面对堆积如山的工作，你可能感到心情烦闷，情绪紧张，无法摆脱开工作的阴影，终日忧心忡忡，就算与朋友一起饮茶聊天，也不能开怀大笑，只想躺在床上什么事情也不管，消除身心上的疲惫困惑。你或会埋怨说：“我的办事能力太差，不管我如何努力工作，事情总是无法做完，反而日渐累积起来。”
其实每个人的办事能力差不多，在于他们如何处理事情，如果你想用最少的时间，发挥最大的工作效能，你要注意下列各点了：
①为每件工作定下最后完成的期限，除非在很特别的情况下，否则不要拖延。
②对于不是自己分内的工作，学习坚决地说个“不”字。
③假若你整天的工作安排得满满的，应把一些必须马上完成的事情抽出来，专心处理。
④假若你觉得自己的心情欠佳，应暂且放下一切的工作，让自己有松弛的机会，待心情好转时再投入工作。
⑤中午时间，不要安排太多的午餐例会，你可以利用早餐时间会晤客户，尽量利用每一个机会。
⑥如果你可以用电话直接处理事务，无须浪费时间写信。
⑦把文件整齐排列妥当，这样你便无须费时找寻资料报告。
如何发挥最高的效率是攀上成功阶梯的重要一步。以下是一些基本步骤：
定时整理档案。你的脑袋不是电脑，记忆力最好的人也没有可能将所有东西永远记忆着，所以档案是非常重要的。如果你的部门本身不重视，或者你已有秘书代劳，但仍奉劝你应设一个私人档案柜，帮助记忆，也便于有需要时翻阅。
手袋里必备备忘录。工作繁忙的你，除了呆在办公室，亦必经常要出外，无论大小约会或有关事项，最好用笔记下来，已经办妥的就删掉，每天翻看，以确保万无一失。
不要让案前堆积信件、便笺。每天起码清理一次，因为许多事情是必须立刻进行的，不宜搁置，一旦遗漏就后悔莫及。同时拆阅时，应立刻分类，可以弃置的、应该入档案的，或者编入办事日历……工作便能一天跟一天顺畅的进行了。
初出茅庐的上班族，终日埋在文件堆里，却又发现根本没有完成任何大任务。
请坐下来检讨一下，并非你的能力有问题，只因为能力根本未获发挥!因为若你的组织力欠佳，以致被琐事围困着，奉劝你参考以下的方法：
买一本小型的记事簿，最好可以放到口袋里去，在任何时间，下班、开会、午饭甚至坐车时，只要想起有关工作上的细节、意念或行动，都要立刻记下来，然后每天晚上上床前，重温一下，按事情的重要性编排成翌日的工作顺序表。第二天，你不是就可以“按本子办事”?
其次，令你烦扰的莫如日常的报告、备忘、信件和刊物等，它们往往会堆积在你前后左右，令你暗感郁闷，何不尝试以下的办法：
每一张经过你办公桌的纸张，只能有四种命运——丢掉它、送予另一位同事、存入档案或立刻行动。
这样，你的办公桌才得以好好清理，你才可以专心做应该做的工作。
要将计划变成事实是有法可寻的。首先你自己要清楚你要得到怎样的成果，并反问：这目标是否不切实际?对公司有无好处?对你的前途有没有坏影响?答案非负面的，就表示你选对了。接着是找寻适合人选，或许你有不少下属，但每个人有其长处，而且一个任务并不需要所有人去做，择人而委任之才是有效之法。
目标鲜明，又有适当人选，你的下一步便是清楚地让执行者知道你的要求，好让他正确地朝目标迈进，并请他多提意见，尤其是工作时遇到什么困难，以便灵活地有所改动，迎合需要。
订立行动进度表，可以令你有系统地了解整个计划，亦是累积经验的好办法，而且，请别忘了考虑一下其他的成果，做到一举数得，才是真正的好计划。
根据进度表，稳固你的控制，虽然小节不需你费神，但知道全盘情况则是领导者之责。还有，请多多考虑各方面的反映，并对下属的表现表示欣赏。一件任务的成功，不可能归功于一个人的!
