书面语交际的基本技巧

书面语交际的基本技巧_现代公共关系概论

第四节　书面语交际的基本技巧

一、书面语交际是组织形象的书面化，是组织形象的语言表现形式

书面语的交际技巧也很多，其分类也是各不相同。书面语交际是组织形象的书面化，是组织形象的语言表现形式。组织的文件送达对方单位和个人手里，就等同于组织人员专门的登门表达，代表着组织最正规的声音，对方对组织的文件一点不敢小觑。书面语主要是组织对组织之间传播时使用的，规范化的书面语言，技巧得体的书面语交际，可以展示组织传播的文化涵养，提升组织文化的美誉度，可以规范组织的行政行为，是组织内部规范化管理的事实明证。同理，如果一个组织不注意书面语的规范，行文随意，出现知识性疏漏，那别人对组织的管理规范就会产生疑问，对组织的执行力和美誉度就会产生疑问，在一定程度上会破坏组织的美誉度。所以，各类组织一定要注意书面语的传播技巧，保证规范使用。

二、书面语交际的基本技巧

书面语的传播技巧，这里主要讲三个要注意的地方:一是要用对语体，注意不同语体的区别;二是要用好语体的语言风格，不同的语体对称不同的风格;三是书面语要切忌官话、大话和官场话。

(一)文体要规范

书面语的文体很多，不同的文体对应着不同的书面语交际场合，如应用文体和常用文体是组织之间协调交流必不可少的。如平行文代表着平级或没有隶属关系的组织之间协调交流，如函、介绍信等;下行文是上级对下级经常使用的文体，如令、命令、通知就是最典型的下行文;上行文是下级给上级汇报工作、进行情况交流时使用的，报告就是最典型的上行文。决议、决定、通告等则是普发性文件。如果弄不清上面的行文规则，就会出笑话。组织传播中最常出现的技巧错误有这样几种。

1.错用通知

通知是典型的下行文，主要作用是下达对下级的指示，这是我们生活和工作中随时可以遇到的一个公文文种。上级机关常常以通知的形式对下级下达指示，布置工作，各个机关又对自己的下级单位转发上级的通知精神。可以这样说，通知，各个单位都使用过。通知的第二个重要的作用是转发、批转公文。在各类法定公文中，通知的这一功能是独有的。批转公文即批准和转发公文。批准和转发的载体是批准和转发机关的通知。转发指下级机关用通知的形式转发上级机关或不相隶属机关的公文，转发行为本身即是肯定的态度，这即平时我们所说的“通知的通知”。我们使用通知最常犯的技巧错误就是对不相隶属的组织或单位下发通知。

范例:

错用的通知

关于召开工作协调会议的通知

局办发(2008)28号

××区××局:

为了落实市政府第51次办公会议精神，更好地对我市街面小摊小贩进行规范管理，使我们两局工作的更加协调，特定于本月18日在我局二楼会议室举行两局协调会议，我局将有主要领导参加会议，请你局派主要领导准时参加。

××市××区行政执法局

2009年7月11日

上述例子是两个同级单位的日常工作协调，没有上下级关系，没有工作指导关系，要进行工作联系，最好的行文文件是函，以商量的口吻去协商工作，这样显得谦虚可亲，结果错用了通知。这样的结果就是文件明显居高临下，口气生硬，带有强迫性，威严性，显得很不礼貌。这和一个人不懂得礼貌一样，破坏了组织形象，让人很不以为然。

2.混淆了请示与报告的区别

在《中国共产党机关公文处理条例》和《国家行政机关公文处理办法》规定中，请示和报告是明确的两个文种，但在我们现实中，经常把这两个文种笼统地混淆为一个文种。请示和报告都是上行文，但两者的用法明显不同，有不同的侧重。简要地说，就是有事情要向上级汇报，要让上级知道自己的事情，就用报告。报告最明显的特点是只要上级知道就行，没有要求上级必须给予答复。

范例:建议报告

关于开展强化免疫活动消灭脊髓灰质炎的报告

卫字(1993)＊＊号

国务院:

脊髓灰质炎(俗称小儿麻痹症)是一种不能有效治疗，却可用疫苗彻底预防的急性传染病。为实现《九十年代中国儿童发展规划纲要》规定的一九九五年消灭脊髓灰质炎的目标，国家决定开展强化免疫活动。现将有关情况报告如下:

一、自我国开展计划免疫工作以来，脊髓灰质炎疫苗接种率提高，发病率显著下降，取得了可喜的战绩。

二、在冬季，脊髓灰质炎病毒传播能力最弱。为此，决定从现在起至一九九五年一月期间，每年的十二月五日和一月五日，对全国四岁以下儿童各加服一次疫苗。

以上意见如无不妥，请批转各地区、各部门执行。

卫生部

一九九三年十月二日^[11]

请示是有事情需要领导不仅仅要知道，还要表明态度，给予明确的答复，而上级的答复就是批示。所以“请示”和“批示”是一对配套的文种。

范例1:请示

关于在我局开展×××工作的请示

市财政局发(2005)17号

市政府:

近一段时间来，我局××××××××××，为了×××××××××××，拟在我局开展×××××××××。具体意见如下:

一、×××××××××××××××××××××××××××××。

二、××××××××××××××××××××××。

三、××××××××××××××××××××。

以上请示当否，请批示

××市财政局

××××年×月×日

有了请示，上级机关就会根据实际情况，进行批示。下面范例就是“市政府”给“市财政局”《关于在我局开展×××工作的请示》的批示。

范例2:批示

关于“财政局××工作请示”的批示

市府办(2005)21号

财政局:

你局××××年×月×日关于×××工作(市财政局发(2005)13号)文的请示收到，经市政府办公会研究，同意你局开展×××工作。望在开展工作的过程中继续发扬艰苦奋斗的精神，避免铺张浪费。及时总结工作中的经验，表彰工作中的好人好事。并将工作的最后总结报告上报。

特此批示

××××市人民政府

××××年×月×日

3.自我主张发文件

文件不是任何一个组织随意就可以制发的。具有法人地位的党政机关可以制发文件，这是毫无异议的。一般地说，有一定相对独立性的企事业单位、群众团体也可以制发文件。但一个独立的组织为了管理方便而设置的内部单位一般是不具有发文权利的。如一所大学的二级学院就没有权利对外发布文件，一个公司的业务职能部门也无权对外发布文件，一个工厂的车间也无权利对外发布文件。现实中，往往这些没有权利制发文件的内部职能部门出于某种目的也乱发文件，从而造成了文件的混乱。如“××大学××学院文件”、“××公司××部文件”，这多少有点不入门的感觉。这些内部单位真要发布文件，也要通过单位的办公室，以单位、办公厅、办公室的名义发布，而不能自作主张，随意制发文件。

(二)不同的文体风格要把握好

我们不但要用对文体，还要用好文体，用好文体，就是要把握好不同文体的文字风格。文体的风格是写作者通过不同的文字组合而显现出来的味道。不同的文体，具有不同的文字风格，这些风格不要混淆。例如文艺语体的风格是浪漫激情，多用修辞，句式或排比，或押韵，朗朗上口，具有一种外在的文字艺术美。评论语体的风格是逻辑严密，语言严谨，作风泼辣，鞭辟入里，入木三分。这种语体的风格用最通俗的话说就是“把你骂得狗血喷头而不带一个脏字”。科技文章的文体最主要的就是严谨。逻辑推理，层层相扣，前提和结论之间具有必然的逻辑联系，遣词造句刻薄，段落与段落之间具有明显的推论意味。这些文章，借助科学用语最多，有时也有图表和数字去作说明。应用文体和常用文体的风格是端庄严肃，一丝不苟，正襟危坐，给人权威。因为文件代表着组织，文件代表着组织的意志，具有权威性，具有强制性。知道了这些区别，我们就可以根据不同的文体，使用不同的文字风格，而不能“出轨”。假如我们不按一贯的风格运用文体，乱搭配风格，那就会让人笑掉大牙。

(三)写作不要空话大话

书面语体也是表达思想的工具，只是表达的思想往往不是某一个个人的思想，而是一个组织的意思。随着社会的发展和人类的进步，语言表达的意义可说是极为丰富。这其中就包括在人们讲求语言用词准确、表达贴切的同时，有时为了某种需要，达到某种目的或无奈，人们还追求一种模棱几可的表达方法，故意让人们不理解其思想，或有意追求歧义。这在外交场合屡见不鲜，在人们的日常生活中，为了某种目的，也会有意造成歧义的。这和我们语言学家们的初衷正好相反。

除了歧义，人们还发明了万能书面语，万能语言的最大特点就是不论在任何场合、任何会议上都可以使用。时下流行的万能讲话稿和万能总结就是代表。万能书面语虽然也是长篇大论，但言语里充满的是套话、大话，废话，内容不着边际，不论什么时候都是一样的套路，一样的口气，或让人耳熟能详，或让人摸不着套路。它最大的优点就是在任何场合、任何人都可以使用，不同的人对它完全可以有不同的理解。万能语言其实是对一些为官者思想懒惰的一种讽刺，也是对时下颇为流行的形式主义和官僚风气的一种鞭笞。

万能讲话稿道出了领导的无奈。因为领导者不可能事必躬亲，但部下又非要凡会议皆要出席，这样一来可以显示领导的重视;二来可以提高会议规格。如果现任主要领导来不了，那就请非主要领导，如果非主要领导来不了，就请已经退休的领导来露一下脸，这样也是光彩的。但领导来了说什么呢?一无准备;二来也不懂得会议内容。久而久之，聪明的领导者或操笔者就总结出了这样的万能语言，一来了却领导的讲话之忧;二来也照顾了会议，凸现了领导莅会必讲话的重要意义，几全其美。可真正受苦的是听众，因为听众对这些领导的讲话早已经耳熟能详了。

