会展场馆的信息工作

第8章　会展场馆档案资料与信息的管理

【本章导读】

对会展场馆进行全寿命的管理是一项复杂的系统工程，管理者必须妥善保管从项目建设开始的含可行性研究报告、立项、报批、招投标、设计、施工、安装、验收到经营管理活动所有人、财、物的档案资料，以便需要时查阅参考。会展场馆的信息搜集和发布在当今网络时代也更显得十分重要。本章主要介绍会展场馆档案和技术资料管理；会展资料、相关文案、合同协议的管理；会展信息的搜集与会展场馆信息的发布管理；会展场馆网站的创建及管理；会展场馆相关活动的广告宣传等。

【关键词汇】

档案资料　合同管理　广告宣传　信息发布网站管理

8.1　会展场馆档案和技术资料管理

8.1.1　会展场馆档案资料室的建筑和设备

会展场馆档案资料室建筑，一般与场馆的办公部分结合在一起，也可独立建筑。由于会展场馆的性质和规模的不同，档案资料室的规模也不尽一样。一般中小型场馆，其主要任务是保存会议展览资料和业务档案，兼有图书、报刊的借阅任务，建筑和设备比较简单。一些较现代化的大型会展场馆和博物馆，档案资料室除保管借阅外，还有资料的修复、复制、编辑、发行等任务，其业务技术用房较为齐备，如资料阅览室，照相和翻拍洗印用房，静电复印室，翻印装订室，声像档案保存和处理室，中心控制室，裱糊室，除尘室，接收室，以及整理编目、编研、出版、发行、美工、消毒、广告室等。还有办公室、会议室、打印室、储藏室及厕所等辅助用房。

档案资料室建筑应按有关设计规范进行设计，特别要满足防护要求。其内容包括外围结构保温，隔热，温湿要求，防潮，防水，防日光及紫外线照射，防尘，防污染，防有害生物（虫鼠等）。还应注意资料室和其他设施的防盗要求，安装报警装置。档案资料室内部的隔墙应采用耐火极限不少于2小时的非燃烧体，防火门宽不小于1 m。在业务及技术用房内应设卤代烷、二氧化碳等气体灭火装置或其他消防设施，并应设于较明显的位置。另外烟囱不应穿越或靠近建筑，资料库区安全出口不少于两个，门要向外开，楼梯采用封闭式。有的房间应设有窗式或集中空调，房间温度应根据要求进行采暖设计。档案资料室内层及顶层不应设置给水设施，生活污水管应与资料室保持一定距离。各房间的灯光照明应根据要求配置。

档案资料室建筑在大中型场馆中，应与展厅、会议厅有一定的距离，以便于独立管理；对于小型的会展建筑，一般有直接对外的入口，以方便接洽和管理。若是设置在多层楼房的场馆档案资料室，则应尽量按照以上要求来装修和配置。

8.1.2　会展场馆的档案管理

1）档案管理流程

（1）搜集

①凡场馆处理完毕、有归档要求的文件、资料及其他材料均要归档保存。

②每年在规定的时间由档案室协同各部门做好档案搜集工作。搜集之前，档案管理员不定期对各部门情况进行调查、了解和掌握。

③各部门文件的搜集按确定的顺序进行，由档案室统一安排。

④文件进入档案室时，由移交部门填写文件明细表一式两份，交接双方签字后，各留一份备查，《卷内文件目录》《卷末备考表》及文件一并交给档案室（《卷内文件目录》《卷末备考表》由档案室统一发放）。

⑤档案室针对《卷内文件目录》和《卷末备考表》核实文件，核实无误后归档。

（2）整理

档案的整理是对零乱的和需要进一步条理化的档案进行分类、组合、排列，使之系统化。具体步骤是：

①分类；

②立卷；

③案卷排列；

④编制案卷目录；

⑤编制档号。

其中①、②两项工作在各部门内部进行，③—⑤项在档案室进行。

（3）鉴定

文件的鉴定工作由场馆办公室牵头，档案员协同各部门综合员共同进行。根据重要程度将文件分为重要文件和一般性文件两种。

（4）保存

①归档前要在计算机上录入文件信息。

②每份文件上用铅笔填写编码号和保存期限。

③填写《卷内文件目录》和《卷末备考表》。

④在整个案卷上填写案卷号。

⑤在目录汇总表上登记。

⑥在档案流转全过程中，采取必要的保护措施。

⑦为延长档案寿命，采取必要的（如复制、修补等）技术处理。

（5）检索利用

①从目录汇总表或计算机系统中以编码、收文号／发文号、关键字三个方面入手，查询所需文件。

②根据文件所编档号在目录柜中查找所需文件。

③填写《借阅登记表》。

④文件借出后，做好督促、催还、验收工作。

（6）剔除和销毁

①为避免文件的积压，须定时按规程进行文件的剔除和销毁工作。

②场馆文书部门和各部门文件的剔除，在送交档案室前进行，具体情况自行掌握。

③档案室文件的剔除需按照文件保存期限执行。期满需销毁的档案，报请办公室主管领导批准。对批准可销毁的文件，要填写《档案销毁清册》。剔除的文件不可立即销毁，须集中起来统一保管一段时间后，确无人查询的，方可销毁。销毁工作必须由两人以上共同执行。

