公证的程序

第二节　公证的程序

公证程序，是指当事人向公证机构申请办理公证，公证机构受理公证，行使公证证明职能时，必须遵守的操作规范。

公证程序是公证制度中最重要的部分，所有的公证行为都必须在公证程序的约束下进行，否则整个公证活动将陷入混乱无序的状态，公证效力也将失去制度性的支持。同时，公证程序也是明确公证机构与公证当事人之间的法律关系，保证公证机构正确执行国家法律法规，提高工作效率，确保公证质量，提高公证效能的必要法律措施。

公证程序包括公证的申请与受理、公证审查、出具公证书三个基本的程序阶段。此外还包括公证的其他程序规则，如公证期限、终止与不予办理公证等内容。

一、公证的申请与受理

(一)申请

公证申请，是指自然人、法人或其他组织向公证机构申请办理公证请求的公证程序。自然人、法人或其他组织向公证机构提出公证申请，是启动公证程序的第一道环节，公证活动一律由公证当事人的申请而启动。

1.申请人

向公证机构提出办理公证请求的人，称为申请人。申请人可以是公民、法人或其他组织，在公证活动中成为公证法律关系主体之一。公民申办公证应由本人亲自提出；法人申办公证，应当由其法定代表人代表；其他组织申办公证，应当由其负责人负责办理。法律另有规定的除外，当事人、当事人法定代理人或者法定代表人，可以委托代理人代为申办公证。

根据法律规定，申请人必须具有以下条件：

(1)申请人必须是具备民事权利能力和行为能力的公民、法人或其他组织。限制民事行为能力的人申办公证，应当征得其法定代理人同意或由其法定代理人代理；无民事行为能力人申办公证，应当由其法定代理人代理；法人或其他组织申办公证，应由其法定代表人或主要负责人或其委托代理人办理。

(2)申请人与申请公证事项存在法律上的利害关系。这里的利害关系是指申请人与申请公证事项具有法律上的利益和损害关系，并对申请人的身份关系或财产关系产生法律上的影响，否则，与该申请事项无法律上的利益和损害关系的人，当然就不能申请该项公证。例如对于甲的学历证书，只有甲可以向公证机构申请公证，乙就不能直接申请该项公证。

2.公证申请表

公证申请表，就是自然人、法人或者其他组织为了向公证机构申请办理公证，而填写申请人基本情况、申请事项、用途、要求以及有关证据材料等的专门表格。这种表格化的公证申请表既是公证申请行为的书面形式，也是对公证申请的表格化处理。对公证申请进行统一的表格化处理，有利于规范公证申请行为，提高公证工作的效率，更好地方便申请人。

(1)公证申请表的形式和内容

公证申请表的形式可由公证机构自行设计。但《公证程序规则》第17条对公证申请表的内容作了统一规定，各公证机构在设计公证申请表时应当遵照执行。根据本条规定，公证申请表应当载明下列内容：第一，申请人及其代理人的基本情况。具体来说，申请人及其代理人为自然人的，一般包括其姓名、性别、出生日期、身份证号码、工作单位或住址以及联系方式等。申请人及其代理人为法人或其他组织的，一般包括其名称、地址、法定代表人或负责人以及联系方式等。第二，申请公证的事项及公证书的用途。第三，申请公证的文书的名称。第四，提交证明材料的名称、份数及有关证人的姓名、住址、联系方式。第五，申请的日期。第六，其他需要说明的情况。

(2)公证申请表的填写

自然人在申请办理公证时，原则上应当亲自填写公证申请表，并签名或者盖章；但如果该申请人因不识字或者由于身体原因等亲自填写公证申请表有困难，公证人员也可以代为填写。公证人员代填写完毕后，应当将公证申请表的内容向申请人进行宣读，或者交申请人核对，最后再由其签名或者盖章；如申请人不能签名、盖章的，由其本人在公证申请表上捺手印。

3.申请公证应该提交的材料

《公证法》规定，公证是公证机构依法对民事法律行为、有法律意义的事实和文书的真实性、合法性予以证明的活动，公证活动应当遵守法律，坚持客观、公正的原则。而要实现这些要求，公证机构在办理公证时必须依照本条的规定向申请人索取材料，以证实申请事项的真实性、合法性。对此，申请人应当积极给予配合。根据《公证程序规则》第18条的规定，自然人、法人或者其他组织申请办理公证，应当向公证机构提交下列材料。

