商务谈判如何介绍谈判双方

第二节　商务谈判前的准备

一、情景导入

荷兰某精密仪器生产厂与中国某企业拟签订某种精密仪器的购销合同。但双方在仪器的价格条款上还未达成一致，因此，双方就此问题专门进行了谈判。

谈判一开始，荷方代表就将其产品的性能、优势以及目前在国际上的知名度作了一番细致的介绍，同时，说明还有许多国家的有关企业欲购买他们的产品。最后，荷方代表带着自信的微笑与口气对中方代表人员说：“根据我方产品所具有的以上优势，我们认为一台仪器的售价应该在4000美元。”

中方代表听后十分生气，因为据中方人员掌握的有关资料，目前在国际上此种产品的最高售价仅为3000美元。于是，中方代表立刻毫不客气地将其掌握目前国际上生产这种产品的十几家厂商的生产情况、技术水平及产品售价详细地向荷方代表全盘托出。

荷方代表十分震惊，因为据他们所掌握的情况，中方是第一次进口这种具有世界一流技术水平的仪器，想必对有关情况还缺乏细致入微的了解，没想到中方人员准备如此充分，荷方人员无话可说，立刻降低标准，将价格调低到3000美元，并且坚持说，他们的产品完全是世界一流水平，是物有所值。

事实上，中方人员在谈判前就了解到，荷兰这家厂商目前经营遇到了一定的困难，陷入一场巨额债务中，回收资金是当务之急，正四处寻找其产品的买主，而目前也只有中国对其发出了购买信号。于是，中方代表从容地回答荷方：我们也绝不怀疑贵方产品的优质性，只是由于我国政府对本企业的用汇额度有一定的限制，因此，我方只能认可2500美元的价格。荷方代表听后十分不悦，他们说，“我方已经说过了我们的产品是物有所值，而且需求者也不仅仅是中方一家企业，如果中方这样没有诚意的话，我们宁可终止谈判。”

中方代表依然神色从容，“既然如此，我们很遗憾。”

中方人员根据已经掌握的资料，相信荷方一定不会真的终止谈判，一定会再来找中方。

果然，荷方没过多久就主动找到中方，表示价格可以再谈。在新的谈判中，双方又都作了一定的让步，最终以2700美元成交。

二、项目任务

上述案例中荷方的谈判人员为什么将价格立刻从4000元降到3000元？当荷方提出终止谈判时，为什么中方谈判人员依旧从容？从上面的案例中，你能得出什么结论？

三、任务分析

商务谈判前的准备工作做得如何，在很大程度上决定了谈判能否顺利进行，能否达成有利于己方的协议。上述案例中荷方人员在谈判之前过于乐观、自信，将价格定在一个较高的标准。而中方人员在事前进行了周密的准备工作，对该仪器的相关情况了如指掌，在谈判中掌握了主动权。面对中方人员的充分准备，荷方人员主动将价格降低到3000美元。当谈判陷入僵局时，中方人员利用荷方经营困难、急需回收资金这个信息，不会终止谈判，因此依旧从容等待荷方人员的主动让步。由此可见，在商务谈判前，应积极进行相关的准备工作。充分的准备工作有助于增强谈判者的信心，令谈判人员从容应对谈判中的各种问题，在谈判过程中处于主动地位。

四、相关知识

（一）谈判前的信息准备

1.谈判信息的作用

不同的谈判信息对于谈判活动的影响是极其复杂的。有的信息直接决定谈判的成败，而有的信息只是间接地起作用。谈判信息在谈判中的作用可以表现在以下几个方面：

（1）谈判信息是制定谈判战略的依据。谈判战略是为了实现谈判的战略目标而预先制定的一套纲领性的总体设想。谈判战略正确与否，在很大程度上决定着谈判的得失成败。

（2）谈判信息是谈判双方相互沟通的中介。谈判双方在谈判时通过交流沟通有关谈判信息可以排除众多不确定因素，令谈判双方在各种信息中发现机会与风险，消除不利于双方的因素，及时调整和平衡谈判双方的利益，促成谈判的顺利进行。

