收发工作程序和方法

任务二　收发工作程序和方法

邮件收发内容包括报纸、杂志、信件、印刷品、包裹、电子邮件等。这里除了需要秘书人员细心与熟练之外，也需要掌握一定的程序和方法。

一、收信工作

收信工作是指接收从外面寄来或送来给本机关、单位的一切公私信件，包括文件、信函、普通电报、报刊以及其他邮件。这些信件大体上有三个来源：一是邮电局送来的公私信函、普通电报、报刊及其他邮件；二是外部机关或单位通信员直接送来的信件；三是机要通信局送来的机要信件。收发员应该认真、细致、有条不紊地处理这些信件。为达到这个要求，必须制定出科学的收信工作程序和方法。

收信工作程序一般包括签收、分拣、登记、拆封、转交等环节。

1.签收

收信工作中的环节之一，就是对于外面送来的信件进行清点验收。为了使信件运转迅速、准确、安全，必须在各个环节建立起严格的交接手续，以分清责任，并便于查考。签收必须在信件送达的当时进行，并应有送件人在场。签收时，应该注意查验以下几个方面内容：

（1）检查收信单位的名称是否与本机关或单位及有关人员的名称相符，在确认来件投递无误后再签收。

（2）检查信件的封口和包装是否完好、正常，有无破损、启封或散包等现象。

（3）检查信件外附件是否够数。

（4）检查收件封皮编号与登记是否相符。

（5）清查信件缓急的性质。

（6）查明收件登记件数与实有的件数是否相符。

经上述查验无误后，收发员便可以在收件人的投递回执单上或登记簿（如表7-1所示）上签收盖章，以示负责。签收之后，再进行总登记，然后才分拣。接收报纸和刊物，应清点数量，对照报刊分发登记表上的总数量，查看是否够数。

表7-1　邮件接收登记簿

重要的公务文书，有的需要由收件人亲收。一般说来，封皮上写明“亲收”字样的信件，应该由收件人亲自签收，收发室不能代收；封皮上写明“亲启”字样的信件，收发室可以代替收件人签收，但是必须交收件人亲自启封，不能够交别人启封。

签收信件时，可以在对方的发信本上签名或盖章；或者在对方的回执单上签名、盖章；或为对方开具收据、收条。签收信件时，要签署全名，注明收到的时间，对特急件应注明几时几分收到，签名时要用钢笔或毛笔，要求字迹工整，易于辨认。对于机密性极高或内容特别重要的文件，除了要有收文者个人的签名外，还应加盖单位的公章，用以表示负责。

2.分拣

收发室每天会收到大量的信件，需要对这些信件进行分拣，将信件按收件人或部门分开，以便转交。分拣要在签收之后及时进行，以免造成积压误事。可以将信件分拣成四种类型，即平信，报刊；自取件；急件；机密要件。要先将急件和机密要件拣出，进行登记后，随时递交给收件人或部门。对于一般信件和报刊，也要随到随拣，按部门或收件人将信件分别存放在固定的柜格里，通知收件人在每天的限定时间里自取或送件上门。

为了方便邮件呈送和处理。分拣邮件可按不同的标准进行。

第一，按照收件人姓名分拣。此方法只适合人数较少的部位或部门。

第二，按照收件部门分拣。｀根据邮件上标注的部门分开，如果邮件上写的部门本单位没有设置，可把它归入相近的部门。

第三，按照收件的重要性分拣。判断邮件的重要程度可以从两方面入手。一是来信人的姓名或重要来信单位的名称；二是邮件上出现有挂号、保价、快递、机要和带回执等特殊的邮寄标识。此外，电报、电传和传真等邮件也都是比较重要的。当然，各个单位可根据自己的情况设置重要性分类标准。

