固定资产的内部控制管理

三、固定资产的内部控制管理

内部控制管理强调以首尾相接的、完整连贯的整合性业务流程，来取代过去被职能不清的、管理部门割裂的、不易看见也难于管理的破碎性流程，它的每一条信息都是受控的、可追溯的，这是内控的基本特征。

内控是要靠组织的决策层、管理层和员工去实现“经营管理的效果性和效率性、记录数据的准确性、对法规和制度的遵循性”的过程。它是经营管理的重要组成部分，是有效地执行组织策略，实现高效率、专业化、规范化、科学化与自动化管理的基本条件。

（一）固定资产归口分级管理

1．媒介产业固定资产管理现状

媒介产业的固定资产是国有资产的一部分，加强固定资产管理也是保证国有资产不流失、不受损的手段。然而，媒介产业对固定资产管理上的状况却不容乐观，主要表现在：对固定资产管理的认识混乱，媒介产业内对设备、设施的使用与发展方向研究不够，缺少可行性分析论证，对高、精、尖设备有“拿来”倾向，导致设备、设施等资产结构配置不合理；职责权限不清，资产的综合管理部门和使用保管部门以及其相关部门的职责权限没有明确划分和规定，导致一些资产管理未落到实处。反映在固定资产账务管理上出现了混乱——财务部门没有固定资产总账，物资管理部门、经营部门等没有分户账，由于各部门工作性质和要求不同，及管理人员业务素质有待培养，使账账之间、账物之间数额上难以衔接，再加上报废、处理、遗失、部门撤销等原因引起的资产变动过程在账面上得不到及时调整，有账无物、有物无账的情况较多，使资产走向毁损或流失。另外，馈赠、赞助的部分资产如空调、电脑、通讯工具等，有些人未将此看做国有资产，不主动登记入账，却留给部门或个人使用，存在流失现象。要改变媒介产业固定资产管理的现状，就要实行固定资产的归口分级管理，同时，要建立健全规章制度。

2．固定资产的归口分级管理

媒介产业的财务部门、物资部门是资产的综合管理部门。固定资产的归口分级管理，就是将各类固定资产分别交由各有关部门的职能部门管理，交由各级基层单位归口管理；按照各类固定资产的使用地点，由各级使用单位负责具体管理；并建立相应的保管使用责任制。

按照固定资产类别实行归口管理，就是将各类固定资产分别交由各有关职能部门管理。如媒介产业的专用技术设备、设施归口技术管理部门；音像资料制品归口总编室；一般办公设备、设施归行政管理部门管理。各职能部门要对所分管的固定资产负责，具体职责包括制定固定资产保管和使用办法，督促使用单位和人员认真执行；处理固定资产的内部转移、清理、报废等事项；制定所管固定资产的更新改造和修理计划，督促有关单位按计划执行；对所管固定资产的增减变动和分布情况进行登记并经常与财务部门核对；检查各单位对固定资产的保管和使用情况，参与清查工作等。

按照各类固定资产的使用地点实行分级管理，即将各类固定资产分别交由媒介产业内部各部门（机房、演播室等）掌握使用，建立起使用单位的保管使用责任制。使用单位对有关职能部门负责，严格执行各项财产管理制度，搞好日常管理，保证固定资产完整无缺，并充分发挥其效能。

这种办法把管理权责下放到使用部门，让使用设备人管设备，有利于加强使用部门对设备保管的责任心，保护国家财产的完整无缺；有利于促进使用部门关心对设备的维护保养，提高设备的完好程度；有利于做到账实相符，为管好、用好固定资产打下扎实的基础。

（二）财务部门对固定资产的管理

财务部门负责组织和推动媒介产业固定资产的管理工作，对固定资产的安全保管和有效利用进行全面监督，对固定资产管理负总的责任。具体来说，财务部门要做好以下工作：新增固定资产，要参加验收，要清点数量、检查质量、核实造价；调出固定资产，要参加办理移交，核对调拨手续、查对实物，对外调固定资产要确定其完好程度并估算价格；报废固定资产，要参加鉴定清理，核对实物、依靠技术人员进行鉴定、查明报废原因、估算固定资产残值；清查固定资产，要到现场查点实物，查物点数、核对账目，检查固定资产的保管、使用和维修情况。

（三）固定资产的内部控制制度

固定资产的内部控制制度包括固定资产资本支出预算、折旧等会计制度，固定资产实物的取得、保管、出租、出借、调入、调出、内部转移、盘盈、盘亏、报废、清理盘点等管理制度，以及明确媒介产业内部各职能部门、各环节的责任和管理权限，明确财务处理办法等。

1．职责分工制度

在众多的固定资产管理业务中，为了加强控制，有些业务要有一定的职责分工，即对固定资产的取得、记录、保管、使用、维修、处置等，均应明确划分责任，由专门部门和专人负责。明确的职责分工制度，有利于防止舞弊。

