怎样成为写作高手

今天要讲的是写作，可能大家会有个问题：写作，对机关工作人员有多大的重要性？为什么要提高写作能力？这确实是个问题。

我认为，首先，提高写作能力是提高机关工作人员综合素质的重要方面。写作能力，是一个人综合素质的重要组成部分。素质就是人所具有的知识和能力，它包含多方面的内容，而写作能力既是其中的重要组成部分，又是人的综合素质得以充分展示的工具和桥梁。比如，你说这个人分析概括能力很强，对事物认识很深刻，那么他的这一素质怎样展现出来？是要通过“写”和“说”来展现，其中写是更重要的展现。说，可能只有几百人听得到，写出来就会有成千上万的人看到。所以，写作能力不仅是一名机关工作人员综合素质的重要体现，而且是展现其他素质的一个重要途径。一个人写作能力不强，不仅表明综合素质有缺陷，而且也影响其他方面素质的发挥。正因为如此，现在无论是国外还是国内，无论是机关还是企业，无论是学校还是社会，都把培养人的写作能力作为提高素质的重要方面。大家都知道美国的哈佛大学，那是世界高素质人才的摇篮，很多优秀人物都是从这里产生的。哈佛大学有六条教育理念和培养目标，其中第一条就是培养人清晰、有效的思考和写作能力。这就充分说明了写作能力在人的综合素质中的重要地位，对于机关工作人员来说，亦是如此。

其次，提高写作能力，是机关工作人员履行职责、做好工作的必然要求。机关工作人员要有较强的办文办会办事能力，相比之下，这三个能力中办文能力更为重要。不论是市委还是区县，作为领导机关实施领导的一个重要方式，就是通过公文来发号施令，传达上级领导的决策。邓小平同志曾讲过：“实施领导最广泛的方法是用笔杆子。”越是高层的机关，文字材料在工作指挥中的地位越加重要。比如下情上报，我们的工作情况要让上级领导了解，需要通过文字材料，如报告、简报、信息等；上情下达，上级的指示要及时传达、部署下去，也需要见诸文字材料，如通知、批复、意见等；经验体会的归纳总结，更需要运用文字来提炼和升华。可以说，机关工作的绝大多数工作都是文字工作或与文字工作有关。所以，作为办公厅（室）的工作人员，必须要有较强的写作能力，才能胜任这些工作。有一个普遍现象，如果一个单位有几个过硬的笔杆子，工作就开展得有声有色；如果缺少过硬的笔杆子，工作就很难开展得好，领导的决策意图很难得到明确的阐述和有效落实，单位的工作也很难充分及时地反映上去。可以说，公文写作是机关工作人员的看家本领，是做好本职工作的基本功，也是最基本的职务要求。

最后，提高写作能力，也是加强机关工作人员队伍建设的迫切需要。为什么这么说呢？加强机关工作人员队伍建设的一个重要方面，就是努力提高每一个工作人员的业务能力。而提高写作能力，是锻炼自己、提高自己、发展自己的一个必要途径。1936年，毛泽东在《给延安抗大的一封信》中指出：“如果学生一切课程都学好了，但不能看书作文，那他们出校后的发展仍是很有限的。如果一切课学了许多，但不算很多也不算很精，但学会了看书作文，那他们出校后的发展就有了一种常常用得着的基础工具了。”毛泽东认为学会写作是一个人发展的基础。这是因为，首先写作的过程是一个严格的思维训练过程，在整个写作过程中，从开始立意一直到最后修改定稿，都离不开思维，而且是一种高层次的思维。这个思维过程锻炼你的综合能力、概括能力、分析认识事物的能力，所以，经常写东西的同志，他的思维、思路就比较清晰严密，讲起话来条理性较强。其次，写作的过程也是一个充实知识的过程，要写作就要积累材料，没有材料就无法写作。那么通过搜集材料、整理材料，你就能够掌握大量你原来不了解或不甚了解的知识和情况，对充实自己的知识库很有帮助，所以经常写作的同志往往博学多闻。再次，写作的过程还是学习提高的过程，写作之前要领会和理解领导的意图，这就迫使你去学习有关的文件、文献，从而学习到很多理论政策，所以，经常写作的同志，理论水平、政策水平也比较高。这样，业务工作能力会随着写作能力的提高而提高，一旦成了笔杆子，很快会得到领导的重视，之后的进步和发展也就是顺理成章的事情。有个现象，为什么大家一起进的机关，三年五年之后，有的同志进步很快，有的始终原地踏步？你琢磨琢磨，多数与写作能力有关。一篇好稿子送上去，领导感觉写得不错，一问是某某写的，马上在他头脑里就挂上了号。所以笔杆子在机关里是一个金招牌。总之，机关工作人员不论是从提高业务工作能力，还是从个人发展来看，提高写作能力都是很重要的一方面。

