访求工作方式

第一节　访求工作方式

现代图书馆访求工作的方式多种多样，一般可将其归纳为两类，一类是购买方式，一类是非购买方式。

一、购买方式

购买方式指图书馆利用文献购置费向文献的出版发行单位购买文献资料。购买方式包括期货订购、现货选购、委托代购、邮购、复制。对于网上的大型数据库资源，还有购买使用权的。

（一）期货订购

期货订购是大中型图书馆采集文献的主要方式。它是指文献出版发行单位以正式征订书目报刊形式，或以零星书目订单形式，向图书馆等文献需求单位发出书目征订信息，而图书馆则利用这些征订书目，组织审阅圈选，并将订数填在征订书目所附的报订单上，加盖采访业务章，表示确认订数后，寄送征订书目提供方或者有关的出版发行机构，完成本批文献的订购合同关系。报订单收到方则在文献出版后，据此按预订的文献品种、套数配齐，打包发送到报订的图书馆，并随包附寄清单，以便验收核对。最后双方按清单结账。

大中型图书馆愿意采用期货订购方式的主要原因是：①方便。一旦建立订购关系，就可源源不断地及时获取比较完整的出版发行信息。②高效。在书目资料上选书，比到书店选书效率高出许多。③便于查重。在自己的采访工作室里可以方便地查重，在书店选书不便于查重。

订购方式也有缺点，主要是：①征订书目多数著录项不完整或著录太简单，光凭书目选书容易出现错购。②征订所刊载的书目是计划出版的文献，如果征订数量太少，很可能不出版，而造成订数作废的情况，这对已经预订的图书馆来说，是非常遗憾的。③各种征订书目之间，品种相互重复又有所缺漏。完整而又不重复的文献征订信息难以获得。④发行部门批量送书时，难免出现主发书，错发书，不配套发书等问题，纠正起来比较麻烦。

国外一些出版发行机构，根据文献期货订购的规律，创造了一些新的文献订购方式。这些方式可以结合计算机进行管理，简化了订购程序，便于图书馆准确地收集所需文献，主要有：

1．纲目订书

指图书馆根据自己的藏书补充计划，以合同形式与书商建立的一种按纲目不断供书的关系。所谓纲目，是指双方确认的对文献内容、水平、文种、出版单位、价格等方面进行规定的一份表单。它一般由双方预先商定，也可在书商拟订的纲目供书一览表中选定。为了保证纲目的准确，合同一般要限定退书率，比方不超过10%。在限定范围内，退书率低则折扣高，退书率高则折扣低。这种方式比较方便，可有效降低采购成本，提高供书速度和质量，但购销双方人员需要有较高素养。

2．提类订购

指图书馆把所需订购文献的学科类目，告诉书刊代理商，由他们根据提出的学科类目，向图书馆提供合适的文献。这种方式把选书责任交给书商，实行起来需要慎重。一般只适用于为图书馆某些窄小的学科类目补充藏书，以保证该类文献得到系统、完整的入藏。

3．全数订购

一些学术机构和一些特别专的出版社，由于其非营利性质，所发行的学术文献很少见于广告。为了解决它们出版信息不易搜集的困难，需要其出版物的图书馆，往往与这些出版机构签定合同，全数订购其出版物，以便保证收藏的完整性。

4．长期订购

这是指图书馆订购多卷书和连续出版物而实行的一种方式，可以保证所购出版物完整入藏。它只需办一次订购手续，长期有效，通常还能享受10%～30%的折扣优惠。长期订购的采用，应该慎重，应该与本馆的财力和长期采购规划一致起来。发现文献内容不合需要或价格上涨经费不足时，要及时通知有关出版、发行机构，终止订购。