2）档案查阅纪律

①总经理、副总经理、办公室主任可查阅档案室所存全部文件（无范围限制）。

②各部门只限查阅本部门送交或与本部门有关的文件。如确需查询与本部门无关的文件，要由本部门经理签字同意及办公室核准后方可。

③各部经理可查阅档案室一般文件，涉密及其他机要、重要文件的查阅必须事先征得办公室主任同意。

④查阅文件必须登记，副总经理以上领导可由秘书代办查阅并签字。

⑤文件的查阅原则上要在档案室进行，必要时可复制；确需要借出的，要予以登记；涉密及其他机要、重要文件的借出须经办公室主任以上领导签字批准。

⑥原则上不允许将文件带出场馆，确因工作需要须带出的，须填写事由单，提交办公室主任签字批准方可。

⑦不准携带私人物品进入档案室。

⑧借阅文件要注意保护，不得损坏。

3）文书档案的管理

（1）管理范围

①场馆各部门间文书，场馆各部门与外界往来的文书，凡场馆处理完毕且有归档要求的其他文件和音像材料均应归档保存。

②除公文正本（原件）外，还包括它的附件，如条例、会议纪要、图表、计划、总结、登记表、名单、收文处理单、传阅单等。

③除经过办公室登记的文件外，还包括未经收发文登记的各种文字材料，如：会议文件、调查报告、访问记录、合同契约、工作人员从其他机关带回的文件材料等。

④场馆的会议纪要、规章制度、各种统计报表、重要文件的修正稿及具有保存价值的图片、音像资料等。

（2）管理程序

①搜集。

a．各部门每季度末向档案室移交文件（时间根据具体情况确定）。

b．档案室清点核收文件，并检查文件的文本及附件是否完整，如有短少，立即追查归入；如有抽存的，须由办公室主任签字确认。

c．检查文件处理手续是否完整，如有遗漏，立即退回经办部门补齐。

②整理。

a．一律按正度16开（B5）纸张大小裁剪存放，加入《卷内文件目录》和《卷末备考表》一并装订，前后用硬纸板护封，特殊情况下，可折叠保存。

b．有褶皱、破损、参差不齐等情形的文件，应先整补、裁切、折叠，使其整齐划一。

③分类。按内容特征进行分类：场馆收文按发文单位，场馆发文按收文单位，场馆文件按文种，各部门文件按部门类别。详见档案室的《场馆文书档案编号说明》。

④查阅。查阅分内部查阅和外部查阅两种情况。

内部查阅，指场馆内部人员的查阅。内部只允许经理及综合员查阅文件。综合员查阅，必须出具经本部门经理签字核准的《业务通知单》。各部经理及综合员需查阅涉密、机要和重要的文件时，须经办公室主任在《业务通知单》上签字批准方可。查阅时，必须有档案员在旁协助。

外部查阅，指场馆以外人员的查阅。查阅人须出具单位介绍信，经办公室主任（重要文件经场馆主管领导）签字核准后办理查阅。查阅时，必须有档案员在场协助，必要时，须办公室主任到场。

查阅文书档案原则上必须在档案室进行，不得将档案带出档案室，如需借出，要在业务通知单上注明，并做借阅登记。向外单位提供资料档案要报经场馆领导批准，并限期归还。文件／档案借阅审批表如表8-1所示。

表8-1　文件／档案借阅审批表

（3）清理与保存

档案员应经常拂拭档案架，保持档案的清洁，防止虫蛀腐朽。年度更换时，依照档案保管期限表剔除注销，并填写《档案销毁清册》。

中心章程，组织及规章制度，重大决定、决议、批文，重要会议纪要，政府机关核准文件，上级文件等永久保存。

期满或解除之合约，场馆一般性文件（文字、函字）等通常保存5年。

结束后无长期保存必要文件，中心各部门文件等通常保存1年。

4）财务档案的管理

（1）管理范围

①会计凭证。

②财务账簿，包括日记账，明细账，总账，固定资产卡片，辅助账簿，涉外会计账簿，采购、供应、物资管理账簿等。

③财务报表，包括财务计划，月、季、年度会计报表，年度合并报表，财务预算、决算报表，汇总报表，纳税申报表等。

④会计资料档案，包括会计行文、经济合同、协议、规定等。

⑤工资表。

⑥其他有归档要求的财务、会计资料和文件等。

（2）管理程序

①分类。依照上述六种形式分类。

②归档。

a．财务档案由财务部负责按归档要求整理、立卷并装订成册。财务部保管期满后，编制清册连同档案一并移交场馆档案室保管。

b．档案室接收、保存的财务档案，原则上应保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，要会同财务部和经办人共同拆封整理，以分清责任。

③查阅。

a．内部查阅，指场馆领导、财务人员及其他相关人员的查阅。财务人员查阅财务档案必须经财务部经理允许并持有《业务通知单》。除财务部外，其他部门原则上不允许查阅财务档案，如有特殊需要，须经总经理或总会计师批准。

b．外部查阅，指中心以外人员的查阅。外单位不允许查阅本单位财务档案，如有特殊情况（如：涉及诉讼案件，检察院、法院、财政部门、税务部门、工商部门、审计部门行使其职权等），须出示查阅单位的有效介绍信，经总经理或总会计师签字批准方可。查阅时，总会计师、财务经理、财务主管及场馆档案员必须同时在场。

c．查阅财务档案原则上必须在档案室进行，不许将财务档案带出档案室。如需借出，要在《业务通知单》上注明并详细登记。查阅或借阅档案均不得拆散原来卷册，并限期归还。

④保管和保密。

a．场馆财务档案的保管期限，根据其特点，分为永久和定期两类，原则上按《企业和其他组织会计档案保管期限表》执行，如表8-2所示。

b．在财务档案保存过程中，要严格执行安全和保密制度，不得随意堆放，严防毁损、散失和泄密。

表8-2　《企业和其他组织会计档案保管期限表》

5）工程档案的管理

（1）工程建设档案管理范围

①归档内容。

a．前期工作资料：

•项目建议书、审批表、立项批文。

•土地使用权有偿出让合同书、用地批文及红线图。

•拆迁、补偿协议书。

•建设用地规划许可证及规划蓝线图、用地批准书。

•建设用地许可证。

•建设许可证。

•总平和市政方案批文。

•工程规划许可证。

•项目报建表。

•工程招投标有关资料（招标申请表、评定表、公司招标管委会意见）。

b．基础材料：

•工程地质、水文地质的勘察报告、勘察设计、地质图、地质化验、试验报告。

•地形、地貌、地震等其他设计基础材料。

c．设计文件：

•初步设计、技术设计、施工图设计及总体规划设计等及批文。

•设计变更报告及批文。

d．施工文件：

•施工许可证、开工执照、工程施工合同。

•土建施工内业技术资料（含基础工程施工及隐蔽工程施工）。

•水电施工内业技术资料。

•设备及管线安装施工内业技术资料。

e．竣工文件：

•建施、结施、水施、电施等项目竣工图。

•单位工程质量评定材料等竣工验收证明。

•竣工验收会议决议。

•工程结算材料。

•消防审定通知书、消防验收意见书。

•抗震审查意见书。

②归档要求。工程建设人员必须认真做好工程建设项目的档案的搜集、整理立卷工作，分门别类装订成册，编写好卷内目录、号码、案卷标题、保管期限，于竣工验收后完成归档工作。

（2）工程设施设备档案管理范围

工程设施设备档案管理范围包括：土建、装修工程，电力及供、变电系统，动力配电系统，室内、外照明系统，防雷与接地系统，水管系统；风管系统，通风系统，排风、排烟系统，正压送风系统，给排水系统，消防系统，电梯系统，音乐喷泉系统，楼宇自控系统，消防报警系统，PDS综合布线系统，电视监控系统，公共广播系统，电话通信系统，计算机系统，音响灯光和同声传译系统。