(1)自然人的身份证明、法人的资格证明及其法定代表人的身份证明、其他组织的资格证明及其负责人的身份证明。如居民身份证、军官证、户口簿等。申请人是法人的，应提供法人资格证明及其法定代表人的身份证明。

(2)委托书。委托他人代为申请的，委托代理人须提交当事人的授权委托书；法定代理人和其他代理人须提交有代理权的证明；以上代理人均应提交其身份证。

(3)申请公证的文书。如合同书、书面形式的遗嘱、营业执照、毕业证、存款证明书等。

(4)申请公证的事项的证明材料。涉及财产关系的须提交有关财产权利证明。如办理房产转让或者抵押公证的，必须提交房产证。

(5)与公证事项有关的其他材料。如继承权公证中，申请人与被继承人之间关系的证明等。此类材料可由公证员根据办理特定公证事项的实际情况，酌情要求当事人提供。

(二)受理

自然人、法人或者其他组织需要办理公证的，必须向公证机构提出申请；公证机构在收到申请后，再根据《公证法》等有关规定的条件，决定是否受理。公证机构受理自然人、法人或者其他组织的申请后，才能实施其后的一系列具体公证活动。受理标志着公证机构公证行为的开始。

公证受理，是指公证机构接受自然人、法人或者其他组织的申请，同意给予办理公证的行为。

符合下列条件的申请，公证机构可以受理：

(1)申请人与申请公证的事项有利害关系。要求申请人与申请公证的事项有利害关系，是指申请人对申请公证的事项有法律上的利益或者损害关系。

(2)申请人之间对申请公证的事项无争议；对某一申请事项，申请人之间如有争议，公证机构不能受理，应当告知申请人协商处理；等协商后消除争议了，再申请公证。

(3)申请公证的事项符合公证机构的业务范围。

(4)申请公证的事项属于公证机构在其执业区域内可以受理公证业务的范围。

公证机构受理公证申请后，在向申请人发送受理通知单时，应当要求申请人或其代理人在回执上签名或者盖章。公证机构应当在受理通知单中明确告知申请人出具公证书的期限。同时，公证机构还应当通过受理通知单明确告知申请人承办该项公证的公证员的姓名，以方便其决定是否根据《公证程序规则》第23条的规定要求承办公证员回避。发送申请通知单使申请人明确公证机构受理公证申请的时间、出具公证书的时间、承办公证员等，以便于申请人对公证活动的监督。

二、公证审查

公证的审查是指公证机构在受理公证申请后，制作公证书以前，在收集有关证据的基础上，对当事人申请公证的事项及提供的证明材料进行核实的活动。审查是公证程序中最重要、最基本的阶段。它上连受理，下接出证，是公证活动的中心环节，它关系到公证机构能否按照当事人的请求作出公证决定，是保证公证行为有效性和出具的证明文书真实合法的关键。通过《公证法》第28～29条及《公证程序规则》第24～34条来规定审查，足见审查的重要性。审查的内容关键在于申请公证的事项是否具备公证条件，而公证以真实、合法为其根本的原则，因此审查的核心即是申请公证的事项是否真实、合法。

(一)审查的内容

公证机构应对当事人的身份、行为能力、申请公证的事项和有关事实的真实性、合法性进行全面的调查核实。公证审查的重点内容如下：

1.当事人的人数、身份、资格和民事行为能力

在审查当事人的人数时，要避免遗漏当事人，但同时也要避免出现无权利义务关系的第三人。例如，在办理房屋买卖公证中，如果房屋系夫妻共同财产，需审查夫妻双方的情况，如果遗漏一方的话，将会构成公证书的瑕疵。而如果系婚前取得的房屋，却由无权利关系的配偶一起办理公证，也将会构成公证书的瑕疵；当事人是否提交了足以证明其身份的证明材料；代理人的身份，以及是否享有合法的代理权；当事人是否具有相应的民事行为能力。

