组织符号学建模方法

组织符号学中使用的建模方法MEASUR(methods for eliciting,analysis and specifying users′requirement的缩写),是由Stamper于20世纪70年代发起的一个研究项目。MEASUR以符号学作基础,提出了一套用于进行需求分析、信息系统设计及实现的方法。经过30多年的发展,MEASUR现已包含了以下5个方法:问题明晰方法(problem articulation method)、语义分析方法(semantic analysis method)、规范分析方法(norm analysis method)、联系及控制方法(communication and control analysis)及元系统分析方法(meta-systems analysis)。这5个方法各自致力于信息系统开发的不同阶段,并通过精确的语言及清晰的模型来引出并表示用户需求。在这些方法中,对组织建模最为重要的是语义分析方法及规范分析方法,已经被运用到多个领域,如业务系统用户需求分析,组织分析,法律文档分析以及计算机系统分析与设计等。

1.语义分析方法(SAM) 语义分析的理论基础是组织符号学和符号学框架。它是一种引出及表达用户需求的方法,自从被提出以后,它已经被应用于许多领域,比如商务系统的用户需求、组织分析、分析及设计计算机系统等。通过语义分析,可以得到主体、赐予及其本体依赖关系。语义分析的主要目标是通过澄清表达问题中使用的概念,帮助分析人员清晰准确地表达用户需求。语义分析是一个概念化业务组织的过程,通过语义分析,可以系统地分析组织行为并把其表示在本体模型上。

该方法与大部分信息系统建模方法的不同之处在于它基于主观主义哲学观点与主体和行为的本体关系。这种哲学观点认为,从任何实践目的来看,任何行为必须依赖于可以感知信息并可以参与行为的主体。也就是说,每个事物的存在都依赖于它的前继事物,并且我们描述组织的字词和(或)公式是组织主体不断变化的活动与事件中不变模式的名称。因此在语义分析方法中,实体、属性与关系的区别不再存在,取而代之的概念是主体、赐予以及与它们之间的本体依赖关系,其中主体与赐予被认为是构造世界的两大主要部分。

语义分析分为以下几个步骤(如图9-6)。①问题定义:为参与人员提供问题定义的文件使之了解所存在的问题,参与人员可以是单独的系统分析师,也可以是用户与系统分析师一起参与的团体;②生成候选语义单元:根据问题定义列出语义单元词汇,这些语义单元将会用在语义模型中描述主体以及他们的行为模式;③候选语义单元分组;④构建本体模型。

语义分析的结果是本体模型,如图9-7所示。本体模型由主体(椭圆形表示)、角色(半圆形表示)、赐予(长方形表示)以及它们的本体依赖关系构成,角色经常和主体联系起来表示该主体在不同情况下的责任,一个角色通常由左边承担它的主体和右边决定它具体行为的赐予来定义,一个主体可能有几个不同的角色。不同语义单元之间是通过本体依赖关系(在图中表示为线条)按照从左到右的位置联系起来的。另外,本体模型也可以描述一般与具体的关系,整体与本部分关系(连接线和上面的一个点组合起来表示)。一个语义单元也可以有自己的属性(图中是在属性名前加上“＃”号)用来捕获关于该概念的描述性。

比起其他分析建模方法如实体-关系(E-R)模型来看,本体模型最大的优点在于对本体依赖关系的建模,因为本体依赖关系比实体关系更加稳定。本体依赖要求建模过程必须从描述创造社会的主体进行描述,只有当可以执行某行为的主体在模型中被描述时,该行为才可以在模型描述,并且任何赐予不能先于它的前继赐予存在,这样就保证了语义的正确性。因此,本体模型提供了一个建立组织环境中具有非常稳定关系的语义知识的方法。同时,本体模型为所有概念提供了统一的术语,解决了语义冲突的问题,这样可以避免不同领域专家之间对术语的误解。

图9-6 语义分析步骤

图9-7 本体模型

2.规范 本体模型给出了组织中主体、赐予以及他们之间的本体依赖关系,但是并不能描述组织中的动态内容,例如本体模型中每一个赐予行为何时开始、何时结束。组织中规范决定了组织中每个赐予的行为应该何时开始、何时结束。

