新闻发布会记者简介

案例导入

1999年，“奥妙”的生产商联合利华在华资产重组顺利完成，奥妙洗衣粉的生产间接成本大大降低，公司决定对奥妙洗衣粉大幅降价销售。为了消除公众的顾虑，同时扩大影响，公司决定召开新闻发布会。

联合利华于第一时间在中国主要城市北京、上海、广州召开了新闻发布会。

当地及国家工商、消协部门被隆重邀请与会，各会场还邀请全国主要的新闻媒介参加，综合类媒介（经济版面/生活版面）、消费类媒介、经济类媒介以及广播电台/电视台（经济栏目/生活栏目）作为重点考虑。

联合利华家庭及个人护理产品市场总监杨牧先生被指定为此次新闻发布会的新闻发言人。在这次会上，杨牧先生正式公布了奥妙降价的消息，并回答了记者感兴趣的问题。与此同时，联合利华公司的公关人员精心遴选各个地区有影响的媒介及适合的版面、栏目，以事实来消除部分记者有可能产生的主观臆断和猜想；公关部则从不同角度撰写新闻稿，引导记者形成有利于奥妙的报道思路。这次新闻发布会达到了预定的公关目标，媒介反响强烈，形成对联合利华有利的社会舆论，没有出现不利报道。

新闻发布会也称记者招待会，是某一组织为了宣传某项重要消息，把有关新闻机构的记者召集在一起，主动进行信息发布的一种特殊形式的会议。对商界而言，举办新闻发布会是联络企业与新闻媒体之间相互关系的一种最重要的手段。

一、会前准备工作

（一）确定会议主题

新闻发布会的主题指中心议题，包括：发布某一消息、说明某一活动、解释某一事件。准备新闻发布会首先要做的是对本次新闻发布的主题进行准确定位，这里有两层意思：一是新闻炒作点的寻找与挖掘；二是新闻传播标题的确立。在选择新闻发布会的标题时，应尽量避免使用新闻发布会的字样，因为我国对新闻发布会是有严格申报、审批程序的，对企业而言，没有必要如此繁琐，所以直接把发布会的名字定义为“××××信息发布会”或“××××媒体沟通会”即可。

（二）选定会议时间

新闻发布的时间通常也是决定新闻何时播出或刊出的时间。因为多数平面媒体刊出新闻的时间是在获得信息的第二天，因此要把发布会的时间以安排在周一至周三的下午为宜，会议时间为1小时左右，这样可以相对保证发布会的现场效果和会后见报效果。在时间选择上还要避开重要的政治事件和社会事件，因为媒体对这些事件的大篇幅报道任务，会冲淡企业新闻发布会的宣传效果。

（三）选择会议地点

新闻发布会的举行地点，除可以考虑本单位本部所在地、活动或事件所在地之外，还可优先考虑首都或其他影响大的中心性城市。举行新闻发布会的现场，应交通方便，尤其要注意方便主要媒体、重要人物。同时，采访条件要优越，面积适中，本单位的会议厅、宾馆的多功能厅、当地最有影响的地标性建筑等均可酌情予以选择。从企业形象的角度来说，重要的发布会宜选择高级酒店。但同时要注意，选择酒店的风格要与发布会的内容协调统一。

（四）布置会议现场

1.席位摆放

发布会需摆放席卡，以方便记者记录发言人姓名。摆放原则是“职位高者靠前靠中，自己人靠边靠后”。现在很多会议采用主席台只有主持人位和发言席，贵宾坐于台下第一排的方式。一些非正式、讨论性质的会议是圆桌摆放式。摆放“回”字形会议桌的发布会现在也不少，发言人坐在中间，两侧及对面是新闻记者坐席，这样便于沟通，同时也有利于摄影记者拍照。

2.设备调试

最主要的设备调试是麦克风和音响。一些需要做电脑展示的还需准备投影仪、笔记本电脑、联线、上网连接设备和投影幕布等，相关设备在发布会前要反复调试，保证不出现故障。

3.背景及外围布置

新闻发布会现场的背景布置和外围布置需要提前安排。在大堂、电梯口、转弯处设导引指示欢迎牌。

新闻发布会背景板要衬托出会议主题，所以在设计及选材上一定要慎重考虑。目前新闻发布会主要采用高清晰写真布，这种材料因为无异味、不反光和高清晰的特点，所以对新闻发布会的现场气氛营造和媒体摄像都大有好处。

（五）确定主持人和发言人

1.主持人

新闻发布会的主持人大都由主办单位的公关部部长、办公室主任或秘书长担任。其基本条件是：有良好的外形和表达能力，善于把握大局，能圆满完成原定计划，有现场调控能力，可以充分控制和调动发布会现场的气氛，善于引导提问。