（3）谈判信息是控制谈判过程的手段。充分掌握谈判相关信息，有助于对谈判过程的有效控制，依据谈判战略和谈判目标的要求，确定谈判的正确策略。

2.谈判信息的内容

（1）谈判环境调查。商务谈判是在特定的社会活动中进行的，谈判环境因素直接或间接影响到谈判工作，因此，在谈判前应对其环境进行调查、分析。谈判环境调查主要包括了政治环境、经济环境、社会文化环境、自然资源环境、基础设施条件、气候条件、地理位置等情况。

（2）谈判对手调查。谈判对手的调查是谈判准备工作的重要环节。充分了解谈判对手有助于己方在谈判中正确判断、避免风险。谈判对手的情况复杂多样，主要包括对方的客商身份、对方的资信情况、对方的资本、信用及履付能力、参与谈判人员的权限以及谈判目的等情况。

（3）谈判者自身调查。在谈判之前，除了调查谈判对手、谈判环境之外，还应对自身状况进行正确的了解和评估。在自我调查的过程中，应明确自身的实力和优势，客观分析自身的需要和现实需要。只有对自己客观评估，才能对对方的实力进行客观认定。谈判者自身调查的内容主要包括自我实力的认定、自我需要的认定、谈判目标和方案的确立及修正等情况。

（4）谈判标的物调查。在谈判前，应对谈判标的物进行充分调查。在谈判时，尤其是引进设备的谈判，掌握相关的信息有助于谈判人员掌握谈判的主动权。谈判标的物的调查主要包括标的物的性能、价格、标准、规格、竞争力、专利转让或应用、开发前景及开发费用等情况。

（二）谈判前的组织准备

任何谈判都是有计划、有目标、有组织的行为过程，要做好谈判工作，就应制定好谈判方案、收集相关的谈判信息、做好其他各项准备工作，所有工作的顺利完成都离不开一支精干的谈判队伍。因此在谈判前应做好相应的组织准备工作。

1.谈判人员的遴选

谈判人员的遴选是谈判组织准备工作中关键的环节。具备良好素质的谈判人员可以在任何环境下胜任艰苦复杂的谈判工作。所谓素质，不仅包括谈判人员的文化、技术水平和业务能力，也包括谈判人员对国际、国内市场信息，有关产品知识、价格情况、法律知识，各国和各民族的风土人情及风俗习惯等知识的掌握情况，还指谈判人员的道德情操、气质、性格特征。

2.谈判组织的构成

（1）谈判组织的构成原则。谈判队伍由多方面的人员构成，可以满足谈判中对多学科、多专业的知识需求，取得知识结构上互补与综合的整体优势，群策群力，取长补短，集思广益，形成集体的进取与抵抗力量。在筹建谈判小组、选择谈判人员、考虑谈判规模时，一般要遵循以下几个原则：

①层次分明。在谈判过程中，往往会涉及许多专业性知识，因此，在选择人员组成谈判小组时应注意选择不同专业背景、能处理不同问题的专业人员。其次，谈判队伍中既要有高学历的青年知识学者，也有身经百战具有丰富实践经验的谈判老手。按照层次分明原则遴选谈判人员，可以组建成一支知识全面而又各自精通一门专业、知识与经验互补的高素质谈判队伍。

②分工明确。谈判队伍中的每一位队员都要有明确的分工，担任不同的角色，各司其职。每个人都有自己特殊的任务，不能工作越位，角色混淆。在谈判过程中，谈判人员应明确主次，明确自身定位、严格遵照相关纪律、通力合作。

③节约。商务谈判小组成立之后直到谈判结束，其活动费用都需企业承担。谈判成员越多、谈判时间越长，支出的费用越多，企业的负担也就越重。因此谈判小组的组织应贯彻节约原则，合理控制谈判小组成员数量、明确小组成员分工，避免出现行政人员多于业务人员的情况，合理安排谈判进程，为企业节约成本。

