研究生招生工作信息化管理

研究生招生工作信息化管理

2010年，《国家中长期教育改革和发展规划纲要（2010—2020年）》正式公布，其中第十九章明确提出要“加快教育信息化进程”。研究生教育是我国最高层次的学历教育，肩负着为国家培养高级人才的重任，而研究生招生是国家选拔创新高级人才的基础和关键环节。随着我国学位与研究生教育的快速推进和发展，研究生招生工作也越来越复杂，工作量越来越大，面临着的问题越来越多，工作压力也越来越强。要妥善解决这些问题，我们在招生工作中必须做到与时俱进，充分利用现代信息技术，积极开拓创新，在研究生招生工作中不断完善信息化管理工作。

一、信息化管理与研究生招生工作

信息化是指培养、发展以计算机为主的智能化工具为代表的新生产力，并使之造福于社会的历史过程。信息化管理是以信息化带动工业化，实现组织机构管理现代化的过程，它是将现代信息技术与先进的管理理念相融合，转变组织机构生产方式、经营方式、业务流程、传统管理方式和组织方式，重新整合组织机构内、外部资源，提高效率和效益、增强竞争力的过程。

信息化是社会发展的必然产物，也是人类缔造的文明成果。十七大报告中明确提出实现“五化”（工业化、信息化、城镇化、市场化、国际化）的现代化目标，“信息化”的增加既体现了我国的与时俱进，也说明了当前的时代特征和社会特性。教育的信息化不仅是社会发展的必然，也是教育的内在需求，大力推进教育信息化，以教育信息化带动教育的现代化成为实现高等教育大众化，建设学习型社会，构建终身教育体系的重要途径。

研究生教育是我国教育结构中最高层次的教育，肩负着为国家现代化建设培养高素质、高层次创造性人才的重任。近年来，我国研究生教育得到快速发展，2012年全国报考硕士研究生人数达到165.6万人，再创历史新高，招生规模超过58万人。据统计，目前我国已获得博士、硕士学位的研究生总数超过150万，在学研究生数量达110万，成为世界上仅次于美国的研究生教育大国。十七大报告明确提出“提高高等教育质量，建设人力资源强国”的宏伟目标，体现了党和国家决心发展和治理高等教育的决心。我国研究生教育逐渐从扩大规模向提高质量转变，如何提高研究生培养水平，特别是提高研究生的创新意识和创新能力，是从研究生教育大国转变到研究生教育强国的关键，同时也是我国研究生招生工作面临的最大挑战。

二、信息化管理在研究生招生工作中的意义及作用

研究生招生工作主要由编制招生专业目录、招生宣传、信息采集、统计分析、考务管理、复试、录取等几个主要环节构成，工作具有政策性强、时效性强、细节性强、精确性强等特点。利用信息化管理，研究生招生工作极大推进了自身工作的开展，同时也为研究生招生管理工作开辟了新局面。目前，信息化管理在研究生招生工作中体现了巨大的优势和作用。

1.网络招生宣传突破地域和时间限制

随着我国经济的快速增长，社会对研究生的需求也日益增加，进一步促进了我国研究生教育的发展，各招生单位对生源尤其是优秀生源的竞争也日趋激烈。招生宣传是吸引生源的重要途径之一，它通过多种形式向广大考生传递学校概况、招生专业、导师情况、招生政策、联系方式等信息，从而达到吸引生源的目的。随着网络信息技术的发展，利用网络进行招生宣传，成为每一个招生单位的必要途径。招生单位可以随时、随地将本单位相关信息在网上发布，而考生也可随时、随地通过网络了解和查看自己需要的信息。网络招生宣传方式与传统宣传模式的最大不同之处，就是完全突破了传统招生宣传方式的地域和时间限制，无论是对招生单位，还是对报考考生，都带来了巨大的便利性。

2.信息化管理充分体现了招生单位的服务意识

为了加强信息发布与交流，研究生招生管理部门一方面继续依靠传统途径进行，另一方面大力推进通过网络传播方式的运用。除了利用网络进行静态招生宣传外，对于常见问题的咨询等动态信息，则通过网络新闻或通知公告、网络论坛、电子信箱等多种形式与考生进行交流。比如，招生的报名公告、初试成绩、复试名单、复试方案、复试成绩、录取名单，以及考点的网上报名公告、现场确认、考场安排、注意事项等考生关注度非常高的重要信息，都依托网络平台进行发布或提供查询。研究生招生工作的信息化管理，使招生单位与考生之间的信息交互更加方便、快捷，让招生管理工作人员与考生更加亲近，充分体现了研究生招生管理部门对社会和广大考生的服务意识。

3.信息化管理开创了“节约型”研究生招生工作

从2004年开始，研究生报名开始实行全国网上统一报名，网上报名方式完全解决了以前报考研究生“报名排队，报考难”的情况。考点不用再安排非常多的专门人员对考生进行逐一指导，也不用再购置大量昂贵的设备；报考考生也可以根据自己的情况选择网上报名时间，从而免去了排队之苦。对于全国近600个报名考试点和上百万报考考生而言，所节省的人力、物力、财力和时间，都是难以计算和想象的。笔者认为，全国统一网上报名的实行，是研究生招生工作全面推进信息化管理的重要里程碑，它不仅极大地提高研究生招生工作效率，更开创我国了“节约型”研究生招生工作。