5．统括订购

又称集中采购计划，指图书馆向书刊出版机构或代理商大批采购图书，具体有多种形式：①见书选书。出版者将书直接送到图书馆，由馆员选择，合则留之，不合则退。这种采访方式，优点是方便，速度快，费用低；缺点是见不到的书，便没有选入机会。②就目选书。书商为了争取批量订单，往往主动参与采访工作，编制专题书目，向图书馆提供，由采访人员选用。这种方式，可在短时间内完成大量采购，但查重任务仍很繁重。③集中采购。当图书馆需要大批采访时，势必无法一册一册地精选，只有利用大批核定的手段，大量地采访图书。图书馆新建或扩建时，为了达到基本藏书量，也往往采用这种方式。

6．租借订购

这是一种租购结合、更为灵活的文献转让方式。书商按期向图书馆提供新版文献，图书馆根据文献情况决定保留或退还。保留的可以根据协定付租借费，等失去价值后退还，但若认为需要，也可买下来，作为本馆藏书。

（二）现货选购

主要指采访人员直接到书店、有关出版部门或大型书刊文献展销会上去挑选、购买书刊资料，或进行看样订货。

对图书馆而言，凡不进行事先征订的，漏订补购的，或是业已预订但复本不够的文献，往往要借助于这种补充方式。

我国目前发行体制的改革，使得单位或个人包销、自办发行的图书比例逐步增加。这些书一般有自己的营销策略，不一定要刊登在正式发行的征订书目上。其中有的是来不及刊登，有的是不必、不会或不能刊登。许多新书不经征订，直接上市销售。这使现货选购，在藏书补充中的作用大大加强。

选购方式简便易行，能直接鉴定图书的内容质量，以定取舍，因此容易为人所接受。但外出选购，不能随时查对馆藏目录，容易造成重购。而且碰到什么书才能购什么书，不一定能满足购书计划，容易造成漏购。此外，它要求经常与发行部门联系，及时掌握新书上市信息，否则会因售缺而漏购。因此这种方式不适合采购量比较大、采购品种比较多的大中型图书馆，仅仅适合于藏书不多，经费较少的小型图书馆。

选购方式可以与纲目订书等新方式结合起来，可以提高采购质量，防止漏订。比方和书店建立长期购销关系，书店根据约定为图书馆预留一些新书，采购人员定期去提取。

看样订货，是指参加书市、图书订货会、展销会，或直接到出版机构、图书批销中心，通过对文献样品的分析鉴别，当场或回单位在征订目录上圈定需要的订数，以便供货方发货。这一方式，实际上是将期货以看样的形式作为现货处理。

（三）委托代购

是指图书馆委托他人或机构代为采购外地的文献。采用此法一般是为了及时采集当地无法购得的文献或绝版文献、内部文献和地方文献等等。委托代购可以分为长期代购和临时代购两种。

（四）邮购

又称函购。指图书馆采访人员直接与外地新华书店邮购部、出版社读者服务部或其他单位的图书服务部挂钩，用邮寄方式购买文献。

对于一些外地发行的科研报告、会议文集、内部出版物，对于一些外地出版机构自办发行的书刊，以及对于某些本地缺货或脱销的书刊来说，邮购是一种有效的重要购买方法。通常方法是，通过邮购部门发出的文献征订目录，通过各种报刊媒体和网站上刊登的邮购广告，了解文献邮购信息，并确定需要邮购的对象。然后按邮购要求，到银行或邮局汇款，并填寄订单。订单和汇款均应留有存根，以便验收、报销或追查。

邮购缺点是，要多付邮费10%～15%，手续复杂，效率不高，邮购文献发行者信誉不一，纠错工作比较难做。

（五）复制

这是一种补充稀缺书刊的好方法。如有难得文献、过期期刊、珍贵图书及一些无法购入的外文原版书，都可以采用这种方法取得它们的复制品。复制方法包括抄录、照相复制、静电复印、缩微复制、转录、拷贝等。目前用静电复印方式复制文献较多。由于复制文献通常需付一定的费用，因而把复制也列入藏书补充的购入方式。

（六）租借

一些非纸质文献比较特殊，出版商往往采取租借方式转让其使用权，如国外一些大型检索工具的电子出版物《美国医学文摘（IM）》《荷兰医学文摘（EM）》《科学引文索引（SCI）》《生命科学文摘（Life Sciences）》等的光盘版就属此类。租借期与费用挂钩，可长可短，届时盘内信息会自动销毁。

