秘书的纵横分类法

分类的目的是为了更准确地认识秘书，明确各类秘书的工作职责和职能，为领导根据需要有针对性地选择、利用及培养秘书提供方便和依据。尽管秘书这一概念涉及广泛，分类也可以从多种角度展开，但是，分类的逻辑性和科学性应该是衡量分类是否合理的重要要标准。

分类首先应该具备逻辑性。依照逻辑学原理，对概念进行划分是揭示概念外延的一种逻辑方法。衡量是否是一个正确的划分的规则有三条，即划分的各个子项应当互不相容；各子项之和必须穷尽母项；每次划分须按同一标准进行。以这一明确的逻辑标准来评价从20世纪80年代到现在的秘书分类，许多秘书学教材中对秘书的分类是不恰当的。比如，有些教材从秘书工作的性质将秘书分为党务秘书、行政秘书、文字秘书、科技秘书、外事秘书、公关秘书、新闻秘书、机要秘书，等等。^[14]显然，这一分类不是按照同一标准进行的，如果以“秘书”作为划分的母项，那么，作为子项的“党务秘书、行政秘书”与“公关秘书、新闻秘书”“文字秘书”是相容的，如“党务秘书”中就有大量的“文字秘书”，也就是说他们既是从事党务工作的秘书，同时也是文字秘书。再如上述将秘书分为翻译秘书和专业技术秘书等类别，专业技术秘书与翻译秘书之间是否存在着一种包含关系呢？笔者认为这种分类的逻辑性是欠缺的。

分类应该具备科学性。分类科学性的表现是多方面的：首先，分类应该具有概括性，秘书的分类是以秘书这一概念作为母项的，那么，将秘书划分为秘书长、办公厅（室）主任、秘书科长、股长、科员、办事员的分类无疑具有较大的局限性，因为这种分类仅适用于党政机关的秘书，其他领域诸如大量的企业秘书中并无这样的划分，故此把这种分类与其他分类相提并论，显然不具有科学性。其次，分类应该具有合理性。秘书的分类应该比较典型地反映出秘书某一方面的特征，但有些分类比如按行业分类，将秘书分为诸如党政秘书、企业秘书、文教秘书、医学秘书等，那么，在教育局从事业务性较强的工作的秘书，在某学校校长办公室从事事务性较强工作的秘书是属于同一类型还是不同类型的秘书呢？应该说，这样的分类是缺乏合理性的。第三，分类应该具有可行性。如90年代出现了秘书分类中的“型”分类，曾经有人大力主张这种分类模式。如韦日平^[15]指出“型”分类法有利于秘书群体的整体素质，更符合社会主义市场经济对秘书工作的要求。确实，“型”分类法强调的是秘书的能力结构。这种分类在提高秘书综合能力的内在利益驱动，引导人们注意秘书人员的能力方面有一定的价值，但是在实际的操作过程中是缺乏可行性的。就以韦日平提出的秘书“型”分类，他设想将秘书人员分为管理型、智囊型、公共关系型、文字型、技能型。然而，事实上由于上述“各型”并无明确的定义界定，也没有广泛的社会认可度，但各“型”之间也有相容的关系，存在着很难将秘书定“型”的问题，因此，秘书按“型”分类，可行性不大。

通过对现行秘书分类原则、标准、方法的扬弃，笔者以为由纵横两个方面划分秘书种类应该是秘书分类理论的核心。

一、秘书的纵向分类，是以秘书的业务水平为标准的分类

根据20世纪80年代中期的相关资料介绍，英国根据秘书实际承担的工作职责和资格水平，把属于政府文官系统的秘书分为速记打字级、书记级、文牍级、执行级、行政级五个层次，这应该是典型的纵向分类。而就在当时，在不少学者感叹在中国还未实行的同时，也有一些学者大胆地提出了纵向分类的设想。翁世荣主编的《现代秘书学》在1989年就提出，秘书的纵向分类：^[16]