下面讲讲如何提高写作能力。首先，写作能力是一个什么能力呢？我认为，写作能力是一种综合能力，它起码包括三个方面的能力：即认识能力，公务处理能力，文字表述能力。其中最重要的、排在第一位的是认识能力。因为只有对事物有了一定的认识之后，你才能够用文字表述出来。一个人的认识水平有多高，写出来的文章就有多深；认识不到的东西，也就写不出来。我们常说的那些大手笔，他们的文章之所以写的好，关键是认识水平高，是马克思理论水平和对事物的分析、概括水平比别人高一筹。有的同志接到写作任务觉得难啊，搜尽枯肠难以为继，这是他文字表述能力不行吗？不是，是认识能力的问题。就是他对要写的事物缺乏一个完整的、清晰的、透彻的认识，所以就不知道写什么。晋代学者陆机在《文赋》中讲了一个非常深刻的道理：“恒患意不逮物，文不逮意，盖非知之难，能之难也。”意思是说，他常常忧虑自己的认识是否能与客观事物相适合，文章能不能准确表达自己的认识；这个道理知道并不难，而是做到太难了。他提出了物、意、文三者的关系，写作的第一步，就是把物变成意，即对要写的事物取得符合实际的认识；第二步是把意变成文，即将自己对事物的认识用文字准确地表述出来。他说写不好文章，最忧虑最困惑的是“意不逮物”，就是你对客观外界根本不能产生正确的认识，再有天大的本事，写出来的文章也只是一个空囊，没有实际的内涵。我觉得他的认识是很深刻的。清代学者刘熙载也有同样的说法，他说，“文以识为主，非识见高卓精深，无以中要。”意思也是说，写文章最主要的是认识能力。认识能力的提高需要一个过程，需要你认真学习政治理论、学习文史哲、学习方针政策、学习法律法规等等，还要提高观察体验能力、分析综合能力、归纳概括能力、提炼开掘能力。

写作能力包含的第二个能力是公务处理能力。写作公文要懂得行政管理，要熟悉机关工作程序，有一定的工作经验。因为我们所写的公文，是在履行公务职权的过程中产生的文书材料，公文就是办理公务的，如果没有办理公务的经验，处理问题抓不住关键，分不清轻重主次，工作业务半生不熟，就难以写出合格的完善的公文。比如，要写一个开展学习中央领导同志重要讲话活动的通知，你必须具有相关的工作经验，才能处理好诸如整个学习计划如何安排？学习活动怎么组织？学习的重点是什么？学习的步骤是什么？等等。机要工作人员在办报中，往往需要写出办理的初步意见，这也需要有较强的公务处理能力，否则写出的办理意见可能是不切实际的。

第三个能力是文字表述能力。我们有了对事物的正确认识，也有了公务办理经验，但是如果文字表述能力不行，也是写不好公文。这就是陆机讲的写作的第二步，要把正确的认识准确地、完美地表达出来，就要具备较强的文字表述能力；如果这方面有缺陷的话，也不可能写好公文。文字表述能力，还包括精通公文写作的规则、格式、方法、技巧。当前一些公文撰写中出现种种硬伤，不懂公文的规范格式和基本常识是重要原因。

文字表述能力，也就是从狭义上讲的写作能力。提高写作能力需要掌握一些规律，下面讲一讲怎样从四个方面努力提高写作能力。

一、要提高立意能力。

平常我们讲诗有诗眼、文有文魂，文魂就是思想性。一篇好的公文材料，要能吸引眼球，能打动人，就要有“思想”。公文的思想性主要体现在公文立意是不是高，对问题有没有透彻分析，独到见解；是不是能从事物本身中挖掘出真知灼见，揭示出事物的本质意义。因此，要提高写作能力，首先要提高立意能力，要使你的文章让人看了有启发，你的文章要有一点别人想不到的东西，别人看不到的东西，别人挖掘不到的东西。意高则文高，文章的立意高，才能有深度。立意不高的文章，我们一般管它叫作一般化、大路货，看这样的文章就好像喝白开水，没有味道。过去古人评论文章好坏，如清代的学者张潮在《幽梦影》中说：“貌有丑而可观者，有虽不丑而不足观者；文有不通而可爱者，有虽通而极可厌者。此未易与浅人道也。”说文意思是说，有的文章虽然词章华美，天衣无缝，但是读起来味同嚼蜡，就不是好文章；有的文章虽然小有纰漏，不够通顺，但是读起来有力量，虎虎有生气，就是好文章。文章必要有思想，立意高远，才能让人有启发。那么，如何提高自己的立意能力，我想谈三点：

1．努力挖掘本质的东西。

事物的本质往往隐藏在表面现象之中，你不深入挖掘就发现不了它，写来写去都是一些表面现象，文章的立意就不会高，不会给人以启发。要深入挖掘本质的东西，就要下功夫去分析、去思索。写文章不能提起笔来就写，先要深入思考一番，过去古人说要袖手于前，才能疾书于后，想透彻了再动笔，才能很快成文。在立意上下功夫，发现事物的本质，最主要的是思考问题的立足点要高，阐述问题的起点要高，把具体问题剖析深透，把平凡问题加以概括升华。

