部门数据查询

第三节　部门数据查询

部门数据查询属于管理会计的重要内容。限于篇幅，下面仅作简单介绍。

一、部门明细账

通过“账证输出”菜单进入“部门明细账”功能，首先出现“部门明细账输出”参数设置，如确定“会计期间”、“科目代码”、“部门代码”等信息。

我们以查询综合业务中2月至3月份第一业务部的主营业务收入为例:先在会计期间处选择“2008年2月至3月”，科目代码处输入“6001主营业务收入”或按“F2”键查询，部门代码处输入“001第一业务部”或按“F2”键查询，点击“确认”按钮后，系统打开第一业务部的主营业务收入明细账。

可以使用键盘的“上”、“下”、“左”、“右”、“上翻”、“下翻”键进行移动浏览，也可使用鼠标拖动滚条进行浏览。点击“查询凭证”按钮，还可显示光标所在业务的记账凭证。

如希望连续查询其他部门的明细账，可点击“部门明细账”上端的“部门代码”下拉菜单，打开部门代码选择框，点击所选部门，屏幕即显示该部门主营业务收入明细账(参见部门选择框标志)。如希望连续查询另一个科目的部门明细账，可点击“科目代码”下拉菜单，打开科目代码选择框，点击所选科目，屏幕即显示该科目明细账(参见科目选择框标志)。我们选择查询第一业务部主营业务成本明细账，点击“科目代码”下拉菜单，选择“6401主营业务成本”，则屏幕显示第一业务部主营业务成本明细账。

如希望查询某一部门所有科目的明细账，可只输入“部门代码”，不输入“科目代码”;或在部门明细账窗口中“科目代码”选择框中选空;则出现的部门明细账将显示出与该部门相关的所有科目的业务发生额及余额。第一业务部所有科目明细账。

如希望查询所有部门某一科目的明细账，可只输入“科目代码”，不输入“部门代码”;或在部门明细账窗口中“部门代码”选择框中选空;则出现的部门明细账将显示出与该科目相关的所有部门的业务发生额及余额。我们在“科目代码”中选择“6001”，不选择部门代码，则屏幕首先出现“是否用名称表示对方科目”提示信息。

点击“确定”或“取消”均可，显示的所有部门主营业务收入明细账。

二、部门多栏账

部门多栏账是指用部门所属科目作为栏目而将某一部门所有业务集中在一个账页上进行综合反映的明细账。

通过“账证输出”菜单，点击“部门多栏账”，首先出现“部门多栏账”输出参数设置窗口，确定会计期间、部门代码以及展开方向等。

如我们希望查询第一业务部所有业务，我们设置会计期间“2008年2月至3月”;部门代码“001”;展开方向“双方展开”;“TL”表示打印输出时如横向需要分成两张或两张以上打印纸，左边重复打印的列数，此处我们不进行选择;选择完毕，点击“确认”按钮后，弹出选择要展开科目窗口。

部门多栏账的“选择科目”窗口默认为该部门下的所有有业务发生的科目，可用鼠标和回车进行选择，此处我们选择默认值或选中所有预选项目，点击“确认”按钮，屏幕显示第一业务部所有业务按借贷双方展开的部门多栏账。

点击“查询凭证”可以查询光标所在行业务对应的记账凭证;如需连续查询另一个部门的多栏账，可在“部门代码”选择框内，选定另一部门，查询另一部门的所有业务。

三、部门总账

总账的含义我们在前面已经说明，是指反映任意科目(任意级次)某月月初余额、本月借贷方发生额合计、月末余额以及本年累计发生额的账户。

利用部门总账功能可以显示或打印所有部门的期初余额、期末余额、借方贷方发生额及累计发生额;还可以显示或打印某个部门或某个部门某科目从年初到当前月的发生额、累计发生额及余额以及相关的辅助查询。

通过“账证输出”菜单，点击“部门总账”功能，首先进入部门总账输出的会计期间设置。

我们确定会计期间为“2008年3月”后，再点击“确认”按钮，即进入“部门总账余额表”输出窗口。

在部门总账余额表每个部门所有科目汇总输出窗口中，可以单击其窗口下端的不同按钮，输出不同格式的部门总账。如按“F7科目”按钮，显示每个部门下分科目的期初余额、本期发生额、期末余额和累计发生额的部门总账余额表。