3.登记

信件在分拣之后，收发员要对重要的信件进行分户登记，为收件人或收件部门签收做好准备。登记的目的是为了便于交接签收，使各项手续更严密，便于统计和查找。登记的范围，一般说来，收进的信件凡办理了签收手续都应进行登记，其中包括邮电局送来的公私挂号邮件、包裹单、汇款单；机要通信局送来的机要信件；专人送来的信件，有的虽未进行签收，但也须登记。登记的方法，应该根据机关或单位的规模大小、收取信件数量的多少以及各部门的设置情况而定。规模较大的机关或单位，收进的信件数量多，下设部门也多，可以采用按信件主向分设“收入件登记簿”，即每个收件部门分别使用一本“收入件登记簿”，进行登记，这样，收件部门签收时也很方便。规模较小的机关或单位，收进的信件数量也不大，下设的部门相对也少，可以采用综合性的“收入件登记簿”，即只用一本“收入件登记簿”，按收件部门的顺序进行登记，一个部门的信件登记在一起，以便于转交时签收。

登记的项目应简单明了，一般包括：收到时间（如果是急件应注明具体时、分）、登记人姓名、发件单位、收件单位、封皮编号、文件号、件数、附件、办理情况、收件人签名、备注等。收发室只是信件的收转部门，因此，登记时按来件的外部标志登记即可，不需另行编号或加注其他标记。

登记时要逐项认真填写，力求字迹清楚、工整、易于辨认。

4.拆封

拆封就是秘书人员将封好的公函拆开来，以便了解邮件的内容。许多秘书认为邮件拆封是非常简单的事情。可是如果在拆封时没有注意邮件拆封的权限，或是没有注意到邮件的安全可能会引起不必要的麻烦和问题。

不是所有的邮件都由秘书人员拆封。如明确写了部门名称或领导人亲启的邮件，秘书是不得拆封的，除非上司授予秘书这样的权力。

拆封邮件时应注意：一是拆封前在桌子上磕几下，使里面的信纸等等集中到信封的一端，然后用小剪刀小心地从另一端裁开，确保不损坏信封上的文字、邮戳、其他标识及信封里面的内容。二是邮件上注明了有附件，必须核对清楚。如果缺少附件，应该在邮件上注明。三是用回形针把信封和信纸等附在一起（信纸在上，信封在下），以供以后查阅、佐证之用，办理完毕后一并归档。

5.转交

转交是指信件在登记之后分别转送给本机关或本单位的各个部门及有关人员，或者由各部门派人到收发室领取。收发室在接收信件的当天即应将信件转交有关部门，以防积压误事。对于急件应该立即转交，平件应分批转交。

收发室对于一般平信及报刊，经计数、分拣后，投放于信报箱中，由有关部门及个人自行取走。未设信报箱的，也可以采取分送或通知自取的方法，及时地将信件转交给各部门及有关人员手中。对于私人挂号信、包裹单、汇款单等，可以随同公务信件一起登记，转交给收件人所在部门，也可以通知收信人到收发室签收领取。收发室向各部门转交信件时，要求收件人进行清点，并在“收入件登记簿”上签字，以防止出现差错，明确责任，便于以后查对。

对于拆封后的邮件，秘书阅读之后，重要的都应送呈领导。如果同时有多份邮件需送呈领导时，秘书应根据重要程度进行整理，将最重要的放在最上面，依次放进文件夹，并赶在领导进办公室前准备好，或在领导上班不久就准备好。如果邮件要给多位领导阅看时，秘书应将传阅顺序列成表格。如表7-2所示。

表7-2　邮件传阅顺序单

二、发信工作

发信工作是指通过收发室向外发送本机关或单位的公务信件。这些信件一般有三个去向：一是通过邮局，主要是一般的挂号信和平信；二是机要通信局，主要是发往外埠的机要信件；三是派通信员直接送达，或由公交交换站交换的发往本埠的机要信件。

发信工作的基本环节是：检查、分拣、登记、投送。

1.检查

收发室在接收本机关或单位办公室和各部门送来外发的信件时，要进行检查、验收。检查的主要方面有：

（1）投送地点、收件人是否书写清楚。

（2）信件封口是否牢固，密件是否有密封。

（3）信件的缓急和机密程度。

（4）包装是否牢固、结实，是否合乎要求，体积是否超标。

（5）封皮编号与登记是否相符。

（6）信件登记件数与实有件数是否相符。通过上述检查，对不清楚的地方应立即弄清楚，不合格的地方应立即纠正，在检查妥善后，收发员应在送件簿上签字，以示负责，然后再进行分拣。

