分析演示的目的及听众的需求

一、分析演示的目的及听众的需求

（1）确定目标。毋庸置疑，确定目标是计划阶段的最重要的一步。令人奇怪的是，它却是最容易被忽视的一环。让我们从对演示的预期开始说起。

“我希望听众有什么反应”或者“我希望我的听众在演示后做些什么”，这就是演示的目的。这些目标是不会明确告诉听众的，它们是短期的、以自我为中心的目标。例如，如果演示目标是签订一个合同，那么在整个或者大部分演示结束之前，是不会对听众明确地说出这个目的的。但是，大部分的演示者有一个自然的倾向，即混淆演示中所建议的项目目标和演示本身的目标。它们不是一样的！因为一个是项目目标；另一个是演示目标。

举例来说，在向高层管理者提出开发新产品建议时，项目目标是“为公司获得新的利润增长点”，然而演示的目标是“获得开发新产品的准许”。劳动部“工作演示计划”的项目目标是“为没有工作的公民提供获得工作的必要技能演示”，而演示的目标可能是“开展一个有关潜在参与者的人口统计特征的研究”或者“为第一阶段的工作获得预算资金”。

清楚地区分项目目标与演示目标是十分重要的。项目目标是重要的长期目标，是演示的一个重要组成部分。而演示本身却不能实现这个长期目标，它只能促进目标的实现。因此，演示者必须确定如果演示成功，将可以实现什么目标，而且应该把主要的精力集中于此。如果不能成功实现演示目标这个短期目标，就更不可能实现项目的长期目标。

（2）分析听众。许多精心准备的演示没有能够达到预期的目标，因为演示者没有预期到听众将如何反映。例如，中国移动公司曾经向高级政府官员进行演示，准备得很充分，但是演示完成后，政府官员反应相当冷淡，这使演示者很困惑。演示的内容是政府官员所要求的，而且演示者用他们认为搞笑、讽刺的材料来提高听众的兴趣。通常，采用这种演示技术是十分有效的，但是这组政府官员中最重要的人物却是一个非常传统的人，他比较欣赏大学老师的一板一眼，因此，演示的目的没有达到。也许一个事先初步的演示或者与听众中的一些人进行讨论可以阻止这种事情发生。在任何情况下，只要首次演示被证明是不成功的，演示者就应该找出原因并尽力改正。

虽然进行听众分析通常在演示之前，但演示者必须意识到在演示过程中仍然要进行听众分析，并及时对演示进行修正。当然，事先准备越充分，现场对演示的修改越少。最好的办法是完成听众需求分析表。这样可以增加演示的可行性，并增大演示成功的可能性。使用这种方法的另一个优点是，它方便演示者准备一段开场白，以吸引听众的注意力和打消听众对演示内容的疑虑。