工程设施设备档案包括以上各项设计、施工的图纸、文字和图片资料等。

（3）管理程序

①整理。按文字卷在前，图纸卷在后的顺序进行排列。

②分类。依照上述形式执行（必要时根据情况进行修改、调整）。

③归档。工程部门验收工程资料后，编制工程资料目录表，并在移交资料时派人协助。档案室对工程档案原则上以原封装保存，出现问题时，档案员协同工程部人员共同解决。

④查阅。

a．内部查阅，指场馆内部人员的查阅。工程部人员查阅须经过工程部经理同意并在《业务通知单》上签字。档案员根据要求提取工程档案，并登记借阅数量及明细，以便核对。

b．为提高工作效率，工程部经理、副经理查阅全部工程档案及主管工程师查阅相关工作档案时，可不必提交《业务通知单》。具体是：

机电主管工程师———空调、通风、给排水、消防水系统；

土建主管工程师———土建及装饰工程；

中控主管工程师———弱电系统，音响、灯光及同声传译系统；

变电主管工程师———电力系统；

计算机主管工程师———计算机系统、电话系统等。

主管工程师查阅非上述范围内档案时，必须填写《业务通知单》。

c．其他部门原则上不允许查阅工程档案，确有需要的，须经工程经理批准并在《业务通知单》上签字方可。

d．外部查阅，指场馆以外人员的查阅。外单位原则上不允许查阅本馆工程档案，确有需要的，须出示查阅单位有效介绍信，经工程部经理签字批准后方可查阅。查阅时，必须由场馆工程部派专人和场馆档案员同时在场。

e．查阅工程档案原则上在档案室内进行，如需将其带出档案室，必须在《业务通知单》上详细标注事由、明细、期限等项目，依次经工程部长、主管领导签字核准后，由档案员登记并办理必要的手续后方可借出。催还工作由工程部经理负责。

⑤保管。

a．档案室保管的工程资料为永久性保管资料。

b．工程资料的保管要分类谨慎保管，严禁毁损和丢失。

6）人事档案的管理

（1）管理范围

管理范围包括场馆员工人事档案、员工花名册、员工履历表、员工进出手续、劳动保险档案、干部任免文件等。

（2）管理程序

①归档。归档材料要真实、完整、齐全，文字要清楚，对象要明确，手续要完备。凡需组织审查、盖章或本人签字的，需完备后方能归档，本人未签字的应由组织注明原因。

②鉴别。

a．下列情况的材料不得归入人事档案。

•“同名异人”“张冠李戴”或对象不明确的材料。

•虽属本人的但不需要归档的材料，如结婚证书、学生证、学术论文、笔记本等。

•来往文书、资料、大小字报、会议记录等材料。

•应由组织盖章而未盖章，应由本人签字而未签字，应注明批准机关和批注时间及文号而未注明等手续不完备材料。

•头尾不清，来源和时间不明，内容不真实、不齐全、不完整，字迹不清的材料。

b．不能归档的材料，要区别不同情况予以处理。

•有保存价值的文书、资料，可转文书档案或有关部门保存。

•属于本人应保存的材料、物品，要退还本人，不宜退回的由有关部门酌情处理，无保留价值的予以销毁。

•内容不完整，来源及时间不明，残缺不全，手续不完备，字迹扩散的材料，要搜集齐全，补办手续或复制后再归档。

•涉及政治历史问题及其他重要问题的，需要查清而未查清的材料，交场馆党组织及领导审查处理，未做出决定以前不得归档。

c．未经鉴别，任何人不得擅自销毁场馆人事档案，如有此类现象发生，将追究行为人责任。

③整理。

a．人事档案整理工作要经常进行。整理过程中，不得私自涂改、抽取或伪造档案材料，不得擅自处理和销毁材料，包括新建的和不断补充新形成的人事档案材料。

b．按规定剔除的档案材料，须进行登记，经主管领导审批后视情况予以处理。

④查阅。

a．事由。

•因场馆员工的考核、任免、调动、政治审查、组织处理、入党、出国、福利待遇、治丧等工作需要查阅本人档案的。

•与他人案件有密切联系而后该人员已经死亡或因病不能直接提供材料以及其他特殊原因，必须从其档案中取得证明材料的。

•编写史书、地方志，撰写人物传记等，一般不得查阅人事档案，可直接向本人采访。如该人已经死亡，因年迈丧失记忆，有病不能口述或书写的，可直接查阅其履历和自传材料。

•场馆人员因子女及亲属入党、升学、参军等政审，需了解该人员情况的，一般不予查阅其人事档案，均由所在单位党组织根据中组部组通字（79）第六号文件规定出具证明材料。

b．审批。

•外单位查阅、借阅人事档案必须填写《查阅人事档案审批表》并严格履行审批手续，仅凭调查证明介绍信和行政介绍信不得查阅和借用档案。档案员根据《查阅人事档案审批表》所注明的项目和领导审批意见提供材料，表上未列的项目，不予提供。

•内部查阅人事档案必须由人事部指派的专门人员查阅，人事部其他人员如因工作需要查阅人事档案，必须经人事部经理在《业务通知单》上签字许可。

c．纪律。

•除主管领导、人事部经理和人事部专门人员外，其他部门人员原则上不许查阅人事档案。

•外单位一般不得跨系统、跨地区查阅人事档案，如必须查阅，须征得场馆主管领导批准并在《查阅人事档案审批表》备注栏内签署意见后方可查阅。

•外单位查阅人事档案应按相关规定并持《查阅人事档案审批表》、工作证到场馆办公室档案室查阅，《查阅人事档案审批表》依次由人事部经理、主管领导签字核准后方可查阅。审批表或审阅人有问题的，应查明理由，补齐手续后，再予以查阅。

•人事部查阅人事档案，档案员必须同时在场，外单位查阅人事档案，必须由场馆主管领导或人事部经理、档案员同时在场。

•人事档案一般不外借，特殊情况需借出使用的，要经办公室主任批准。借用单位要注意保密，妥善保管，不得交无关人员翻阅或中途转借他人。借档单位用毕，按期退还（时间不得超过一周，如超过一周尚未使用完毕要即时办理续借手续），逾期不还者，须向场馆办公室说明情况。如发生丢失、损坏，场馆将按《档案法》追究责任。