要克服文章肤浅思想平平的问题，首先一条，要注意从材料中跳出来，从具体事实跳出来，跳出你现在的认识水平，站在更高的高度来观察和认识问题。平常我们讲，要站在领导的高度、站在领导机关的高度来看问题，说的就是这个意思。因为我们写作公文，是机关的代言人，写作公文不是反映我们个人的想法，是要体现领导的意图，体现领导机关的意志，所以就要站在领导的高度看问题。写文章容易犯的毛病是就事论事，没有思想高度，总是突不破认识的小圈子。如要反映基层经济工作中的一个不错的做法，就事论事地去写，就会写成一般的工作动态；如果站在更高的高度，比如一个地区的高度甚至首都现代化建设的高度来深入思考这个问题，那么总结出来的意义就大不相同了，就能够跳出就事论事的圈子。所以立足点要高，才能看得深远。怎样才能站得高呢？就要对领导的意图、上级的精神有深刻的理解，要有这样一个前提，才能对事物看得更深一点。举一个例子，大家知道最早在延安上演的歌剧《白毛女》，是根据发生在河北农村的一个真实故事改编的，在改编的过程中，剧本的主题经过三次大的修改。第一稿出来后大家不满意，为什么呢？因为第一稿的立意很浅，主要是反迷信。因为当时群众误以为娘娘庙的白毛仙姑显灵了，初一、十五都去娘娘庙上香。编剧人员一开始就事论事地写，想用白毛女这个故事教育当地老百姓不要迷信。大家发现这个主题很浅，就进一步修改，第二稿出来后比第一稿提高了一步，加入反封建的题材，突出了杨白劳拿女儿去抵债这一情节，这样剧本的主题就高了一截，但是大家还是觉得不满意。这时贺敬之参加到这个创作班子里来，他有一个很有利的条件，他对解放区当时的斗争大局比较了解，能跳出现有的材料来思考，没有被材料束缚住。他联系当时解放区的斗争全局来思考，特别是联系当时解放区斗地主、分田地、减租减息斗争中的一些现象来定位剧本的主题，增加了解放区的胜利景象和白毛女重获新生的情节。修改之后的《白毛女》剧本主题，不仅是反迷信、反封建，更重要的是通过解放区前后的对比，反映出“旧社会把人变成鬼，新社会把鬼变成人”这样一个鲜明而深刻的主题思想。这样一改后，《白毛女》的立意得以升华，演出之后起到了教育人民、团结人民、打击敌人、消灭敌人的作用。

《白毛女》的剧本经过反复修改，最后能提炼出这样一个深刻的主题来，说明写东西要避免就事论事，立足点一定要高，同时还要反复思考，层层深入，才能发现本质的东西。明代学者戴表元讲：“凡作文发意，第一番来者，陈言也，扫去不用；第二番来者，正语也，停止不可用；第三番来者，精语也，方可用之。”意思是说，在思索一篇文章主题（即立意）的时候，一定要经过三番（即多次）思索。他讲第一番来者为陈言也，应扫去不用，是说我们在思考一篇公文的主旨（即立意）的时候，第一次来到我们头脑里的是陈旧的概念，是你能想到别人也能想到的东西。为什么这样说呢？因为思维有这样的规律，首先想到的是你在以前听惯了见惯了的东西，所谓“陈词滥调捷足先登”。比如，反映上半年某区的机要工作，拟写标题时，你首先想到的可能是“我区上半年机要工作呈现新局面”，因为“呈现新局面”这词太熟了，报纸上净是，它就容易来到我们的头脑里。如果去年上半年讲这话还有新意，十六大刚刚提出“工作要有新局面”，一时间大家都喊这个词，喊了一两年再喊就是陈言了。经过进一步思考，第二次来到我们头脑里的东西就会深刻一些，标题就可能是“我区上半年机要工作取得了三大突破”，这个“三大突破”就比“新局面”要好，更能反映工作的特点。但是这只是“正语”，就是恰恰好、刚刚好的意思，刚刚接触到事物本质的东西，不能浅尝则止，要“停止不可用”，继续深入思索，从更高的角度来思索。第三次思考的结果，标题就可能是“我区机要工作在求快、求准、求密上见成效”，这是从上级领导要求的高度，联系工作中的新举措、取得的新成效来思考，题目就有了新意。只要从更高的角度来思考，就能发人所未发，想人所未想，因为你经过三番思考得到的东西，肯定比只思考一次得来的东西更接近事物的本质，更有些与众不同的东西。

2．立意要有新角度。

一篇文章要有新意，在立意上一定要有新角度。目前公文写作中，最突出的问题是“千佛一面”。如李瑞环同志曾经批评过的：“起承转合，千篇一律，编顺口溜，凑四六句，念起来合辙压韵，实则八股习气。”公文材料的“千佛一面”问题，与我们的工作方式有一定关联，市里部署工作往往很集中，全市所有单位同时部署，而且要求几周后及时上报落实情况。结果，市里提出的几项工作要求，到了基层就变成几条工作措施；几周后一上报落实情况，各单位基本都是那么几条。为了克服“千佛一面”的问题，必须在立意上加以改进，要注意选择立意的角度，从本单位工作的特点上找角度，这样写出的公文材料才会有新意，不雷同。