（2）谈判组织的构成。

①谈判人员的组成。配备各类精通本专业的人员是组成一个素质过硬、知识全面、配合默契的队伍的基础。一般的商务谈判，所需的专业知识大致有以下几个方面：工程技术知识、商务知识、法律知识、语言翻译技术知识等。据此，在一个谈判小组中应有以下几类人员组成：谈判队伍领导人、商务人员、技术人员、财务人员、法律人员、翻译等。

②谈判人员的分工与配合。挑选出合适的人员组成谈判队伍后，应该根据谈判内容和各人专长作适当的分工，明确各自的职责。谈判队伍的人员主要包括主谈人员、辅谈人员以及谈判台下的工作人员。主谈人员在谈判中负责表达己方的一切重要观点和意见；辅谈要配合主谈起到参谋和支持作用；台下相关工作人员则负责出谋划策或准备资料和证据等工作。

各成员在进入自己的角色、尽兴发挥的同时，还必须按照谈判的目标和具体的方案与他人彼此呼应，相互协调和配合。谈判过程中的配合主要是指谈判成员之间的语言及动作的互相协调、互相呼应。

（3）谈判组织的管理。要是谈判取得成功，不仅要组建一支优秀的谈判队伍，还要通过有效的管理，使谈判组织提高谈判力，使整个队伍朝着正确的方向有效地工作，实现谈判的最终目标。

①谈判组织负责人对组织的管理。根据谈判的具体内容、参与人员的数量和级别，从企业内部有关部门中挑选一名具备较全面知识、果断的决策能力、较强的管理能力以及一定的权威地位的人员作为谈判组织负责人。该负责人对谈判队伍进行直接领导和管理，主要职责有：负责挑选谈判人员，组建谈判班子；管理谈判队伍，协调谈判队伍各成员的心理状态、精神状态以及人际关系；领导制定谈判执行计划；主管己方谈判策略的实施；负责向上级或有关的利益各方汇报谈判进展情况等。

②高层领导对谈判过程的宏观管理。在谈判过程中除了负责人对谈判队伍进行协调管理之外，单位高层领导也对谈判过程进行宏观管理。首先在谈判前，高层领导应向谈判负责人和其他人员指出明确的谈判方针和要求，明确谈判工作的方向和目标；在谈判过程中对谈判人员进行指导和调控；关键时刻应适当干预谈判。

（三）谈判方案的制订

在正式谈判前，需要了解谈判环境、谈判对手和自身的情况，初步了解双方的谈判实力。除此之外还需要制订出一个周详缜密的谈判方案。

1.制订谈判方案的要求

商务谈判方案是谈判人员对谈判目标、谈判步骤等具体内容所作的安排，即对谈判工作各个阶段的谈判人员、议程和进度作出合理设想，对谈判工作进行有效的组织和控制。从谈判方案的制订上，应考虑做到以下几个方面的要求：

（1）商务谈判方案应具有合理性。商务谈判方案要具有一定的合理性，只有对谈判过程进行合理的安排，才能对谈判工作起到指导作用。所谓的合理性只是相对合理，并且是谈判双方都能接受的合理。

（2）商务谈判方案应具有扼要性。商务谈判方案的相关内容应尽量简明、清楚，以使谈判人员能清晰记住谈判的主题和主要内容，增强方案的执行性。

（3）商务谈判方案的具体性。商务谈判方案的简明扼要并不是唯一目的，除此之外计划也应具体。谈判方案中涉及的概念、原则、方法、数字、目标一定要具体明确，只有这样才能使谈判方案具有可执行性。

（4）商务谈判方案的灵活性。谈判过程千变万化，要使谈判人员能在复杂多变的谈判过程中取得成功，就应制定相对灵活的方案，使谈判人员能在面对问题的时候在权限允许范围内灵活地处理问题，取得较为有利的谈判结果。