⑤保密和保管。

a．办公室、人事部是人事档案的管理部门，其他部门不得保管人事档案。

b．档案室对于人事部门转交的人事档案，原则上保持原卷册的封装，不予拆封。如拆封，须依次征得人事部经理、主管领导的同意，并在人事部经理监管下进行，用后封存。

c．档案在档案室中设专柜保管，钥匙由人事部专人负责，档案员不得私自配备。

d．查阅人事档案时，严禁在档案附近吸烟、喝水，以免损坏污染档案材料；严禁拆除、涂抹、勾圈、批注、折叠、抽取、撤销档案材料，如发现，将严肃处理。

e．档案室设置防火、防潮、防盗、防尘、防光、防高温等安全防护措施，档案员要经常对安全防护设施进行检查并记录，做到万无一失。

⑥剔除与销毁。

a．人事档案的剔除、抽取、撤出必须由专人把关，重要材料的取舍须请示主管领导。

b．对经鉴别后认为确应销毁的人事档案材料要全部进行登记，履行批准手续后方可销毁。

8.2　会展资料与合同的管理

8.2.1　会展场馆的资料管理

广义的会展场馆资料管理包括会展场馆资料管理和图书、报刊资料管理。这里主要讲会议展览资料的管理。

1）会展资料范围

①筹备会议、展览所搜集的原始资料。

②办会展中形成的筹备计划、实施方案、经费预算、陈列大纲、平面图、效果图；有关照片、前言、简介、解说词、版面词、重要展品及其说明书；上级领导对展览的指示与题字，开幕剪彩录像、录音以及展览有关的印刷物、出版物；报刊所刊登的展览广告、消息报道、对展览的评价、观众反应、邀请函、请柬、参观券、会刊、学术报告等。

③展会闭幕后的总结、统计材料等。由于展会的内容、规模和要求有区别，其资料的种类和多寡也不尽相同。

2）展会资料搜集

将分散的无系统的各类资料加以搜集整理，它是资料管理的基础。展会资料的专业性和针对性很强，搜集工作应根据本场馆具体情况制订计划，明确搜集目的，确定搜集范围。搜集方法可采用征集、收购、接受捐赠、预订、交换、复制、购买等。为保证资料的系统性、完整性和针对性，应通过多种渠道进行搜集。

①个别搜集，即向有关人员或资料编印人、保管人及有关部门直接搜集。

②社会搜集，根据征集方案提出具体要求，通过会议或信函，将征集表格寄发有关单位或个人，请其代为搜集。前者多用于专题搜集，后者用于综合搜集。

③若是场馆自办会展活动，要求策划部门提供全套资料；若是出租展厅则要求承办单位提供全套资料。

3）展会资料管理

对已搜集的资料，必须实行规范化、标准化的科学管理，其目的在于合理地组织馆藏，为充分利用馆藏资料提供检索手段，做到查找迅速、使用方便。

其主要任务是：完整地、系统地搜集和存储文献资料，为领导决策和业务工作提供依据与参考，并积极开发文献资源，传播科学知识，在丰富馆内群众文化生活的同时努力为馆外用户提供参考资料，为两个文明建设服务。

展会资料管理的基本程序是：搜集、鉴选、查重、盖馆藏章、登记、分类、著录编目、入库上架、宣传报道和提供利用。

4）展会资料登记

可采用总括登记（以一批或一套资料为登记对象按入馆先后进行登记），也可按类登记（以一种资料为登记对象，将同类资料登记在一起）。照片除总括登记外，还须贴样片本，逐张编号并写好简要说明，底片应装入底片袋或底片夹，底片的编号要与样片中的相应的照片号码一致，若是数码照片则以单次会展活动的素材归类刻录存盘。请柬、参观券一律按时间先后，用透明胶带张贴成册，并分别注明展会日期、规模、效益等。

5）展会资料分类

将性质相类似的、同一学科的资料归纳在一起，而将性质不同的区别开来。资料分类一般以整套资料为单位，按所属学科归类，为方便利用，分类时间可根据各场馆具体情况灵活处理，将资料归入最大用途的类，做到归类正确，反映充分，前后一致，便于检索。

6）著录编目

展会资料一般编制两套目录，即书本式目录和卡片式目录。

8.2.2　会议、展览策划部门文件存放管理规定

为使各业务人员文件存档管理规范化，对文件存放方法和内容应做相应规定。

每份文件夹存放同一类文件，扉页要注明目录和标号以便于查阅。同一项目的文件须存放在一档内，以利综合使用。具体存放内容以会展策划部为例可分类如下。

1）会展策划部经理

展会项目文件夹：全年会展项目方案、进度表、预算表、邀请函样本、招展函样本、专业观众请柬、样本等。

客户档案夹：商务接待表、重要客户文字档案等。

项目计划夹：会展计划表，主办、协办单位确认函等。

合同夹：办会合作协议、招展合作协议、服务商协议、其他合作协议。

2）项目经理

展会项目文件夹：会展项目方案、招展文件、进度表、预算表、会议请柬、招展函、观展函、合作协议。

参展商回执函夹：参展商回执函、参展商预订展位函、参展商名录。

贸易商登录类：贸易商邀请函、买家回执、专业观众登录表。

传真文件夹：已发传真原稿并表明是否收知，接收人，接收时间，落实情况。

工作手册文件夹：岗位责任说明，招展程序表，展览会通则，场馆服务项目，报价单，客户档案，商务接待表，参展商须知，展位图，场馆内外重要部门联系人和电话，场馆服务功能表。

3）信息员

展会信息资料夹：展会统计表、展会通报、展会总结等。

市场信息资料夹；展会信息、剪报信息、经济情报等。

收传真夹：所有接收传真存根，注明处理结果。

发传真夹：所有已发传真存根，注明是否处理及结果。

商务接待夹：所有来访客人登记表存档。

重要文件夹：场馆下发文件及外部门转发文件。

8.2.3　合同的管理

合同档案包括合同正本、往来函电（信函、电话记录、传真、电传电报、电子邮件等）、批文、授权书、图纸、技术资料、合同对方营业执照复印件等有关资料。

与合同有关的传真收文不应仅以传真热敏纸存档，以避免随着时间的推移字迹逐渐淡化无法认清，应复印后与原收文共同存档。传真发文如有传真报告条，该报告条应复印后与传真发文和传真报告条共同装订后存档。

法律室负责公司合同的分类、编号、登记工作。档案室负责保管合同档案。

合同是场馆的机密文件，属于永久保存资料。场馆合同在执行完毕之后，财务部要在确定无误的前提下向场馆领导提交合同履行情况的报告书，经场馆领导批准，此项合同结束。经一段时间后，合同及其所有资料由财务部转交办公室档案室存档。档案室要做好合同的入库管理工作，详细完备地做好登记、造册工作。要坚持保密原则，场馆合同内容除场馆主管领导外，其他人员一律不得查阅。

