图书馆的计算机自动化管理

第一节　图书馆的计算机自动化管理

一、图书馆计算机自动化管理概述

图书馆的自动化从最初的对图书馆业务管理实行自动化到图书馆各个业务流程进行系统和网络化管理，并建立大规模以各体文献目录联机查询为主的资源共享。而进入21世纪，则充分利用计算机网络和信息技术，逐步实现不同载体的实体文献的自动化管理和多方位的联机查询。在学校图书馆，最突出的是自动化文献分类编目，短时间大流量快捷的流通，高效多角度的统计和方便的书目查询，减轻了学校图书馆工作人员繁重的手工劳动，加大了书刊的流通率，为学校教育教学和配合新课程教材改革奠定了重要的基础。图书馆的计算机自动化管理，就是将传统图书馆业务的手工操作转变成由计算机管理，即图书馆的图书、期刊、音像资料等各种载体文献的采编、典藏、流通、检索及常规业务管理等工作，利用计算机技术，进行高效、准确的自动化管理。其根本目的是实现区域内及地区、国家、国际间的资源共享。学校中曾经有人认为，实现图书馆自动化管理可以节省人力、物力、财力。其实也不尽然，学校图书馆实现计算机管理后，可能比过去反而增加很多工作量，主要原因是在手工管理时代，不少学校图书馆的大量藏书，对学生读者不开放或者静态的流通，而将传统工作进行标准化、规范化管理后，无疑会加大图书馆流通量和读者服务的工作量，但却最大程度地发挥了图书馆馆藏文献的作用。

二、图书馆自动化管理的优势

随着素质教育的全面启动，在实际教学当中，提高学生素质，光凭课堂上学的知识是不够的，学生在课堂上接受的教育往往是被动的，而到图书馆（室）则是自主的。他们可以博览群书，自觉吸取其精华，扩大自己的知识面，提高自身的素质，培养自学能力。因此，可以说图书馆是培养学生德智体全面发展的重要场所，对提高学生的素质十分有利。

近几年，在全国实现“两基”落实“两基”验收中，图书馆（室）作为一项重要基础设施建设取得了可喜成绩，从无到有，每个学校都有了图书室、阅览室，为全校师生提供了一个良好的读书环境。

提高教师队伍素质，除了充分运用自身原有的知识之外，还需不断补充新的知识。教师上好一堂课，一要认真钻研教材，二要有充分的相关资料。当前，科学技术迅速发展，信息大量增加，知识更新很快，不能设想没有最新知识武装能够教出高质量的学生。所以教师迫切要求读书，补充新的知识，尤其是与教育教学有关的参考书籍。但教师收入低，书刊价格昂贵靠个人买书是难满足要求的。教师普遍到高校进修，目前也没有条件。可以提供这些书刊的来源，又能够帮助教师提高教学水平的有效途径是办好学校图书馆，可以为教师提供教育教学参考资料，提高教师业务水平。对改进教学方法，改善办学条件也有很大的作用。

学校图书馆的性质：它是学校的情报资料中心，是为学校教育、教学和教育研究服务不可缺少的教育机构。图书馆工作是学校工作重要组成部分。国外学校图书馆的发展经验告诉我们，教育越发达，学校图书馆越兴旺。正规教育必须有图书馆配合，相伴而行，方为完全。如何有效地搞好图书馆（室）建设，充分发挥图书馆（室）的重要作用，成了我们教育工作的重之重。

而我们面对的现实是管理水平低，图书馆（室）的作用发挥不理想。主要表现藏书结构不合理，种类配置不当、开放时间短等。使学生阅览受到限制，主动配合教学开展活动不够。以上情况若不改善，势必影响学校图书馆各项工作的开展，影响学生课外阅读，影响各学校教师的教学质量。

作为教育基地的第二课堂——图书馆，在信息大爆炸的时代里，各种信息交流迅速大量地增长。要对图书馆（室）的数万册图书进行及时的加工、整理、保存和传递，如果用传统的手工方式来操作，必定永远跟不上时代的发展，甚至与时代脱节，而自动化可以实现高效率多方位地为读者提供大量的文献信息。图书馆自动化是解决上述问题的最佳方案。