“可以有高级、中级和初级秘书之分或一级、二级、三级等秘书之别。但这仅仅是一种设想，目前国内外还没有统一的结论。早些时候我国学术界有人提出的依据实际能力和工作资历，把秘书分为高级秘书、秘书、助理秘书、秘书员四级的构想也仅仅是初步的，是否合理，能否实施，孰难定论，还有待于进一步的探索。但是，对秘书进行纵向划定是迟早要做的事，一是可以鉴定和评价每一个秘书的工作水平和工作能力，以便为各级领导层或个人配备时，提供客观的标准和依据；二是可以激发秘书的奋发向上精神，为秘书自身价值的实现提供有利渠道”。

事实上，历史的发展也正如这些学者所预测的，1997年，劳动和社会保障部启动了秘书职业资格鉴定制度，根据秘书的学历、资历和经验、知识水平和技能将秘书分为高级秘书、中级秘书和初级秘书。2003年，劳动和社会保障部又启用了新的国家职业标准。将秘书分为二级至五级四个等级，并把业绩考核引入二级秘书的考核范畴。笔者认为，秘书学理论不能脱离中国社会发展的现状，既然纵向分类很早就在我们的理论设想中，且我们也早就认识了这种分类的客观价值，而这种分类事实上又是存在并且被日益推广的，我们没有理由把它排斥到秘书分类的核心理论之外。因此，笔者认为，劳动和社会保障部启用的把秘书分为二级秘书、三级秘书、四级秘书、五级秘书就是秘书的纵向分类。

当然，目前的职业资格等级考试并未在公务员中推行，在实际的分类时，公务员性质的秘书的纵向分类可以根据公务员的职务和等级序列，根据董继超的提法将秘书分为高级公务员层秘书、中级公务员层秘书及初级公务员层秘书。具体地说党政机关的秘书长和办公厅主任是高级公务员秘书，办公室主任和秘书处长、科长为中级公务员层秘书，办事员、科员为初级公务员层秘书。公务员系列的分类可以视作职业分类的补充，使秘书学的纵向分类更具有概括性。

二、秘书的横向分类，是以秘书工作内容或者从事的行业为标准的分类

秘书的横向分类是秘书分类理论中较早出现的一种分类，且几乎所有的秘书分类理论都涉及。横向分类的必要性是显而易见的，随着秘书工作日益普遍化和社会化，秘书不仅存在于政府机关、企事业单位和社会团体，同时也渗透到社会的各个角落。这样就使得秘书工作的分工越来越细，并且对秘书的专业水平要求也越来越高，将秘书进行横向分类的好处就在于，它不仅注重秘书工作所具有的一般性特点，同时又特别强调秘书的专业分工，突出了秘书工作的专业特色，有助于提高秘书人员的专业水平。事实上，从历史的角度分析，以秘书学的渊源学科——幕学为例，其间对师爷的分类的唯一主导标准就是根据工作内容的不同，将师爷分为折奏师爷、刑名师爷、钱谷师爷、书启师爷、征比师爷和挂号师爷等类型。从国外的秘书类型来看，美国依照秘书所服务的行业或部门和从事的工作内容不同，把秘书分为行政秘书、公司秘书、法律秘书、医学秘书、技术秘书等类型。

