办展立项程序

第五节　办展立项程序

办展立项程序，一般分为选题、市场调研、确定举办地点和时间、可行性研究报告、主管部门审批、确定合作伙伴、立项呈报等六大步骤。

一、选题

选题是决定展会能否获得成功的重要基础工作，它表明的是主办方决定开发新展会或确定已有的展会项目问题。要根据不同的展会来确定不同的选题。但是，根据举办展会的实际，展会选题的确定，不论是新展会还是已有展会，通常都要在举办之前的头一年确定下来，以使展会的各项工作有序开展。对于新选题而言，更要选准拟展出的内容和规模，同时应重点考虑以下几个主要问题:

(1)国内外市场的需求。在这方面要有超前意识，至少应预测到一两年后的市场趋势。

(2)参展的容量。即参展商应有足够的展品供选择，同时应有足够多的参展单位。

(3)有关方面的合作。这主要指有关主管当局都明确表示对展览会给予支持和合作。

(4)主办方的信誉和能力。必须重视主办方的信誉，这是展会效益不受损害的重要因素，同时要考察主办方是否具有足够的能力开发新的项目。

而对于一个已举办多次且有一定经验的展会来说，更要注重展览选题的核心理念的意义。这对展会不断创新、品牌不断增值、开拓新的市场，是十分重要的。为此，应注意以下几点:

(1)注重展会的主题策划，使之成为行业亮点，更加符合现代社会的时尚潮流。

(2)以往经验的总结，针对以往展会的举办情况，要从中找出今后重点改进的方向。

(3)市场走向，要体现类似或相同展会的发展趋势以及行业内关注的焦点。

(4)要新颖、简明，且具有前瞻性。

二、市场调研

展览题目选定之后，就应立即着手市场调研和分析工作。展览市场调研，即展览市场细分与目标市场的选择与定位。战略性的调研对一个项目的成功至关重要。想要在激烈的市场竞争中取得更大成功，就需要通过市场调研作出决定。通过市场调研，了解市场需求，分析竞争对手，开展价格评估，评价展会内容，建立客户关系。具体分析展会前景是否与预测的相符，或有多少出入，或者是在哪个环节上出入较大。

有关展览会市场调研，必须按照市场调研的一般方法来进行。具体来说，有以下步骤:

(1)调研目的要明确，为什么要调研，调研明确哪些问题及解决哪些问题等。

(2)制定调研计划。调研计划是实施市场调研最关键、最复杂的问题。因此，计划必须确定人员、分工、方法、具体项目，计划安排以及调研的费用等问题。

(3)调研分析总结，指对调研的资料、数据、现象、各种观点进行分析和整理加工。

展览市场的调研，还要讲究调查技巧，进行质性与量性分析。这里列出几种方法技巧:

(1)集中目标人群，确保关键的话题及合适的问题。

(2)与专家人才及行业精英进行深入面谈，可以发现行业许多新趋势。

(3)现场或通过录像机、闭路电视直接观察，研究观众如何发现目标展台的信息。

(4)问卷调查应采取个性的问卷设计。

(5)通常的方法，如书刊、年鉴、专业杂志、网络等。

三、确定展会举办时间和地点

这是展览会策划与组织的核心内容，也是展会能否预期进行的关键所在。为此，在立项程序上必须明确，对一些重要的日期和时间序列要作为重要的节点加以强调和突出，主要包括展会的开闭幕时间、展期主要活动的时间安排、参展报名起止时间、摊位搭建及撤展时间等。展会的地点是展会举办的场所，要以不同形式加以确定，包括举办所在国家、城市，展馆的具体位置、摊位平面图、到达的主要交通线路等。

四、撰写出可行性的报告

撰写可行性报告是策划与组织过程中的重要环节，也是策划展会的重要文件。它主要反映举办展会的社会环境、市场条件、客户信息、预期效益、城市环境条件、法律制度的保障等。同时，该报告与立项申请一并上报审批部门。如果是在境外办展览，还应该征得我驻所在国或地区使领馆同意，并行文，同时附上与外方合作者的有关证明文件。

五、立项申请与呈报

展会主题确定之后，就要向主管部门提交申请。关于立项申请及呈报时间，举办国际展览会一般需要一年半到两年的时间。因此，展览申请书需要在一年前就呈报。呈报申请书上应写明展会的名称、内容、目的、时间、地点、规模及主办单位等。如想把展会办成定期的，则应注明。根据有关规定，举办国际性展会，不论是单一或多个国家或地区的来华展览会，均要呈报主管部门批准，经批准后，展会立项成功。随后，主管部门除把批准书批复给呈报者外，还会将批件抄送给海关、商检及政府相关部门。

六、确定合作伙伴

展览会要成功举办，必要的、强有力的合作伙伴是至关重要的。这里的合作伙伴主要指展览的主办、承办、支持、赞助单位及媒体伙伴单位等。这些单位都有各自不同的职责、任务和法律责任。

所谓主办单位，是指展览会以谁为主举办，包括发起、主持、负全责等。主办者应具有法人资格，是展览会的代表人，负法律责任。

所谓承办单位，是指受主办单位的委托具体实施办展任务，是整个展览的具体操作者，也应是有法人资格的单位承担。根据合同的受托，承担应有的法律责任。

所谓支持单位，是指主办方或承办方为了获得人力、物力、技术、人才、客户、资源、公共机构资源、舆论的支持，协商选择有关单位或媒体或公司协作办展。

无论主办、承办，还是支持单位，都有各自职责和任务，它们可以是一家单位，也可以是多家单位。署名时，主要或重要单位一般要排在前面。

选择好伙伴单位是展会取得良好经济效益和社会效益不可或缺的重要前提，也是展会成功的关键。要时刻根据展会的选题来开展。在我国的转型期，确定主办、支持单位，主要是寻求对口的主管部门和单位作，以提高该展会的知名度和权威性，扩大展会的社会影响，吸引更多的企业参展，这对展会品牌的形成具有重要的意义。具体来说，确定支持单位，主要包括政府主管部门、行业协会、商会、具有广泛影响的新闻媒体等。确定合作伙伴，是会展营销网络的形成基础，也是招展招商成功的重要环节。展会的合作伙伴(主要是招展组团代理单位)，主要包括当地的会展组织部门、行业协会、展览公司、行业权威机构以及海外代理机构等。在确定合作伙伴时，不但要了解对方的资质，更要了解和考虑其的专业性和权威性。专业性强、权威性高的合作单位，才能有效地提高展会的影响力，加快信息的传递，最大限度地招揽参展商和采购商以及观众。