江西师范大学档案工作简史

江西师范大学档案工作简史

陶家柳

我校前身国立中正大学创建于1940年，当时有无专门的档案室，由于档案的缺失，已不可考。但是档案工作是有人兼做的，因为当时的档案留存下来了，现全部保存在江西省档案馆。1949年5月，南昌解放。同年8月，国立中正大学更名为南昌大学，从南昌大学时期的一份档案——《南昌大学校部平面图》可以看出，南昌大学是有专门的档案室的。具体情况也已不可考。

1953年，全国高等院校实行院系调整，根据统一部署，南昌大学的绝大部分系科被调整到外省的高校中，以留下的师范部为基础，成立江西师范学院。刚成立时，学校还没有专门的档案室，国立中正大学、工专、农专、体专、南昌大学的文书档案虽已立卷，但只是临时保存在院办公室。师院成立以来的文书档案，没有专职档案人员管理，由党政工团分别保管。教学档案和科学研究档案既不完整，且由教务处和各系分别保存，档案管理也不规范，由于保管条件不好，有的档案受到损害。

1963年11月10日，院党委和院委联合发文，成立江西师院档案室，由党委办公室领导，统一管理党、政、工、团文书档案。调彭晓晨到院党委办公室任机要秘书，专职管理档案工作。档案室成立后，开展了一系列工作，拟订了《江西师范学院档案管理条例(草案)》，报请院领导审查批准后试行；扩充了保管场所，改善了档案保管条件，学校把办公大楼四楼东面的一个大房间辟为档案室，增加了2把锁；印制了档案卷宗、卷内目录等；添置了一批档案箱；组织人员全面清理整顿档案。经过半年多的清理，这项工作基本结束。经省档案馆检查，受到表扬。此后，省档案馆还组织外单位的同志到我院档案室参观。1968年底，彭晓晨同志下放，她把档案工作移交给院革委会办事组的人员。1973年，彭晓晨从下放地调回学校，继续做机要档案工作，直到1982年调任校图书馆办公室主任。

1984年4月6日，党委任命李世广同志任档案室副主任。1986年11月15日，党委办公室发文，免去李世广同志档案室副主任职务，任命於华芬同志为档案室副主任，与此同时，学校档案工作改由校长办公室领导。同年9月8日，党办转发档案室起草的《关于文书档案工作的暂行规定及附件材料》，加强了档案收集工作，将历年来散存在各单位甚至个人手中的档案收集上来，丰富了馆藏；学校领导也非常重视档案工作，给予了大力支持，一是改善了档案保管条件，划拨办公大楼四楼原会议室作为档案室，面积约120m²，加上办公室，当时在省内高校档案室中是面积最大的；二是在财力非常紧张的情况下，学校拨专款购买了南昌飞机制造厂生产的先进的档案密集架，这是全省高校档案室第一家。

1987年12月31日，党委任命於华芬同志为档案室主任。1990年，校办金晓梅调档案室，档案室人员增加到2人。於华芬率领金晓梅全面清理了过去积存的档案，并编制档号，规范了档案管理，方便了利用档案。鉴于档案室成立后收集的档案种类逐步齐全，数量大幅度增加，1990年12月29日，学校发文，将校档案室更名为综合档案室，仍为科级建制，隶属于校长办公室。

1992年，於华芬同志调离学校。1992年4月，党委任命陶家柳同志为综合档案室副主任。同年，叶茂盛本科毕业后，分配到综合档案室，加上一直在档案室工作的金晓梅，档案室人员增加到3人。档案室添置了第二批档案密集架，保管条件更加改善。与此同时，档案室花费了几个月的时间，对积存多年的照片进行了大规模清理，通过上门访问相关当事人，查阅校报以及学校文件等多种方式，分别写出了照片文字说明，规范了照片档案的管理，为照片档案的利用创造了有利的条件。尤其值得一提的是，在清理照片的过程中，笔者还意外地发现了国立中正大学关防及工学院钢印。现在，此关防已成为见证学校悠久历史的最为重要的文物，多次在学校重要的场合展示。同时，还在众多的照片底片中发现了井冈山大学校门照片，填补了馆藏上的空白，使学校各个时期的校门照片齐全了，在此后的校史陈列馆中用上了它。