要防止文件堆积，你必须在收到文件的当时，立即决定其“去向”，当所有文件“归其所属”，办起事来就容易，亦不会挂一漏万了。
例如：把文件分成两类，第一种是可以立即抛掉的。如果你是那种稳健人物，未行动前，不妨问问自己：“抛掉这份文件，最坏的结果是什么?其他部门会有影印本吗?如果再有需要，可以找回这个信息吗?”有了答案，你就应该知道怎样做了。而某些文件与你没有直接关系的，尽快把它转交有关部门或同事。
第二类是必须立刻处理的文件，把它们一一放到“待处理”的文件架，不要随便扔在办公桌上，否则容易出错。同时无论多忙，亦应花时间去“招呼”它。有些文件必须保留，以便将来翻查的，如果你暂时没有时间，也该把它放入注明“资料”的文件架上。
还有，平时要联系的人，如老板、秘书、客户等，亦最好设计一系列的文件夹，把与他们有关的文件放入，准备随时取用。
许多白领人士优柔寡断，又不知如何去克服它。以下是一些解决办法：
例如，一项计划是否值得投资?首先，写下所有好的与坏的可能性，不妨加点想像力、逻辑学，甚至不合逻辑的，慎防挂一漏万。
小心将每一个可能性详细分析，要是想来想去它只有一个好处，那么它就不值得你再伤脑筋了。
计算每一个可能性。翻看过去类似的经验，你有什么新看法或新体会?写下究竟你希望借此计划得到些什么利益，再研究一下每个可能性可以达到你需要的何种程度?经过以上的区别，这时就可选出最具价值的可能性了。
这时候不妨让选择变成你的决定，并将其他可能性忘掉，把你的精力全放到这个决定上。
有时候，一个可能性能否付诸实现，往往与你对它的信心程度有绝大关系，以及你如何去实践。如果你不起来行动，什么大计也只是空中楼阁。
在你放假的日子，工作应如何分配?那些重要工作应否交给下属去做?
请先将工作分门别类。那些文件工作、入档案等琐务，交由同事去办吧，反正都是小事，与权力无关，也对职位无直接影响。
然而，一些重要事务，如某任务的计划书，下年度的财政预算等，则最好留给自己去做；如果假期比较长，不可能留待放完假后才做，可将它假手于得力助手，但最后的拟阅仍由自己控制。
假期完了，当你发现已交出去的工作全部做妥，而且某同事似乎把工作当作分内事，没有交回给你的意图，又该如何是好?
如果对方是你的直辖下属，爽快地问他，做过一次有什么困难，并顺便告诉他，谢谢他的帮忙，下次由你自己做好了。要是他并非你下属，可以间接地向他的主管要求收回任务，但切记要表现得自然客气：“方主任，多谢你让李小姐替我做好了那份报告书，有些地方还是我日后要学习的，希望下次你可以见到。”
总之，若要在事业上发展顺利，得到上司的信任，委以重任，你需要有出色的工作表现，达至事半功倍的效果，显示出你过人的魄力，对工作应付自如。
如果上司交给你的不是普通的工作，而是一个对公司日后发展举足轻重的研究计划，你需要专心处理一切事宜，把握时间，准时完成老板交付你的任务。怎样才能在短促的时间内，把工作做得最好?
①不管你所面对的工作如何艰巨，你要保持心平气和，集中精神，把自己需要完成的事情，一一记录下来。
②把整件工作划分为几个独立完成的部分，每部分又分成多个容易处理的步骤，使工作变得条理分明，方便自己着手进行。
③每天为自己定下应完成之工作目标，并且分先后次序，一切依照计划进行。
④把较为复杂而艰巨的工作，放在最先完成，此举可助你减轻工作的压力，发挥你的潜能。
⑤把你已完成的步骤写下来，再看看还有什么需要改善的地方。
⑥为每一个独立步骤定下最后完成之期限，无论在什么情况下，也不要让自己拖慢工作的进度。
⑦不要只顾着工作，而忘了时常反省一下，须知自己一味埋头苦干，可能走失方向也不知道。
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