按“F8部门”按钮，则将返回到每个部门所有科目汇总情况部门总账余额表窗口。

按“F4月度汇总”按钮，显示光标所在行部门从年初至今各月的期初、期末余额，各月借方发生额、贷方发生额及累计发生额“总分类账”。

按“核对”按钮，进入“部门科目核对”窗口，即对各部门核算的各科目的借方本期发生额、贷方本期发生额、期末借方或贷方余额、借方累计发生额(年初至本月)、贷方累计发生额(年初至本月)和各科目下属各部门的这几项指标之和进行比较，核对后系统会给出“核对结果表”，若有一项或几项不等，则标出“未对上”标志。

按“F6账簿”按钮，可以进行光标所在部门的“部门明细账”或“部门多栏账”的查询，且在“部门明细账”和“部门多栏账”窗口可以根据需要显示所有下属科目账簿格式为“复币式”、“数量金额式”或“数量外币式”的部门汇总表;按“指定”按钮，系统弹出一窗口要求输入“部门代码”，输入完毕后按回车键，系统将以该部门作为第一行重新显示汇总表;按“匹配”按钮，系统弹出一窗口要求输入“匹配查询条件”，输入完毕后系统将按输入条件查询满足要求的部门重新显示汇总表。

按“F9外币”按钮，则显示的是部门外币总账余额表，且还显示和打印其外币金额;如果是“部门数量”总账，则显示和打印本币金额和数量，在右上角显示出数量单位;如果是“部门数量外币”总账，则显示和打印本币金额、外币金额和数量。

四、部门科目分析表

用棋盘表的方式显示或打印选定的分部门核算科目的交叉分析表，可分析不同部门和不同科目交叉核算的期初余额、期末余额、本期借方发生额或贷方发生额。

通过“账证输出”菜单，点击“部门科目分析表”功能，首先进入部门科目分析表的会计期间设置。

我们确定会计期间“2008年3月至3月”后，点击“确认”按钮，则进入“选择展开部门和科目”窗口。

双击预选窗口中某部门、某科目或点击窗口中“右箭头”，该部门、该科目即进入选中部门、选中科目窗口;单击选中窗口下端的“期初余额”、“本期借方”、“本期贷方”和“期末余额”，则将对选中的指标进行分析。此处我们选中所有部门和所有科目的“本期借方”、“本期贷方”、“期末余额”，单击“确认”按钮，即显示所有部门所有科目“部门科目分析表”。

五、部门分析表

通过“账证输出”菜单，点击“部门分析表”功能，首先进入部门分析表的会计期间设置，在部门科目分析表会计期间设置窗口，我们仍设置会计期间“2008年3月至3月”，点击“确认”按钮，出现每个部门所有科目“部门分析表”窗口。

点击该窗口上端的“排序方式”下拉菜单，选择“按科目方式”，则屏幕显示按科目代码所有部门“部门分析表”。

单击窗口下端的“F8部门”按钮，屏幕显示每个部门所有科目汇总部门分析表;单击窗口下端的“F7科目”按钮，屏幕显示每个科目所有部门汇总部门分析表。点击窗口其他按钮，其功能与“部门科目分析表”类似，参见“部门科目分析表”内容讲解。

【要点提示】

·因为12月份结账相当于年结，结完12月份的账后系统会自动产生下年度的空账，当进行12月份结账完成后，一定要检查下年度1月份的期初余额是否正确。

·在进行往来账核销工作时，一定要注意检查本次核销的所有业务的借方总金额是否等于核销业务的贷方总金额，只有核销业务借贷方总金额相等，系统才能保存核销操作。

·在基本业务中，我们主要介绍了通过日记账、明细账、总账等一般账务数据的输出，在综合业务账务数据输出中，除了一般的账务信息外，我们还能享受到详细的分部门信息和更有效的往来信息。因计算机会计核算系统完成了初始化设置以后，每月只要完成了本月的凭证处理后，也就基本完成了本月的会计核算工作，所以本章也可称为享受会计电算化的成果。另外，月末结账与自动分录属性的修改、往来账核销，理论上应该是属于上章内容，但为了每章操作量上的平衡和实际操作理解的方便，安排在本章。

·本章的主要内容有:简单结账(结2月份账)、凭证结账(结3月份账)、往来账核销、往来数据输出、部门数据输出等。

【思考题】

1.通过本章学习，你感到会计电算化系统比手工会计系统的优越性有哪些?

2.简单结账与凭证结账有何区别?为何建议使用简单结账?

3.往来账的核销有哪两种方式?如何操作?

4.往来数据输出方式有哪几种?相互之间的不同点是什么?这些数据有何意义?

5.部门数据输出方式有哪几种?相互之间的不同点是什么?这些数据有何意义?

6.账务数据输出的作用是什么?你通过查询可以获得哪些信息?