2.当事人的意思表示和相应权利

主要是审查当事人的意思表示是否真实，有无受胁迫、欺诈或乘人之危、重大误解等情况存在。有以上情况存在，都不应予以公证。审查当事人是否享有与公证事项相关的权利。例如，在房屋交易过程中，为了逃避税收，当事人将房屋买卖合同公证做成房屋赠与合同公证或在房屋交易合同中将交易价格报低，这些行为虽然形式合法，但却是用合法形式掩盖了非法的目的，公证员要凭着自己的法律知识和实践经验对上述变相交易不予公证。

3.需要公证的文书内容是否完善，含义是否准确，签名、印鉴是否齐全

公证的文书基本内容和辅助性内容是否符合法律和当事人的要求；公证文书的内容在文字表述上尽量做到理解上的唯一性；同时公证员应当帮助当事人检查需印鉴、盖章的文书上有关人员是否都已签名、盖章、有无遗漏和差错。以保证文书形式符合法律的要求。

4.当事人提供的证明材料是否真实、充分

这些证明材料一般包括产权证明、出生、死亡证明、亲属关系证明、订货单等。如果当事人提供的材料有疑问和不充分时，公证机构应要求当事人作必要的补充和说明。

5.公证事项的真实性、合法性

对需要公证的行为、事实或文书的内容审查是否真实、合法，是公证审查的重中之重。需要公证的事情必须是真实、客观存在的、符合法律规定的而不是虚构、伪造、违法的。

(二)审查方法

公证人员承办公证业务时，一般按以下方法进行审查：

1.询问当事人、公证事项的利害关系人和有关证人

应从中了解与公证事项有关的情况。公证人员询问当事人和证人，应制作询问笔录或者谈话记录，笔录或记录应交被询问人核对并签名、盖章或捺手印。

2.调取书证、物证和视听资料

书证是指用文字、图形、符号证明公证对象真实情况的书面材料；物证是指以物质外形、质量、特征、痕迹等品质来证明公证对象真实情况的物品；视听资料是指以音像、电脑储存等信息手段来证明公证事项真实情况的证据。公证员向有关单位或个人了解相关情况或核实、收集书证、物证和视听资料等证明材料，以上证据要认真审查，判断真伪。

3.现场勘验

对与公证事项有关的现场，公证人员应当进行勘查、检验，并对有证明意义的事实制作笔录。这是固定、保全证据的重要方法。

4.鉴定、检验检测、翻译

鉴定是指专门部门和具有专门知识的人员对与公证事项有关的某些专门性问题进行的鉴别和评定的活动，如医学鉴定、笔迹鉴定等。检验检测是指委托专业机构或者专业人员对公证事项涉及的物证材料进行检查核验、测试测量等，并作出客观记录的活动，即由专业机构或专业人员进行的“勘验”。公证活动中的翻译，通常是指外文翻译，有时也涉及少数民族语言的翻译和聋哑人语言、盲文的翻译。

以上四种方法是公证实质审查时常用的方法。根据相关规定，对申请公证的事项或证据材料在异地的，本公证机构可以委托异地公证机构代为核实、受委托公证机构收到委托函后，应当在1个月内完成核实。公证机构派员外出核实的，应当由二人进行，但核实、收集书证的除外。特殊情况下只有一人外出核实的，应当有一名见证人在场。

三、出具公证书

出具公证书，即出证，是指公证机构根据对公证事项的审查结果，对符合条件的公证事项，依法在规定的期限内，按照规定的程序审批、制作、发送公证书的活动。出具公证书是公证机构受理、审查等公证程序工作的结果，是公证程序中的重要环节之一，也是公证机构进行公证证明的最后一道工序。

根据有关规定，出证包括决定出具公证书、审批公证书、制作公证书和领取、发送公证书四个环节。

(一)决定出具公证书

对于符合出证条件的公证事项，公证机构应当决定出具公证书。公证机构对各类公证事项的出证条件都有明确的法律规定。

1.法律行为公证的出证条件

(1)行为人具有相应的资格和民事行为能力；(2)意思表示真实；(3)行为的内容和形式合法，不违背社会公德；(4)《公证法》的其他规定。

2.有法律意义的事实和文书公证的出证条件

(1)该事实或文书与公证当事人具有利害关系；(2)事实或文书真实无误；(3)事实或文书的内容和形式合法，不违背社会公德；(4)《公证法》的其他规定。

3.文书上的签名、印鉴公证和文书文本公证的出证条件

(1)签名、印鉴应当准确、属实。实践中，常在核对当事人的真实身份后，由当事人在公证员面前亲自签名或盖章，或由当事人在公证员面前确认文书上的签名、印鉴属自己所为。(2)文书文本公证，要求文本的副本、影印本、复印本、译文、节本等与原本在内容上一致。这类公证也称为认证类公证。