（七）网络订购

这是近年来随网络和书业电子商务系统而发展起来的一种新的现货文献采购方式。目前各国大型出版社和发行机构都建有网页，并带有完善程度不一的发行功能。一般以网上书店形式出现，如美国的亚马逊网上书店（http//www．amazon．com），我国的北京图书大厦（http//www．bjbb．com．cn）、上海书城（http//www．bookmall．com．cn）等等，都是在网页上提供一批新书目，并附有内容提要和样书图例，以便用户用鼠标选择点击，放入“购物篮”，提交订单。网上书店收到订单后，会给用户发出“订购确认”的电子邮件，用户发现差错，还可及时改正，最后由书店通过物流配送系统，将所选图书送达用户，并完成购书的结算。亚马逊网上书店（http//www．amazon．com）的经营项目还非常丰富，有Book（图书）、Music（音乐制品）、Vidio（视听制品）、Gifts（礼品）、Auction（拍卖品）等。

从上世纪90年代以来，我国一些面向图书馆，专门提供文献的期货订购服务的图书公司或联合采编中心，如江苏华茂、北京人天、北京图联、上海申联等逐步兴起，发展迅速。江苏华茂的网站（http//www．hm．lib．njnu．edu．cn）以MARC、DBF等多种格式，及时连续地提供自编的全面覆盖我国中文出版业的规范书目数据，方便图书馆下载灌入自己的采访系统进行批查重和圈选，受到全国图书馆用户的好评。目前这些公司和中心，已经获得北京、上海、江苏、福建、广东等地区大中型图书馆购书市场的大部分份额，成为当地书业中的一匹“黑马”。

以上六种书刊资料的购入方法，各图书馆应该根据本馆实际情况综合使用。

二、非购买方式

指不用货币购买，而通过其他方式来获取文献资料。其中主要依靠法律法令和行政命令的方式的，有呈缴和调拨；主要采用公关方式的，有征集、交换和劝赠。

（一）呈缴

这是国家或地区以法律或法令形式规定所有负有出版责任的单位，凡出版一种新的文献，必须向指定图书馆免费缴送一定数量的样本，以便确保完整收集和保存本国或本地区的全部出版物。这种缴送的样本称呈缴本，这种制度称呈缴本制度。接受呈缴本的图书馆，一般是国家图书馆、版本图书馆或指定的大型图书馆。通常认为，1537年12月28日法国瓦罗亚王朝的《蒙特斐利法》（Urdonnance de Montpellier），是世界上最早的图书呈缴法。现在世界上有100多个国家实行这一制度。

我国1952年8月16日公布《管理书刊出版业、印刷业、发行业暂行条例》，指定北京图书馆、中国科学院图书馆为接受呈缴本的单位。1979年4月18日，国家出版局在《关于修订征集图书、杂志、报纸样本办法的通知》中，重新指定了接受呈缴本的单位和接受数量。目前我国负有接收呈缴本责任的图书馆是北京图书馆和版本图书馆。此外，有些省级政府也颁布了地方出版物的呈缴制度，规定由省级公共图书馆负责接收本省的出版物。

（二）调拨

调拨是在系统或地区的范围内，对图书馆文献布局进行调整的有效办法。它是指在上级主管部门或图书情报协作协调机构的组织下，根据系统或地区的社会发展规划，将一些图书馆的馆藏文献拨付给另一些图书馆，以便无偿而又迅速地增加接受方的馆藏文献。调拨一般是大批量进行的。它可以迅速解决新建图书馆的基藏书问题，或迅速扭转一些馆藏文献基础薄弱的问题。

调拨书刊通常有三种来源。一是来自机构或服务对象被撤消的文献收藏单位，二是来自一些馆藏文献丰富、条件较好的单位，三是来自复本过大、呆滞书过多的单位。调拨的目的仍然是为了到新单位发挥使用效益，陈旧过时和使用价值不大的文献，不应列入调拨之列。

