时间管理的实用要诀

五、时间管理的实用要诀

1.明确目标，抓住要害

园长要养成雷厉风行的作风。思考和行动都要精确瞄准靶心，避免无效劳动，尤其应当杜绝一切废动作，做到:不说废话、不跑废路、不开多余的会、不花多余的钱、不做多余的事、不生多余的气。

2.分清事务的主次和轻重缓急

设定优先顺序的好处:只做重要而且是必要的事，每一次只集中在一件事情上，总是把最重要、最紧急的事摆在第一位。

3.细分时间类型，将“黄金时段”集中用于处理要务

我们每个人都存在生理和心理阴阳兴替的周期，同样是一小时，在一天当中的不同时段，我们的精力集中度是不断变化的。例如，通常是在适度运动和得到足够休息之后，精力格外充沛；而在连续熬夜或饮酒过度的时候，大脑往往变得异常迟钝，不适合处理要务。建议园长要根据自身的生物钟规律，找出属于自己的最佳工作时段，并坚持用自己头脑最清醒、精力最饱满的“黄金时段”去处理最重要、最紧急的要务。

4.行动快速，讲求效率

成功者一定是思考、沟通、行事都习惯于快节奏、高效率的人。园长要自觉养成讲求效率、雷厉风行和“今日事今日毕”的好习惯。

5.学会充分利用零星时间

园长能自主支配的核心资源就是时间，所有其他资源的积累都是由时间转换而来的。

6.学会授权

如何做个潇洒的园长？学会识人和授权是关键!

为什么有些园长比市长还忙？——因为他们习惯于事必躬亲，不懂得授权的重要性和具体方法。

为什么美国总统周末可以到戴维营度假？——关键在于有一套成熟的管理制度和各司其职、有序可靠的总统内阁(白宫)工作班子。

7.有效减少时间浪费

时间管理的关键措施之一，在于有效减少时间的浪费。

研究发现，人们浪费时间主要有以下10类原因:

(1)找东西。人们通常有10％的时间是在找东西中损失的。最好的对策是:扔掉不用的东西，将有用的东西保管好，养成分门别类地有序存放物品的好习惯。

(2)懒惰。懒惰将直接导致有效时间的白白流逝。一个人一旦懒惰成习，就必然会长期无所事事，甚至一辈子都碌碌无为。

(3)做事心不在焉，时断时续。人们唯有在专注时，工作才能高效。如果干活时断时续，必然要浪费更多的时间。

(4)事必躬亲。提高效率的最大潜力，莫过于其他人的协助。把工作委托给部属或他人，学会授权，园长就能够赢得更多的自主时间。

(5)偶发事件导致手忙脚乱。避免因手忙脚乱浪费时间的有效措施是做好工作预案。有了事前准备，即使出现偶发事件，也能有效利用时间，增加时间的价值。

(6)白日做梦。老是想着过去犯过的错误和失去的机会，唏嘘不已，或是空想未来，这两种心境都是极浪费时间的。有效对策是面对现实、停止空想，紧盯目标、及时行动。

(7)作风拖拉。如果做事总是前怕狼后怕虎，作风拖拖拉拉，找借口拒绝采取行动，结果肯定会白白浪费时间。园长在确定一项工作任务时应当权衡其必要性，坚决取消可有可无的工作安排，或者把工作授权委托给最适合的人去做。

(8)盲目行动。盲目行动导致的时间浪费与拖拉作风恰恰相反，由于是在信息掌握不充分情况下采取的盲目行动，结果很容易出现方向错误，不得不回到原点，从头做起。

(9)消极情绪。消极情绪往往不仅会使人无心做事，而且容易使人脱离理性轨道，做出令自己后悔的错事，其结果不但无法充分利用时间去实现目标，还可能会因为造成了不良后果，反而需要浪费许多时间去收拾残局。例如，自暴自弃、沮丧、缺乏自信，对他人怀疑、妒忌、抱怨、责骂、仇恨等等，都属于典型的消极情绪。消极情绪堪称管理者履行职责的大敌，凡欲成大事者必须善于通过心理调适，始终保持积极心态，避免因为消极情绪的影响而浪费时间。

(10)头绪不清。园长每天都有大量的事务需要处理，如果遇事分不清轻重缓急，工作效率必定是低下的。从时间浪费的源头我们可以反证得出一个重要结论:区分轻重缓急是有效管理时间的关键，是优秀园长最重要的管理基本功之一。

【案例】

西点军校揭秘:如何打造领导力？

1.西点军校秘诀之一:利他的志向和品格是高效领导力的真正基础。

2.西点军校秘诀之二:出色的领导力来自优秀领导者的共同品格(习惯的集合)，即:随时随地都“乐意服务他人，忠诚奉献国家与社会”。

3.西点军校领导力培养的四个阶段。

▲新生:只需对自己负责，服从命令，不盗窃、不说谎(属于“跟随者”和“个人贡献者”)。

▲二年级:积极性、独立性较强者成长为小组领导者(面对面领导者)。

▲三年级:掌握领导“小组领导者”的技能(间接领导者)。

▲四年级:领导更大的团体，不再直接管理个人贡献者，需要借助别人来管理，需要学会授权和团队建设(高级领导者)。

随便找个人给我，只要不是精神分裂症，我就可以把他培养成领导者。

——前西点军校校长大卫·帕尔默将军