4.赋予债权文书具有强制执行效力的公证的出证条件

(1)债权文书以给付一定货币、物品或有价证券为内容；(2)债权债务关系明确，债权人和债务人对债权文书有关给付内容无疑义；(3)债权文书中载明债务人不履行义务或不完全履行义务时，债务人愿意接受强制执行的承诺；(4)《公证法》规定的其他条件。

(二)审批

根据有关办证规则的规定，公证员在完成公证证明对象的真实性与合法性审查之后，对于符合出证条件的公证事项，承办公证员应及时草拟公证书，除主办公证员所承办的不需要审批的公证事项之外，其他公证员应当将公证书连同报批申请表和公证卷宗一并报送公证机构的有关审批人员及时进行审批，而在审批之后，所有案卷材料将交由有关制证人员制作公证书，最后再由公证机构指定的公证人员向当事人送达公证书。因此，公证审批也是公证出证程序的重要内容。实践中出现先向当事人送达公证书而后履行公证书审批的情况，简称“先上车，后买票”现象，是违反公证程序的。

另外，公证机构负责人或被指定负责审批的公证员不得审批自己承办的公证事项。

(三)制作公证书

公证书是具有特殊法律效力的证明文书，公证书应按司法部规定或批准的格式制作。一般情况下，公证书中应包括以下基本内容：

1.公证书编号

公证文书编号采用按年度、公证机构代码、公证书类别、公证书编码的方式，如“(2006)沪证房字第1068号”。

2.当事人基本情况

当事人为公民的，应写明其姓名、性别、出生日期、住址等。当事人为法人的，应写明法人名称、法定代表人、住所等。有代理人的，应写明代理人的基本情况。

3.公证证词

公证证词是公证书的核心内容。应写明：公证证明事项、范围和内容及所依据的法律、法规等。

4.承办公证员的签名(签名章)、公证机构印章

5.出证日期

公证书自出具之日起生效。需要审批的公证事项，审批人的批准日期为公证书的出具日期；不需要审批的公证事项，承办公证员的签发日期为公证书的出具日期；现场监督类公证需要现场宣读公证证词的，宣读日期为公证书的出具日期。

公证文书一经做成要保证它的整洁，原则上不能涂改、挖补。作出的公证书确有错误的，应按照《公证程序规则》第63条的相关规定进行更正，以确保公证文书的严肃性。对公证书格式有特殊要求的，应按要求制作公证文书。例如，具有强制执行效力的公证书应在公证证词中注明。

(四)发送公证书

公证书制作后，公证机构应将制作好的公证书正本及当事人要求的若干份副本发给当事人。公证机构留存公证书原本(签发稿)和一份正本附卷。公证书做成之后，可以由当事人自己到公证机构领取，也可以委托其代理人到公证机构领取，还可以要求公证机构代为发送。公证机构应当将其及时发给当事人。从规定上看，当事人领取公证书的方式较为灵活。当事人领取公证书应出示领取凭证(一般为受理通知单、缴费凭证等)和身份证件。如果当事人不能自己领取而委托他人代领的，原则上应出示委托书和领取凭证、身份证件。如果要求公证机构代为发送的，当事人应当交付寄送费用、明确的寄送地址等，公证机构应保留寄送的凭据，以备查询。当事人或其代理人在收到公证书并核对无误后，应在公证书送达回执上签名或盖章，并注明收到的日期、份数和公证书的编号。

对发往域外使用的需要认证的公证书，由公证机构代办认证，应在办完领事认证后再行送达。

四、公证期限、不予办理与终止公证

(一)公证期限

出具公证书的期限，是指公证机构从受理公证事项之日到出具公证书之日所经过的期间。公证书应当在法定期限内出具，这一方面是对公证机构公证活动的约束，使其在保证办证质量的前提下提高办证效率；另一方面也是对当事人及公证事项的利害关系人的保护，有利于及时领取公证书，依法行使民事权利。