对于违反规定造成公司经济或信誉损失的部门和个人，将视情节轻重追究相关部门负责人和经办人的责任。

8.3　会展信息的搜集与场馆信息发布的管理

8.3.1　会展场馆的信息工作

信息是客观世界各种事物的变化和特征的反映。人们在获得信息之后，就能消除某种知识上的不确定性，由不知到知，或由知之不足到知之较多。因此，信息是社会共享的人类一切知识、学问，以及从客观现象提炼出来的具有新内容的消息的总和。信息是现代科学技术的三大支柱之一，与会展场馆各项工作有密切关系，是会展场馆提高效益的重要条件。会展场馆内部同外界之间的物质、能量交换必须以信息交换为基础和先导，场馆在整个经营管理活动中，贯穿着人流、物流、资金流和信息流。前三大流的畅通取决于信息流程的畅通，这表明会展场馆工作的每一个环节都是做信息处理。信息与会议、展览更是紧密联系、相互促进的。信息是会展赖以产生的基础。各类会议展览首先需通过各种信息源，有针对性地搜集各种信息（如经济信息、科技信息、产品信息、市场信息、需求信息等），在比较鉴定、去伪存真、去粗取精的基础上，做出办会、办展的决策，使展会适应社会的需要并取得好的效果。因此，会议展览既是综合和激活各种信息的产物，又是传递信息的媒体。其特点是信息量大，而且具体、形象、直观；它的传播具有中介作用和导向作用。

1）会展场馆信息工作任务

会展场馆信息工作的主要任务是快、广、精、准地做好信息的搜集、整理和提供利用，为场馆的经营管理决策服务，为社会信息用户服务，其内容包括：

①通过各种信息源广泛搜集信息（如场馆内的各种原始资料和社会的市场需求、客户意见等）。

②筛选。

③分类编目。

④储存。

⑤检索。

⑥发布（报道）。

⑦提供利用。

⑧信息反馈。这是一个由简单到复杂的不断创新的循环、变化过程，每一环节都会产生以感觉、知觉和知识为内容的智能或新信息。其流程如图8-1所示。

图8-1　会展场馆信息管理流程示意图

2）会展场馆信息工作的基本要求

①建立信息机构，完善管理制度，即各馆要有自己的情报信息机构。

②有一批信息工作的专业人才，他们应具有较高的政策水平，有渊博的科学知识，执着的专业热情，甘为人梯的服务精神，熟练精湛的业务技术，快、广、精、准的情报意识和资源共享的协作风格。

③加快信息现代化的步伐。重视信息工作的投入，配备传递、处理信息的必要设备（如电话、电报、电传、电脑、网络宽带、广播、电视、录像、录音等），建立以电子计算机为主要基础的信息网络，实行内外、上下联网。

8.3.2　信息交流程序

1）目的

为及时、准确地搜集、传递及反馈有关信息，做好信息管理工作。

2）范围

适用于会展场馆内部信息传递、处理及与外部各方相关信息的交流。

3）职责

①办公室负责公司对内、对外相关信息的传递与处理。

②各部门负责与对口相关单位的信息交流和搜集，建立信息档案，保存和管理相关的信息，并负责各自工作范围内信息的传递与交流。

③职工代表负责与职工有关信息的搜集和传达。

④保卫部负责治安消防信息的处理。

4）内容

（1）信息的搜集与处理

①外部信息。

a．治安、消防、新闻媒体等监测或检查的结果及反馈的信息，由办公室、保卫部负责搜集，并传递给公司相关部门，当监测或检查结果出现不符合要求时，按照《事故报告、调查及处理程序》的规定进行处理。

b．客户反馈的信息及投诉按《不合格控制程序》由各相关部门处理。

c．供方反馈的信息及其投诉分别由对口部门负责与各自供方的质量、职业健康安全等信息的沟通，并对其职业健康安全方面施加影响；上述供方反馈的其他信息，对口部门应按有效的形式传递给相关部门和人员；对来自供方投诉，对口部门可按《纠正预防措施程序》提交办公室处理。

d．政策法规标准类信息，如职业健康安全法律法规、条例、标准，服务质量法律法规、标准等，按《法律、法规识别程序》执行。

e．其他外部信息，如各部门直接从外部获取的有关职业健康安全等方面的信息，由相关人员反馈给部门处理，并反馈到办公室或保卫部，由其负责分类、整理，根据需要传递到相关部门处理。

f．对于与外部的沟通应记录于相应的《记录本》或《联络单》中。

②内部信息。

a．正常信息，如方针、目标、监测记录、内部审核与管理评审报告以及体系正常运行时的其他记录等，各部门依据相关文件的规定直接搜集并传递；办公室按照相应文件的规定传递方针、目标、管理方案、内部审核结果等信息。

b．有关工作存在不符合或潜在不符合的信息，如体系内部审核的不符合项报告、纠正和预防措施记录等，由相关部门按《纠正预防措施程序》《内部审核程序》《管理评审程序》处理；服务的不符合信息按《不合格控制程序》规定传递。

c．紧急信息，如出现火灾、爆炸、台风灾害等情况下的相关信息与记录，由发现部门迅速传递给保卫部处理，参见《应急准备和响应控制程序》。

d．其他内部信息，提供者反馈给部门主管或办公室进行处理。职工还可以通过职工代表、工会组织反映有关信息。

③信息可采用总经理办公会或书面资料、记录、讨论、培训、电子媒体、声像设备、办公自动化系统等其他通信方式予以传递。

（2）信息的整理和应用

各部门及时将信息交流过程中的相关信息汇总整理后，按《记录控制程序》的要求建立信息档案。

8.4　会展场馆网站的管理

互联网在现代经济中的迅速崛起极大地改变了传统会展业的运作方式。为会展场馆建立专门网站，将场馆的硬件设施设备有关情况介绍、资料、展会信息，以及管理模式、机构设置、服务项目、相关价格等的有关信息在网上向外界传播，并从网上搜集办会办展单位、参展商和目标观众的资料和反馈的信息，促进会展场馆（特别是有自办展的场馆）和客户的信息沟通彼此互动，对成功举办展会有很大的帮助。

8.4.1　会展场馆网站的作用

互联网具有空间虚拟化、时间随意化、信息处理便捷化和内容个性化的特点，一个精心设计的专门网站，对扩大会展场馆的影响，促进更多展会成功举办具有很大的作用，其表现为以下几点。