要做到立意有新角度，一是要有求异思维，要会逆向思索。什么是逆向思维呢？就是在构思立意时，从问题相反的方向去思考，从热门中找冷门，于固有看法中找反差，将视点转入反面进行深层次开掘，反映事物的本质内涵。这种“反弹琵琶”的思考，常常会得出新的创意。比如“落后就要挨打”这句话，我们讲了多少年了，已经成为定论了，但是你要反着去想这个事，是不是挨打的都是落后的呢？不一定都是这么回事。无论在中国历史还是外国历史上，先进的民族被落后的民族打败，屡见不鲜。就拿宋朝来说，当时它是亚洲乃至世界上科学技术最发达的国家，四大发明有三个是在宋代出现的。但是这个先进的帝国，却被处于氏族部落社会的女真族打得落花流水。偏安南宋后，最终还是被比它落后的蒙古军队所消灭。此外，世界上一些地理环境恶劣、同时又很落后的小国家，历史上都从来受到外族的侵略。诸如此类的事例，用“落后就要挨打”是解释不了的。因此，“落后就要挨打”是有历史和地域局限性的。这就是逆向思维的结果。再比如前一段时间争论交通问题，因为车多造成交通阻塞，有部门提出要限制北京市车辆发展。但有一篇文章观点不同，运用逆向思维的方法，说车多了，养路费就多，养路费多了就有更多的财政支出用来修路，可以把路修得更多、更宽、更好，路好了车就会更多，养路费也就更多┈，如此造成良性循环。这个见解是较为独到的。当然，光靠修路也不一定能解决好交通拥堵问题。

二是要选好角度。角度新，文章就会有新意。很多写作高手，就是善于从与众不同的角度去思考，挖掘出事物“不易显露的一面”，发现别人没有注意到的东西，所以能常写常新。在立意上，角度的选取是非常重要的。大家都知道苏轼的名句：“横看成岭侧成峰，远近高低各不同”，从不同的角度来看山，对着看是一个圆乎乎的岭，侧过来看是耸立的高峰。看问题也是如此，从某一个角度看一个问题，它没什么重要的，很普通的问题呀，不值得重视它；换一个角度一看，不得了，问题很重要呀。政治问题也是，从不同的角度得出的结论截然不同。记得市纪委一个发言人讲，某年新华社发了一个消息，反映党中央加大反腐败工作力度，使反腐败工作取得了新的成果，省部级干部查出多少，局处级干部查出多少，分别比过去增加多少；大案、要案多少，涉及金额多少，比过去增加多少，讲了很多数字。这篇稿子就是从党中央加大反腐败的力度这样一个角度来反映。第二天台湾的《中央日报》全文转载，文章内容一字没动，就是换了一个标题：“大陆腐败，日益严重”。这就是从不同的角度看问题，结论也就截然不同。所以我们写文章也是，同样一个材料，你可以从这个角度来写，也可以从那个角度来用。比如说，“北京市私人拥有汽车二百万辆”这样一个材料，我们从积极的角度来写，可以反映首都人民生活水平提高了，进入了家庭轿车时代；换一个角度来写，可以反映道路的增长远远跟不上轿车的增长，解决交通拥堵已经成为一个非常迫切的问题。公文立意的角度不同也产生不同的效果。比如我们常常写简报、信息反映本单位的工作情况，由于每一项工作都有不同的侧面，就好像我们给一个建筑拍照，会选择最美的侧面一样，反映一项工作情况，也要抓住最闪光的侧面来写，立意就高；如果角度抓得不准，抓的这个侧面是这项工作意义不大的一面，立意不高，效果也不会好。所以在立意上选择角度非常重要，写作之前应该反复思索，研究一下这个事情的闪光点在哪儿，最有意义的在哪个方面，然后选择这个角度去写，这样才能使文章的立意深刻。过去举过一例子，讲的是长安街上的一个饭店，它投入了16万元，对饭店的噪声进行了治理，从夜间60多分贝下降到40分贝以下，通过了市里验收小组的验收。原文的标题就是：某某饭店噪声治理工程通过市里验收。这个16万元的小工程反映上去没有什么意思，用苏轼的诗句来讲就是一个圆乎乎的岭。但是对这个材料进一步分析之后，发现它不是一个岭而是一个峰，它的真正意义不是这16万元的工程，而是作者没有注意到的另一个角度，是一个扰民问题的治理工作。这个饭店后面是一个工厂的职工宿舍楼，两个建筑之间最近的地方只相隔半米，饭店的噪声对职工休息影响很大，特别是夜间噪声让居民睡不好觉。开始职工们向饭店抗议，饭店置之不理；他们又向饭店的上级单位反映，也没有解决。最后一百多名职工联名给市长写信，有关领导做出批示，要求限期解决，这才有了饭店对噪声进行了治理这件事。由此来看，这个材料的写作应该选取如何维护群众利益、为群众办实事这个角度。后来全文就围绕扰民问题如何得到解决来展开，标题改为：扰民四年之久的饭店噪声得到治理。这个角度一换，稿子的思想性马上就凸显出来了。所以写作的时候一定要注意角度。眼下要写上半年工作总结了，写之前要研究研究我们上半年工作的闪光点在哪儿？最有意义的、最出彩的、对全局工作影响最大的工作是什么？带有突破性的工作是什么？琢磨好了然后再选好一个角度去写，这样你写出的东西才能有新意。