《公证法》第30条和《公证程序规则》第35条规定了出具公证书的法定期限是15个工作日，不包括法定节假日和公休日；同时还规定了特殊情况下，即因不可抗力、补充证明材料或者需要核实有关情况所耗费的时间，不计入15个工作日的法定期限。例如，因自然灾害等原因公证机构无法正常办公、公证机构需要委托外地的公证机构对当事人提交的材料进行核实等。另外，对于排除在法定期限之外出具公证书的情形，公证机构还应当及时告知当事人。

关于出具公证书的法定期限，修订前的《公证程序规则》第44条规定，“公证事项应从受理之日起一个月内办结。……最长不得超过6个月”。2006年修订后的《公证法》，一方面大大缩短了办证周期，体现了便民原则；另一方面，考虑到实际情况的千差万别，对特殊情况下的办证期限只是作了“不计算在内”的原则性规定，便于公证机构根据不同的情形灵活把握。

(二)不予办理公证

不予办理公证，是指公证机构在受理公证申请之后，在办理公证的过程中，一旦出现公证当事人、公证证明对象等不具有真实合法性以及公证当事人不承担法定义务的情况下，公证机构将依法作出不予办理公证的活动。就权利角度而言，对于符合特定情形的公证事项不予办理公证，是公证机构的法定职权。不予办理公证是公证机构依法履行公证职责，保障公证职能实现的重要保障，是规范公证行为，维护和谐、正常的社会秩序，保护国家利益和自然人、法人以及其他组织合法权益的一项重要措施。

1.不予办理公证的具体情形

(1)无民事行为能力人或者限制民事行为能力人没有监护人代理申请办理公证的；

(2)当事人与申请公证的事项没有利害关系的；

(3)申请公证的事项属专业技术鉴定、评估事项的；

(4)当事人之间对申请公证的事项有争议的；

(5)当事人虚构、隐瞒事实，或者提供虚假证明材料的；

(6)当事人提供的证明材料不充分又无法补充，或者拒绝补充证明材料的；

(7)申请公证的事项不真实、不合法的；

(8)申请公证的事项违背社会公德的；

(9)当事人拒绝按照规定支付公证费的。

2.不予办理公证的程序

不予办理公证的，首先应由承办公证员写出书面报告，报公证机构负责人审批。报告的主要内容应当包括：①当事人的基本情况；②所受理公证事项的基本情况；③不予办理公证的原因；④导致不予办理公证的结果在公证机构和当事人之间的责任分析及其根据等。

承办公证员应当在书面报告上签名。公证机构负责人在收到承办公证员的不予办理公证的报告后，应当及时、认真地进行审查，必要时，可组织公证机构进行集体讨论。不予办理公证的理由切实、充分的，应当批准，并正式作出不予办理公证的决定。

3.不予办理公证决定书的主要内容

(1)该公证事项的基本情况；

(2)不予办理公证的原因；

(3)当事人应当承担的责任及预交公证费的处理；

(4)权利告知。

不予办理公证决定书应当加盖公证机构公章，发送当事人或其代理人。同时，公证机构应当根据不予办理的原因和责任，酌情退还部分或全部收取的公证费。

现行的不予办理公证制度是在对修订前的《公证程序规则》所设定的拒绝公证制度进行改造的基础上，根据《公证法》的相关规定新设立的公证程序的终结制度。《公证程序规则》对修订前的《公证程序规则》中已存在的终止公证制度适用的情形及程序作了补充和细化。

(三)终止公证

终止公证，是指公证机构办理公证过程中，由于出现法定事由致使公证事项无法继续办理或继续办理已无意义时而决定停止办理公证。

终止公证是结束公证程序的一种特殊方式。根据规定，出现下列情况之一时，公证机构应当终止公证：(1)超过了法定的办证期限。因当事人的原因致使公证机构在6个月内无法办结该公证事项；(2)公证书出具前当事人撤回申请的；(3)因当事人死亡(法人终止)，不能继续办理或继续办理已无意义的；(4)当事人阻扰、妨碍办理公证的。(5)其他应当终止的情形。

