发票使用管理代理实务

4.2　发票使用管理代理实务

发票的领购是为了使用发票，发票的使用包括发票的开具和发票的取得两个相对应的方面。在会计或税务中介机构代理建账建制、办理账务、开展税务咨询、受聘税务顾问等业务过程中，必然涉及企业在经济业务往来中如何开具和取得发票的问题，因此，对于发票的开具和取得等方面的要求也是代理人员必备的专业技术知识。

《税收征收管理法》第21条第2款明确规定:单位、个人在购销商品、提供或者接受服务以及从事其他经营活动中，应当按照规定开具、使用、取得发票。

4.2.1　发票的开具要求

1.发票开具使用的要求

任何填开发票的单位和个人必须在发生经营业务并确认营业收入时，才能开具发票，未发生经营业务一律不得开具发票；不得转借、转让或者代开发票；未经税务机关批准，不得拆本使用发票，也就是说不能将一本发票拆成一份一份使用；不得自行扩大专用发票的使用范围，如将增值税专用发票用于非增值税一般纳税人。

2.发票开具时限的要求

增值税专用发票开具的时限为:采用预收货款、托收承付、委托银行收款结算方式的，为货物发出的当天；采用交款发货结算方式的，为收到货款的当天；采用赊销、分期付款结算方式的，为合同约定的收款日期的当天；将货物交给他人代销，为收到受托人送交的代销清单的当天；设有两个以上机构并实行统一核算的纳税人，将货物从一个机构移送其他机构用于销售，按照规定应当征收增值税的，为货物移送的当天；将货物作为投资提供给其他单位或者个体经营者，将货物分给股东或投资者的，均为货物移送的当天。

一般纳税人必须按照上述规定的时限开具增值税专用发票，不得提前或滞后。

3.发票开具地点的要求

发票限于领购单位和个人在本省(直辖市、自治区)范围内开具。有些省级税务机关规定仅限于在本县、市内开具；有些省级税务机关虽然规定在本省(直辖市、自治区)跨县、市开具，但附有限定条件。任何单位和个人未经批准，不得跨规定的使用区域携带、邮寄或者运输发票，更不得携带、邮寄或者运输发票出入境。

4.电子计算机开具发票的要求

用票单位使用电子计算机开具发票，必须报经主管税务机关批准，并使用税务机关统一监制的机外发票，即经税务机关批准的，在定点印制发票企业印制的，供电子计算机开具的发票。同时，开具后的存根联应当按照顺序号装订成册，以备税务机关检查。

4.2.2　发票填开的操作要点

1.发票的开具

任何单位和个人销售商品、提供服务以及从事经营活动时，对外发生经营业务收取款项，收款方应当向付款方开具发票。特殊情况下，由付款方向收款方开具发票:一是收购单位收购货物或者农副产品付款时，应当向收款人开具发票；二是扣缴义务人支付个人款项时，应当向收款人开具发票。

增值税一般纳税人除《增值税专用发票使用规定》第四条所列情形外，销售货物(包括视同销售货物)、应税劳务，根据《增值税暂行条例实施细则》规定应当征收增值税的非应税劳务(以下简称销售应税项目)，必须向购买方开具专用发票。但有下列情形的，不得开具专用发票:向消费者销售应税项目；销售免税项目；销售报关出口的货物、在境外销售应税劳务；将货物用于非应税项目；将货物用于集体福利或个人消费；将货物无偿赠送他人；提供非应税劳务(应当征收增值税的除外)、转让无形资产或销售不动产。向小规模纳税人销售应税项目，可以不开具专用发票。

2.发票的填写

开具发票应当按照规定的时限、顺序，逐栏、全部联次一次性如实填开，即必须做到按号码顺序填开，填写项目齐全，内容真实，字迹清楚，全部联次一次性复写或打印，内容完全一致，并在发票联或者抵扣联加盖单位财务印章或发票专用章。填写专用发票还要求:字迹不得涂改；票面品名与货物相符，票面金额与实际收取的金额相符；各项目内容正确无误，发票联和抵扣联盖财务专用章或发票专用章；按照《增值税专用发票使用规定》第六条所规定的时限开具专用发票；不得拆本使用专用发票以及不得开具票样与国家税务总局统一制定的票样不相符的专用发票。同时，填写发票应当使用中文；民族自治地方可以同时使用当地通用的一种民族文字；外商投资企业和外国企业可以同时使用一种外国文字。

3.发票的取得

为了便于进行会计核算，任何单位和从事生产经营活动的个人在购买商品、接受服务以及从事其他经营活动中支付款项，应当向收款方索取发票。根据《发票管理办法》规定，在取得发票时，不得要求变更品名和金额。同时，不符合规定的发票，即应经而未经税务机关监制的发票；填写项目不齐全，内容不真实，字迹不清楚的发票；没有加盖财务印章或者发票专用章的发票；伪造、作废以及其他不符合税务机关规定的发票，一律不得作为财务报销凭证，任何单位和个人有权拒收。

4.发票的作废

用票单位和个人开具发票发生错填、误填等需要重新开具发票的，可在原发票上注明“作废”字样后，重新开具发票；如果发生销货退回需开红字发票，必须收回原发票并注明“作废”字样或者取得对方的有效凭证；发生销售折让的，在收回原发票并注明“作废”字样后，重新开具销售发票。开具专用发票填写有误的，应当另行开具，并在误填的专用发票上注明“误填作废”四字；如专用发票开具后因购货方不索取而成为废票，也应按填写有误办理。