规范是组织符号学中一个非常重要的概念。规范是根据特定的社会背景产生的,描述了不同组织、不同文化背景、不同部门的主体之间如何进行交互和协作。根据Stamper等社会心理学的规范定义:一个规范是指一个社区成员共同拥有的某个基本特性。规范影响,但不能决定对象的行为。规范的主要功能是判断人们的行为方式是否符合组织环境的要求,此外,还具有指示性、说明性的功能。规范必须被组织内成员接受并吸收才能产生效用。一些规范可以被清楚无误地表达出来,如对工作的描述、规章制度、操作规程等,因而它们易于被理解、接受和宣传。还有一些规范是不能被清晰地表达出来,甚至并没有被意识到,比如组织文化、工作习惯、偏好等,它们形成一定的组织内的隐性知识。

规范可以用自然语言,正式的、可执行的计算机语言来表示。根据Wright的定义,规范由6个部分组成,如表9-2所示。

表9-2 规范组成部分

Wright把特征、内容及条件称作规范的核。从这些组件可以看出,通过定义主体,我们可以清晰地知道如个人(对象)在什么情况及场合下必须或可以或一定不要或应该……执行哪个主体(权威)授予的什么行动。如果所有的相关的规范都很清晰了,整个组织的行为应该能够以较大的精确度更清晰地理解及预测。

规范具有丰富的语义,有许多研究对规范进行了分类。对规范最普遍的一个分类是将规范分成知觉、行为、认知、评估四类。知觉规范决定了我们如何理解外部世界,规定了我们应该从外部世界提取什么信息,为了对组织进行建模,首先需要找到知觉规范,它决定了问题域的边界,是其他几类规范的基础;评估规范组成了整个组织的价值体系,价值体系主要取决于文化,文化的改变引起价值标准的改变,价值观念又直接影响行为规范的行为;认知规范解释了如何结合现有的知识和信念对觉察到的现象做出解释并获得对事物的理解,如结构及因果关系等;行为规范决定了什么是人们允许或禁止或不许或有义务……做的,它直接影响了组织的行为。行为规范是在评估规范的指导下形成的,反过来,它们又对评估规范的形成产生影响。在这些规范当中,行为规范直接影响了主体的行为,它们的后果能够更好地观察到。其他类的规范通过影响行为规范而影响主体的行为。

同时这四类规范分别代表了社会心理学中四类基本态度:本体、价值、认识与义务态度,如表9-3所示。这四类规范以及相对应的态度构成了组织进行不同的行为的所有知识。

表9-3 四类规范以及对应的态度

3.规范分析 规范分析是识别并表示控制社会环境中主体行为并决定在某种环境下某些行为是否能够发生的规范的方法,其中包括责任分析、相关因素分析、触发条件分析、详细规范表示。

(1)责任分析:责任分析确定了对行为负责的主体,它主要说明了哪一个主体负责哪种“行为”的开始与终止。一定的行为具有自己的生命周期,有发生、延续和终止,最初和最后的状态可以标记为“开始”和“结束”。

(2)相关因素分析:相关因素分析主要帮助我们找出对某一类型的行为做出决策时相关类型的信息,这一分析的目标是在不忽略任何必要的因素或信息类型的情况下帮助人们做出正确决定。辨别出相关因素的质量及完整性对规范分析结果的完整性及质量有重要的影响,规范规定了与某个行为相关的各种约束条件,是一种联系的方式。

(3)触发条件分析:触发条件分析集中于找出各行为的触发条件,这些条件一旦发生,将会导致主体的行为或者开始或者终止。触发条件可能是实质行为、符号行为或时间因素。

(4)详细的规范表示:规范详细说明是将前几阶段的信息收集起来用以下正规的格式描述规范:“whenever”(条件集),“if”(状态集),“then”(主体),“is”(deontic操作符),to(行动集),“条件集”和“状态集”是触发规范的前提条件,其内容从原型分析与触发条件分析获取;“主体”是对行为负责的责任人,由责任分析获得;Deontic操作符包括:必须(obliged)、可以(permitted)、不可以(prohibited)等逻辑算子。通过deontic操作符可以发现规范并不像逻辑条件一样是死板的因果关系。例如,对于“可以”执行的动作,主体是否执行取决于他本身的决定,这一灵活的特点也表现了组织业务流程执行过程中流程负责人的主观能动性;“行动集”可以是单独或复合形式,它描述了主体执行的活动。