2.发言人

新闻发布会的发言人是会议的主角，通常应由有权代表本单位讲话的主要负责人担任。除了在社会上口碑较好、与新闻界关系较为融洽之外，其基本素质，如修养、学识、思维、记忆力和善辩力等也应该是一流的。知识面要丰富，要有很强的语言表达能力、倾听能力及反应力，外表包括肢体语言整洁、大方得体。

（六）邀请媒体

媒体邀请的技巧很重要，既要吸引记者参加，又不能过多透露将要发布的新闻。在媒体邀请的密度上，既不能过多，也不能过少。一般企业应该邀请与自己联系比较紧密的商业领域记者参加，必要时如新闻发布会现场气氛热烈，应关照平面媒体记者与摄影记者一起前往。

邀请的时间以提前3～5天为宜，发布会前一天可予适当的提醒。联系比较多的媒体记者可以采取直接电话邀请的方式。不是很熟悉的媒体或发布内容比较严肃、庄重时，可以采取书面邀请函的方式。

（七）准备会议资料

材料是新闻发布会的炒作基点，也是企业充分表达自身目的的介绍媒介。提供给媒体的资料，一般采用广告手提袋或文件袋的形式，整理妥当，在新闻发布会前发放给新闻媒体。材料的准备包括新闻通稿和背景介绍，分为四个部分：一是发言提纲，二是问答提纲，三是宣传提纲，四是辅助材料。如图表、照片、实物、模型、沙盘、录音、录像、影片、幻灯、光碟等，以便记者能在会议涉及的问题之外挖掘新闻事件、扩大报道范围。

二、会中注意事项

新闻发布会举行过程中，应做好以下工作。

（1）所发布的信息必须准确无误，若发现错误应及时予以更正。

（2）会议议程的执行要紧凑，不拖沓，有条不紊。不要随便延长预定会议时间。应有正式的开场和结尾。

（3）会议主持人应善于控场，以庄重的言谈和感染力活跃整个会议气氛，引导记者踊跃提问。当记者的提问离开主题时，要善于巧妙地将话题引向主题。如果会议中出现紧张气氛，应该及时调节、缓和。要避免出现冷场和混乱局面。

（4）发言人应注意答问的方式和程度，随机应变，不与记者争论，不要回避问题。对于不愿透露的内容，应婉转地向记者作出解释，不能简单地说“不清楚”“不知道”“无可奉告”等。不要随便打断记者的提问，不要以各种动作、表情和语言对记者表示不满，即使记者的提问带有很强的偏见或挑衅性，也不要激动或发怒，应以良好的涵养、平静的话语、确凿的事理给予纠正和反驳。

（5）对新闻发布会活动全过程应做详尽记录和录音，有条件的可将会议过程录像，作为资料保存。

三、会后工作

为使新闻发布会取得预期的效果，在会议结束后，还应做好以下几方面的工作。

（1）整理记录，总结经验，并以书面形式存档。尽快整理出新闻发布会的记录材料，对其组织、布置、主持和回答问题等方面的工作作一总结，从中认真汲取经验和不足，并将总结材料归档备查。

（2）搜索舆论反应，检测活动效果。搜集到会记者在报刊、电台、电视台的各类报道和评论，并进行归类分析，把握公众的反应和舆论走势，检查是否达到了举办发布会的预定目标，是否由于失误而造成了误会，并以此检测发布会活动的效果。

（3）对照新闻发布会签到簿，检查与会记者是否都发了稿件，并对记者所发稿件的内容及倾向作一个分析，以便了解新闻机构和记者所持意见、态度和产生的原因，便于以后有针对性地同他们进行沟通，或以此作为以后举办新闻发布会邀请记者范围的参考依据。

（4）对不利于本单位的报道，应采取及时的应对策略。如果是歪曲事实的报道，应主动采取行动，说明真相，并向报道机构提出更正要求；如果是反映了事实却不利于本单位的负面报道，则应通过有关媒体向公众表示歉意，并制定改进措施，以挽回单位声誉。

案例分析与点评

本节“案例导入”中联合利华公司的这次新闻发布会开得很成功。主要原因是：

（1）选择的媒体好。综合类媒介（经济版面/生活版面）、消费类媒介、经济类媒介以及广播电台/电视台（经济栏目/生活栏目），避免了遍地开花的浪费，最大限度地使降价信息送达到目标受众，达到了事半功倍的理想效果。

（2）新闻发言人由联合利华公司家庭及个人护理产品市场总监担任，这个选择是最合适的，具有很高的权威性，从而极大地增强了公众对于联合利华的可信度。

（3）最关键的是，针对目标公众最为关心的降价是否降低质量等猜测，联合利华通过媒体都进行了必要的说明和解释。这对媒介以及消费者具有很大的劝服作用。