图书馆管理的对象与内容

第一节　图书馆管理的对象与内容

一、图书馆管理的含义

管理科学，是运用数学模式，对管理问题做系统的、定量的分析，并做最佳的规划和安排，以达到有效地利用人力、物力、财力的一种管理理论与方法。它是在第二次世界大战以后逐步形成和发展起来的，是科学管理理论的继承和发展。

管理，是个普遍适用于包括企业和非盈利机构在内的各种组织的概念。实际上，“管理”一词可能在不同场合运用，在最高层可以指向治理层面；在日常生活中，更多的是指具体执行层面上的规章、项目和薪酬制度等；在国外，还指向组织的宏观层面，有时被称为经营管理。

图书馆在信息社会的发展，特别是图书馆现代化、数字化和网络化，图书馆的管理将面临着重大的挑战，必然要呼唤着先进的科学管理，以适应图书馆服务工作的社会化、国际化发展的需要。

图书馆管理，包括宏观管理和微观管理两个方面。宏观管理，是指一个地区，甚至一个国家的图书馆管理，即图书馆事业的管理。我们这里讲的所谓图书馆管理，是指微观管理，即具体图书馆的内部管理。对于什么是图书馆科学管理的问题，图书馆界的说法很多，如：

——图书馆工作的自动化管理就是图书馆科学管理。

——图书馆内各个工作环节之间的高度协调一致就是图书馆科学管理。

——低耗、高效、优质的管理就是图书馆科学管理。

——符合图书馆工作规律的管理就是图书馆科学管理。

——图书馆组织管理的系统化就是图书馆科学管理。

以上这些说法，都是从不同角度来认识图书馆科学管理的问题的。我们应该对这些说法进行综合分析，吸收其中的合理成分，以便对图书馆科学管理进行更全面、更准确的表述。我们认为，现代图书馆的科学管理既不是传统的行政管理，也不只是从实际工作中总结出来的经验管理，更不能把它简单地概括为数学方法加计算机的应用。图书馆是一个系统，图书馆管理是一个系统工作。所谓图书馆科学管理，就是应用系统论的科学方法，遵循图书馆工作和图书馆事业的发展规律，合理地规划、组织和最大限度地发挥图书馆的人力、物力、财力的作用，以达到预定目标的过程，以及在这个过程中所采取的系列最优化的决策，就是图书馆科学管理。

二、图书馆科学管理的意义

人类社会迈入信息化时代以后，图书馆为了适应信息社会的发展，也在逐步实现现代化、数字化、网络化，它正处在由传统图书馆向现代化图书馆的转变时期，也引发了图书馆内部工作流程和组织的重视，现代化的图书馆正在呼唤着现代化的图书馆科学管理。因此，实行科学管理是图书馆工作和图书馆事业发展的要求，其重要意义就在于：

（一）科学管理是图书馆工作的系统性和图书馆事业具有全国规模的需要

图书馆工作是在科学发展和社会进步的推动下不断向前发展的。它自身同样经历着又分化又综合的过程。在科学交流系统中分化出图书馆系统，图书馆系统中又分化成各级子系统；这些子系统互相依赖，互相制约，共存于图书馆系统的统一体中，共同完成向社会传递文献信息的任务。

目前，图书馆工作结构日趋复杂化。这就使图书馆的科学管理问题显得特别重要。进行科学的管理，是图书馆工作顺利开展的基础。没有科学的管理，必然导致图书馆工作的分散、重复、混乱和浪费。图书馆工作的水平，说到底，就是科学管理图书馆工作的水平。随着人类社会的进步和科学文化的发展，图书馆的数量和类型不断增加，同读者的联系更加广泛。在网络环境下，图书馆之间已没有空间和时间障碍，已经形成社会化的有机的整体。因此，需要通过科学管理密切图书馆与图书馆之间、图书馆与读者之间的联系。

图书馆事业是由各种不同类型的图书馆组成的。要使具有全国规模的图书馆事业布局合理，使之协调而又有计划地发展，进行全国的图书馆协作和网络建设，必须对全国图书馆事业实行科学管理，以便把丰富的图书情报资源当作全社会的共同财富，有效地加以开发和利用，实现图书馆资源共享。

（二）科学管理是有效利用情报资源的需要

情报是人与人之间用于交流的信息，它广泛存在于人类社会，它的内核是特定的知识；它又是动态概念，情报凭借运动而显现，凭借运动而发挥作用。因此只有运用科学的方法加以处理，情报才能被人们所利用。