2．固定资产的预算制度

预算制度是固定资产内部控制中最重要的部分。资本支出预算是为决定是否取得以及如何取得某项“资产投资项目”提供资料而编制的预算。媒介固定资产投资要逐步形成科学论证的制度，减少盲目性，大型仪器、设备购置是否经过可行性论证，资本支出预算必须在考虑投资额、意向投资的取得而失去其他投资机会的机会成本、投资资本成本、预计现金净增加额等多种因素的基础上编制。固定资产的投资要“严格资产审批制度和手续”，只有经过最高层管理机构批准方可生效。对实际支出与预算之间的差异以及未列入预算的特殊事项，要履行特别的审批手续。

3．固定资产取得的控制制度

固定资产的取得和处置均要依据预算，并经媒介高层管理机构的书面认可，通过政府采购程序操作。在验收制度方面，由于媒介产业的技术设备一般要求有较高的专业技术来检查其质量或精密程度，购入的设备必须经过使用部门工程师的检查，确认符合国家或合同规定的技术质量标准，并在验收报告上签字。

固定资产更新或改造，应当坚持严格审核、快速实施的策略，尽快使资产达到生产状态、进入生产运行体系，一方面使资产功能更贴近市场需求，另一方面避免资金长期占用带来的风险；只有尽快加入生产运行体系，才能发挥资产更新、改造的目的，早日实现盈利，收回投资，为下一轮的资产更新提供资金保障。媒介产业固定资产的添置由管理部门统一办理，财会部门办理有关开支核算。

4．固定资产记录和入账的控制制度

固定资产应分类设置各种账户分别记录。除固定资产总账外，还须设置固定资产明细分类账和固定资产登记卡片，记录固定资产详细的资料，并按固定资产类别、使用部门和每项固定资产进行明细分类记录入账。保管部门与财务部门对资产的管理和使用要相符。固定资产的领用、转让、调拨、报废等都要按照规定办理相关手续，并使之程序化、科学化。

对固定资产的购入、出售、清理、报废及内部转移等都要办理会计手续，固定资产的账务处理要及时、正确、合规，固定资产的增减变化均应有充分的原始凭证。购入的固定资产，以购入价加运输、装卸、安装调试、保险等费用计价；国外购入的还包括关税；自建（制）的固定资产，应按建造过程中的实际净支出计价，并及时办理竣工结算手续；投资者投入的固定资产应按投资协议约定的价格为原价。

5．固定资产的维修和保养制度

固定资产修理分日常修理和大修理，大修理应按规定间隔期进行，对于金额较大的实行预提大修理办法。固定资产应有严密的维护保养制度，以防止其因各种自然和人为的因素而遭受损失，并应建立日常维护和定期检修制度，以延长其使用寿命。

固定资产的使用、维修和保养记录在内部控制中是非常重要的，因为这些记录可反映固定资产目前的状态，指出预期要采取的修理措施和为会计处理维修成本提供基础。

在会计上，对于维修和保养发生的费用应当全部计入当期，或者分期列入各期的成本费用中，不能资本化。

6．折旧的控制制度

对实行企业性管理方式的固定资产要进行折旧，首先必须合理地确定固定资产的取得成本、有效寿命和残值。固定资产折旧，要做到折旧的范围符合规定、折旧额计提要正确、作价投入和转出等累计折旧的账务处理也要符合规定。

7．定期盘查制度

固定资产必须定期（一般每年一次）进行盘查，核实固定资产的实存情况，审查账、卡、物是否相符。对固定资产的定期盘点，是验证账面各项资产真实存在、了解资产放置地点和使用状况以及发现是否存在未入账固定资产的必要手段。

对盘盈、盘亏、报废及固定资产计价，必须严格审查，按规定经批准后于年度决算时处理完毕。盘盈的固定资产，以重置价为原价，按新旧程度估算累计折旧入账，原价减累计折旧后的差额入营业外收入。盘亏的固定资产，查明盘亏原因，账务处理应冲减原价和累计折旧，原价减累计折旧后的差额作营业外支出。

8．固定资产的处置制度

固定资产的处置，包括投资转出、报废、出售等，均要有一定的申请报批程序。

固定资产报废必须由使用部门提出申请，报经本级主管领导研究核实后，对造成报废的原因进行分析，明确责任。报废的固定资产手续要完备，合理作价，残值变价收入如实入账，报废的固定资产经清理后的净收益入营业外收入，净损失作营业外支出处理。对由于使用不当造成报废的，应由责任人按该固定资产损失额的20%～100%承担赔付责任。

投资转出或出售的固定资产要经过审批，经过资产评估合理作价，按规定及时进行账务处理。闲置固定资产应定期向财务等设备管理部门报告，由设备管理部门实行统一划拨。