万能讲话稿是滑头的表现，洋洋千字，没有一句实话，全是官场语言，没有为官者一句真情表达，全是流行语言大堆砌，除了显示为官者的亲临会场的权威外，无一字可执行的地方，无一句让人能记得住的新鲜词汇。可悲者，为官者。被下属当成木偶摆在舞台上，又被下属逼着张开嘴巴，发出的是自己的声音，说出的意思没有一句是自己的。可悲者，下属者，为了引起某种重视，为了显示自己分管的重要，尽管都知道领导讲的是废话、大话，但每每还是要拉来领导出席，听一下自己能倒背如流的万能词语。语言艺术到了这份上，也真达到了巅峰了。

政府机关领导专用的《万能讲话稿》

同志们:

今天，我们在这里召开的×××会议，我认为是十分必要的，这对于×××工作的开展，具有十分重要的指导意义。对于刚才某某同志，以及某某同志的讲话，我认为，讲得非常好，非常深刻。希望在座的同志，认真领会，深刻理解。回去后，要传达某某同志及某某同志的讲话精神，并认真落实、真抓实干，推动×××工作的顺利开展，努力开创×××工作新局面。

对于×××工作，我提几点补充意见:

一、对于×××工作，我们要从思想上提高认识，充分领会×××工作的重要性和必要性

目前，×××工作已经开创了很大的局面，获得了很大的成绩，这是有目共睹的。但是，还是要从深度和广度上更加推进×××工作。我看，最重要的一点是:提高认识!各级领导要充分领会×××工作的重要性和必要性，各级党组织要加强关于×××工作的宣传力度，形成上下“齐抓共管”的局面，只有这样，×××工作才能更上层楼。

二、对于×××工作，要加强落实，要把工作落到实处

目前，有个别同志、个别部门，存在一个很不好的现象，就是:热衷于搞形式主义，热衷于开大会，传达文件。当然，开大会是必要的，上传下达也是必需的。但是，光是讲空话、打官腔，是远远不够的。对×××工作，要真抓实干，加强落实。各级领导要把×××工作，列入日常议事日程，要具体部署，认真执行。各级领导要为×××工作，创造必要的物质条件和舆论环境，扎扎实实推动×××工作的开展。要抓出实效，抓出成绩。

三、要加强协调工作

历史证明:钢铁一样的团结，是我党消除一切困难的有力武器。关于×××工作也一样，各级领导要加强协调工作，要把上下、左右、各方面、各环节有机结合起来，步调一致地推进×××工作的开展。目前，有些部门，遇事推诿、互相扯皮，这种官僚作风，十分要不得!这种作风，轻则导致工作效率降低，重则影响党和政府的威信。我们要坚决铲除这种官僚作风。

四、要在实践中探索×××工作与市场经济有机结合的新路子

×××工作与市场经济有没有关系，我看是大有关系。市场经济是一场深刻的社会变革，它的影响将波及社会生活的每一个领域，×××工作也不例外，它必然会受市场经济的影响，因此，如何适应市场经济的要求，如何和市场经济有机结合起来，希望大家认真地思考一下，去探索一下，这是十分有意义的。

五、参与×××工作的同志，要有自豪感和责任感。

同志们，对于×××工作，政府是非常重视的;各级组织也投入大量的人力、物力、财力来推进×××工作。同志们，你们承担的×××工作，是肩负了各级组织对你们的殷切希望的，希望你们要脚踏实地、同心同德、努力工作，在各自的岗位上为社会主义建设，为改革开放，添砖加瓦!

以上五点，供各位同志参考。总之，大家要振奋精神，多干实事，少说空话，开拓进取，努力开创×××工作的新局面。

谢谢各位。

除了万能讲话稿，还有万能总结，万能批示，万能报告，万能决定等。其中总结不但有个人版、还有单位版;不但有公司版，还有党政版;不但有教师版，还有职员版。明目还繁多呢。据说，在进行各项活动时，每个时段，都有不同的模板供人们使用。这真正省了不少人的功夫了呢。

【注释】

[1]张芸.历史将为我们立传［J］.演讲与口才，1987(12).

[2]王健.像英雄那样走人生之路大学生演讲选评［M］.北京:中国青年出版社，1985.

[3]马志强.语言交际艺术［M］.北京:中国社会科学出版社，2009:18-22.

[4]马志强.语言交际艺术［M］.北京:中国社会科学出版社，2009:27-31.

[5]马志强.语言交际艺术［M］.北京:中国社会科学出版社，2009:51-54.

[6]国家统计局.部门统计调查项目管理暂行办法［D］.国务院公报，2000(4).

[7]中华人民共和国国务院公报［D］.第28号［总号:991］

[8]宇称不守恒定律［OL］.百度百科(http://baike.baidu.com/view/187318.htm)

[9]马志强.我国城市群聚集和形成问题的探讨［J］.中州学刊，2006(5):49.

[10]吴有水.杭州房价全国最高，还能算是“宜居”城市吗?［OL］.新华博客(http://arka.home.news.cn/blog/a/0101000000000B332EBDD2B5.htm)

[11]本文来自学习网(www.gzu521.com)［OL］.http://www.gzu521.com/essay/document/cygw/200904/35332_3.htm