2.分拣

分拣就是将向外发出的信件按投送方向分开，把每一个收件部门的信件归在一起，为投送做好准备。具体的方法是：

（1）将发往本埠的信件按收件部门的投送路线排队。

（2）将发往外埠的信件按邮电局、机要通信局等去向分开，将一般挂号信及平信归送到邮电局一类，将机要信件归送到机要通信局一类。

（3）当区分开几个投送方向后，在每个投送方向里，要将同一个收件部门的信件放在一起。

3.登记

外发信件在分拣后，要进行登记。根据不同的要求，可以采用联单式登记和簿式登记两种方法进行登记。

通过邮电局、机要通信局外发的信件，可以采用统一印制的交寄三联单进行登记，其中一联在通信员签收后由发文部门存查；一联由机要通信局或邮局留存；一联在邮电局或机要通信局签收后由通信员带回，交收发室存查。

由专人投送的信件，可采用簿式登记，即使用“发出件登记簿”进行登记（如表7-3所示）。如果是由一个人投送，则应按投送路线上各个收件部门先后顺序排队，先到的登在前面，后到的登在后面，依次排列，并将同一个收件部门的信件放在一起登记，以免影响投递速度。如果是由几个人分送，则应按各个分送路线上的先后顺序依次排队登记，其要求也与前述相同。

表7-3　发出件登记簿

4.投送

收发、通信部门将本机关或单位外发的公务信件投送到收件单位或个人。投送的方式一般有四种：普通邮寄、专人投送、机要通信和组织公文交换站。以下分别对这四种方式进行说明。

（1）普通邮寄

普通邮寄即通过邮局，按普通邮件进行寄发。它可以根据轻重缓急等不同情况，以平信、挂号、特挂、航空四种类别寄发。比较重要的信件为防止丢失，可以寄挂号信；邮寄实物或票证时可以用特挂；邮寄急件时可用航空信。通过邮局寄发的信件，必须是不涉及国家机密的普通文书和资料。凡是涉及国家机密的文件，都不能通过普通邮寄的方式寄送。

通过邮局寄发信件，必须向邮局支付邮资。为避免不必要的工作，许多大机关或大型企事业单位，信件数量多，且邮寄面广，可以采取邮资总付的办法，由邮局按大宗邮件统一结算。较小的企事业单位基层机关，由于发信量少，邮局一般不办理邮资总付业务，但也可以个别办理，并须索要收据，以备以后查询。

由于现在物流业的快速发展，快递公司的服务网点也几乎遍及全国，邮件也可以通过各快递公司进行投递。快递公司一般都有上门取件的服务，只需拨打服务电话便可有快递员上门服务，较为便利。但是也有一些快递不能到达的地区，可选用中国邮政的邮寄业务。

（2）专人投送

专人投送一般说来，只有发往本埠各机关或单位的信件须由通信员专程直接投送。但在必要时，发往外埠的重要、紧急的公文，也派通信员直接送达。有时，对于重要、紧急的信件也请下级机关或单位派人来取回。

通信员在投送信件时应该注意以下事项：

①应严格履行交接时签收手续。要检查信件是否应投送到这个机关或单位。还应注意收件人是不是这个机关或单位规定的收件人，如果是别人代收，还应弄清代收人是否属于该机关或单位，是什么部门，做什么工作。

②要事先将自己投送的信件按照路线的先后到达顺序排列好，先到达的机关或单位的信件放在前面，后到达的放在后面。若不事先安排好次序，等到一个机关或单位时，才临时翻找该机关或单位的信件，这样，不仅浪费时间，而且会翻乱所有的信件，容易造成遗漏或错投的现象。