秘书的横向分类是秘书分类理论的核心组成部分。但是二十余年来，秘书学界横向分类产生的子项一直没有统一过，笔者以为，其原因主要有两个：一是分类标准的两重性。虽然秘书的工作内容和从事的行业都可以理解为秘书的横向分类，但毕竟是两个标准，同时按这两个标准分类，未免容易子项相容。如侯玉珍在《秘书学》（海洋出版社1997年版）将秘书分为机要秘书、党政秘书、文字秘书、企业秘书、科技秘书、教学秘书、外事秘书、外企秘书。这里不论企业秘书与外企秘书两个子项存在着包含与被包含的关系，不宜作为并列的子项，就以文字秘书和企业秘书而论，其分类标准也不是同一的，前者以工作内容分类，后者以行业分类，其子项也是相容的。二是秘书的横向分类在概括性上存在一定缺陷，特别是按行业分类，由于行业分类的细化程度不同，秘书的类别也有所区别。如任群在《中国秘书学》（重庆出版社1999年版）提出从秘书所从事的行业分类，“按照我国现行体制，各行业可以‘归口’分为几个大的系统，如工业、农业、财贸、科技、文教、政法、外事等。以下还可细分，如政法还可分为公安、司法、检察等，各行业有各行业的特点，都有其不同的专业工作，只有具备专业知识，才能当好秘书，做好秘书工作”。又如王育的《秘书学原理及实务》（机械工业出版社2002年版），“针对秘书不同行业岗位中的‘第二专业’”，“将秘书划分为：商务秘书、教学秘书、司法秘书、医务秘书、政务秘书等”。

秘书横向分类的标准之一是根据秘书工作的内容或者说秘书的业务分工的不同。根据秘书的专业技能及工作重心的不同，我们将秘书分为行政秘书、机要秘书、文字秘书、事务秘书等，在有些机构中还有公关秘书、翻译秘书等。这种分类绝大部分秘书学教材都有涉及，子项也大体相同，只是名称上没有完全统一，比如有些分类中用生活秘书来替代事务秘书，用外文秘书来替代翻译秘书等等。这种分类在高层机关比较典型，同时，由于这种分类是按照秘书的工作内容来划分的，因此这一方向的分类有助于提高秘书的专业水平。

秘书横向分类的标准之二是根据秘书工作的行业特征把它分为政务秘书、商务秘书、教学秘书、司法秘书等。其中，政务秘书主要指在党、政、军各级机关从事秘书工作的人员，公务员是他们另一种身份；商务秘书主要指在各种发生商务活动的企业中，协助投资经营者和商务管理者处理商务活动的秘书人员；教学秘书主要指在大专院校从事教学管理的秘书人员，他们的主要工作是协助院系领导组织、规划和实施学校的教学工作；司法秘书主要是指服务于律师事务部门的秘书人员；他们负责接待或陪同律师访问当事人，记录整理当事人口述，起草、打印法律文件，安排法律事务处理程序，保管法律文件或证明材料，执行律师交办的其他事务等。

这两种横向分类的标准各有利弊。以标准之一作为分类标准有助于提高秘书的专业水平，但是由秘书工作的综合性特点所决定，文字秘书、事务秘书、机要秘书等秘书的分类主要出现在高级机关和高级领导人身边，而绝大部分社会组织的秘书的工作职责是综合性的，行政、事务、文字工作往往兼于秘书一身，秘书综合性的特征使得这一分类的实际价值受到较大的影响。也正是从这一角度出发，笔者比较偏向以标准之二作为分类标准。尽管行业的众多性使得秘书按这一标准分类存在不穷尽的可能，但是我们所谓的按行业分类并不是以三百六十行为标准的，而是更具有概括性的标准，选择最具有行业特色和行业知识要求的秘书类型作为横向分类的子项。事实上，政务秘书、商务秘书、教学秘书、司法秘书正是秘书的典型类别。尽管这几类秘书还无法涵盖所有的秘书人群——这也许是这一分类最大的缺陷，但是突出的行业知识和秘书工作的现状，使得上述类型的秘书颇具代表性。从秘书教学来看，许多大学设有商务秘书、司法秘书的专业方向，培养有系统的商务知识和法律知识的秘书人才。这也为秘书这一标准的分类提供了有力的依据。

由于分类标准的多样性和秘书内涵的丰富性，使得我们可以从多角度、多层次地探讨秘书的分类问题，但无论如何，具有实际意义的分类，始终是我们所追求的。