报表的生成最为关键的步骤是

5.2　报表的创建

Access 2007提供了创建报表的多种方法，创建空报表、自动创建报表、创建标签报表、使用报表向导创建报表和使用设计视图创建报表等。创建报表应从报表的数据源入手，首先必须确定报表中要包含哪些字段以及要显示的数据，然后就是确定数据所在的表或查询。提供基础数据的表或查询称为报表的数据源。如果要包括的字段全部存在于一个表中，可以直接使用该表作为数据源。如果字段包含在多个表中，则需要使用多个表作为数据源。有时需要专门针对报表的具体要求创建查询来作为数据源。

选择数据源后，可以使用多种方法创建报表，包括报表工具、报表向导以及空白报表等。报表工具是最快的报表创建方法，报表向导是最容易的报表创建方法。一般情况下，在创建报表时，可以先使用“快速创建报表”或“报表向导”等功能自动生成报表，然后在“设计视图”中对已创建报表的功能及外观进行修改和完善，这样可提高报表设计的效率。

图5-6　“报表”命令组

在“创建”功能区中，可以看到“报表”命令组，如图5-6所示，在其中可以选择创建报表的各种命令按钮。“报表”命令组中各个命令按钮的功能如下。

①报表：创建当前表或查询中数据的基本报表，可以在基本报表中继续添加功能，如分组和合计。

②标签：启动标签向导，创建标准标签或自定义标签。

③空报表：新建空报表并自动进入布局视图，通过在其中插入字段和控件来设计报表。

④报表向导：通过对话框的方式来设计报表，用户可以通过选择对话框中的各种选项来设计报表。

⑤报表设计：直接创建空白报表并显示报表设计视图。在设计视图中，可以对报表进行更为高级的设计和修改，例如添加自定义控件类型以及编写代码。