质量、按时交稿、高度保密、收费合理。

2.口译

即口语翻译，通过我们的译员，为您解决与国外客户的沟通难题。

3.会议口译

主要包括大小型会议，由高水平译员架起语言桥梁。

【知识扩展】

常见的打印机分类

目前市场上常见的打印机有三大类：针式、喷墨和激光打印机。针式打印机已经过了辉煌期，逐渐步入黄昏；而激光打印机虽然价格在不断下降，但和主流的彩喷相比还是有一定差距，而且如果要用彩色的话价格就又会高出好多。如此来看，喷墨打印机最近红透半边天的情况也就不足为怪了。

【思考与实践】

1.情景演示：受理会议室出租，受理秘书服务，受理翻译服务。

2.案例分析：

一天，一位客人风风火火地来到了服务台投诉，称酒店不安全，放在房间的照相机不见了，要求索赔。当班服务员耐心地听完客人的投诉后，面带笑容轻声问清楚客人的姓名、房号、开房时间、相机牌子、型号后，拿出一部相机交给客人认领。原来，相机是客人开房时匆忙之中遗留在服务台了。客人接过相机既高兴又有些不好意思，为自己刚才的态度表示歉意。服务员自始至终微笑可亲的态度给他留下了深刻的印象。

美国钢铁大王卡耐基说：“微笑是一种奇怪的电波，它会使别人在不知不觉中同意你，你的成功与失败与微笑有绝对大的关系！

问：这案例有何启示？

【项目小结】

本项目要求学生通过学习实践了解商务服务内容和工作程序，能为商务客人安排商务活动，提供相应的信息传递和秘书服务（打字、复印、传真、会议服务、翻译、票务、网络服务、委托代办、办公设备出租等服务），以方便客人。

【项目评价】

项目学习结果评价

【项目练习】

1.商务中心有什么服务项目，各服务项目有何具体要求？

2.案例分析

会议客人投诉在开会期间休息时不见了手提电脑，应怎样处理？