1）为会展场馆营销和客户服务拓展了市场空间

互联网具有全球性，一旦会展场馆建立起了专门网站，不论你在世界哪个角落，只要能上网，你就能从网上看到该场馆的有关信息。网站极大地拓宽了展会的营销渠道。从网站上，参展商可以了解在该场馆举办的展会相关交通、住宿、登记等各种必需事项的处理办法，这会极大地拓宽展会的营销空间。同时，会展场馆将各有关服务事项在网上提前通知客户，极大地便利了客户对各项参展（参观）工作的准备，使会展场馆可以在网上为客户服务。

2）为会展场馆提供了快速的市场应变能力

现代会展业已经向规模化、国际化和市场化的方向发展，适应市场变化的要求，尽快提高展会的市场应变能力，是许多展会迫切的需要。互联网具有互动性，会展场馆不仅可以在网上发布展会信息，也可以从网上搜集客户对展会的意见和建议，促进场馆与客户之间的沟通和互动，使场馆和展会更快更直接地了解市场和客户的需求变化，并制订相应应对措施。

3）有利于会展场馆特定信息的传播

互联网内容具有个性化的特点，网站对各种信息内容的包容性很强，各种信息都可以在网上传播，而且信息内容的更新很方便，信息传播的成本也较小，传播的速度快。场馆和展会完全可以根据会展题材、行业的特点和客户的需要来编制网站的内容，使各种特定的信息通过网站传播到行业和客户那里。

4）有利于场馆、展会与有关企业和机构的协作

现代大型展会往往都是多方合作的成果，许多机构的共同努力和精诚协作才能促成展会的成功举办；同时，展会的成功举办还有赖于展会与参展单位以及观众的相互合作。互联网具有超时空互联性，它可以成为各有关方面进行精诚协作的重要工具和纽带。

5）有利于展会招展招商活动的展开

展会的招展和招商活动是一项费时费力的浩大工程，展会一般广泛利用各种渠道进行营销，通过各种媒体发布展会信息，使目标参展商和观众了解展会、知道展会并进而参加展会。会展场馆网站在展会招展和招商活动中可以扮演重要角色，可以为展会招展和招商提供很多帮助。

6）有利于提高会展场馆客户服务水平

网站所附带的客户数据库是展会进行客户关系管理的信息基础，这个数据库信息的准确性和新鲜度会直接地影响到展会的客户管理和服务工作。网站通过与客户的互联互通，可以及时更新这个数据库的客户信息，改善展会的客户管理和服务工作。

8.4.2　会展场馆网站的建立与管理

随着IT技术在现代展览业中的广泛使用，当今，为了适应日益激烈的市场竞争的需要，已经很少有不开通自己的专门网站的会展场馆了，可以说，是否开通和办好自己的专门网站已经成为业内评价一个场馆的重要指标。如果一个会展场馆没有自己的专门网站，它在其目标客户的心目中的形象必然会受到很大影响。那么，该如何建立会展场馆的专门网站呢？一般来说，建立会展场馆专门网站可以按以下步骤进行。

1）对网站的主要功能定位

要为会展场馆建立一个专门网站，首先必须明确要给会展场馆建立一个什么类型的网站，就是必须对该网站的主要功能进行定位。例如，希望该网站具有哪些功能？希望该网站对会展场馆带来哪些帮助？如果没有明确的目标，网站的内容必将十分混乱，这样的网站即使建立起来了，又能对场馆有多大帮助呢？网站的功能在建设场馆网站之前必须明确。并且，网站的功能一定要符合场馆和展会的需要，而不一定求全、求大。对于一些目前还不需要的功能可以暂时不安排，但可以根据场馆的发展趋势而为其预留接口，为将来丰富网站内容和功能留有余地。

2）确定网站需要的栏目和内容

对会展场馆网站进行定位以后，还必须仔细考虑网站将开通哪些栏目，各栏目将有些什么内容。网站的栏目和内容是网站向目标客户展示的重要部分，必须精心安排，巧妙设计，让它们既能满足会展场馆营销和宣传推广的需要，又能为目标客户服务，还能为目标客户所喜闻乐见。例如，为宣传场馆可设：“展览空间”“会议场所”“场馆资源”“场馆示图”“场馆查询”“技术参考”“服务报价”“招聘信息”等；考虑到参展商的需要，网页栏目安排可以有“参展指南”“展会服务”“展商报到”“展会信息”等；考虑到观众的需要，网页栏目可以有“参观指南”“展会新闻”；考虑到新客户对展会和该城市还不了解，可以开设“展会回顾”以及“城市指南”栏目等。另外，为增加网页内容的可读性，还可以开设“行业动态”和“市场信息”“会展文摘”“专家论坛”等栏目。总之，网站的内容要为展会服务，为目标客户服务，要能吸引目标客户的眼球。

3）设计网页的界面

网页上的内容不能乱七八糟地呈现在网上冲浪者面前，也不能对所有内容一概平均分布，因为谁也不会花时间仔细浏览一个内容主次不分、杂乱无章的网站。要注意精心设计网页的界面，尽量安排好网页界面的布局，各栏目的轻重缓急，按场馆VI设计统一使用主色调，将网页界面尽量设计得简单明了、重点突出、图文并茂，使浏览者能轻松浏览，方便地找到自己感兴趣的内容。

4）确定网站内容的更新方法

网站是用来服务于场馆、展会和客户的，随着场馆的发展和展会筹备的进展，网站的内容也应该不断更新。有些场馆和展会在建立网站时很积极，但网站建立起来后，内容却很少更新。如果网站内容始终一成不变，那么很多目标客户就会对该网站失去兴趣，他们可能从此不再浏览该网站。因此，网站建立起来以后，及时更新网站内容十分重要，它是维持网站与客户联系的黄金纽带。场馆要明确网站内容的更新办法，并安排专人负责跟进，只有这样，会展场馆网站才能发挥它应有的作用。

5）制订网站技术维护办法

除了要及时更新网站内容以外，会展场馆网站还必须有一套实际可行的技术维护办法。场馆网站离不开专业技术支持和维护，要有专职的网络管理员，不然，将会对各种网络病毒的侵袭束手无策，对网络故障无法及时排除。不管采用哪种维护策略，场馆都要为网站的畅通运行制订一套技术维护办法，这样会展场馆网站才不会经常出现故障而关闭。

建立会展场馆专门网站是一项技术性很强的工作，在进行这一项工作时，一定要精心策划，合理安排，认真设计。如果没有这方面的人才，可以委托有关机构完成，但不管怎样，对自己网站的定位、栏目设计、内容安排和浏览界面一定要有符合场馆需要的明确主张。只有这样，会展场馆网站才不会只流于形式，才有较大的使用价值。