在公证过程中出现上述法定情形，公证机构终止公证，必须按照规定的程序进行，由承办该公证事项的公证员写出书面报告，说明终止公证的原因、理由，报公证机构负责人(主任或副主任)批准，并作出最终终止公证的决定，方可终止公证。终止公证的，公证机构应当根据终止的原因，酌情退还部分收取的公证费。

在一般情形下，公证活动需要经过“申请与受理--审查--出具公证书”三个程序阶段，从而完成整个公证活动。不予办理公证和终止公证则属于公证活动的非正常终结，可以使现实的或可能危害社会信任机制和社会秩序的行为，在其初始阶段即得到一定程度的(在法定公证的情形下更是有效的)抑制，因此，不办理公证制度和终止公证制度二者的有机结合使公证程序的终结制度更趋完善。

不予办理公证制度和终止公证制度既有联系，又有区别。其联系主要在于，二者同为公证活动非正常终结，通常都不具备出具公证书的法定条件。其区别主要在于，不予办理公证程序，一般为公证机构通过审查、核实，发现了某法定不予办理的情形后，而主动地启动该程序；而终止公证情形的出现，原因可归结于当事人一方主观行为或者出自其自身的某种法律事实，就公证机构而言，实属被动启动该程序。

五、公证档案及其保管

公证档案是指公证机构在公证活动中收集和做成的，具有保存、查找、利用价值的，经整理、立卷、归档的各种文书、物质材料的总称。公证档案是专业性很强的司法业务档案，属于专门档案，是国家档案的重要组成部分。公证档案是规范公证机构依法进行公证活动和保护当事人从事民事、经济活动的真实、完整的记录，是公证法律效力存在的重要基础，是公证制度建设和我国社会主义法制建设的宝贵资料。因此，公证档案制度的建立对于公证机构来说，属于一项重要的法定义务，而对于自然人、法人或者其他组织来说，则属于公证制度对其权益进行具体保护的最为根本的依据。

(一)公证卷宗归档的时间和要求

公证卷宗归档是指公证事项办结后，公证机构应当将办证过程中收集、做成的，具有保存、查考、利用价值的各种文书、物质材料整理、装订成公证卷宗，移交档案管理人员保管的活动。

《公证文书立卷归档办法》和《公证档案管理办法》规定，公证事项办结、终止或拒绝后，应当在3个月内将全部卷宗整理归档。公证卷宗分为国内民事、国内经济、涉外民事、涉外经济四类，按年度和一卷一证、一卷一号的原则进行归档，同一当事人为同一目的而办理的数项公证，可以合并为一卷归档；跨年度的公证事项，在结案年归档。

(二)公证档案的保管期限

公证档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。

凡是属于长远查考、利用的公证卷宗列为永久保管，如收养公证卷宗、继承权公证卷宗等公证业务档案。

凡在相当长时间内需要查考利用的公证卷宗列为长期保管，保管期限为60年。如职称、国籍、房屋租赁等证明。

而在较短时间内需要查考利用的公证卷宗，列为短期保管，保管期是20年。如生存、定居、技术执行等证明。

(三)归档及保管中应注意的事项

归档及保管中应注意的事项有：

1.对公证事项的讨论意见和有关请示批复等不宜对外公开的材料，应装订成副卷，与正卷一起保存。

2.公证档案属于司法业务档案，其中不少的档案均涉及国家秘密和当事人隐私，这样的档案则应当列为密卷保存，必须注意保密，要按照规定的程序入档、查阅、保管、检查、修整、移交、销毁。

3.对音像资料、计算机软件等特殊的档案材料，要单独保管，定期复制。

4.销毁公证档案，应经过鉴定和批准。销毁时，应当制作档案销毁清册，并将公证书留下一份，按年度、类别整理立卷，同批准销毁文件和销毁清册装订在一起，永久保存。

5.特别保密的业务卷宗必须列为密卷单独保存，如遗嘱，立遗嘱人死亡后才可以列为普通卷保存。这是因为，遗嘱公开后也就失去了其本来的意义，而在立遗嘱人死亡后只有公开遗嘱，遗嘱才能得以执行。