1993年11月，原国家教委颁布6号令《高等学校实体分类法》与《高等学校档案工作规范》，规定自1994年1月1日起施行。从1994年开始，综合档案室就按照《高等学校实体分类法》与《高等学校档案工作规范》进行分类、整理档案，包括党群、行政、教学、科研、外事、出版、基建、财会等十大类，除此之外，还有照片档案。

1994年6月9日，江西省高校档案学会在南昌大学成立，我校综合档案室副主任陶家柳当选第一届理事会常务理事兼副秘书长。同年11月11日，在江西省档案学会第四次会员代表大会上，陶家柳作为全省高校档案系统的唯一代表，当选江西省档案学会第四届理事会理事。1995年3月22日，党委任命陶家柳为综合档案室主任。

1996年上半年，学校责成综合档案室承担筹建学校历史上第一个校史陈列馆的任务，陶家柳带领胡剑云首先制订了展览方案，报经校党委审查通过后，从室藏档案中选择了大量照片，走访了学校各个时期的校领导，又从中正大学、南昌大学校友中征集了一些照片以及珍贵的实物，如中正大学出版的杂志、南昌大学校刊等，经过数月的设计、布展，陈列馆于11月建成，由海内外校友捐款塑造的中正大学首任校长胡先骕铜像也安放于馆内。陈列馆建成后，接待了大量国内外来宾，每届新生入学后，档案室组织新生参观，对他们进行知校爱校教育，收到了良好的效果，有效地宣传了学校，扩大了学校在社会上的影响。

上世纪90年代，国家档案局在全国开展了科技事业单位档案达标升级活动，通过这一活动，推动档案工作的开展。学校拨款购买了空调、去湿机、电脑等设备，进一步改善了档案室的条件，校综合档案室为此也做了大量前期准备工作。2000年6月，受国家档案局委托，江西省档案局组织评审组，对我校档案工作进行检查评估，听取了学校档案工作汇报，现场察看了档案整理情况，认为符合档案管理的要求，由国家档案局授予我校“科技事业单位档案管理二级单位”称号，表明我校档案工作上了一个新台阶。

2000年是学校建校60周年，学校决定出版新的校史和纪念散文集，陶家柳同志承担了校史写作任务及参与编辑校庆纪念散文集，综合档案室提供了大量的档案及照片，协助编写组圆满完成了校史的写作任务，并公开出版，还参与了校庆的接待工作。

2001年7月3日，学校发文成立档案馆，处级建制，撤销校办综合档案室，原由党委组织部管理的干部人事档案划归档案馆管理。2001年11月12日，党委任命熊生福为首任馆长。此后，档案馆陆续添置了电脑、打印机等设备。

2002年6月，江西省高教学会档案管理专业委员会(原江西省高校档案学会)第二次会员代表大会在景德镇市召开，校档案馆馆长熊生福当选江西省高校档案管理专业委员会第二届理事会理事长。2004年8月，学校任命陶家柳为副馆长。

2003年10月20日，第五届新、桂、陕、甘、琼、赣六省区高校档案工作研讨会在我校青山湖校区举行，会议围绕学校档案工作如何适应教育改革与发展的需要、高校档案工作与WTO等问题展开了讨论。10月30日，由国家档案局副局长、中央档案馆副馆长郭树银，国家档案局馆(室、司)司长杨波等组成的国家档案局行政执法检查组，在省档案局局长李志勤等陪同下，对我校档案工作进行行政执法检查指导。馆长熊生福汇报了我校档案管理和利用情况，检查组参观了我校档案馆，对我校在档案执法和档案管理利用中取得的成绩，给予了充分的肯定和评价。

2003年12月，档案馆购买了南京大学研制开发的“南大之星”档案管理软件，2004年上半年开始使用，从此结束了手工整理及查阅档案的历史，大大地提高了工作效率，减小了劳动强度，为档案管理信息化打下了良好的基础。2004年，南京大学档案专业硕士毕业的徐欣云分配到档案馆，这是档案馆员工中的第一个硕士，此时，档案馆人员达到创纪录的9人。