2.谈判方案的主要内容

商务谈判方案主要包括以下几部分内容：

（1）确定谈判目标。谈判目标是指通过谈判要解决的问题。谈判目标可以分为最低限度目标、可以接受的目标、最高期望目标三个层次。

（2）安排谈判议程。谈判议程即议事日程，这是一项非常重要的工作。谈判议程一般要说明谈判时间和谈判议题的确定。谈判议程可由一方准备，也可由双方准备，协商确定。议程包括通则议程和细则议程，前者由谈判双方共同使用，后者供己方使用。议程的安排主要包括时间安排、确定谈判议题、通则谈判与细则议程的内容等方面。

（3）选定谈判地点。谈判地点对谈判效果有一定的影响作用。商务谈判地点的选定一般有四种情况：己方国家或公司所在地谈判；对方所在国或公司所在地谈判；双方谈判之外的国家或地点谈判；在双方所在地交叉谈判。

（4）布置谈判场所。作为东道主，在商务谈判之前应对谈判场所进行慎重选择以保证商务谈判的顺利进行。商务谈判场所最好选择在一个安全、安静、环境优美、交通便利、医疗及生活设施完备的地方。

正规的谈判场所一般有三类房间：主谈室、密谈室以及休息室。主谈室供谈判双方进行正式谈判，因此应选择宽敞、明亮，环境舒适，隔音效果好且安全性强的房间；密谈室是供谈判双方内部人员协商机密问题而单独使用的房间，因此应选择隔音效果好、保密性强、办公用具齐全的房间；休息室是供谈判双方在谈判间隙休息使用的房间，因此应选择安静、舒适、环境优雅的房间。

作为秘书人员，应熟悉谈判房间的布置，尤其是主谈判室双方座位的安排。主谈室双方座位的安排对谈判双方的沟通交流以及谈判进程有着重要影响，一般来说，谈判双方的座位安排主要有以下三种方式，秘书人员可根据实际情况需要，选择恰当的安排：

①方形谈判桌，相对而坐。在主谈室中摆放长方形条桌，按照国际惯例，根据实际情况，有两种座位安排方法（如图6. 1、图6.2所示）。这种就座方式一般常用于较正规、严肃的谈判。

图6.1

图6.2

②圆形谈判桌，混合就座。采用圆桌，双方谈判人员坐成一个圆圈。这种就座方式适合于双方比较了解、关系比较融洽的正式谈判。

③不设谈判桌，交叉而坐。这种就座方式适用于双方谈判人员不多的非正式谈判。

（5）模拟谈判。在谈判正式开始前提出各种设想和臆测，进行谈判的想象练习和实际演习称之为模拟谈判。模拟谈判可使谈判者获得实际经验，提高谈判能力，同时也可以随时修正谈判中的错误，完善谈判方案。

五、实践训练

（一）模拟训练

法国盛产葡萄酒，外国的葡萄酒想要打入法国市场是很困难的，然而四川农学院留法研究生李华博士经过几年的努力，终于使中国的葡萄酒奇迹般地打入了法国市场。可是，中国葡萄酒在香港转出口时却遇到了麻烦。港方说，按照土酒征80%的关税、洋酒征300%关税的规定，内地的葡萄酒要按洋酒征税。面对这一问题，李华在与港方的谈判中吟出了一句唐诗：“葡萄美酒夜光杯，欲饮琵琶马上催。”并解释说：这说明中国唐朝就能生产葡萄酒了。唐朝距今已有1000多年了，英国和法国生产葡萄酒的历史，要比中国晚几个世纪，怎么能说中国葡萄酒是洋酒呢？一席话驳得港方人员哑口无言，只好将中国葡萄酒按土酒征税。

上述案例反映出一个优秀的谈判者应具备怎样的素质和能力？

（二）综合训练

【实训背景】

通行汽车公司是国内一家大型的汽车公司。近期，该公司为了配合和推动经销商销售其产品，计划与国内的一个重要经销商洽谈推销合同。

【实训内容】

请为这家公司拟定谈判组人员组成及其职责分工和人员素质要求。

【实训要求】

1.实训可分组进行，4人一组进行讨论，讨论结束后每小组请代表交流认识。

2.讨论过程应严肃认真。

3.每小组以书面文件形式递交讨论结果。