图书馆自动化是通过计算机、软件和条码设备将图书馆的所有信息存储在计算机中，所有数据只需通过计算机就可进行处理，从而代替大部分的重复手工劳作，实现图书馆的自动化管理。为用户减少70%以上的工作量，轻松完成繁重的数据建库工作，让用户仅使用鼠标和阅读器即可方便实现图书的自动化。如图书著录，靠手工的话，要将一本本书按格式进行填写，既慢又累且不美观。而通过自动化管理只需根据计算机的提示输入ISBN号、书名、作者、价格即可，然后通过打印机就可打印出漂亮、美观的目录卡片，打破传统手工填写各种账表、卡片、标签等。办理各种手续的繁重借阅方式，只须用阅读器将读者借书证上的条形码与图书上的条形码输入计算机，就可以快速地办理各种手续，完整而精确地储存该读者的各种数据资料，大大减轻了繁杂而重复性强的手工劳动。

图书馆自动化可使得信息传播更多更广、精确便捷，并提升图书馆的管理理念，达到读者可方便且充分利用图书馆资源、发挥图书馆功能及服务、高效率之图书馆管理之目的。图书馆自动化的主要目标，在于加强服务，提高效率，以最快的速度将信息传递给读者。

三、图书馆自动化管理的内容

人类社会已进入信息化时代，学生的学校学习已成为他们“终身学习”的基础阶段，在学校学习活动中，学会学习比掌握知识更为重要。“培养学生收集处理信息的能力、获取新知识的能力、分析和解决问题的能力、语言文字表达能力以及团结合作和社会活动能力”，已成为学生学会学习的必备能力。其中，“收集处理信息”已放到了六大能力的首位，这是时代特征在学校教育教学中最显著的反映。学校图书馆应成为培养学生收集处理信息能力的最重要的场所。欧美及世界中等发达国家的学校图书馆，为学生提供了各种设施设备，使学生随时随地都可以使用计算机、复印机、扫描仪、网络和微缩胶片来收集和处理各种信息的做法，是值得我们学习和借鉴的。我们不仅应该提供这些设施设备，而且应该用各种方式，使所有进入图书馆的孩子们都能熟练地运用这些设施设备。这应该成为我们学校图书馆今后建设和工作的重点，从提高我们民族未来竞争力的角度来衡量，这决不是一件小事。

由此可见，学校图书馆首先要做到改进服务手段、充分利用资源，其次是，利用现代技术，提高学生处理信息技能。但当前我国仍有不少学校由于教育理念滞后，对图书馆在学校教育教学中的作用认识不足。加之人员缺乏，管理手段落后，图书馆的资源利用率较低。

目前我国很多学校图书馆在对学生的借阅方式上能做到师生合用，一人一证，全开架自由借阅的只占总数的5%。在对学生的借阅方式上，约有20%是采取全开架与半开架相结合的方法；有20%～30%采取整班集体借阅的方法；还有40%的学校图书馆（室）几乎不对学生开放借阅。

图书馆的借阅方式越方便，读者越多，图书和图书馆发挥的作用也就越大。反之则死气沉沉，形同虚设，谈何发挥作用和参与教育教学。同时，图书馆在学校的地位就难以被人承认。

所以我们图书馆的同志必须解放思想，想方设法，有时要向学校领导请示和请求给予一定的物质条件，由手工借还到计算机借还，由集体借阅过渡到半开架直到全开架借阅，让馆藏图书直接与学生见面。实现计算机自动化管理的学校用计算机加条码阅读器分别在借书、还书窗口进行借还，可以在一小时内各借还400人次。有的学校多达800～1000多人次。同时，有2～6台微机供学生查阅，浏览馆藏图书。可以用题名、作者、汉语拼音、ISBN号、主题词等多种途径查找图书。既让学生借到自己喜爱的图书，又培养了学生用现代化手段利用图书馆的能力，这是一种真正的素质教育。现在，我国东南沿海和苏南一些城市的学校图书馆，在对学生的借阅方式上又向更高层次发展。一是借阅合一，即在一个大的空间里，布置成书库区和阅览区。功能既有不同，二者又相合一。学生读者从一个出纳柜台的两端进出。可以空手进，可以还了书进去，也可以自带学习资料进。在这个空间里，可以借书，可以找了书在一旁阅读不借走，也可以找了资料自主学习。这样就方便了学生，提高了馆藏文献的利用率。二是借、阅、网合一，即除了在一大空间里采用上述借阅办法外，还把若干台上网的电脑放在四周或划出一电子阅览区。学生可借书，可阅览，还可上网，这种服务方式真正体现了以读者为本，以学生为本的办馆思想。而所有的这一切，必须以图书馆计算机自动化管理为基础。