文献是主要情报来源，是情报存在的一种理想的物质形态。如何将文献中的情报内容及其价值充分地揭示出来，使其成为有条理的知识系列；怎样对情报加以压缩、精炼和提纯，使其变成浓缩情报、纯情报，都必须借助于科学的理论和方法。在文献量激剧增长的当代社会里，要求图书馆对数量庞大、内容复杂的文献进行准确的挑选和科学的整理加工，以便及时地将情报传递到用户手中，没有科学管理是根本不可能的。所以科学管理是有效利用情报资源的前提。

（三）科学管理是实现图书馆工作现代化的需要

图书馆组织管理科学化，既是图书馆工作现代化的重要内容，也是实现图书馆工作现代化的基础，没有图书馆组织管理科学化，也就无法实现图书馆工作的现代化。例如，要建立起现代化检索网络，就必须加强对图书馆工作和图书馆事业的科学管理。不实行科学管理，不提高科学管理水平，即使有了先进技术和设备，也不能充分发挥作用。现代化检索网络的建设，不仅取决于现代化的技术和设备，而且也取决于科学管理的水平。

三、图书馆管理的对象

图书馆管理的对象就是图书馆的工作系统。按照系统论的观点，世界上一切事物都可视为系统。在一个系统内可有若干个子系统，只有每个子系统都收到最佳效果，整个系统的科学管理才处于最佳状态。现代图书馆系统主要包括三个子系统：

1.收集整理子系统

（1）收集二级子系统

（2）整理二级子系统

（3）典藏二级子系统

2.流通服务子系统

（1）宣传二级子系统

（2）外借二级子系统

（3）阅览二级子系统

（4）参考二级子系统

（5）检索二级子系统

3.财务设备供应子系统

（1）财会二级子系统

（2）设备供应二级子系统

这三个子系统结合成为一个相互作用、相互依赖的并具有特定功能的系统层次结构。

如果我们把上述子系统的各个要素进行分解，那么就会发现图书馆系统是由人员、藏书、建筑、设备、经费、技术方法等要素构成的。这些构成图书馆系统的要素就是现代图书馆管理的具体对象。现代图书馆科学管理的目的，就是根据图书馆的既定目标，合理地组织这些要素，并择其最优的组合方法，使之成为一个互相联系、互相制约、互相促进的有机整体，最大限度地提高图书馆系统的功能，为广大读者服务。

图书馆系统，是一个人工系统，一个开放系统。人类增长的知识以及大批人力、物力、财力的投入是系统的输入；对外提供的各种文献信息是系统的输出。正是由于图书馆系统的开放性，它才有可能形成有序结构，而为社会所利用。

四、图书馆科学管理的内容

现代图书馆的管理是通过决策、计划、组织、控制、协调实现的。它们之间不是相互割裂的，而是相互联系、相互制约，共同作用于管理运动的全过程，形成了图书馆科学管理的特定内容。

（一）决策

图书馆系统的决策，主要是方针、政策方面的决策；各项业务工作的决策，如采集文献品种与复本数量的决策，分类法的选择，藏书划分最优方案的选择，排架方式的选择，开架与闭架方式的选择等等；人事方面的决策，包括人员智力结构的确定，人员更新与培训的方式，奖惩制度的制订等等；财务、设备方面的决策，包括经费预算及其合理分配，设备、用品的选择等等。

（二）计划

计划是一种预测未来、确定目标、决定政策、选择方案的连续过程，是图书馆各项活动的指针，图书馆系统的各方面决策都是要通过计划去实现的。图书馆计划包括两个基本方面：一是国家图书馆事业发展计划，国家图书馆事业发展计划应包括：①图书馆事业总体规划。规定图书馆发展的总量与速度，确定重点与比例，平衡各类型图书馆的建设和布局。②图书馆网的发展计划。规定图书馆网的组织形式及其结构。③专业人员的培养计划。包括正规的学校教育、职业技术教育、函授教育、在职教育等多层次教育形式。④科学研究与协调发展计划。包括基础理论研究、重要科研项目、技术设备和服务手段，以及引进现代先进技术与大型协作计划等。二是一个图书馆的计划，有长期计划与短期计划；有全馆计划与各个业务部门的计划；有本馆的整体发展规划与各局部的发展计划等等。

（三）组织

组织是发挥管理职能、实现管理目标、完成计划的保证。组织工作是一个分工的行为，同时又是一个组织各方进行协作的行为。因此，在图书馆管理系统中必须要有健全的组织机构，明确各个工作岗位的职责，确立各级人员之间的相互关系，做到职责分明，权责分开。只有这样，才能实现管理过程中的各项决策和各项计划。