3．立意要集中突出。

有人讲，立意要高、新、尖。高，就是立意要高，抓住本质才能高；新，就是立意要新，写作角度要新；尖，就是立意要集中，要突出重点。文似看山不喜平，平平淡淡无人欢迎。写文章一定要做到重点突出，不可面面俱到，否则就会造成枝蔓丛生、主旨不明、内容空泛的毛病。古人讲：“意多乱文”，一篇材料写的问题很多，就会使文章陷入混乱。写文章最忌讳求全，天下没有能够写全的东西，方方面面，无所不道，令人生厌。有句话说，“伤其十指，不如断其一指”，我看可以运用到写作上，一篇材料中你写了十个问题，倒不如集中笔墨写好一两个问题，重点突出了，给人的印象也深刻。比如写工作总结，一年的工作总是方方面面的，数不清干了多少工作，如果你都要写的话，那就变成流水帐了，文章就散了。因此，你要抓住最“出彩”的工作来写，其他工作蜻蜓点水，点到而已。要做到立意集中突出，还要注意抓“问题”，写公文的目的，主要是为了解决问题，一篇材料只有紧紧抓住问题去写，问题越尖锐、针对性越强，主旨就会越集中突出。写作之前，你的头脑里一定要清楚，这篇材料主要讲的是什么问题，分析的是什么问题，要解决的是什么问题，这些问题搞清楚了，写出来的材料才能做到主旨集中突出。

二、要提高立纲能力。

立纲，就是对要写的材料以纲目的形式列出框架、要点。确立文章提纲，也叫搭架子，是写作过程的重要阶段，也是写作的一个重要能力，即立纲或谋篇布局的能力。一篇文章怎样写，需要一个蓝图，或叫框架设计，怎么开头，怎么展开，怎么收束，要有一个大体的设想。古人讲，文章“定体则无，大体须有”。文章虽然没有一定的写法，但有一个大概的结构，只有按照这个结构去写，才能让别人易于理解。立纲能力高的人，他写出的文章思路清楚，读起来十分容易理解；否则就会出现章法混乱、文不达义这样的问题。怎样提高我们的立纲能力呢？首先，要了解文章的基本结构。由于人类语言的表达是直线型的，不论是一个简单意思，还是一个复杂意思，都要一句一句、一层一层把它说出来，所以文章就像房屋的结构，是分层设段的，层次好比是大梁，段落好比是大梁上的檩条。立纲，就是安排好层次和段落。层次是由段落组成的，我们直观到的只是段落。一篇文章大体有三种段落，即结构段、层次段和语段。结构段，是指构成文章的主要段落，也称文章的基本构成部分。如开头部分、主体部分、结尾部分；主体部分里的主要组成部分，也称结构段。比如一篇总结，第一部分写工作中取得主要成绩，第二部分写工作的主要作法和体会，第三部分写工作不足和下一步工作打算，这就形成三个结构段，加上开头结尾就是五个结构段。层次段，是指构成结构段的主要段落。层次段由一个自然段或多个自然段组成。比如工作总结的第三个结构段写了四点工作体会，那么每一点就是一个层次段，它表述了一个完整的意思。在比较复杂的文章中，层次段又分一级层次段、二级层次段等，那就是进一步细分了。语段，就是自然段，它是文章的最小段落，表述一个最简单的意思，由一个句子或多个句子组成。在篇幅较短的文章中，语段具有结构上的意义，一个语段表达一层意思。在一段成文的短公文中，句子就演变成文章的层次。比如请示、批复、会议通知，内容比较简单，几句话就写完了，一句话就是一个层次。如请示中，第一句话是请示的理由，第二句话写请示的事项，第三句话就是收束用语，三句话，一句话是一个层次。所以在一段成文的公文中，句子也具有结构意义。

上述结构段、层次段、语段各自之间，存在三种关系：即并列关系、因果关系和承接关系。三种段落和三种关系，构成了公文的四种基本结构形态。第一种是总分式结构。总分式的特点是，先总体概括，再分条列项细说。这是最常见的一种结构，意见、通知、决定、领导讲话等公文的写法就是如此。比如这次写作培训结束前，领导要作个总结，开头把这次培训的总体情况讲一讲，再分别讲讲这次培训的几个特点和几点收获。这就是总分式结构。运用总分式结构要注意，分说的时候，各点之间必须符合并列的关系，即各点必须处在同一层面、同一等量级，每一点和其他各点之间不能存在着交叉、包容和从属的关系。比如说我们单位今年的工作有四个加强，一是加强了领导班子建设，二是加强了工作人员队伍建设，三是加强了基础制度建设，四是加强了工作业务培训。这四个加强，一看就有问题，其中第四点与第二点存在包容关系，违反了并列关系的原则，这就造成结构的不严谨。此外，并列结构的各段之间，因为不存在从属关系，各段是可以变换顺序的，这是并列结构的特点。公文的第二种结构是递进式结构，或者叫因果式结构，这种结构的特点是，各段之间的逻辑关系不是并列的，是因果关系。前一段是“因”后一段是“果”；或前一段是“果”，后一段是“因”，形成一种进层关系：有了上一段才会产生下一段。比如一篇关于领导干部评议工作经验总结，第一段写，通过学习文件，明确了评议的目的，提高了认识；第二段写，在自查的基础上认真评议，开展批评和自我批评；第三段写，通过评议，评出了干劲，领导班子达到了新的团结。这三段之间就是因果、递进关系。首先提高了认识，在这个基础上才能认真开展评议，认真开展了评议，最后才能达到增强了战斗力。递进式结构，各段之间的关系是环环相扣的，它们之间的顺序一般不能调换，否则逻辑关系就不对了。第三种结构形态是承接式结构，也叫时序式结构，各段之间是根据事物发展的先后顺序排列的，例如按照工作进展的阶段顺序，事件发生的时间顺序，会议议程的进行顺序，形成公文的结构形式。信息、简报、会议纪要等，常用这种结构。如会议纪要的写法，先写会议到会人员，再写主持人讲话，再次写会议中间各位发言，最后写领导总结讲话，这是按照会议的进程来写。承接式结构，各段之间是时间、方位、发展阶段上的承接，并不存在严格意义上的因果关系，结构不是很复杂，比较好写。除以上三种结构形态之外，还有单层式结构，也称一段式结构，内容单一，一段成文，比如任免通知。我们了解了以上文章结构的基本知识，在确立提纲的时候就可以避免造成结构不严谨的问题，避免段落中出现交叉、矛盾、包容等混乱问题。