会展场馆网站页面如图8-2所示。

图8-2　会展场馆网站页面实例

8.5　会展场馆相关活动的宣传

8.5.1　场馆会展广告的选择

会展广告策略的具体执行可以有两种选择，一种是委托广告公司全面代理，一种是会展场馆自己执行。

前者是指选择一家合适的广告公司，由其全面代理会展产品的营销策划、广告宣传和推广促销工作及相应费用。选择广告公司的参考标准是：丰富的行业经验及优秀的策划能力。好的广告公司拥有强大的智力资源优势和传播网络优势，对如何运作、推广展会有较深入的了解，其行为带有科学的投机性，可为企业所用。

后者则是会展活动的一切推广完全由场馆自己来做，这通常是指场馆自己拥有独立的广告公司，有组织、管理、策划、营销、公关、工程等工作人员，设施和设备以及得天独厚的广告位资源。其自办展的广告费用可以自由支配，利润独享，还可以同当地的媒体合作，承接大量会展客户的广告项目，既为在场馆举办的会议展览活动提供配套服务，又带来较好的经济效益。

广告是会展宣传的重要方式，也是吸引办会办展单位、参会参展对象的主要手段之一。会展广告是覆盖面最广的，范围可能覆盖已知的和未知的所有参展参会对象，可以将会展情况传达到直接联络所遗漏的企业，还可以加强直接联络的效果。会展广告同时也是较昂贵的宣传手段，因此要严格控制，登广告要目标明确，根据需要、意图和实力进行安排。

8.5.2　广告规模

广告预算决定广告规模，要根据需要和条件决定预算。如果经费充裕可以多在几家报刊上反复登载广告；如果经费有限，则集中力量在少数影响大效果好的报刊上做广告，而不要使用很多家影响小的报刊。广告开支与效果不一定是正比例，选择合适的媒体是降低成本提高效率的最好办法。

8.5.3　广告时间

广告时间也需要进行合理规划，一般情况下，做好展会决定时就要开始并持续刊登。时间的间隔要事先安排，连续刊登广告有利于加深客户的印象。美国有一专项调查显示，比起未刊登广告的办展单位，连续登6次广告的要多招收50%的参展企业，连续登12次整版广告的办展单位要多招收70%的参展企业。

8.5.4　广告媒体选择

选择媒体主要看媒体的对象是否是会展活动的目标参展企业。如果是消费品的展出，可以选择大众传媒，包括大众报刊、电视、电台、集中地的招贴、条幅、路牌、旗帜等。如果是专业性质的贸易展出，就要在综合媒体上刊登广告，要选择生产和流通领域里针对观众的专业媒体，包括电台、电视台、专题栏目、专业报刊、内部刊物、会展刊物等。

1）电视和电台

组织消费性质展览会的组织者可选择使用电视和电台。因为它是覆盖面最广的媒体，广告之效果十分理想，但费用通常很高。

2）电子计算机网络

由于电子计算机和网络的迅速发展，在国际互联网上做广告的情况越来越普遍。利用电子计算机网络做广告费用低廉，覆盖面却非常广。但作为“信息海洋”的网络信息，信息量太多，被淹没的可能性很大，会展企业可将它作为一个辅助宣传方式。

3）专业刊物

专业刊物是指生产、流通领域的专业报纸、杂志，专业刊物如果受众包括会展企业的目标参展企业，就可以选择其刊登广告，效果很好，而且费用比大众媒体低。某一专业领域往往会有数家报刊，如果预算有限，就要选择影响最大的专业报刊刊登；如果预算充足，可以在多家报刊刊登广告，交叉使用行业内的不同刊物刊登广告还可以加深参展客户的印象。

4）内部刊物

内部刊物指政府有关部门、贸促机构、工商会、行业协会刊物。在内部刊物上刊登广告的优势是读者专业。发行对象多是特定的专业读者，费用低、效果好。缺点往往是覆盖面不够理想。会展企业如果与内部刊物有特殊关系，可以在做广告的同时安排新闻性质的报道，以加强宣传的可信性。

5）广告夹页

在重点刊物中设广告夹页，可以刊登较多的信息和照片，印刷质量也容易控制，可给人留下印象。也可单独印制宣传场馆及其举办会展活动的彩色宣传材料，放置场馆指定地点供观众索取。

6）广告牌

广告牌主要用于吸引注意，激发参展兴趣。广告牌广告主要作用不是推销而是吸引注意，扩大影响。

7）其他形式

还可充分利用场馆的广告资源，如路牌、灯箱、模型、大型电视屏、充气模型、旗帜、空飘气球条幅、航空飞艇等（参考本书7．6广告位的管理）。

8.5.5　广告制作的注意事项

1）广告内容要简洁、清楚、准确

清楚是广告成功的关键。阅看广告的人只关心事实，因此，广告用语一定要简洁明了。广告用语要讲究措辞语法，但切不可过于修饰。广告对象不是语言学专家，广告所表达的内容要使很随意的读者也能立即领会。

2）广告内容要有吸引力、要全面

要将有关信息传达给目标观众，还要吸引观众的注意和兴趣，因此，仅仅刊登公司名称、联络地址、会议展览目的、展出产品还不够，必须强调项目的特色，适合哪些需要，对参展参会企业带来的益处等，要有承诺。如果可能，要在广告中提及会展企业在当地的代理或代表，可以注明有兴趣者可以索取更详细的信息。

3）广告要有规模、要重质量

广告要有一定规模，可以相对集中做，即次数可以少些但容量可以大些（报刊的大版面、电视电台的长时间），这样做比分散做效果好。时间短、版面小往往被人忽略，效果不佳。对广告质量最有影响的人是广告设计师和撰稿人，他们可能不太在乎广告公司的赢利，他们最关心的是他们作品的质量，与他们建立良好的关系，可能会使他们下工夫制作出高质量的广告。刊登广告可以使用代理。代理有专业技术和经验，可以协调广告安排，并且报价可能比直接的媒体报价低。展会所在地的广告代理比主办者所在地的代理要好，展会所在地代理熟悉所在地的新闻媒体并与之有更近的关系，并熟悉当地的广告文化和效果。

本章小结

通过本章的学习应懂得会展场馆的档案和信息管理的基本常识，能够对会展场馆文书影像档案、财务档案、工程档案、人事档案、会展经营活动相关文案、合同协议等进行管理，能够合理安排会展场馆网站的栏目，能够进行会展场馆相关信息的搜集、发布及广告宣传的管理工作。