（四）控制

这是按既定的工作计划、标准去衡量各项工作成果，并纠正偏差，使工作按计划的方向进行。所以，控制不仅对现有工作成果进行评定，更重要的是认识和判断工作发展的趋势，并为改进工作提供信息反馈。可以说，没有良好的信息反馈，图书馆就无法对自己的各项工作进行有效的控制。这是因为控制的功能是通过输入、中间转换、输出、反馈四个环节实现的。输入包括两个方面，一是物流的输入（包括人、资金、设备、物资、文献等）；二是信息流的输入（包括各种决策、计划、规章制度等）。中间转换包括物流、信息流在图书馆各层次系统中的实际运动过程。输出包括品种、数量、成本等各种指标。反馈即将输出信号回收到输入端，与原给定物流、信息流进行比较，发现差异，查明原因，予以消除。这样就达到了控制的目的。反馈是控制中最重要的一环，反馈的信息有真假之分，必须对返回的信息进行去伪存真的分析，以便对图书馆系统的各个工作环节进行有效的控制，保证图书馆均衡地完成工作计划，取得最佳的服务效果。

（五）协调

图书馆的协调，从微观角度来看，指的是图书馆内部纵向和横向的协调。纵向协调，就是要保持图书馆各层次子系统的上下平衡；横向协调，就是要保持图书馆系统各层次彼此之间的协作，以避免各个工作环节和各个部门之间发生脱节或失调现象。图书馆的协调，从宏观角度来看，是指与图书馆外部的协调。这种馆际之间的协调，也分为纵向层次的协调和横向层次的协调。纵向层次的协调包括本系统图书馆从上至下的协调，与其他图书馆的协调。如省级图书馆属于公共图书馆系统，除了要与整个公共图书馆系统协调外，还要同高等学校图书馆系统、科学图书馆系统及其他图书馆系统进行横向协调，使各个图书馆系统紧密联系，均衡发展，从而充分发挥各种类型图书馆的功能，为广大读者服务。

五、图书馆科学管理的要求与原则

（一）图书馆科学管理的特征

系统化管理是现代图书馆科学管理最本质的特征。这个本质特征把现代图书馆管理同传统的行政管理和经验管理区别开来了。系统化管理是图书馆管理的最新阶段，它具有以下三个显著的特点：

1.整体性

把图书馆看成一个系统，看成一个整体。要使图书馆的一切活动处于良好的运动状态，应具备以下条件：

（1）必须有现代的管理思想。要实行现代图书馆的科学管理，就不能因循守旧、安于现状、固步自封，津津乐道于已有的管理经验，而应该不断学习，勇于革新，开拓图书馆工作和图书馆事业建设的新局面。

（2）必须有科学的方法和手段。图书馆与企业不同，有的部分可以实行定额管理，有的无法实行定额管理，而应该实行定额管理和岗位管理相结合。实行定额管理，是图书馆劳动组织的一个重要内容。只有实行定额管理，要求在一定的时间内完成一定的工作量，达到一定的指标，才能提高工作效率，保证工作任务的完成。不能实行定额管理的实行岗位管理。实行岗位管理要签订岗位责任书，包括岗位任务、职责、要求、检查和奖惩办法。岗位人员实行聘任制。或者岗位管理与定额管理结合起来，定额工作量作为岗位指标。另外，要辅之以经济管理等多种管理手段，推动图书馆管理水平的不断提高。

（3）必须有严格的完善的规章制度。要使图书馆系统正常运转，必须有严格的规章制度。否则，工作无依据，办事无准绳。

（4）必须有统一的业务标准。图书馆各项业务活动必须规格化、条例化。

（5）必须有合理的智力结构。所谓合理的智力结构，也就是本馆的人才结构要成比例。就图书馆业务人员而言，有的同志经过调查研究和科学分析后，提出了建立1∶3∶9或1∶5∶15的人才结构比例，即1名高级馆员配3—5名馆员，1名馆员配3—5名助理馆员。这个比例可供参考。图书馆的类型不同，性质不同，基础不同，智力结构也应各有不同。

以上五个方面，是构成图书馆活动整体性的基础。在管理过程中，要注意处理整体与局部，物力与人力，定量分析与人的主观能动性等各个方面的关系。

2.关联性

图书馆系统中的各个环节、各个层次都是相互关联、互为因果的。因此，在解决问题时要十分注意事物的因果关系。

3.均衡性

图书馆系统在运动过程中，不仅要取得与外部环境的平衡，而且要取得动态的内部平衡。所谓图书馆与外部环境的平衡，即要求图书馆的全部活动目的都要与一定社会的政治、经济、科学及文化教育的发展相适应，从而满足多层次的社会需要。所谓图书馆内部的均衡，即要求各个子系统的目标必须服从图书馆系统的总目标，保证图书馆与外部环境均衡的实现。