在立纲的时候，有几个方法可以借鉴。一个是发散法，就是先确立一个观点，然后再层层阐述、发展这个观点。撰写下行文往往用发散法来写，因为下行文一般是按照领导意图来写，基本观点已经具备了，写作者的任务是全面、具体地阐述领导意图，把抽象的概念上的领导意图变为有血有肉的东西。比如领导交给一个写作任务，写一篇进一步加强公文保密工作的通知。领导交代的意图很原则，要求写一写加强公文保密工作的重要性、当前加强保密工作的主要任务。对各单位领导提一些要求。总的观点有了，但是具体要谈什么需要你进一步发挥。你就要找一找上级文件、有关领导讲话，看看人家是怎么讲的，然后对领导意图进行发散、引申。比如关于加强安全工作的重要性，通过领会上级精神和思索，发散出几点意思，一是当前公文保密工作面临的严峻局面，二是公文失密造成的严重后果，三是需要克服的几种麻痹思想，等等，再结合本单位实际，确定具体的写作纲目。这就是发散法。

撰写上行文，情况就相反了，往往是先有了材料，再从材料中提炼观点，形成公文的纲目。这就要用综合归纳法，对材料、事实进行科学梳理，然后提炼出观点，形成写作提纲。归纳法与发散法正好相反，它是一种概括归纳的方法，是从一些个别的材料中，抽取概括出一般性的观点或结论。在材料不是很多的情况下，一般先对材料进行分析梳理，然后归纳出几个观点来，经过比较后进行排序，形成写作的纲目。比如反映这次培训工作，就要对培训过程中的事实材料进行分析归纳，归纳出几个特点，一是规模大，二是形式新，三是内容丰富，再加上开头、结尾部分，一个写作提纲就有了。但是如果材料很多、很丰富，就要进行多级综合。综合前先作出大、中、小三种卡片，第一步，先将所有需要综合的材料认真阅读一遍，每读一份材料后，选择出其中最有新意、最有特点的一两个内容，如工作做法、典型事例、重要观点等，然后将其分别概括成小标题，并分别写在“小”卡片上。所有的材料经过如此整理后，就作出数十个“小”卡片，再将这些卡片上的小标题分析比较一下，把那些意思相近、属于同一类问题的标题抽出来码放一堆，这样就把散乱的小卡片归成若干堆。第二步，把同一堆里的小卡片排在一起，边看边思考：这几个小标题放在一起，究竟说明了一个什么共同问题？反映了什么共同的、规律性的东西？经过深入的思索，从这堆小卡片中抽出一个新的观点或结论来，然后把它写在一个“中”卡片上，作为统率这堆小卡片的标题。如此处理其他各堆卡片，最后得出若干“中”卡片。第三步，对若干堆“中”卡片进行综合，按照第二步的方法，从性质、内容相近的“中”卡片中抽出新的观点，写在“大”卡片上。最后得出若干大标题，并按照这些标题之间的因果关系、承接关系或意义轻重，排好前后顺序，整个综合工作就完成了。这样，就形成大标题—中标题—小标题比较严谨的写作纲目。初学写作的同志，遇到搞材料的大综合时，采用这样的方法较实用。对写作高手来说，这样综合会觉得繁琐，他在阅看材料时，脑子里就不断地进行取舍和组合，看完之后，提纲也就形成了。

现在大学里流行一种非构思写作学，这是后现代的东西。什么是后现代？有首歌叫《你知道我在等你吗》，歌中有一句词是：“没有理由，也没有原因”，这就是后现代主义的东西。非构思写作学主张写作时心灵自由、思维自由，把“构思”这个环节砍掉，写作之前无须构思提纲，只管自由地去写，没有固定的方向，没有事先设定的框架。无构思写作学是一种新理念，对特定文体也许适用，但我认为对于公文写作是不适用的。因为公文写作是要体现领导的意图，领导的意图规定了写作的方向，你不可能脱离这个方向去“自由思维”。这里顺便讲讲公文写作的被动性。公文不是写作者有感而发，而是按照领导意图和公务需要来写作。所以我曾写过打油诗，前两句是：“公文姓‘公’，笔不由‘衷’”，就是说的这个意思。由于公文写作的被动性，就产生了三种情况：当你的认识与领导意图完全一致时，写作就很顺利；当你的认识与领导意图不完全一致时，写作起来就会感到有些棘手，那就要进一步领会领导意图，努力达到二者的一致，使写作较为顺利；当你的认识与领导意图很不一致时，写作就遇到困难，老是通不过，老是被打回来，搞得心里很烦，这时就需要马上调整自己的心态，要站到领导的高度重新思考，找出自己的认识与领导意图之间的差距，正确领悟领导意图。领会领导意图悟性要强，领导把你叫去交代很多话，可能最关键的就那么几句话，如果领会不到，写出的东西就不合领导本意。比如反映工作中的问题就很有学问，表面上都是写问题，领导是想从客观角度去写，你却从主观角度去写，那就不成了。所以要悟出领导的本意、真意，这样写作才能符合需要。