复习思考题

1．档案查阅纪律包括哪些？

2．会展资料包括哪些主要项目？

3．会展场馆信息工作的基本要求是什么？

4．你认为会展场馆设立专门网站有作用吗，为什么？

5．会展广告制作应注意的事项有哪些？

实　训

1．试为某会展场馆设计网站的栏目。

2．试设计一份会展场馆举办展览会的报纸广告。

案　例

案例一　展会现场纸质广告遍地　浪费惊人

推销员手捧一厚叠色彩缤纷的广告宣传单，在展厅入口处、购票窗口边、大门两旁一边卖力吆喝，一边对过往观众“围追堵截”；许多人匆匆扫了一眼广告单，没走几步就随手丢弃了。废弃的广告单洒落一地，还塞满了周围的垃圾箱。在某些会展活动场所见到的这种既浪费又影响环保的现象实在令人心痛。如图8-3所示。

图8-3　展厅散发广告单实况

案例二　广交会馆内宣传品管理规定（发布日期：2013-01-25）

一、总则

（一）为维护广交会的声誉和权益，规范广交会馆内宣传品发放秩序，根据《中华人民共和国著作权法》《中华人民共和国商标法》《中华人民共和国广告法》等国家有关法律法规和商务部相关要求制定本规定。

（二）广交会馆内宣传品，特指广交会宣传品、广交会参展企业宣传品和广交会驻会商务单位宣传品。

（三）广交会各部门、各参展单位、各宣传品服务单位应遵守本规定。

（四）广交会新闻中心对广交会宣传品发放行使管理职能，包括实施审核和监管，并对违规行为进行处分。

二、广交会宣传品

（一）广交会宣传品，是指经广交会批准，广交会开幕期间在广交会展馆内由新闻中心统一安排发放，以宣传国家商务政策、广交会、参展企业和参展商品为主要内容，直接为参展商和采购商服务的印刷品、电子出版物及其他用于宣传的信息载体。

广交会宣传品分为三类：①广交会授权印制的宣传品，包括《广交会会刊》《参展商名录》《广交会宣传光盘》《展区指南和导向图》等直接为大会服务的宣传品；②各进出口商会、外商投资企业协会的广交会专刊（每个单位限一本）；③经广交会批准进馆发放的商务部直属单位宣传品以及全国性外经贸类报纸、杂志或其他宣传品（每个单位限一种）。除上述三类外，其他任何宣传资料均不具备广交会宣传品资格。

（二）未经广交会许可，任何单位或个人不得擅自以中国进出口商品交易会（广交会）名义征集文稿和广告；不得在任何宣传品上使用“中国进出口商品交易会”“广交会”中英文字样（包括简写体）和广交会Logo；不得在任何宣传品上使用可能对广交会声誉和形象造成不良影响的字样和标志；不得采取与中国进出口商品交易会（含广交会各办）或中国对外贸易中心联合或合作名义编印、发放宣传品。

（三）广交会宣传品必须标明宣传品和编印单位名称。所选用文稿、图片，以及涉及广告、专利、版权等内容，必须符合国家有关规定。如发现任何违法违规行为，由编印单位承担全部责任。宣传品主办单位应立足为参展企业和采购商提供信息资讯服务，严格控制营利性广告篇幅。

（四）广交会宣传品（样刊）必须在当届广交会开幕前一个月报广交会新闻中心审批，审批当届有效。其中的第一类宣传品内容由广交会新闻中心审核；第二、三类宣传品内容由编印单位自行按本规定要求严格审核后，填写发放申报表，签订遵守相关管理规定的保证书，连同样刊在当届广交会开幕前一个月报送广交会新闻中心审核。审核通过后方能在当届广交会印制发放。

（五）广交会宣传品由广交会新闻中心安排在指定发放地点供采购商和参展商自愿免费领取，不得售卖和强行派发。各进出口商会、外商投资企业协会的宣传品仅限于在本会办公室和会员企业展位发放；各交易团的宣传品仅限于在本团办公室和本团所属企业展位发放。

（六）广交会新闻中心有权对广交会宣传品的质量、内容进行检查，对有下列情况之一的宣传品，一经发现，即予取缔：①违反本规定擅自对外发放宣传品；②超出指定的宣传品发放区域；③编印单位申报不实，虚报，假报；④出现严重知识产权侵权行为；⑤出现其他违法违规行为。

（七）广交会宣传品在每届广交会对外发放的数量不少于8 000册，编印单位须在广交会开幕前交纳发放工本费（每种10 000元人民币／届）。否则，其下一届的进馆发放资格将被自动取消。

（八）经商务部批准在广交会发放的部分展会招商宣传资料以及外贸中心的展会招商宣传资料，归入新闻中心统一管理，具体办法参照广交会宣传品有关规定执行。

（九）广交会休会期间，相关工作由外贸中心办公室负责。

三、广交会参展企业宣传品

广交会参展企业宣传品，是指广交会进口展区、出口展区参展企业自备的企业介绍、产品目录或宣传单张等，内容仅限于介绍本企业和本届参展的产品，仅限于在本企业展位内派发。

未经广交会许可，企业在参展期间不得在展览场地，以任何形式陈列、展示其他展览会或电子商务网站的资料；不得为该展览会或网站进行任何形式的宣传活动。

各交易团按大会有关规定对出口展区参展企业的宣传品行使管理职能。

四、广交会驻会商务单位宣传品

广交会驻会商务单位宣传品，是指经批准进入广交会的商务单位，用于介绍本单位以及专门为广交会参展商或采购商提供业务服务的宣传资料。

驻会商务单位宣传品仅限于在本单位服务点范围内发放。外贸中心广交会工作部对驻会商务单位宣传品行使管理职能。

五、违规处罚

宣传品所属单位人员超越其固定区域发放，或擅自派发未经审批的宣传品，一经证实，大会将予以劝阻，没收资料和证件等处罚。对情节严重或屡教不改者，广交会保卫办将会同其他管理部门做出清场处罚。

六、检查和处理

除广交会新闻中心实施监管外，广交会现场服务指挥部大会检查组有权对馆内宣传品发放情况进行检查，并依据第五条规定对违规单位做出处理。

七、附则

（一）本规定由广交会新闻中心负责解释。

（二）本规定自2013年1月15日起施行。2011年7月15日发布的《广交会馆内宣传品管理规定》同时废止。

（摘自：中国进出口商品交易会官方网站）

案例讨论：

许多交易会上都存在滥发广告的现象，参展商明知可能造成浪费却都照样进行，在场馆内外形成发广告的通道“夹道欢迎”来宾和观众，造成不好的影响。而有些较规范的品牌展会，主办单位配合场馆采取了相应的措施，此种浪费和不雅观的现象也是可以杜绝的，可见主办者的态度和措施是关键。思考一下还可以采取哪些措施？