（三）征集

征集是指图书馆根据有关线索，主动发函，或派人登门，或发布广告或启事，开展积极的访求活动，以便有针对性地从单位和个人手中，获得各种内部资料和珍贵文献的方法。许多有价值的书刊资料，特别是非正式出版发行的资料，如科技资料、档案资料、地方文献、古旧书刊、革命史料、作家手稿等，通常需采用征集的方式获得。

做好书刊资料的征集工作，需要多方了解征集线索。比方要了解本地区、本单位学者作家的著述情况，本系统、本学科专业的学术会议情况，有关传媒和重要传媒发布的文化动态等等，以便追寻征集线索。在征集过程中，要对文献持有者进行诚恳的宣传，取得他们的理解，使他们能够主动支持工作。

（四）交换

这是文献收藏单位之间互相交换文献，以便互通有无、调剂余缺、丰富馆藏文献的一种藏书补充方式。这一方式有可能获得从别的途径无法获得的文献资料，如各种非卖品文献、无法用外汇购买的国外文献以及往年的出版物等。

交换工作在世界各国的图书馆中，已成为采访的一项重要业务。交换工作按范围可分为国内交换和国际交换，按照组织形式可分为双边式交换、多边式交换和集中式并换。

1．双边式交换

又称直接交换，是文献交换最常见的方式。它指两馆本着互通有无的目的，按合同对等地交换本地区、本系统、本单位所编印的文献资料。

2．多边式交换

指图书馆通过交换中心获得有待交换文献的信息，选择交换伙伴，间接进行文献交换的方式。而有待交换文献的信息，通常是各个有意交换的图书馆不断提交上来，并经过交换中心汇集和整理的。联合国教科文组织建立的出版物交换所（Clearing House for Publication）就是这样的交换中心。《联合国教科文组织图书馆通报》和《国际图书交换手册》是从事多边式国际书刊交换的重要参考工具。

3．集中式交换

指各图书馆把自己可供交换的文献统一送交换中心，同时把所需文献也通知交换中心，由其集中进行交换的方式。由美国图协、国会图书馆等资助建立的美国图书交换中心（USBE United States Book Exchange，Inc．）就是一个非营利的集中式国际性交换组织。它成立于1948年，现有会员馆2000余个，每年送出交换资料约50万件。交换资料以图书杂志为主，图书以近10年内出版的科技书、近15年内出版的社科书和古籍善本为限，杂志则不分学科、年代及卷期。该中心每月将可供交换的目录分寄会员馆，还代为征集所需书刊。会员馆获得交换资料，要按件收少量手续费，国外会员每册图书收0．50美元，每册杂志收0．25美元。该中心扩大了书刊交换的来源，受到图书馆界的欢迎。我国科学院图书馆、南京图书馆、复旦大学图书馆等参加了该中心。

开展文献的交换工作，必须选择专业对口的单位建立交换关系，有目的、有计划地开展工作；交换关系应建立在合作、互惠的基础上，对于对方无用的、内容陈旧过时以及残缺破损的文献，均不应列为交换品；交换双方在交换文献的数量质量方面，应尽量维持平衡。

（五）捐赠

指一些单位和个人向图书馆主动、自愿地赠送文献以充实馆藏的方式。它与征集的差别在于一个主动，一个被动。捐赠方一般可分为三类，一是国内的政界、学术界人士在其晚年或去世后，捐赠其著述和藏书；二是国外一些社会团体和人士主动捐赠文献，以示友好；三是一些出版发行商主动捐赠其出版发行的文献，以扩大影响，如国家图书馆设立的日本出版物阅览室，就是定期接受日本出版贩卖株式会社捐赠的书刊。

以捐赠作为馆藏文献补充的方式也有缺陷，主要是缺乏系统性，使图书馆无法控制收藏走向，美国国会图书馆，每年接受捐赠的书刊资料达170万件，但选择入藏的仅占三分之一。

总之，非购入方式是馆藏文献的重要来源。通过非购入方式获取的文献往往有较高的情报和保存价值。图书馆应该重视开发这些馆藏来源渠道。