整体性、关联性、均衡性共同构成了现代图书馆科学管理的特征。图书馆科学管理必须从全局出发，而不是从局部出发；解决管理过程中的问题应顾及图书馆系统内各环节、各层次之间的固有联系。

（二）图书馆科学管理的基本要求

1.管理思想和手段现代化

管理思想现代化，就是要排除因循守旧、行政管理和经验管理等落后管理思想，要有开拓创新精神，接受和采纳现代管理思想，以适应信息化、网络化的要求。管理手段现代化，一是要实行计算机管理；二是要积极采用现代化的管理措施。

图书馆管理现代化有五个标志：一是管理思想现代化；二是管理体制和管理组织现代化；三是管理手段现代化；四是管理方式现代化；五是管理人才现代化。

2.管理规范化

所谓规范化，就是要有完善的规章条例和业务标准。所以，图书馆管理的规章条例化和业务技术标准化是构成规范化的两大内容。规章条例是管理的依据，图书馆没有一套科学的规章条例就无法组织各项业务工作。业务技术标准化是管理的重要手段，没有统一的业务技术标准，就谈不上科学管理。

3.劳动组织合理化

以最经济的人力取得最佳的工作效果，是图书馆合理的劳动组织所要达到的主要目标。为了实现这个目标，必须：①根据本馆的性质和具体任务，以节约人力、方便管理、减少层次、提高效率为原则，合理设立业务机构。②根据本馆收藏的文献类型和读者需要的特点，科学地划分工序和工作范围。③建立岗位责任制。所谓岗位责任制，就是规定明确的职责范围，让每一个部门和每一个工作人员都承担起应负的责任，做到各负其责，各尽其力。严格的责任制是提高工作质量的重要保证。

4.业务工作计量化

数据分析是科学管理的一种手段。要进行数据分析，就必须建立系统的统计制度。有了完整系统的统计数据，才能分析出数与质的关系。在图书馆的科学管理中，有了统计数据，就心明眼亮；没有真实可靠的统计数据，就无法进行数据加工，当然也就很难为改善管理提供准确的依据。

5.工作人员专业化

培养一支合格的专业化队伍，是实现科学管理的必要措施。图书馆工作人员的专业化包括两个方面，一是必须具备图书馆学、情报学的基本知识和图书情报工作的基本技能，另一方面向文献工作专门化的方向发展。这就是要求图书馆工作人员在熟悉图书馆业务的基础上，在某一学科知识的范围内，以文献作为研究对象，深入学习该学科知识，熟悉该学科的各种文献，能够担负起该学科专题文献和情报服务工作。

（三）图书馆学管理的基本原则

1.集中管理

集中管理包括两个方面的内容：一是指图书馆事业建设要实行集中统一的管理，以便协调全国各系统、各地区图书馆的工作，有目的地规划全国图书馆事业的发展，组织全国性的图书馆网；二是指图书馆业务技术工作的集中管理，即实行图书馆业务技术工作的标准化，其中包括统一分类、统一编目等等。

2.民主管理

所谓民主管理，就是吸收图书馆工作人员和读者代表参加图书馆的管理工作。图书馆可建立在党领导下的有馆员和读者代表参加的民主管理组织。建立这个组织的目的是促进图书馆的科学管理，它在图书馆管理中起着参谋作用。其任务是：（1）对图书馆工作提出合理化建议和改进意见；（2）督促工作计划的执行；（3）对专业人员的安排和使用提出建议；（4）对领导干部的工作进行监督等等。

3.计划管理

图书馆的计划管理就是要发挥工作计划在管理过程中的作用。工作计划是根据客观实际情况和工作任务的要求，预先确定开展工作的目标、措施和步骤以及方法等等。制订工作计划必须从实际出发，留有余地。在执行计划的过程中要随着客观情况的变化对计划作适当的修改。如果工作无计划，就不能有效地组织各种业务活动。因此，正确地制定和执行各种工作计划是图书馆科学管理中不可缺少的环节。

4.注重经济效果

注重经济效果，就要研究如何合理地使用人力和经费，最充分地发挥图书馆各种设备的能力，建立最优化的情报资源的收藏系统和服务系统，以及与之相适应的各种科学的规章制度和条例。要力求用最少的经费补充最多的读者最需要、最有科学价值的文献，用最经济的劳动加工整理各种文献，用最快的速度为读者提供各种文献，并使图书馆的各种设备最大限度地发挥作用，从而保证图书馆各种活动的最大效能。这些应该是科学管理所追求的目标。人力、物力、财力和时间的浪费以及无效劳动等，都是与科学管理的原则不相容的。

图书馆管理，是管理科学理论和方法在图书馆中的应用而形成的边缘学科。它将对图书馆有效地利用人力、物力和财力等起重要作用。