三、要提高用材能力。

写文章离不开材料，巧妇难为无米之炊，就是写作高手，手笔再大，没有厚实的材料也写不出东西来。鲁迅说过，一个人如果能够连续十年去搜集某一专门材料，他就能成为这方面的专家。只要锲而不舍，哪怕是冷门学问，比如机要工作史，如果连续十年不间断地搜集这方面的资料，从封建时代开始一直到当代，十年的功夫你就会成为机要史方面的专家。写一般文章，虽然不必花费这么大精力搜集材料，但是必须重视材料的搜集。在大学里作毕业论文，导师主要是教你寻找材料的方法。胡适讲，“上天入地、动手动脚”，就是收集材料的重要方法。所谓“上天入地”，就是所有可能找到材料的方位都找到了，竭泽而渔；“动手动脚”，就是要亲自去找，找第一手材料。我们写公文也要学会找材料，到哪儿去找材料，找什么样的材料，怎么鉴别材料，怎么合理使用材料，这都是提高写作能力要解决的问题。公文写作的材料有两类，一类是死材料，即上级文件、领导讲话，本级机关形成的各类文件、简报、信息、大事记，下属机关报送的各类文件材料，等等。这些材料比较好找。另一类是活材料，即根据写作需要，调查了解到的第一手材料，这是很有价值的材料。

有了材料还要鉴材，要有鉴别材料的能力，哪些材料可用，哪些材料不可用。有些同志找到材料以后，如数家珍，哪个材料也不舍得放弃，最后搞得文章很臃肿。在这方面高手就很有经验，就象把盏古玩似的，一看就知道这是汉代的还是唐代的，是真货还是仿货。对于鉴别材料要注意几个原则，即相关性原则、真实性原则、典型性原则、新颖性原则。相关性，就是鉴别材料与公文的主旨有没有关联。没有关联的肯定要舍掉了，有关联的还要进一步分析是密切关联还是有一定关联。要选择最能够说明主旨的材料，即“老将出马，一个顶俩”的那种材料，能够以一当十的材料。真实性，就是鉴别材料真实不真实，来源可靠不可靠，来源有问题就得打个问号，不能轻易使用。典型性，就是鉴别材料有没有普遍意义、代表意义，带偶然性的材料往往缺乏说服力。新颖性，就是鉴别材料的新鲜程度，是不是新近发生的情况，如果材料很陈旧，已经是众所周知的情况，就没有什么参考价值。运用材料还要注意避免偏颇，有些材料看起来是那么回事，但是经不起推敲。比如最近报纸上报道陕西榆林一农户，女孩考上重点大学，父亲因为交不起女儿的学费饮药自杀。报纸用了“学费杀人”这样的说法，但是仔细一看下面的报道，这个自杀的农民当时53岁，育有五个子女，严重超生，这其实也是造成交不起学费的一个重要原因。所以运用材料时要全面考虑，不要只说一面。

鉴别材料之后还要合理的使用材料。首先要对材料进行整理剪裁，合并同类项，把几个材料中相关的内容合并一起，把零散的材料综合成反映全面的材料，提高材料的全面性、典型性。比如有三四个材料都是反映某一个乡“三农”问题的情况，如果这些材料单摆浮搁地去用，没有什么力量，如果把这几个材料综合起来，反映的问题就更全面。还要注意调整使用材料的角度。比如刚才讲的，北京市私人汽车超过二百万辆这个材料，来说明北京市人民生活水平不断提高，就得从居民的角度来写；如果要用它说明北京市路况到了亟待解决的时候了，那就得从公路交通的角度来写。改变角度之后，材料就能更好地服务于文章的主旨。用材还有一个详略问题，哪些地方详细写，哪些地方简略写，要正确地运用详略之法。荀子说过，“久则论略，近则论详，略则举大，详则举小”。前两句是说，离我们久远的事情可以略写，刚刚发生的事情可以详写。比如政府工作报告总结的是五年的工作，但是其内容一般是突出近一两年的情况，因为新近发生的事物对以后五年的工作指导性较强。后两句是说，反映全面的工作、工作的概貌，要略写，比如写一个区工作的全面情况，要一个方面一个方面去写是写不过来的，即使写出来也是流水帐；要写全貌只能高度概括地写。然而，对那些具体的事例宜详写，如果具体的事例还是略写，就看不出特点来了。用材上还要注意观点和材料的高度统一，观点要统帅材料，材料要说明观点。在文章中，观点是司令，材料是士兵，一旦观点确立，它就有权调遣材料，决定哪个材料用在哪个观点之下。写作中一要避免观点材料打架的问题，观点讲的是一回事，材料讲的是另一回事，这样的文章就没有说服力。二要避免观点材料貌合神离的问题。观点是从材料中概括出来的，但是有的人写作，先想好一个观点，再去寻找材料，搞“拉郎配”，造成观点与材料不能有机地结合。三要避免材料以偏概全的问题。有人写作，习惯用“一个观点＋两个事例”的写法，由于事例本身是局部情况，而观点是带有全局性的，要用局部的东西反映全局，就很容易产生以偏概全的问题。比如说，反映全市反腐败的力度比去年得到了明显的加强，如果在这一观点下面，仅举了某局取消小金库、某某银行挖出了蛀虫这样两个例子，来说明全市反腐败工作力度得到加强，显然是不成的。问题出在缺乏情况的综合概述，在具体事例之前应当先对整个工作有个综合概述，如全市今年以来查处腐败案件的总体情况，再举几个具体事例，让人既看到森林也看到树木，既有广度也有深度，这样写才是合理的。