上述情况说明，实现了图书馆计算机自动化管理，加大了图书馆流通率，提高了图书馆作为教育教学服务的层次，使学生高兴、教师欢迎。因此，在一个地区，只要有一二所学校的成功实例，经当地教育行政部门总结和推广，便会使这个地区的图书馆计算机自动化管理在一二年内如星火燎原般地实施开来。

四、图书馆自动化管理的基本功能

这里从实际出发，介绍学校图书馆对计算机功能和应用的需求。计算能力当然是计算机原本所具功能，尽管计算机所扮演的角色正在陆续演变之中，但是计算机至今丝毫未减其原始功能——高速计算。除科学技术及数学上的需要之外，各种数据的解析及模拟作业中，计算机的计算能力实在是无与伦比的。

仅以经济预测一项为例，就必须多方考虑，构造含有多种数据的数学模式，否则就无法满足今日社会的需要。而除计算机外，实在是找不到任何一种方法，可以来完满地解决这一问题。再说，我们日常所从事的工作中，若要找出一种与计算无关的工作，恐怕比登天还难。既然我们的生活离不开计算，那么将来计算机发挥计算机能的机会也将有增无减。

科学计算是计算机最早的应用领域，目前也仍然是计算机重要的应用领域之一。许多用人力难以完成的复杂计算机工作却可通过高速计算机来迎刃而解。例如，在宇宙空间探索方面，我国神舟五号载人飞船的人造卫星轨道计算；高能物理方面的分子、原子结构分析，生物学方面的分子结构分析；水利农业方面的水利设施的设计、土方计算、水文计算、水源管理；气象预报、水文预报、大气污染研究等。上述科学计算又称为数值计算，其特点是计算量大，且数值变化范围广，这方面的应用要求计算机具有较强的数值数据表示能力以及很快的运算速度。而在学校图书馆则主要用于馆藏和流通统计。如能在瞬间统计出全馆多少藏书、借出多少书刊，被借册次的排行榜，读者借书多少的排行榜，甚至能在瞬间从几年来馆藏书刊的几十万个流通记录中列出哪一本书出借率高，有哪些人借了这本书或某群体读者几年来所借的所有书刊。这些统计需求都是手工时代所不敢设想的。

现在计算机已挑起信息产业的大梁，走上了时代的前沿。计算机所具备的多种功能中，若特别提高“存储”、“检索”和“传达”的能力，就能建立一种非常方便的系统，使之收集并存储大量信息，进而分类保管，且可在需要时立即取出使用。

如今，一提起信息产业便想起计算机，一提起计算机也会想起信息产业，两者之间的关系密不可分。如人事信息、商业信息、顾客信息、股市信息、海外信息等，就是家里的种种杂志、书籍报刊，以及企业、机关和公司等的一切文件、卷宗……都是非常重要、珍贵的信息。计算机能将所有信息吞进去，加以消化整理，每逢需要时都可随时取出。计算机如果只能保管信息，那么它和剪报或所存的卷宗没有很大的区别。计算机的能力绝不止于此，它还能自由自在地处理那些数据，借以产生新数据，或按照你所希望的形式和方法，把新旧数据摆在你的眼前。就像我们前面所举的流通统计的例子一样，有人说“谁能控制信息，谁就能控制时代”，因此，人们对计算机处理信息的能力，愈加寄予无限的希望。其处理的对象是一般的数据或称信息。处理的内容也主要不是运算，而是分类、比较、检索、增删、判别等。也可能涉及数值数据或对其进行计算，但一般都较简单。如银行的账户处理系统，商业中的计算机销售系统，航空公司的计算机订票系统，办公室中的计算机办公自动化系统以及企业单位的管理信息系统等，都是计算机用于事务处理方面的例子。在学校图书馆中特别是流通和检索信息的处理，工作量最大，而对计算机来说，真是“一蹴而就”的事。

网络化是计算机技术从20世纪90年代以来的重要发展趋势之一。计算机网络是电子计算机技术与通讯技术日益发展并密切结合的产物，是指利用通信线路把分布在不同地点上的多个独立的计算机系统连接起来的一种网络，其目的使广大用户能够共享网络中的所有硬件、软件和数据等资源。由于资源共享，可以充分发挥各地资源的作用和特长，实现协同操作、提高可靠性、降低运行费用和避免重复投资。计算机网络的特点在于，多个计算机系统结合在一起，不受地理环境的限制，同时为多个用户服务。