用电脑软件知识武装自己

21世纪翻译的最大特点就是将翻译和电脑网络结合在一起。电脑是新手所必需掌握的入门级枪械，是自由翻译必不可缺的工具。除了要熟练掌握各类常用办公软件外，自由翻译还要掌握一些做翻译经常遇到的软件，比如将PDF转换Word文件的软件。这样就会提高你的工作效率，起到事半功倍的效果。

（1）安装系统和常用软件

对年轻朋友来说，电脑开关机的基本操作不是什么难事，但是操作系统（大家常用的操作系统就是微软的Windows）也要学会安装，毕竟，电脑经常使用的话会很容易出现问题，如果自己不会安装系统，就会耽误翻译。此外，学会安装常用软件也是必要的，比如金山词霸，还有杀毒软件，对想做网络翻译的朋友来说，杀毒软件是必备的，防止电脑中病毒，否则会出现电脑瘫痪，导致邮件和文件打不开。

（2）让QQ、MSN和SKYPE给你打工

QQ对年轻人来说是再熟悉不过了，不过，可不要以为它只是聊天和游戏的工具，事实上QQ也是做自由翻译的必备工具，做“正事”功能大着呢！首先，很多客户和翻译公司都使用QQ，译者能用自己的QQ同他们进行业务交流。其次，给好友传送文件是QQ上的一个非常棒的功能，很多翻译朋友都是这样给客户发送文件的，而且非常简单易用，只要双方网络正常，对方很快就可以收到。再次就是把QQ邮箱好好利用起来，这也是“传文件的好方法”，是与客户交流的重要手段，QQ邮箱的一大优点是收到新邮件后，马上就会有提醒；更重要的是，要学会使用附件发送文件，QQ邮箱可以上传超大的文件，1G以上的大文件都不怕。其次，QQ的截图功能非常实用，利用它我们可以截取我们文件的某一部分后与客户交流，打开QQ的聊天窗口，在右边的工具栏中单击“捕捉屏幕”命令，或者直接按Ctrl+Alt+A快捷键截图功能都很方便。

QQ是中国人常用的聊天工具，世界上其他地区多使用微软的MSN来聊天交流。作为中国最有影响力的两种聊天工具，QQ和MSN很多功能非常相近，但是使用MSN至少有两个好处。其一，多了一个和客户联系交流的方式，一旦自己的QQ或客户的QQ出现问题，比如无法登录或密码被盗，使用MSN交流就等于上了双保险。其二，外国客户、商务人士、上班族白领在公司中用的都是MSN这款聊天工具。事实上，很多公司甚至在上班时间限制使用QQ，因为担心聊天影响工作。

作为一款国际性通讯工具，SKYPE的很多功能和MSN一样，不过它最强大的地方是其语音聊天功能，得到了“音质超过电话”、“无需任何复杂的设置”等高度评价，外国客户使用也比较多，使用SKYPE与客户交谈非常方便，电脑间通话永远免费。此外，译员还可以使用SKYPE打国内国际固定／移动电话，话费非常低，可以降低自己的成本费用。

（3）熟练使用办公软件：Word、Excel、Powerpoint

在翻译业务中，Word、Excel、Powerpoint是最常见的三种翻译文件格式，因此要熟练掌握这三个文件的基本功能。值得一提的是，Word作为办公软件中文稿处理的王者，有几处特别的功能是翻译工作者必须掌握的。

①可以用它来统计翻译文档的字数，具体步骤为Word窗口→工具→字数统计工具→字数统计。

②WORD的查找／替换功能是很强大的，不仅可以对常用的文字内容进行替换，还可以对特殊的符号、格式进行替换。一旦在翻译中，特别是在修改过程中，相同的问题没有必要挨个去改，使用替换就可以批量修改。

③简体繁体字相互转换。在翻译港澳台客户的稿件时，就遭遇到一个棘手的问题，那就是繁体字和简体字转换，虽然可以按照繁体字输入法来输入，但是太麻烦，WORD就有直接将两种字体转换的功能，只要使用Word2003以上的版本，从里面找到工具，从工具里找到语言，语言栏里第二项就是中文繁简转换，按提示操作即可。

此外，译者还可以使用EXCEL来为自己记账，因为翻译一般都是月结，而且可能同时为几家公司做，设置自己的账目表非常有必要（一般的格式如下：派稿时间、交稿时间、经办人、稿件名称与内容、原文字数、译文字数、单价、金额、翻译时数、英汉比例），这样对查看历史记录非常方便。同时，译者还可以利用EXCEL的公式计算，轻松计算自己的劳动效率，只要填写基本数据，其他各栏的内容就自动出来了。

（4）扎实的排版能力

从一定程度上说，翻译的排版能力直接决定客户对他的印象，特别是初次合作的客户。漂亮、整齐的版面往往更容易让客户将你视为一位有经验的优秀翻译。一些基本的排版能力也是翻译必备的。确保稿件版面格式与原文一致、美观规范，而免费的排版加上优秀的译文是较有竞争力的方式。一般来说，译员需要熟练操作常用排版软件（WORD、EXCEL、PPT、PDF），虽然AUTOCAD相对麻烦一些，但是很多技术材料特别是图纸一般都是这个格式，打算做工科翻译的译员应该好好掌握这个软件。如客户在格式上有特殊要求的，应服从客户的要求，如有的客户要求一页对一页地翻译，有的客户要求按照原文格式，有的客户要求分栏排版等。不同级标题的编号处于不同的层次上，译者可以通过拖动word文件中的标尺来实现这个目的。同级标题编号应对齐，整个文件中的所有正文应全部对齐。整个文档必须清晰、整齐。译者也可以参考国外的一些正式文件，这些文件在格式上非常漂亮。在排版的时候还有一个棘手的问题，那就是特殊符号输入问题，比如复杂的数学公式，译员可以去下载专门的软件来解决。

（5）常用软件乃自由翻译的重装备

听过这样一个故事：一位刚做翻译的新手接到了一份扫描的图片格式文件，客户要求中英对照，结果，他花了4个小时将里面所有的字都自己打印出来，为此还熬了夜才做完稿子。其实，有专门的软件可以直接将图片文件转换成可编辑文件，只要几分钟就可以转换成可复制、粘贴的文件。常用软件可以极大地提高自由翻译的工作效率，以下几款就非常重要：

PDF相关软件：现在，很多产品的说明书都使用PDF格式，例如电子书籍、产品白皮书，包括很多产品的技术资料都是PDF格式。如果要阅读这类软件，先要下载PDF阅读文件，如Acrobat Reader、Acrobat Professional和Foxit Reader。此外，PDF Split-Merge，可以切割合并PDF文件，在关键时刻很有用。

PDF转换WORD文件：PDF文件编辑起来非常麻烦，而且还不能统计字数。有两款软件可以将文件转换成WORD格式：一是PDF To Word Converter汉化绿色版；二是Solid Converter PDF PROPDF转换WORD.0绿色特别版，也很好用。

OCR（光学识别）类软件ABBYY Fine Reader：可以将扫描仪、MFP或数码相机生成的图像或PDF文件快速地转换为可编辑的格式，支持双PDF格式。做翻译的时候，如果碰到一些扫描件，用它转换将非常方便。

做翻译也离不开一款好的输入法，使用一个智能化比较高的输入法软件（比如王林快码和搜狗拼音输入法）不仅可以较快地打字，将各类最新的网络时尚词汇一网打尽，还可以较快地输入各种符号。