4.信息化管理促进了资源优化和共享信息，提高了研究生招生工作效率

能进行有效的交流和利用，这是信息的价值所在。信息化管理不但能大量减少重复性劳动，更能最大化的提高工作效率。例如，报名考试点下载网上报名数据后，对考生进行现场确认，再将数据回传；招生单位下载现场确认数据后，通过信息管理系统，对确认考生数据信息进行逻辑检验和修改并生成准考数据，复试录取时进行网上调剂，生成复试通知书、录取通知书等，并通过网络将相关数据信息及时、准确地反馈到学院，学院根据这些数据信息对考生进行了解，并做好相关的招生工作准备；报名考试点再利用招生单位回传的数据进行考务管理，完成考场的编排、打印各种报表等一系列工作。以上研究生招生工作流程，均共享了相同或相关的数据信息，并使用了系统的信息化管理，使研究生招生工作能够高质高效地开展。

三、现有信息管理存在的问题和不足

1.需要进一步提高研究生招生工作人员素质，全面提高信息化管理水平

信息化管理是计算机技术、通信技术和教育技术的结合体，缺少了其中任何一部分内容都无法实现真正的信息化管理。就目前我国研究生招生工作管理的现状来看，大部分考点或是研究生招生单位的管理并没有完全达到信息化管理水平的要求。究其原因，一方面部分研究生招生工作管理人员并未理解到信息化管理的深刻含义，以为会Office、QQ、E-mail或者会上网就是信息化管理，这些并不是信息化管理的全部，对信息化的发展与管理模式的转变认识不够；另外一个很重要的原因是个人业务素质已不能适应信息化管理的需要，比如连DBF用什么工具打开，什么是SQL语句都不了解的。因此，在目前情况下，要想提高信息化管理的水平，首先应加强信息化管理的研究、推广，尤其是宣传工作，让研究生招生管理工作人员真正理解什么是信息化管理；其次应对研究生招生管理人员进行定期培训和考核，尤其要加强对计算机管理水平的培训，全面提高管理人员的管理水平。只有这样，才能快速推动信息化管理在研究生招生工作中的应用。

2.需要进一步加快研究生招生工作信息化管理的建设

研究生招生管理信息化的核心工作是招生数据的合理运用，运用的关键在于管理软件是否能胜任招生管理的大多数甚至全部工作。但从目前笔者所了解到的实际情况来看，很多招生单位一般都是依托校外某个公司或本校某个学院或个人来完成招生管理系统的程序设计与研制，而自己并不参与或很少参与程序设计与研制过程，这样就导致系统的使用者与程序的开发者的意图不完全一致。因此，程序的开发者在完成各项功能时不可能考虑到各功能模块的独立性、联系性和扩展性，所开发出的系统自然带有一定的局限性，尤其是当国家招生政策有变化时，无法及时将相关政策植入到系统中去，导致招生工作不能按期正常进行，无法适应研究生招生管理的需要。这就要求我们研究生招生管理部门的工作人员，不仅要参与到招生系统的开发中，而且还必须至少要熟悉软件开发的过程，这样才能与开发者进行深入地交流，从而进一步加快研究生招生工作信息化管理的建设。

3.需要树立和加强研究生招生工作信息化管理的安全意识和保障措施

信息安全是指信息网络的硬件、软件及其构成系统中的数据受到保护，不受偶然的或者恶意的原因而遭到破坏、更改、泄露，系统连续、可靠、正常地运行，信息服务不中断。信息安全主要包括以下五方面的内容，即保密性、真实性、完整性、未授权拷贝和所寄生系统的安全性。研究生招生工作涉及大量考生数据信息和国家相关信息，这些信息在未得到授权公布前均属于保密信息。研究生招生工作的信息化管理在给我们带来便利的同时，也给我们的招生数据信息安全带来了隐患，因此，我们在推进信息化管理的同时，首先必须树立安全意识，比如不要随便通过QQ、邮箱、网络硬盘进行数据传递和共享，各种密码至少由8位以上的数字和字母组成；其次，要从技术上保障信息安全，比如采用加密技术、数字签名、数字证书、防火墙等一系列硬件和软件安全产品。

4.需要进一步完善和加强现有研究生招生工作的信息化管理

随着计算机技术的快速发展，信息化管理在研究生招生工作中的应用也越来越多，但就目前的现状来看，还存在着不少问题，需要我们进一步完善和加强。比如，信息标准还存在一定的缺憾，需要进一步完善信息标准的制订；信息管理系统需要进一步进行整合；网上报名系统对数据的逻辑检验和有效性检查功能需要进一步加强，如对考生学籍学历信息检测可以在考生报名时就给出结论；网上调剂录取系统还存在重复录取的现象。这些存在的问题，都是可以通过我们的信息管理工作不断总结和改善的。

（作者：肖岗）