③通信员在完成投送任务后，应该向派遣人员交代投送的情况及投送的凭证。

对于下级机关或单位派来领取信件的人员，应仔细地查验他的证件，确定他是否是下级机关或单位派来的，然后再将信件交给来人清点签收后取走。

（3）机要通信传递

通过机要通信传递机密文书，必须经有关部门的批准，才能办理具体传递手续。寄发机密信件的要求有：

①封皮要加盖机密等级印章。

②使用统一印刷的交寄三联单进行逐件登记，并办理签收手续。

③信件要封口严密、包装牢固。

（4）组织公文交换站

各省、市级机关文书处理部门在有的机关单位内成立公文交换站，负责党和政府机关以及大型企事业单位的公文传递和交换，以节省人力、物力，加快文书的传递，提高办事效率。交换站一般只设一两名领导负责对日常的管理及组织工作。交换站可以由所在城市的最高领导机关的文书处理部门领导，也可以由参加交换的单位组成联合管理委员会，以负责解决交换站的重大问题及有关事项。

交换站的主要任务有：经办参加交换的机关或单位之间互相往来的机要信件的交换业务；向机要通信局交寄发往外埠的机要文件；接收机要通信局转寄给各参加交换的机关或单位的机要文件，交换站一般不办理公开发行的报刊、私人信函及物品等。

交换站的工作以简化手续、快速传递、安全保密为原则，应注意以下事项：

①参加交换的文件，要求封口包装都牢固完好，不能敞口或用订书器钉装封口。

②凡经交换的机要信件，都应当面办好交接手续，由收件机关或单位签字或盖章。

③参加交换的通信员，应该在政治上忠诚可靠，工作上积极，需经本机关或单位人事部门进行审查，再报交换站核准备案。若批准参加交换，则可印刷“交换证”等证件，配发给通信员。在参加交换时，通信员须携带交换站发给的“交换证”等证件，否则不能进入交换场地。

④各参加交换机关或单位的通信员，必须严格遵守交换时间，不能无故缺席或迟到、早退。若通信员因故不能参加交换，该机关或单位应指派专人持介绍信和本人证件前去交换，经查验核对后才能进入交换场地进行文书的交换工作。

三、现代通讯事务

现代通讯事务，指传真、电传、电脑网络通讯等现代通讯手段，它具有快速、准确、简便等待点。近年来已逐渐在我国大中城市尤其是外资、合资企业广泛使用。但如果需要作为政策法律依据的、需要存入档案的，这种形式的材料多数还不被认可，而只能通过传统邮寄或人工送达。因为它可无限制复制，印章也不是原色（彩色打印同样不行），其真实性无法鉴定。因而它只适宜发送一般通知、传递一般信息、传输一般资料等。

秘书每天上班要做的第一件事就是检查计算机里的电子邮件和传真机等设备，看有无最新信息，如电子邮件的信息需要转达给领导，秘书可将信息全部或部分打印出来，然后与其他信件一并交给领导，并做好登记工作。

1.电子邮件

它是一种以计算机为基础的信息传递形式，信息被编成程序并且可以在任何时候传递给任何一个有接受计算机的人，信息可以同时传送到好几个目的地。回复邮件只须点击回复键，收件人的地址便自动生成。发件人只需按提示操作即可。邮件上的“主题”一栏必须一目了然，吸引对方打开邮件。称呼对方的姓名、身份，但方法一定要得当，注意邮件的语气。回复来信，可摘录部分来信原文，说明附件内容。收到电子邮件，应立即回信，最迟不超过24小时。最后签上秘书姓名、身份，或上司姓名、身份，并附上公司的名称和电子邮件地址。发送电子邮件时要注意保密。

2.传真

传真是文件被转换成信息，通过电话线传送到一个接收终端，在目的地，又把信号转换成一种与原件一致的可读形式。无论是什么样的文本和图表几乎都能通过传真发送，对传送手工制作的图表和手工签名的文本尤其有优势。

发送传真首先要准备好传真稿。传真稿在格式上分为正式和非正式的两种。作为单位间彼此传送的公文，传真稿须采用正式格式，一般是由办公室备好打印的标准表格，发传真时填上相关的内容即可。传真机可传送手稿。因此，非正式的传真资料没有一定的格式要求，较为随意。

另外，传真机是安装在电话线路上的，其电信信号极易为电子窃密技术窃取。秘书在使用时要增强保密意识，不用普通电话线路的传真机传送机密文件；凡传送机密文件的传真机，必须安装保密装置。