2005年，馆长熊生福到龄，退居二线，学校任命王恺为档案馆馆长。同年，学校接受教育部本科教学水平评估，陶家柳、刘东林二人被调到学校迎评办工作。馆长王恺带领全馆人员在新校区建立了新的校史陈列馆，也为各学院及部门提供了大量的档案。学校获得本科教学工作水平评估优秀成绩，这是江西省高校第一家。

经过国家档案局评审，2006年3月7日，学校发文，认定陶家柳具备档案系列研究馆员资格，这是我校档案系列第一个正高级职称，也是江西省高校档案系列第一个正高级职称。

2006年6月，江西省高教学会档案管理专业委员会第三次会员代表大会在上饶师范学院召开，会议选举产生了第三届理事会，馆长王恺担任理事长，副馆长、研究馆员陶家柳任常务理事。

随着我国高等教育规模于1999年大扩张，我校在校生人数也急剧增长，原有的狭窄的青山湖校园已经容纳不下，开辟新校区迫在眉睫。经过多次考察，最后选定南昌市城东瑶湖西侧。2002年12月24日，学校举行新校区奠基典礼。瑶湖校区占地面积近3000亩，昌万公路从学校南面经过，交通便利。2004年，学校主体陆续由中心城区的青山湖校区搬迁到瑶湖校区。由于图文信息中心尚未竣工，档案馆暂缓搬迁。2007年6月，档案馆由青山湖校区搬迁到瑶湖校区图文信息中心，全馆面积达到约2000m²，划分为库房、办公、技术用房等功能区，还有一间面积数百平方米的校史陈列馆，极大地拓展了空间，改善了保管条件。暑期，原江西金融职工大学档案搬迁到青山湖校区老库房。至此，校档案馆保管了两个全宗的档案:江西师范大学全宗、江西金融职工大学全宗。

2007年下半年，05级学生档案移交给档案馆，至此，档案馆保管了原国家教委6号令规定的高校十大类档案、照片档案及干部人事档案、学生档案。

2008年5月12—14日，由校档案馆承办的全国高校档案资源建设专题研讨会在我校瑶湖校区举行，这是我校档案馆(也是全省高校档案系统)首次承办的全国性大型会议。中国高等教育学会档案工作分会全体理事、全国122所高校档案馆(室)的199人参加了会议。与会代表围绕“档案资源是立馆之本”这一主题展开了热烈的讨论，我校档案馆也作了主题发言。代表们参观了我校档案馆和蓝天学院档案馆，扩大了我校档案工作在全国高校的影响。

2008年9月22日，党委任命王红为档案馆副馆长。

2009年6月，中国高等教育学会档案工作分会在青海省西宁市举行换届选举大会，江西省高教学会档案管理专业委员会理事长、我校档案馆馆长王恺当选常务理事，他是江西省高校档案系统担任中国高等教育学会档案工作分会常务理事第一人。

6月1日，江西省档案局与学校联合在我校举行“展现历史记忆弘扬档案文化——档案进高校”活动，在瑶湖校区青年文化广场举办展览，展出了省档案馆及我校档案馆珍藏的各个时期照片，校党委书记、校长傅修延，副校长赵明、黄加文及省档案局副局长方维华等冒雨参观了展览。

为迎接70周年校庆，学校专门设立了校庆网站，要求把历届学生毕业照挂在网站上。档案馆全馆发动，于2010年6月把馆藏的从上世纪70年代到2009年的历届毕业照上传到校庆网站上。

至2010年3月，档案馆共有工作人员8人，他们是王恺(馆长)、陶家柳(副馆长)、王红(副馆长)、王水红(助理调研员)、王燕萍、李力毅、张震雄(副主任科员)、刘冬林。曾先后在学校档案室(馆)工作过的同志还有:彭晓晨、李世广、於华芬、钟兰、金晓梅、叶茂盛、彭玉梅、熊生福、徐欣云。

鸣谢:感谢先后在综合档案室及档案馆工作过的李世广、金晓梅、王水红、王燕萍等同志热心提供史实。

2010年3月2日