基本知识与基本原理

秘书日常事务是指包括办公用品管理与环境管理、接待工作、值班工作、通信工作、印章管理等多方面的秘书常务工作。秘书日常事务较为琐碎、繁杂，人们常说“秘书工作无小事”，在秘书日常工作中要认真掌握各项工作的注意事项及处理问题的方式、方法。

办公用品是指在办公室工作中日常使用和消耗的物品。对办公用品的管理是秘书部门的事务性职责之一。做好办公用品的管理工作，将为工作的完成和提高办公效率，提供必要的物质保障，对合理调配和使用办公经费等有着十分重要的意义。办公用品的管理主要有三个环节：办公用品的采购、办公用品的保管和办公用品的发放。秘书人员应当根据所在单位的工作需要，结合办公经费的具体情况，有计划、有步骤地改善办公条件，厉行节约，加强管理。

办公环境包括人文环境和自然环境。人文环境与社会大环境、组织内部的职能环境有着密切联系，秘书人员只有不断积累经验、提升地位，才能在某种程度上对组织机构产生影响。秘书能够直接影响并在工作中加以选择、优化的，主要是自然环境，包括办公室所在地建筑设计、室内布局、环境布置、室内空气、采光、通风等。

优化办公环境应做到舒适、和谐、实用、安全。

接待工作是秘书部门日常事务工作。在市场经济快速发展的今天，各社会组织之间的联系日趋紧密，各部门之间的相互依赖性更强，日常的迎来送往日益频繁，接待事务愈加繁重。接待工作的质量直接关系到组织的声誉和领导的形象，也直接关系到工作效率。因此，必须加强对接待工作的规范化管理，切实做好接待服务工作。

接待工作的具体内容包括：领导检查工作、调查研究；集体视察；兄弟单位参观学习、参观游览；领导需出席的仪式活动；宴请活动；纪念活动；慰问活动；节庆活动；庆功祝捷活动；悼念活动等。

接待工作的原则：安排领导公务活动，要适当分担，各就其宜；需要为准，尽量压缩；社会活动，宜多安排年长及德高望重者；业务活动，宜多安排第一线领导；自愿为主，商谈为辅；原则性与灵活性相结合。

接待工作须注意的事项：一要制订详细的接待计划；二要做好必要的物质和资料等方面的准备；三要在有关部门间搞好协调；四要在需要时查看现场，逐项落实，做到万无一失；五要随从秘书随时做好相关记录，以便事后分析和研究；六要在活动结束后协助领导做好总结工作；七要在整个随从工作中时刻注意维护领导的形象和威信。

各级各类社会组织，为了能在下班时间或节假日休息时间有人处理临时发生的紧急事宜，做好本单位的安全保卫工作，一般都会安排人员值班，施行轮流值班制度。值班工作是秘书部门的常务工作。

值班形式一般有三种：一是总值班室，也称特设值班室，是由在较高层次的领导机关和某些专业部门设立专职人员组成的常设值班室；二是一般值班室，由秘书部门统一管理，节假日秘书人员和其他工作人员（领导）轮流在规定时间值班。三是联合值班室，遇有重大活动、紧急情况或特殊需要临时组成的值班室。

值班的职责：主要处理在正常上班时间之外发生的紧急事宜和做好本单位的安全保卫工作。具体职责是：接收处理上报、下发的文稿和信函；承办领导或管理部门交办的紧急事项；处理本单位的电话事务；接待来访人员；处理急文急电；处理突发事件和应对紧急情况；做好本单位的防盗、保密工作；填写“值班日志”等。

值班工作要求：熟悉业务，掌握基本情况，发挥信息枢纽作用；要有高度责任感和警惕性；做好值班记录，严格履行交接班手续；做好值班室的保密工作和值班期间的安全保卫工作。

通信是秘书工作中非常普遍而重要的工作手段之一。秘书的通信工作，包含秘书通信活动的组织、管理和实施。随着电信技术、网络技术的迅猛发展，秘书通信工作日益智能化和高效化。

通信工作的范畴主要包括：建立健全通信工作制度；通信设备的计划与采购；通信设备的应用，诸如了解电话、电报、传真、邮件的特点并能够正确地操作和使用，熟悉国内函件、邮政快件、特快专递、电子信函的区别，掌握邮件发送和接收的程序、要求；通信设备的日常维护等。

通信工作的要求：一是要及时迅速，提高通信工作的效率；二是要准确无误，提高通信工作质量；三是要安全保密，确保通信工作的可靠；四是要经济适用，提高通信工作的效益；五是要较好地运用沟通方式与沟通技巧，态度和蔼谦逊。

管理印章，是秘书的重要职责之一。

秘书管理的印章，主要有两种：一是社会组织的公章，它是本组织职权的象征，是本组织行使权力的重要工具，也是本组织职能作用在法律上的标志。二是领导因工作需要使用的个人名章，属公务专用，代表单位领导以及法人的身份，它与单位公章一样具有处理公务的职能。

印章管理要制度化、规范化。秘书必须建立用印登记簿，登记内容包括用印时间、用印单位及经手人姓名、盖印份数、批准人、经办人等，以备查考。

加盖单位印章，原则上是哪一级的印章须经相应的那一级负责人批准。重大事项，多使用本组织公章；某方面的业务活动，多使用部门印章。一般而言，能使用部门印章的，就不要使用本组织公章。

盖印是使文件、材料生效的标志，所以印章要保持清洁，字迹清楚，印油均匀，使之清晰醒目。印章加盖要端正，不要倾斜，更不能颠倒。