四、要提高择词能力。

择词用语的能力，也是写作中一个重要能力。公文写作与一般的文学作品不一样，不能用文学语言来写公文。过去有个挺典型的事例：某审计局来了一个大学生，局长让他写一篇通报，反映一个老局长拒腐蚀永不沾、拒收礼品的先进事迹。大学生怎么写的呢？开头这样写：“砰砰砰”一阵敲门声，把老局长从思考中惊醒过来，他推门一看，原来是一个厂长模样的人，右手提着酒，左手提着烟，风风火火走了进来，见面就问“您是某某局长吗？”。显然，这个开头不象通报而象小说了。所以写公文要防止公文语言文学化的问题。提高择词能力，第一，就要做到语言得体。首先是符合文体特点。比如，上行文主要是请示、汇报工作，使用的语言要谦虚一点，多用“请”这样的字句；下行文主要是指挥工作，使用的语言就要态度坚决一点，可以多用“要”、“必须”这样的字句。平行文主要是商洽、联系工作，使用的语言就要平和，示人以平等的态度。其次，公文语言要符合行文内容。同样是写通报，如果写表扬性通报，如“号召大家向李素丽同志学习”，语言就要热烈，要有鼓动性；如果是写批评性通报，口气就要严肃，择词要严厉。第二，做到用语端庄。这是公文语言很突出的一个特点，特别是法定公文更要求语言的稳重，淡化感情色彩。我刚到市委机关的时候，修改一个给中央的请示。当时天安门已向内宾开放，外宾也有这方面的呼声，希望能参观天安门城楼，于是北京市向中央写了个请示。请示中有一句话：“许多外宾也强烈要求登上天安门城楼参观”。我在修改时把口气改的缓合了一点，把“强烈要求”改成了“热切希望”。报给厅主任后，厅主任认为“热切希望”的感情色彩仍然太浓，于是把“热切”去掉了，还认为“登”字动作性太强，把“登”字也去掉了。最后这句话改为“许多外宾也希望参观天安门城楼”，意思没变，文字上的毛病没有了。公文语言就是四平八稳，端庄得体，感情色彩要淡，不要加“花儿”渲染、铺垫。古人讲：“文章达意而已”，意思到了就成了。第三，做到用语准确，因为公文往往是要求下面执行的，不能让人产生岐义。如，一个秘书在写外事接待方案时，写了“需用面包两个”这样的话，领导就纳闷了，是不是外国人在参观过程中需要加餐呢？一问才知是需要中型面包车两辆，由于省了一个词、错用了量词，就让人产生岐义了。正确表述应该是：“需用中型轿车两辆”。在准确性上，文学语言上的准确不等于公文语言上的准确，有些词在文学上是讲得通的，比如“窗外松树的树干已经长到碗口粗了”，但是要用到公文中就行不通了。比如要写一个禁止砍伐树木的通告就不能说“凡是砍伐碗口粗的树木者罚款10元”，那就没法执行了。那个碗口粗的“碗”到底多大？是广东喝燕窝汤的细瓷小碗，还是兰州吃拉面的蓝边大碗？说不清楚。所以要有一个准确的说法，比如：“砍伐树龄5年以上树木者罚款10元”，因为树被砍伐之后可从横截面的年轮判断出树龄来了。要做到择词准确，首先要对词的理解准确。有些词平常大家都说都用，但不一定真正了解它。比如“一波三折”，形容这个事情挺不容易的，但是这“一波”是什么意思，有些人并不了解。其实书法中的一捺叫“波”，与波浪没关系，起笔一折、中间有一折、收笔一折，这就是一波三折笔的意思。再比如，我看到有篇简报标题是：“某局中秋节20对大龄青年集体结婚”，这个大意谁都明白，但要细细琢磨就不准确了，实际是举行集体结婚典礼，或集体举行结婚典礼，而不是集体结婚。所以用词一定要注意准确性，用错了就会造成不好的影响。提高择词能力还要注意修改，文章写好之后要反复地修改。修改文章先是从观点上修改，然后才是文字上的修改。但是文字上修改比较费功夫，现在有些同志不太注意。其实文字修改是非常重要的，好文章都是改出来的。文字修改有一个既容易又有效的方法，就是反复念几遍。古人讲，字怕悬，文怕念。字写得再好，一挂起来毛病就出来了，文章一念毛病也就出来了。所以文章写好后要多念两遍，写的时候不觉得疙疙瘩瘩，但是一念绕嘴的地方就出来了。我自己写文章就感觉，每修改一遍都会使文章升华一步、提高一步。

今天给大家讲了讲写作的重要性，以及从几个方面提高写作能力，只是破了个题，还要靠大家勤动笔。希望在座的同志都能成为写作的高手，都能写出好的公文，北京市的机要工作一定会有更大的发展，会实现更大的突破。